أمين: التعريف والخلفية وأهمية

بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على: 1. تعريف السكرتير 2. خلفية السكرتير 3. التعيين 4. المؤهلات 5. المكافأة 6. الوظائف أو الواجبات 7. الحقوق 8. الواجبات 9. الصلاحيات 10. المسؤوليات 11. الأهمية.

تعريف السكرتير:

وظيفياً ، تعني كلمة "أمين" الشخص الذي يكتب في السر باسم رئيسه أو جسده. كلمة "الأمين" مشتقة من الكلمة اللاتينية "Secretarius" التي تعني ضابطًا مؤتمنًا أو سريًا. تحتوي الكلمات اللاتينية Secretarius على شعور بالإفراز أو الإفراز.

ومن هنا ، يجب الإشارة إلى نقطتين أساسيتين:

(1) يكتب أمين لرئيسه أو لجسم وليس لنفسه. تعني كلمة "الجسد" مجتمعًا ، أو جمعية ، أو شركة ، أو ناديًا ، أو حتى دولة. ربما هذه نقطة أكثر أهمية.

(2) يكتب أمين السر أو في سرية. غير أن هذه النقطة ليست دائما صحيحة ، انطلاقا من وظائف أمين في العصر الحديث.

من أجل فهم معنى مصطلح الأمين قد نشير إلى بعض القواميس الإنجليزية القياسية. وفقا لقاموس أكسفورد ، تعني كلمة "أمين": "الشخص الذي يكتب مكتبه لآخر ؛ ولا سيما الشخص الذي يعمل لإجراء المراسلات ، وللمحافظة على السجلات والقيام بمختلف الأعمال الأخرى ، أو لشخص آخر أو مجتمع أو مؤسسة أو هيئة عامة ".

وفقا لقاموس وبستر ، تعني كلمة "أمين" - "موظف واحد للتعامل مع المراسلات وإدارة الأعمال الروتينية والتفصيلية لرئيس ؛ مسؤول عن مصلحة تجارية قد يحتفظ بسجلات اجتماعات أعضاء مجلس الإدارة والمساهمين وملكية الأسهم ونقلها والإشراف على المصالح القانونية للشركة ؛ ضابط في منظمة أو مجتمع مسؤول عن سجلاته ومراسلاته ؛ ضابط دولة يشرف على إدارة إدارية حكومية ".

كلا التعريفين عمليان بحيث يمكن للمرء معرفة الوظائف المختلفة وكذلك الأنواع المختلفة للأمين. في قانون الشركات يتم توفير تعريف مكثف ولكن واضح للأمين. يقرأ - "أمين يعني أي شخص يمتلك المؤهلات المحددة المعينة لأداء الواجبات التي يمكن أن يؤديها أمين بموجب هذا القانون وأي واجبات وزارية وإدارية أخرى." [2] (45)]

بشكل عام ، هناك نوعان من الأمناء:

(1) سكرتير منظمة أو هيئة أو لجنة ، إلخ.

(2) سكرتير خاص يخدم شخص معين.

خلفية السكرتير:

سفينة الأمين هي مهنة قديمة. تم العثور عليه في العالم القديم عندما تم تعيين الأمناء من قبل الملوك أو الرجال الآخرين من الموقف. في روما القديمة كان الأشخاص المعينون لأداء مهام السكرتارية العامة مثل كتابة وحفظ الحسابات يعرفون باسم Scribae.

كانت هناك درجات مختلفة من Scribae مثل Notarii و Actuarri الذين كانوا من الصف الأدنى. في الواقع ، نحن مدينون بالكثير لأولئك Scribae القديمة لمعرفتنا بالتاريخ كما نتعلم في الغالب من السجلات التي قدموها.

تعيين سكرتير:

يجب على الشركة الخضوع للإجراءات القانونية المختلفة منذ إنشائها حتى تستمر في الوجود. إن تصفية الشركة تحتاج إلى إجراءات قانونية متقنة. من أجل معالجة جميع الإجراءات القانونية ، تفضل الشركة تعيين شخص كسكرتير لديه المؤهلات المطلوبة. بشكل عام ، لا تستطيع شركة صغيرة تعيين سكرتير متفرغ ، لذا فهي توظف سكرتيرة بدوام جزئي.

وفقا لتعديل قانون الشركات في عام 1974 ، ثانية. 383A ينص على أن الشركة لديها رأس المال المدفوع من روبية. يجب 25 كهس أو أكثر تعيين سكرتير مؤهل. شخص اجتاز الامتحان الخاص بسكرتارية الشركة الذي أجراه معهد أمناء الشركات في الهند ، الذي أنشأته الحكومة المركزية أصلاً ، ولكن تم تحويله إلى هيئة قانونية (مثل معهد المحاسبين القانونيين في الهند) في عام 1980 ، وقد تم قبوله ويقال إن عضوًا في معهد أمناء الشركة مؤهل لهذا المنصب.

يتم التعيين من قبل الشركة بموجب اتفاقية تنص على الشروط والأحكام في التفاصيل التي توضح حقوق وواجبات وصلاحيات الأمين الخاضع لأحكام قانون الشركات. في كثير من الحالات ، يقوم مروجو الشركة أنفسهم بتعيين سكرتير للحصول على خدمته المتخصصة في عملية ترقية الشركة في خضوع الإجراءات القانونية.

بعد تشكيل الشركة يتم تنظيم التعيين بأثر رجعي. وفقا ل ثانية. 2 (30) - من القانون ، يكون السكرتير "ضابطاً" في الشركة عرضة للعقوبات الشخصية في حالة حدوث أي تقصير من جانبه فيما يتعلق بإجراءات قانونية محددة يكون مسؤولاً عنها. ثانية. 2 (45) من قانون الشركات يعرّف السكرتير بأنه "الفرد الحائز على المؤهلات المحددة المعينة لأداء الواجبات التي يمكن أن يؤديها أمين بموجب هذا القانون وأي واجبات وزارية أو إدارية أخرى".

في الماضي (بموجب قانون الشركات الأصلي ، 1956) ، يمكن تعيين شركة شراكة أو شركة كسكرتيرة. ويعني ذلك أن شركة شراكة أو شركة يمكن أن تقوم بمهنة أمين سر الشركة كما يمكن لشركة محاسبة مأجور أن تقوم بمهنة التدقيق. ولكن بحلول عام 1974 ، يمكن فقط تعيين فرد له مؤهلات محددة كسكرتير.

سابقا العديد من المحاسبين القانونيين أو الأشخاص الذين يحملون أي درجة الماجستير جنبا إلى جنب مع درجة في القانون تستخدم لتكون بمثابة وكلاء الشركات. لم يعد مسموحا. ولكن ، تم منح بعض الإعفاءات لأولئك الذين عملوا كسكرتير الشركات لبعض الوقت الطويل. لا يوجد موعد جديد بدون الحصول على المؤهلات المقررة.

وقد تم النظر في الشخص الذي هو عضو في معهد الأمناء المعتمدين في انجلترا من قبل قانون الشركات للحصول على المؤهلات المقررة. هناك بعض الشركات أو الشركات التي تقدم خدمات سكرتارية الخبراء على أساس العقد. معظم مخاوف الاستشارات الإدارية تجعل هذه الخدمة.

مؤهلات السكرتير:

وبالتالي ، يمكن تعيين شخص لديه المؤهلات التالية كسكرتير للشركة:

(1) درجة البكالوريوس في أي تيار أو فنون أو علوم أو تجارة.

(2) يجب قبوله كعضو في معهد أمناء الشركات في الهند (أو معهد أمناء لندن) (أ) باجتياز الامتحانات التي يجريها المعهد أو (ب) بحكم خبرته في خدمة أي الشركة كسكرتير لها. يتم تحديد المؤهلات في قواعد الشركات (مؤهلات السكرتير) ، 1975. في الإخطارات الصادرة في أكتوبر ، 1979 و

وفي كانون الثاني / يناير 1980 ، ذُكر أن الشخص ، دون الحصول على المؤهلات القانونية ولكنه كان يعمل في شركة كسكرتير لمدة لا تقل عن عشر سنوات ، يمكن أن يستمر كسكرتير لتلك الشركة فقط ، بحكم خبرته.

علاوة على ذلك ، فإن الشركة التي لديها رأس مال مدفوع أقل من Rs.25 lakhs ، يجوز لها تعيين أي سكرتير دون الحصول على المؤهل القانوني. ولكن ، يجب على سكرتيرة كهذه الحصول على المؤهل القانوني في غضون 3 سنوات من اليوم الذي يصل فيه رأس المال المدفوع للشركة إلى روبية. 25 كهس.

(3) المؤهلات الأخرى التي يجب أن يمتلكها الأمين العام.

(4) يجب أن يكون ملماً تماماً بقانون الشركات و "القوانين الأخرى ذات الصلة مثل قانون التسجيل ، وقانون الطوابع ، وقانون ضريبة الدخل ، والأفعال المتعلقة بدفع الأجور ، ودفع المكافآت ، وصندوق الادخار وما إلى ذلك ، تهتم بالأجور وإدارة المرتبات ، وكذلك قانون MRTP (قانون ممارسات التجارة الاحتكارية التقييدية) ، وقانون FERA (قوانين لوائح النقد الأجنبي) ، والقوانين المتعلقة بالعلاقات الصناعية. (يغطي منهج امتحان سكرتيرة الشركة كل هذه الميادين المعرفة.)

(5) يجب أن يكون لديه معرفة بالمحاسبة والمبادئ العامة للقانون.

(6) يجب أن يكون مختصًا بالتعاقد (كما هو مفهوم في قانون العقود).

يمكن تعيين شخص واحد سكرتير متفرغ لشركة واحدة فقط في كل مرة. يجب أن تحتفظ الشركة بسجل يصف وصفاً كاملاً للسكرتير ويجب تقديم نسخة منه لدى مسجل الشركات.

يمكن لأي عضو من الجمهور أن يراها في مكتب مسجل الشركات عند دفع الرسوم المقررة. (يتم تقديم جميع هذه الأمور في البنود من 303 إلى 306 في قانون الشركات ، 1956). يجوز تعيين مدير لشركة ما كسكرتير للشركة نفسها بصفة إضافية بشرط أن تتوفر لديه المؤهلات اللازمة. ولكن ، إذا كان هناك مديران فقط في شركة ، فلا يمكن تعيين أحدهما سكرتيراً (المادة 383A1).

مكافأة أمين:

السكرتير هو واحد من أعلى المديرين التنفيذيين للشركة. تقع مكافأته بجانب الرئيس التنفيذي للقلق ، إما المدير الإداري أو المدير العام. في العديد من الشركات ، السكرتير هو الرئيس التنفيذي.

وكثيرا ما يوصف السكرتير بأنه المسؤول الرئيسي للشركة ، وبالتالي فإنه يعامل على أنه الرئيس التنفيذي. لكن عليه أن يعمل تحت إشراف ومراقبة مجلس الإدارة. يجوز أن يكون السكرتير مخرجًا معينًا أو قد يتم تعيين المدير كسكرتير. يعتمد المجلس كثيرًا على السكرتير.

وظائف أو واجبات السكرتير:

تتنوع وظائف أو واجبات سكرتير الشركة ويمكن تصنيفها على نطاق واسع إلى مجموعتين:

(أ) النظام القانوني:

ينص قانون الشركات على أنواع كثيرة من الإجراءات القانونية التي يجب على الشركة أن تخضع لها منذ نشأتها إلى حين وجودها كمنشأة عاملة. إن الإجراءات القانونية المتعمقة ضرورية لإنهائها. السكرتير لديه الوظيفة الأساسية لرعاية هذه الشكليات.

(ب) غير النظامية:

وبصفته سكرتيرًا ، يجب عليه العمل كمدير تنفيذي للمكتب ، وموظف اتصال ومستشار.

من وجهة نظر أخرى ، لديه مهام أو واجبات موجهة إلى:

(أ) الشركة

(ب) إلى المديرين

(ج) لأعضاء الشركة

(د) إلى مسجل الشركات و

(هـ) لجميع الأشخاص الآخرين الذين يتصلون بالشركة.

يقال بحق إن سكرتير الشركة ليس خادما للشركة فحسب بل هو خادم للقانون. وفقا لذلك ، لديه وظائف غير القانونية والقانونية على التوالي.

حقوق السكرتير:

حقوق السكرتير هي نتيجة لذلك. يتم تعيينه بموجب شروط وشروط معينة تحدد حقوقه. عندما يعهد إليه ببعض الواجبات ، يصبح له الحق في بعض الحقوق.

على سبيل المثال ، يملك السكرتير الحق في الحصول على مكافأة مناسبة تقابل المسؤوليات التي يتحملها ، بالإضافة إلى تنوع الوظائف التي يجب عليه القيام بها. لديه الحق في التمتع بجميع الامتيازات كموظف من الدرجة العالية. لديه أيضا الحق في الحصول على جميع التسهيلات مثل السكن المناسب ، والمعدات المناسبة ، وما إلى ذلك ، حتى يتمكن من القيام بواجباته.

واجبات السكرتير:

واجبات السكرتير هي القيام بوظائفه بصدق واجتهاد وبهذا القدر من المسؤولية كما هو متوقع منه. في الواقع تصبح الوظائف واجبات وبالتالي فإن المصطلحات والوظائف والواجبات غالبا ما تستخدم ككتابين قابلين للتبادل. ويضطلع أمين الشركة أو سكرتير الجمعية التعاونية ببعض الواجبات القانونية على الرغم من أن سكرتير الجمعية التعاونية قد يكون سكرتيرًا فخريًا.

صلاحيات سكرتير:

يمتلك السكرتير سلطة استخدام سلطته كرئيس تنفيذي. يستمد قوته من منصبه. يتم تفويض السلطة إليه من قبل الإدارة العليا لرعاية المكتب وموظفي المكتب.

وهو مخول بتوقيع خطابات ومستندات ذات آثار قانونية ، نيابةً عن المنظمة. وغالباً ما يتم منحه / توكيله القانوني ، أي سلطة تمثيل المنظمة فيما يتعلق بالمسائل القانونية. ويكون لسكرتير هيئة مسجلة مثل شركة أو جمعية تعاونية صلاحيات قانونية أيضًا.

مسؤوليات السكرتير:

ويخضع سكرتير هيئة مسجلة مثل شركة أو جمعية تعاونية للعقوبة إذا فشل في التقيد ببعض الالتزامات القانونية التي يتعين على سكرتيره الالتزام بها. ولأنه يتمتع بسلطات بموجب القانون ، فإن لديه التزامات بموجب القانون أيضًا. تشمل شروط تعيين سكرتير الشركة مثل هذه الالتزامات الشخصية التي قد تنشأ عن حالات التخلف عن سداد ديونه.

أهمية السكرتير:

في العصر الحديث ، تم تعزيز أهمية السكرتير إلى حد كبير. عمليا سكرتير لا غنى عنه في حياتنا اليومية.

هذا بسبب من الأسباب التالية:

(1) الحياة هي اليوم عملية ديمقراطية. يجب أن نشكل مجموعات أو جمعيات أو لجان مختلفة في حياتنا الاجتماعية والتجارية والسياسية. يجب اتخاذ القرارات في الاجتماعات من خلال المناقشات. السجلات يجب الحفاظ عليها. الاتصالات ، الداخلية منها والخارجية على حد سواء ، يجب القيام بها. كل هذه تحتاج إلى عمل مكتبي أو عمل سكرتارية. ما ينطبق على حياتنا الفردية ينطبق أيضا على الحكومة أو على هيئة عامة مثل البلدية.

(2) مع الأخذ بمفهوم الجمعيات أو الجمعيات المسجلة مثل النقابة أو جمعية تعاونية أو شركة ، أصبحت الإجراءات القانونية المختلفة إلزامية من خلال التشريعات لتشكيلها وإدارتها. أصبح تعيين سكرتير لكل من هذه الهيئات ضروريًا أو حتى إلزاميًا. حتى اتحاد الطلاب يحتاج إلى سكرتير.

(3) لقد أصبحت مهام المديرين التنفيذيين وكبار رجال الأعمال محل الاهتمام والتنوع ، وأصبحت العلاقات العامة واسعة لدرجة أنه لم يعد من الممكن بالنسبة لهم رعاية كل شيء بمفرده. يتم تعيين الأمناء لمساعدتهم وعلى القيام بشكل أساسي بأعمال المكتب الروتينية وخاصة تلك التي لها آثار قانونية.

(4) يتم تصنيف السكرتير نفسه كجهاز تنفيذي كبير يشارك في عملية صنع السياسة للمنظمة بأكملها. وظيفة المدير العام شائعة جدا في الشركات الحديثة.

(5) في بعض البلدان ، كما هو الحال في الولايات المتحدة الأمريكية ، يشغل الأمناء أعلى المناصب في الحكومة حيث لا يوجد وزراء. في بلدان أخرى ، يعتمد الوزراء إلى حد كبير على الأمناء الإدارات.

(6) تعتبر مهام السكرتير وظيفة متخصصة. هناك دورات تدريبية وامتحانات لسكرتير مختلف الفئات في مختلف البلدان. في الهند ، أدخلت الحكومة فحصًا لسكرتارية الشركة كما هو موجود في المملكة المتحدة وبلدان متقدمة أخرى.

(7) يعامل أمين السفينة كمهنة. يتم تحديد الحقوق والواجبات والوظائف والصلاحيات والالتزامات وتحديدها في مختلف القوانين (مثل قانون الشركات وقانون الجمعيات التعاونية ، وما إلى ذلك).

نظرًا لأهميته وتخصصه المتناميين ، لا نحتاج اليوم إلى سكرتير فحسب وإنما أيضًا مؤهل. يمكن الحصول على هذه المؤهلات ونقلها من خلال التدريب. في مقابل الأهمية ، زادت أيضًا مسؤوليات السكرتير.