البيع والتوزيع النفقات العامة: المحاسبة وغيرها من التفاصيل

اقرأ هذه المقالة لمعرفة المزيد عن التحليل للمحاسبة ، ومشاكل التحكم والتقنيات ، والمزايا ، وتقارير التكلفة الخاصة بالبيع والتوزيع غير المباشرة.

ويشارك في كل من الصناعات التحويلية ووظائف التصنيع غير التصنيعية بالإضافة إلى تصنيع أو شراء السلع. من أجل أداء هذه الوظيفة بكفاءة ، يتم تكبد نفقات البيع والتوزيع في جميع المخاوف. لا يتم تحديد معظم هذه النفقات مع المنتجات وهذا هو السبب في أنها مدرجة في التكاليف غير المباشرة.

الهدف الوحيد من هذا العمل هو تعظيم الأرباح ولكن هذا ممكن فقط من خلال خفض تكلفة الإنتاج أو زيادة المبيعات في الأسواق الحالية أو من خلال الدخول في الأسواق الجديدة. لا شك أن تكلفة الإنتاج تتقلص بزيادة الإنتاج ، لكن الزيادة في المبيعات أمر ضروري لتلبية الزيادة في الإنتاج. من أجل زيادة المبيعات ، فإن معظم المخاوف تقوم بأنشطة ترويج المبيعات ، لكن يتعين عليها مواجهة منافسة شديدة أيضا.

في ظل هذه الظروف ، يصبح من الضروري أن يتحمل القلق تكاليف البيع والتوزيع ، وأحيانًا تكون هذه النفقات ثقيلة بحيث تكون أكثر من مصروفات التصنيع. في بعض المخاوف بعد تقديم خدمة المبيعات للمنتجات الخاصة مثل أجهزة الراديو والتلفزيونات والثلاجات والغسالات وآلات الخياطة وبعض التسهيلات الخاصة والتخفيضات يتم تقديمها إلى تجار الجملة والتجزئة.

لقد اكتسبت المحاسبة ومراقبة نفقات البيع والتوزيع التي يتم تكبدها بشكل عام بعد إنتاج السلع (وتسمى أيضًا تكاليف ما بعد الإنتاج) أهمية متزايدة في هذه الأيام من أجل تحديد تكلفة المبيعات والربحية لكل وظيفة ومنتج ، للسيطرة على تكاليف البيع والتوزيع ، لإصلاح الأسعار وصياغة سياسة سعر المبيعات ، لإصلاح مستويات المبيعات المثلى واتخاذ قرارات بشأن المبيعات ، أي البيع في ظل ظروف مختلفة ، والأسواق ، والمناطق ، وبأساليب مختلفة.

تحليل للمحاسبة:

يتطلب حساب المبيعات غير المباشرة والتوزيع ثلاثة أنواع من التحليل كما هو موضح أدناه:

(ط) وفقا لطبيعة أو وجوه الإنفاق.

(2) من خلال وظيفة أو مركز التكلفة.

(3) حسب المنتجات أو وحدات التكلفة.

(1) التحليل بحسب الطبيعة أو موضوع المصروفات:

هناك عدد من الأنواع الأساسية أو الأولية وفقا لطبيعة أو وجوه النفقات لغرض التحليل. يتم جمع كل نفقات بالرجوع إلى رقم الأمر الدائم أو رقم حساب التكلفة الذي تنتمي إليه. عادة ما يتم التصنيف بطريقة مماثلة كما هو الحال في حالة التصريف التصنيعي.

قد يتم تبني التصنيفات التالية عندما يتم تحليل هذه النفقات العامة حسب طبيعة أو غرض النفقات:

(1) المكافأة

(2) اللوازم

(3) مصروفات متنوعة

(رابعا) الخدمات

(ت) الرسوم الثابتة

(السادس) الشحن

(السابع) الواجب

(8) مواد التعبئة

(التاسع) ترويج المبيعات

(خ) الخصم والبدلات.

مثل نفقات التصنيع ، قد تكون أيضًا عمليات البيع والتوزيع ثابتة ومتغيرة وشبه متغيرة. يتم تحديد راتب مدير المبيعات في المكتب الرئيسي ، وبدل السفر ومرتبات بائعي المبيعات شبه متغيرة ، كما أن العمولة المدفوعة للبائعين متغيرة.

(2) التحليل الوظيفي:

ويتم هذا التحليل أيضًا بطريقة مماثلة حيث يتم تقسيم الأقسام وتوزيع النفقات التصنيعية إلى مراكز التكلفة. يمكن تصنيف الوظائف التشغيلية الرئيسية بالرجوع إلى بيع النفقات العامة على النحو التالي. بشكل عام ، يتم وضع كل من هذه الوظائف ، أي الإدارة أو مركز التكلفة تحت مسؤولية مسؤول تنفيذي واحد من أجل إجراء تحليل وظيفي وجعل المسؤول التنفيذي عن أنشطة مركزه.

1. البيع المباشر

2. الإعلان وترويج المبيعات

3. النقل

4. مستودع والتخزين

5. الائتمان والتحصيل

6. المالية

7. الإدارة العامة

8. مطالبات الضمان

9. متنوعة.

يتم تخصيص نفقات البيع والتوزيع التي تم تحليلها وفقًا لمختلف أرقام الأوامر الدائمة إلى وظيفة واحدة أو وظائف أخرى تتعلق بها. يجوز توزيع البنود التي لا يمكن تخصيصها على أساس مناسب وعندما لا يتوفر أساس مناسب يمكن إجراء التوزيع على أساس تعسفي.

يمكن أيضًا توسيع التحليل ليشمل مناطق مختلفة ، إلى مناطق مختلفة ، مكاتب مبيعات وإلى العملاء والبائعين ، إلخ. مثل ملخص التوزيع الأولي والثانوي في حالة تكاليف التصنيع ، يتم أولاً تحليل كل عنصر من بنود البيع والتوزيع من خلال الوظائف ومن ثم المواقع. تشكل كل وظيفة وموقع مركز تكلفة لغرض المحاسبة والتحكم في البيع والتوزيع.

فيما يلي بعض القواعد المشتركة المتاحة لتوزيع نفقات البيع والتوزيع للوظائف أو المواقع:

(3) التحليل حسب المنتجات أو مجموعات المنتجات:

قد يتم أيضًا تحليل مصاريف البيع والتوزيع حسب المنتجات أو مجموعات المنتجات. ويتم ذلك بطريقة مماثلة لامتصاص الطاقة التصنيعية العامة لوحدة التكلفة. ولكن هناك فروقين بين عنصرين معيدين من البيع والتوزيع مثل التعبئة والنقل وما إلى ذلك ، يمكن تخصيصهما مباشرة ولكن لا يتم تخصيص أي بند من عناصر التصنيع مباشرة. علاوة على ذلك ، يتم توزيع تكاليف البيع والتوزيع على تكلفة البضائع المباعة أثناء امتصاص التصريف في تكلفة الإنتاج.

قد يتم تحليل هذه النفقات أيضًا من خلال مجموعات المنتجات. من أجل القيام بذلك ، يجب تجميع المنتجات وفقًا لعواملها الشائعة مثل السعر وطرق البيع والمبيعات وأوامر المبيعات. على سبيل المثال ، يمكن إجراء التحليل سواء تم بيع البضائع بسعر الجملة أو بسعر التجزئة.

من الواضح أعلاه ، من الواضح أن تحليل البيع والتوزيع من قبل المنتجات ليس سوى امتداد للتحليل حسب الوظائف. ويقيس هذا التحليل فعلياً فعالية هذه التكاليف فيما يتعلق بتطبيقها على المنتجات المختلفة ويقال إنه تحليل بطريقة التطبيق.

ويمكن القيام بذلك إما عن طريق قنوات التوزيع أو طرق البيع أو من قبل العملاء. قد تكون قنوات التوزيع لهذا الغرض مباشرة للعملاء ، من خلال تجار التجزئة ومن خلال سلسلة من تجار الجملة والبائعين. يمكن تصنيف العملاء إما حسب تكرار المشتريات التي يقومون بها أو وفقًا لعملياتهم.

طرق لتخصيص التكاليف الوظيفية غير المباشرة:

يمكن تقسيم التكاليف الوظيفية غير المباشرة بالطرق التالية:

(ط) سعر المادة:

وبموجب هذه الطريقة يتم تقدير إجمالي النفقات وتقسيمها على أساس مناسب على أنواع مختلفة من المنتجات المباعة. ثم يتم تقسيم إجمالي النفقات الثابتة المخصصة لكل نوع من المادة على الكمية المقدرة المعتادة للمبيعات. هذا يعطي معدل لكل مقالة. يمكن تقسيم نفقات الإعلان والنقل والتخزين عن طريق هذه الطريقة.

(2) نسبة مئوية من التحويلات:

إذا كان سعر البيع لكل مادة معروفًا ، فيمكن استرداد مصاريف البيع الثابتة كنسبة مئوية على سعر البيع. يتم التحقق من النسبة المئوية من تحليل الحسابات السابقة. هذا مناسب لقسمة تكاليف البيع المباشرة ، الإدارة العامة وتكاليف التمويل والمصروفات المتنوعة.

(3) النسبة المئوية للنقد المجمع:

يستخدم هذا للديون المعدومة ولمصاريف تحصيل الائتمان الأخرى.

(4) النسبة المئوية لتكلفة الأشغال:

يمكن اعتماد هذه الطريقة حيث ينتج النشاط سلعة واحدة فقط. ويمكن استخدام هذه الطريقة أيضًا في حالة إنتاج أنواع مختلفة من المواد بشرط أن تكون نفقات البيع صغيرة. وكثيرا ما يستخدم هذا لتوزيع تكاليف البيع والتوزيع الثابتة.

(ت) نسبة من المخزون من السلع تامة الصنع.

(السادس) وفقا لعدد من الطلبات.

(السابع) وفقا لعدد من الفواتير.

(viii) نسبة من القيمة المضافة أي إجمالي قيم المبيعات مطروحًا منه تكلفة المواد.

أفضل طريقة هي تحليل كل بند من هذه النفقات وتخصيصها لمنتجات مختلفة على أساس الخدمات المقدمة.

المزايا المستمدة من التحليل:

فيما يلي المزايا التي يمكن الحصول عليها من تحليل البيع والتوزيع من قبل المنتجات ، طريقة المبيعات ، إلخ.

(1) يمكن حساب الربح أو الخسارة لكل منتج ، لكل طريقة من طرق البيع ، ولكل نوع من العملاء. قد يتم جلب خطوط أقل ربحية على خطوط مربحة من خلال بذل الجهود أو إسقاطها تماما.

(2) هناك إمكانية لتقليص تكاليف البيع والتوزيع المفرطين ضد منتج معين أو نوع معين من العملاء.

(3) مع الأخذ في الاعتبار خدمات البيع والتوزيع ، يمكن تعديل أسعار بيع المنتجات المختلفة.

التحكم في البيع والتوزيع النفقات العامة :

ومن الصعب نسبيا التحكم في المبيعات العامة والتوزيع بسبب بعض السمات الخاصة لهذه التكاليف التي تتطلب تحليلا أكثر تفصيلا ودقة. لا يمكن تحديد هذه التكاليف أو ربطها مباشرة مع تكلفة الإنتاج حيث يتم تكبد معظم النفقات بعد اكتمال الإنتاج. وتعتمد هذه المصروفات غير المباشرة على عوامل مختلفة مثل مسافة السوق ، وشروط المبيعات ، ومدى المنافسة التي لا يمكن معها إصلاح المعايير.

مشاكل:

المشاكل الرئيسية التي تقع في السيطرة على تكاليف البيع والتوزيع العامة هي كما يلي:

(ط) لا يمكن السيطرة على العملاء أو المنافسين.

(2) لا يمكن تعريف قدرة المبيعات لدى المؤسسات بشكل صحيح.

(3) لا توجد رقابة مباشرة على الموظفين الذين يعملون في الخارج وهذا يتطلب استخدام برامج الحوافز لمكافأة هؤلاء الموظفين.

(4) يجوز للشركات الفردية تحديد سعر السوق دون الرجوع إلى تكلفة الإنتاج.

(ت) من الصعب الحصول على بيانات تشغيل السوق.

(6) من الصعب تحديد قدرة السوق.

(7) اختلاف صنع أو عدم صنع غير واضح.

(8) هذه النفقات هي ذات طبيعة تكاليف السياسة ، وبالتالي يصعب السيطرة عليها.

معظم بنود المبيعات والتوزيع غير المباشرة هي في طبيعة تكاليف السياسة ولا يمكن السيطرة عليها في المستويات الأدنى من الإدارة.

تقنيات:

فيما يلي الأساليب الرئيسية التي يمكن استخدامها لممارسة السيطرة على عمليات البيع والتوزيع غير المباشرة:

(1) مقارنة مع النتائج السابقة:

تتم مقارنة كل بند من بنود البيع والتوزيع مع نفقات الفترة السابقة. ويمكن التعبير عن هذه المصروفات كنسبة مئوية من المبيعات أو تكلفة الإنتاج ثم مقارنة بالنسبة المئوية للفترة الماضية. ويتم تبني هذه الطريقة بشكل عام في تلك المخاوف التي لا يمكن تحمل فرض الرقابة على الميزانية و / أو التكلفة القياسية. علاوة على ذلك ، هذه طريقة تقريبية ولها قيمة عملية قليلة في المخاوف الكبيرة. حيث لا توجد أهداف مناسبة لقياس الأداء حتى لا يمكن التوصل إلى استنتاجات فعالة.

(2) مراقبة الميزانية:

في إطار هذه الطريقة يتم وضع ميزانية لمصاريف البيع والتوزيع ومقارنتها بالنفقات الفعلية من أجل التحقق من نقاط الاستثناء. يعمل نظام الموازنة هذا بطريقة مشابهة لتصنيع أعمال الموازنة العامة. وتصنف جميع النفقات إلى ثابتة ومتغيرة وشبه متغيرة لغرض إعداد الميزانية.

(3) التكاليف القياسية:

يصعب وضع نظام للتكاليف القياسية لعمليات البيع والتوزيع غير المباشرة مقارنةً بتصنيع النفقات العامة. وعلاوة على ذلك ، من السهل إدخال نظام للتكاليف القياسية في حالة تكاليف التوزيع مقارنة بمصاريف البيع حيث يمكن أن تكون نفقات التوزيع مرتبطة مباشرة بالمبيعات. في هذه المخاوف ، عندما يكون نظام التكلفة المعيارية قيد التشغيل ، يتم حساب التكلفة القياسية لكل وحدة للمقارنة مع الفعلي ويمكن تحديد التباين وفقًا لذلك.

تحليل المبيعات :

تحليل المبيعات هو العامل المساعد في التخطيط والتحكم. يمكن تحليل المبيعات بعدة طرق وطرق.

الأغراض التي يقدمها مثل هذا التحليل مذكورة أدناه:

(1) عن طريق البائعين:

يتم تأكيد دوران كل بائع:

(أ) حتى يمكن مقارنة المبيعات الفعلية بالمبيعات المحددة في الميزانية أو حصص المبيعات من أجل اتخاذ إجراءات تصحيحية حيثما كان ذلك ضروريًا ،

(ب) بحيث يمكن مقارنة حجم المبيعات بتكاليف البيع من أجل السيطرة على أسرة المهد ،

(ج) مراقبة وقياس الكفاءة النسبية لكل بائع ، و (د) لتوفير بيانات مفيدة لإصلاح لجنة المبيعات والمكافأة المستحقة للبائعين.

(2) حسب مناطق المبيعات:

يتم تحليل حجم المبيعات حسب المناطق:

(أ) بحيث يمكن إعداد توقعات المبيعات لكل إقليم ،

(ب) لإعداد ميزانية نفقات البيع ،

(ج) مقارنة الميزانية بالقيمة الفعلية لقياس ومراقبة الأداء النسبي فيما يتعلق بكل إقليم ،

(د) للتحكم في تكلفة البيع عن طريق التعاون مع حجم المبيعات ، و

(هـ) تقييم مدى تغلغل المنافسة في الميدان من خلال بحوث السوق في كل إقليم.

(3) حسب المنتج أو خطوط الإنتاج:

مثل هذا التحليل: ضروري من أجل:

(أ) التأكد من صافي الربح لكل منتج ومقارنته بالبيانات السابقة لغرض المراقبة ،

(ب) تخطيط الإنتاج وفقا للربحية ، أي اتخاذ قرار بشأن مزيج أفضل من المنتجات لتعزيز أو إزالة الخطوط الضعيفة الخ.

(ج) التأكد من اتجاه مبيعات كل منتج ، و

(د) المساعدة في التحكم في هذه التكاليف عن طريق ربطها بحجم المبيعات لكل منتج.

(رابعا) من قبل العملاء:

مثل هذا التحليل مفيد ل:

(أ) التأكد من صافي الربح من كل نوع من العملاء ،

(ب) الحفاظ على توازن معقول بين مختلف أنواع العملاء ومدى الخصم المسموح به لكل نوع من العملاء ،

(ج) التأكد من إمكانات العميل الحكيمة من أجل المساعدة على دفع المبيعات في المستقبل أو معرفة تأثير حملة المبيعات التي تم الاضطلاع بها بالفعل ، و

(د) لتحديد تفضيل العميل فيما يتعلق بالجودة ونوع المنتجات.

(5) عن طريق قنوات البيع:

يمكن القيام بهذا التحليل من أجل:

(أ) التأكد من أرباح مختلف القنوات مثل البيع بالجملة والتجزئة وما إلى ذلك ، و

(ب) تقييم الصلاحية النسبية لكل قناة مما يساعد في نهاية المطاف في سياسة التخطيط المستقبلية.

(6) حسب سعر الوحدة:

يتم مثل هذا التحليل ل:

(أ) إعداد جدول زمني للطلب فيما يتعلق بكل منتج ،

(ب) تحديد سعر البيع الأمثل لكل منتج ، و

(ج) تعظيم الربح عن طريق تمييز سعر البيع في الأسواق المختلفة أو إلى فئات مختلفة من العملاء. يقدم هذا التحليل معلومات عن اتجاهات الأسعار التي تفيد في نهاية المطاف في صياغة سياسة الأسعار.

(السابع) حسب الفترات:

تساعد المقارنة على مدى فترة من الوقت في :

(أ) كشف الاتجاهات ، الحركات الدورية أو الدورية ، الخصائص الموسمية أو المتقلبة ، و

(ب) المساعدة في صياغة سياسة المبيعات على أساس طويل الأجل.

(8) حسب الحجم أو الترتيب:

مثل هذا التحليل سيكون مفيدا ل:

(أ) قارن بين تكلفة المناولة والنقل مع حجم المبيعات من مختلف الأحجام ، و

(ب) اتخاذ قرار بشأن الخصم التجاري على الكمية لمختلف الأحجام.

تقارير التكاليف العامة:

لا يمكن وضع قواعد عالمية لتقارير التحكم في التكاليف العامة والتي ستكون قابلة للتطبيق في جميع الظروف ولجميع أنواع المؤسسات. ستحدد احتياجات المنظمة طبيعة التقارير التي سيتم إعدادها وتقديمها للتحكم في التكاليف العامة ، وإعدادات هذه التقارير وتواتر إعدادها.

لا يمكن إعداد قائمة نهائية لهذه التقارير / البيانات ، ولكن فيما يلي التقارير المهمة التي يمكن استخدامها لغرض التحكم في التكاليف العامة:

1. تقرير وقت الخمول:

يتم تقديم هذا التقرير يوميا إلى رئيس العمال لتحليل وقت الخمول. قد يكون لدى مدير Works هذا التقرير أسبوعيًا وفقًا للأسباب والتكاليف التي يمكن التحكم فيها والتي لا يمكن التحكم فيها وتكلفة وقت الخمول. الغرض الرئيسي من هذا التقرير هو تحديد ومراقبة أسباب وتكلفة وقت الخمول.

2. تقرير العمل الإضافي:

كما يقدم هذا التقرير يوميا إلى رئيس العمال ومدير الأعمال الأسبوعية لإجراء تحليل للوقت الإضافي وفقا لأسباب وتكلفة العمل الإضافي. الغرض الرئيسي من هذا التقرير هو تحديد أسباب العمل الإضافي واتخاذ خطوات لتقليله.

3. تقرير استخدام النبات:

ويبين تقرير استخدام النباتات فيما يتعلق بكل مصنع أو آلة القدرة التي تم تركيبها ، والقدرة العادية ، والقدرة المستخدمة وقدرة السعة التي تم تصنيفها لأسباب عدم الاستفادة من القدرات. يتم تقديم هذا التقرير إلى رئيس العمال اليومي ومدير الأعمال الأسبوعية لتحليل السعة الخاملة وفقًا للأسباب الخاضعة للتحكم والسيطرة وتكلفة القدرة الخاملة. يتم إعداد هذا التقرير لتحديد ومراقبة أسباب سعة السكون. قد تتخذ الإدارة خطوات لاستخدام القدرة العاطلة بطريقة أكثر ربحية للقلق.

4. تقارير ميزانية الإدارات:

يمكن إعداد هذه التقارير بشكل منفصل لكل من أقسام المصنع والإدارة والبيع والتوزيع والبحث والتطوير وتقديمها إلى رؤساء الأقسام شهريًا لمقارنة النفقات الفعلية بالبدلات المقررة في الميزانية. الغرض من هذه التقارير هو السيطرة على النفقات من خلال تحليل النفقات واتخاذ خطوات علاجية من قبل الإدارة لتجنب تكرار مثل هذه الاختلافات.

5. بيانات التشغيل الإدارية:

قد يتم تقديم هذه التقارير إلى الإدارة العليا الشهرية من أجل مقارنة التكاليف الفعلية الفعلية للمصانع مع التكاليف القياسية لكل قسم إنتاج وتحليل الفروق. الغرض الرئيسي من هذا التقرير هو التحكم في التكاليف العامة للمصانع.

6. بيان الإفراط أو عدم الاستيعاب من النفقات العامة:

يتم إعداد مثل هذا البيان لإظهار المبلغ الفعلي من النفقات العامة المتكبدة ومقدار النفقات العامة المشحونة والفرق إما أن يكون الإفراط في أو عدم الاستيعاب من النفقات العامة فيما يتعلق بكل قسم. يمكن توفير عمود منفصل لمعدل تكميلي لتخصيص أو توزيع المصاريف غير الممتازة أو المبالغة في الامتصاص ، وإلا قد تشير الإدارة العليا إلى الطريقة التي يمكن بها الاستغناء عن زيادة أو نقص امتصاص النفقات العامة.

7. بيان الربح والخسارة المقارن:

ويوضح توزيع المنتج للمصروفات العامة والإدارية وتكاليف البيع والتوزيع ومقدار الربح الصافي لكل منتج. هذا البيان يسهل المقارنة بين المنتجات التي تكسب نسبة أعلى من الربح وتلك التي يمكن أن تكسب نسبة أقل من الربح. وهذا قد يسهل الإدارة فيما يتعلق باتخاذ قرار بشأن زيادة إنتاج منتج واحد وتقليل أو التخلص من إنتاج منتجات أو منتجات أخرى.