خطوات التخطيط لتصميم العمل

أثناء التخطيط لتصميم الوظائف ، يجب اتباع الخطوات التالية:

1. معلومات الوظيفة:

تعد معلومات الوظيفة أحد المدخلات الأساسية لإجراء تحليل وظيفي فعال. فهو لا يسهل فقط تقييم الوظائف لتصميم التعويضات ولكنه يساعد أيضًا في نشر المعلومات للموظفين حول واجباتهم ومسؤولياتهم.

كما تؤثر المعرفة الناقصة عن واجباتهم ومسؤولياتهم على أداء الموظفين والإنتاجية التنظيمية الكلية. قد لا يكون نشر معلومات العمل في خطاب التعيين كافيا. التوثيق الصحيح والتواصل أثناء التدريب التعريفي هو النهج الصحيح.

أهداف معلومات الوظيفة:

الهدف الأول من معلومات العمل هو توصيل الواجبات والمسؤوليات الملحقة بالوظيفة إلى الموظفين ، لمساعدتهم في الحصول على فهم واضح. هذا أيضًا يساعد الموظفين على فهم التوقعات التنظيمية منهم. الهدف الآخر من معلومات الوظيفة هو التحليل التنظيمي. وهو يساعد في تحليل سير العمل فيما يتعلق بعمل ويساعد أيضا في تحديد عناصر العمل الزائدة في العمل. وبالتالي ، فإنه يسهل في إعادة هيكلة الوظائف.

بالنسبة للسلوك التنظيمي ، تساعد المعلومات الوظيفية في تحليل المتطلبات السلوكية للموظف الفردي ، بحيث يمكن للمنظمات اتخاذ الإجراءات المناسبة لتحسين السلوك من أجل تعزيز كفاءات الأشخاص للبقاء قادرين على المنافسة في السوق. كما تساعد معلومات العمل المؤسسات على تحديد نطاق التوظيف الداخلي ومتطلبات التوظيف الخارجي لتوظيف مختلف الوظائف في المؤسسة.

في وضع معايير الأداء وتحديد أهداف الوظيفة ، تعد معلومات العمل ضرورية من حيث النوع والكم. هذا يسهل أيضا في تقييم أداء الموظف ضد هذه المعايير المحددة أكثر من الناحية العلمية. بالنسبة للقرارات الأخرى المتعلقة بالموارد البشرية ، مثل الترقية ، والنقل ، وإعادة التوطين ، والتكرار ، وتصميم التعويضات ، توفر معلومات الوظائف مدخلات هامة.

2. تحليل الوظيفة:

تحليل الوظيفة هو عملية جمع المعلومات حول الوظيفة وتقييم هذه المعلومات من حيث ما هو ضروري وملائم. أساسا ، تحليل العمل ينطوي على ثلاثة أسئلة: ما هي وظيفة؟ ما الذي يجب تحليله؟ ما هي طرق التحليل التي ينبغي استخدامها؟

الوظيفة هي مجموعة من الأنشطة أو المهام المتشابهة في الأساس التي يقوم بها شخص أو مجموعة من الأشخاص. هذه الأنشطة أو المهام معا تصبح وظيفة. من الواضح أن المهام أو أنشطة الوظائف لا تحتاج إلى أن تكون متطابقة. يمكن إجراء ذلك في أماكن مختلفة ، مع معدات مختلفة ، في تسلسل مختلف.

أيضا ، يمكن لبعض الموظفين أداء بعض الأنشطة بالإضافة إلى الوظيفة الرئيسية. أو ، قد يقوم بعض الموظفين بأداء عمل من حين لآخر أو مؤقتًا بدلاً من الأشخاص الغائبين. عادة ما يتم استخدام هذا التعريف للوظيفة في تصميم التعويضات ولممارسات الإدارة الأخرى.

ومع ذلك ، يتم استخدام وصف أكثر عمومية للوظيفة ، والذي يتم تحديده من خلال "الموضع" بدلاً من "الوظيفة". والموقف هو مجموعة من الوظائف التي تختلف فيها الواجبات المحددة ، ولكن بعض قابلية التبادل للعمل ممكنة والطبيعة الوظيفية للعمل متشابهة. وتشمل أمثلة ذلك المجمّعون ، والكاتب ، والتابعين ، وحافظو الكتب.

ويسهل التعريف الأوسع للوظيفة تطوير معلومات دقيقة عن العمل وهذا يعكس بدقة عمل كل موظف. من ناحية أخرى ، كلما كان تعريف الوظيفة أكثر دقة ، كلما كان من الصعب تحديد الفروق الوظيفية ، مما يزيد من تعقيد إدارة الموظفين.

هناك مسألة أساسية أخرى للتحليل الوظيفي هي ما إذا كان ينبغي للمنظمة قياس الأعمال التي تم تعيينها أو العمل الذي تم تنفيذه بالفعل. يجادل بعض خبراء التصميم بالتعويض بأنه ما لم يجرِ تحليل الوظيفة النظر في العمل المنجز ، فإن المنظمة قد لا تُمنح للموظفين ما يقومون به بالفعل.

ومن ناحية أخرى ، فإن تحليل العمل المنجز قد يعني ضمناً أن الموظفين قد منحوا خط العرض لتعيين العمل لأنفسهم ؛ في حين أنه في الواقع مسؤولية المدير لتعيين وظيفة. دور المحلل هو أساسا لجمع معلومات عن العمل وليس لتقييم منطق مهام العمل. وهو مسؤول بشكل أساسي عن تسجيل تلك المسؤوليات التي عيّنها أحد الموظفين لموظف.

ما الذي يجب تحليله:

ما ينبغي أن تكون عليه طبيعة معلومات الوظيفة في تحليل الوظائف يعتمد على عدد من الاعتبارات - سواء كان التحليل مطلوبًا لأغراض التقييم أو لأغراض أخرى أيضًا ؛ مستوى الوظيفة المطلوب تحليله ؛ ما هو نوع خطة التقييم التي سيتم استخدامها؟ وما هي المعرفة الوظيفية التي يحتفظ بها المحلل الذي سيقوم بإجراء التقييم.

قد تشمل بعض المناطق الأساسية للمعلومات ما يلي:

(أ) الغرض الأساسي من الوظيفة

(ب) عناصر العمل في الوظيفة - تتطلب دراسة مهام محددة ، ومجالات المسؤولية ، وأمثلة للعمل

(ج) الأهمية العامة لكل عنصر وظيفي وعلاقته بالتشغيل الكلي - الطريقة المتداخلة مع الوظيفة الكلية

(د) الوقت التقريبي في كل مهمة أو مجال محدد من مجالات المسؤولية

(هـ) نطاق العمل وأثره على العملية

(و) السلطة المتأصلة (ليس فقط التفويض الرسمي ولكن أيضا مجال العمل) وعمليات التدقيق الرسمية أو غير الرسمية للعمل

(ز) علاقات العمل (بما في ذلك الإشراف)

(ح) طرق محددة أو معدات أو تقنيات مطلوبة للعمل

(ط) مناخ العمل ، بما في ذلك الأهداف وبيئة العمل

(ي) ظروف العمل مثل الجهد البدني والمخاطر وعدم الراحة ومطاردة المواعيد النهائية ومتطلبات السفر والإبداع والابتكارات المطلوبة

ما هي طرق التحليل التي يجب استخدامها؟

يمكن الحصول على معلومات العمل بطرق مختلفة إما عن طريق محلل الموظفين أو من قبل المدير الفردي. من الأفضل دائمًا إشراك المديرين المباشرين في تجميع معلومات الوظائف بسبب القرب الوظيفي. طريقة واحدة بسيطة نسبيا وغير مكلفة للتحليل هو جمع معلومات العمل من خلال استجابة الاستبيان.

الملاحظة المباشرة للعمل المنجز هي طريقة أخرى مهمة لتحليل الوظيفة. مراقبة العمل أمر ضروري لفهم الدور الوظيفي. ومع ذلك ، فهي أكثر تكلفة وتستغرق وقتا طويلا. يمكن الحصول على معلومات مهمة عن المهام من أدلة المنظمة ، وتقارير الدراسة الزمنية ، وتوصيف الوظائف السابق ، ودراسات المنهج.

3. استبيان الوظيفة:

استبيان الوظائف هو أداة خاصة لتعزيز معلومات الوظيفة. وهو عبارة عن شكل مطبوع يتم فيه إدراج المعلومات الأساسية عن الوظيفة من قبل الموظف أو مشرفيه. الميزة الرئيسية لاستبيان الوظيفة هي أنها تستخدم معرفة الأشخاص المقربين من الوظيفة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يمنح كل موظف فرصة للمشاركة والمساهمة من خلال تقديم الردود على الاستبيان ، مما يسهل التجميع الفوري لمعلومات الوظائف.

ميزة أخرى هامة لاستبيان الوظيفة هي أنه يمكن استخدام المعلومات المترجمة كتوصيف وظيفي. هذا ، وبالتالي ، يلغي شرط مزيد من كتابة وصف الوظائف. علاوة على ذلك ، باستخدام استبيان الوظائف ، تستفيد المؤسسات أيضًا من توصيل معلومات العمل الحديثة للموظفين.

ومع ذلك ، فإن العيوب الرئيسية المرتبطة باستبيان الوظيفة هي أن نجاحها يعتمد على فهم ومقدرة الكتابة لدى الأفراد والمشرفين. بالنسبة إلى التناقض الإدراكي ، قد تنشأ تناقضات في نمط الاستجابة.

وقد تتضاعف حالات عدم الاتساق هذه في نمط الاستجابة عندما يشارك المزيد من المقاطع العرضية في الاستبيان / الاستبيان. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تجميع معلومات العمل من استجابة الاستبيان قد يعاني من مشكلة المبالغة. هذه هي المشاكل الكامنة في جودة المعلومات من خلال استبيان الوظائف.

للقضاء على مثل هذه العيوب المتأصلة في تجميع معلومات العمل من خلال استبيان الوظائف ، من الأفضل دائمًا تجميع المعلومات من خلال مزيج من الملاحظة المباشرة واستبيان العمل. قد يكون هذا الأسلوب مستهلكًا للوقت ويتطلب تكاليف باهظة ، ولكنه أكثر علمية لأنه يزيل فرصة الخطأ عن طريق حساب الاختلافات الإدراكية بين ما يرونه وما يفعلونه.