إدارة الإشراف: العوامل المؤثرة في تحديد المدى السليم لإدارة الإشراف!

العوامل المهمة التي تؤثر على تحديد المدى الصحيح لإدارة السيطرة / الإشراف هي: 1. طبيعة العمل 2. قدرة المشرف 3. كفاءة المرؤوسين 4. قدرة خدمات الموظفين 5. إتاحة الوقت والطاقة مع المشرف 6. تفويض السلطة 7. درجة اللامركزية 8. التخطيط المطلوب من قبل المشرف 9. استخدام المعايير الموضوعية و 10. التواصل الجغرافي للمهام الخاضعة للإشراف!

1. طبيعة العمل:

يعتمد مدى السيطرة بشكل كبير على طبيعة الأنشطة والمشاكل التي يواجهها المشرف ، والتي بدورها تعتمد على طبيعة وحجم الإنتاج. في حالة قيام المشرف بنوع من العمل الروتيني بموجب إرشادات محددة ، فإنه لا يحتاج إلى تخصيص الكثير من الوقت للعمال تحت قيادته.

وبما أن الوظيفة متكررة في طبيعتها ، فإن نطاق الإشراف أو السيطرة يمكن أن يكون أكبر. وبعبارة أخرى ، يمكن للمشرف التحكم في عدد أكبر من العمال تحت قيادته. من ناحية أخرى ، في حالة وجود وظائف معقدة ومعقدة سيكون من الصعب على المشرف مراقبة عدد كبير من العمال بفعالية. سيكون نطاق السيطرة ضيقا في مثل هذه الحالات.

2. قدرة المشرف:

تؤثر قدرة المشرف ومهاراته بشكل كبير على تحديد المدى. سوف يكون المشرف ذو المؤهلات العالية والخبرة ذو المعرفة المتخصصة والمهارات التقنية قادراً على القيام بعمر أكبر من المشرف غير المؤهل والخبرة.

3. كفاءة المرؤوسين:

ويتأثر مدى مراقبة الرقابة بشكل كبير بجودة المرؤوسين الذين سيشرف عليهم المشرف. إذا كان لدى المرؤوسين خبرة كبيرة وعمل جاد ومتمرس في وظائفهم ، يمكن للمشرف إدارة عدد كبير من العمال ويمكن أن يكون الامتداد أكثر. يمكن للمشرف الاعتماد على أداء العمال ولا يحتاج إلى إرشادهم مرارًا وتكرارًا بمجرد إصدار التعليمات لهم.

إذا كان الموظفون الخاضعون لسيطرة المشرف غير متمرسين وغير كفؤين (على سبيل المثال تضم القادمين الجدد) ، فإن المرؤوسين سيشيرون إلى المشرف من حين لآخر للحصول على التوضيحات والتوجيهات. سيكون نطاق السيطرة في مثل هذه الحالة ضيقة.

4. القدرة على خدمات الموظفين:

ﻳﻌﻨﻲ ﻣﺼﻄﻠﺢ "اﻟﻤﻮﻇﻔﻴﻦ" ﺗﻌﻴﻴﻦ ﺧﺒﺮاء ﻓﻲ ﻣﻨﻈﻤﺔ اﻟﺨﻂ ﻟﺘﻮﺟﻴﻪ اﻟﻤﺸﻮرة واﻟﻤﺸﻮرة ورأي اﻟﺨﺒﺮاء إﻟﻰ اﻟﻤﺴﺆوﻟﻴﻦ. يستفيد المشرف أو الخط الأعلى بشكل كبير ويعزز من مشورة الموظفين. يمكنه إدارة عدد كبير من المرؤوسين وسيكون المدى كبيرًا. إذا لم تكن خدمات الموظفين متوفرة ، فيجب وضع عدد أقل من المرؤوسين تحت سيطرة مشرف واحد مما يؤدي إلى ضيق النطاق.

5. توفر الوقت والطاقة مع المشرف:

سيعتمد توافر الوقت مع المشرف على نوع المشاكل ، البسيطة أو المعقدة ، التي يعالجها ويجب عليه القيام بالعديد من الأشياء الأخرى مثل إعداد التقارير والتخطيط. إذا كان مشغولاً بهذه التعقيدات ، فلن يتمكن من إدارة عدد كبير من المرؤوسين. هنا سيكون نطاق السيطرة ضيقة.

6. تفويض السلطة:

في المؤسسة التي يتم تنظيمها وتنظيمها بشكل فعال ، تكون الإدارة قادرة على التأثير والتقليل من وتيرة وشدة العلاقات المتفوقة ، وبالتالي زيادة نطاقها. تستهلك منظمة ضعيفة الوقت غير المتناسب للمدير في تقديم المشورة والتوجيه من المرؤوسين.

يمكن العثور على أحد الأعراض المهمة لعدم فعالية التنظيم الذي يؤثر على نطاق السيطرة في تفويض السلطة الغامض أو غير المناسب. إذا لم يكن التبعية واضحة بشأن ما يُتوقع منه القيام به أو تمت دعوته للقيام بشيء خارج نطاق سلطته ، فسوف يطالب بمزيد من الطلب على المدير الأعلى ، ومن ثم يعمل على تقليل فترة عمله.

عندما يفوض المرؤوسون سلطة كافية لتنفيذ الواجبات المعينة ويتم تحديد سلطاتهم بشكل واضح ، فإن المرؤوسين المدربين بشكل صحيح سيقلل إلى حد كبير من الوقت واهتمام كبار السن ، وبالتالي يساعدون على زيادة فترة عمله.

7. درجة اللامركزية:

إذا قام المدير باتخاذ العديد من القرارات بنفسه ، فسوف يكون لديه وقت أقل للابتعاد عن الإشراف على أعمال مرؤوسه وبالتالي يجب أن يعمل مع نطاق ضيق. ومن ناحية أخرى ، يعفى المدير التنفيذي الذي يعمل في إطار اللامركزية من الكثير من عبء اتخاذ القرارات المبرمجة ، ومن ثم يمكنه أن يشرف على عدد أكبر نسبيا من المرؤوسين.

8. التخطيط المطلوب من قبل المشرف:

يشير هذا العامل إلى الأهمية ، والتعقيد والوقت الذي يجب أن ينفق من قبل السلطة التنفيذية في مراجعة الأهداف ، وبرمجة الإجراءات واتخاذ القرار بشأن عدد من المسائل المتعلقة بالسياسات. وبما أن أهمية وتعقيد وتوقيت المدير في القيام بوظيفة التخطيط الخاصة به تزداد ، سيكون من الحكمة أكثر تقليل عدد المرؤوسين الذين يقدمون له.

9. استخدام المعايير الموضوعية:

يتطلب الإشراف على المرؤوسين من الإدارة أن تعرف إلى أي مدى يتم اتباع الخطط وإلى أي مدى ينحرف أدائها عن الخطط. يمكنه معرفة الانحرافات إما عن طريق الملاحظة الشخصية أو من خلال استخدام معايير موضوعية. في الحالة الأخيرة ، يتم حفظ المدير من العديد من العلاقات التي تستغرق وقتًا طويلاً ويمكنه التركيز على نقاط ذات أهمية استراتيجية وبالتالي توسيع نطاق سيطرته.

10. التواصل الإقليمي للوظائف التي تتم الإشراف عليها:

عندما يتم فصل الوظائف جغرافياً ، يصبح الإشراف على المكونات والأفراد أكثر صعوبة ويستغرق وقتًا طويلاً. يجب على المدير أن يقضي وقتًا طويلاً في زيارة الوحدات المنفصلة وكثيراً ما يستغل المزيد من وسائل الاتصال الرسمية التي تستغرق وقتًا طويلاً. التواصل الجغرافي للوظائف التي يشرف عليها المدير ، وبالتالي ، يعمل على تقليل فترة سيطرته.

وبصرف النظر عن العوامل المذكورة أعلاه سرعة التغيير ، وضعت تقنيات التحكم والمعلومات ، وعدد من العوامل الأخرى تؤثر أيضا على مدى المشرف. عند تحديد المدى الفعلي للسيطرة لكل من المناصب الإدارية في المنظمة ، يجب على محلل المؤسسة تقييم هذه العوامل لكل منصب إداري بشكل منفصل وعلى أساس خبرته ، يجب التوصية بالفترة الفعالة.