الأنظمة: التعريف ، العمل والتحكم

اقرأ هذه المقالة للتعرف على تعريف الأنظمة والسيطرة عليها في الإدارة العامة.

تعريف وطبيعة النظم:

اللوز وباول تعريف النظام على النحو التالي. ينطوي النظام على الترابط بين الأجزاء وحدود من نوع ما بينها وبين بيئتها. ووفقًا لهنري ، يعتمد نموذج الأنظمة على مفاهيم نظرية المعلومات (خاصةً التغذية المرتجعة والمدخلات والمخرجات) وتصور العملية بأنها دورية بشكل أساسي. السياسة هي التي نشأت ، ونفذت ، وتعديلها ، وإعادة تنفيذها وتعديلها وإلى ما لا نهاية.

وقد لاحظت اللوز وباول كذلك: عندما يتغير متغير واحد في نظام في الحجم أو في الجودة ، يتعرض الآخرون إلى سلالات ويتحولون ، يتغير النظام في أنماط الأداء. من الواضح الآن من فكرة النظام هذه أن جميع الأجزاء التي تشكل نظامًا أو معظمها مرتبطة ارتباطًا وثيقًا ببعضها بعضاً وأي تغيير يحدث في أي جزء (مهما كان صغيراً) يقع تأثير هذا التغيير على الآخر. أجزاء. قد يلاحظ كذلك أن اللوز وباول قد قالا أن كل نظام له حدود. هذه الحدود تميز نظام واحد عن الآخر. لكن هذا لا يعني أن الأنظمة المختلفة لا علاقة لها على الإطلاق.

هناك علاقة بين أنظمة مختلفة ، ومرة ​​أخرى ، فهي تختلف عن بعضها البعض. COD يحدد النظام في النظام التالي هو عبارة عن مجموعة معقدة ، ومجموعة من الأشياء تعمل معا كآلية أو شبكة اتصال. لا يختلف تعريف COD بشكل أساسي عن التعريفات المقدمة من الكتب المدرسية المختلفة. هناك أجزاء مختلفة من كل نظام وكلها مترابطة - بمعنى أنها مترابطة. أعتقد أن هذه هي الفكرة المركزية للنظام. دعونا نرى الآن أهميته في الإدارة العامة.

النظام والمنظمة:

هناك علاقة وثيقة بين النظام والتنظيم. يحتوي النظام على عدة أجزاء أو أنظمة فرعية وكلها ترتبط ارتباطًا وثيقًا ببعضها البعض. مرة أخرى ، يرتبط النظام أيضًا بالبيئة المحيطة به. يمكن ذكر العلاقة بالطريقة التالية. يقع تأثير البيئة على النظام ويستجيب النظام بأي شكل أو طريقة أو يتفاعل مع ذلك.

مرة أخرى ، لا تبقى البيئة متأثرة. كما يستجيب ، وبهذه الطريقة يستمر العمل والتفاعل بين النظام والبيئة. نفس المبدأ يحمل الخير للتنظيم. منظمة تشبه نظامًا مقسمًا إلى عدة أجزاء. وينطبق على كل من المنظمات الحكومية وغير الحكومية.

تنقسم المنظمة إلى عدة أقسام هيكلية والأقسام معقدة. ولكن من وجهة نظر الإدارة والأغراض ، فإنها تمثل كاملًا بالكامل مما يعني أنه لتحقيق أهداف المؤسسات ، فإن جميع الأجزاء لها وظائف مهمة ولا يوجد جزء غير ضروري أو غير ضروري. هذا المفهوم ينطبق بشكل خاص على المنظمات النموذجية المفتوحة. هذا النوع من التنظيم مفتوح على البيئة. والنتيجة هي أن هناك إجراءات وردود فعل بين البيئة والتنظيم.

يمكن التعامل مع تأثير أو عمل البيئة على المنظمة كمدخل ويمكن أن يطلق على استجابة المنظمة المخرجات. بهذه الطريقة تتطور العلاقة بين التنظيم والبيئة من مرحلة إلى أخرى. هذا هو أساس تحليل النظام و في الآونة الأخيرة قام بعض منظري التنظيم بتطبيق هذا على دراسة المنظمة. من النصف الثاني من القرن الماضي اكتسب تطبيق تحليل النظام لدراسة التنظيم أهمية.

كيف يعمل النظام في المنظمة؟

كل منظمة لديها عدة أجزاء وأهمها هي "اتخاذ القرار وتنفيذ القرار". كلتا هاتين الوظيفتين ليست مهمة فقط ولكنها أيضا معقدة للغاية. أثناء اتخاذ القرار ، سيتعين على المدير التنفيذي النظر في عدة عوامل ويجب أن يكون جادًا في النهج.

أثناء اتخاذ أو اتخاذ قرار يجب على الرئيس التنفيذي أن يأخذ بعين الاعتبار جميع القضايا ذات الصلة والأساسية للمنظمة وكذلك التأثيرات (المحتملة) من المناطق المحيطة بها. هذا يحمل بشكل جيد في حالة المنظمات النموذجية المفتوحة. قال هيربرت سايمون إنه وراء كل مقرر يوجد عدد من المباني ويجب على صانع القرار التفكير بجدية في هذه المباني لأنها تؤثر على صنع القرار.

وقد تم الإبقاء على أنه في الوضع العملي لا يكون صانع القرار حرًا تمامًا في وظيفته (أي صنع القرار). هو يواجه قيود أو قيود في وظائفه. وذلك لأن كل من التنظيم والبيئة ترتبط ارتباطا وثيقا. ومن الحقائق أيضًا أنه لا يمكن للتنفيذي المعقول أن يتجاهل البيئة. وتجدر الإشارة إلى أن الموارد أو مكونات القرار تأتي من البيئة ، وبسبب هذا لا يستطيع صانع القرار إظهار أي مغامرة لتجاهل تأثيرات البيئة أو مواردها. في المنظمات النموذجية المفتوحة ، تسافر البيئة والمنظمات إلى جانب ذلك.

أثناء تحليل طبيعة النظام شددنا على نقطة واحدة. يحتوي النظام على عدة أجزاء وتسمى الأنظمة الفرعية. ترتبط جميع الأنظمة الفرعية ببعضها البعض لدرجة أن هذه العلاقة يمكن أن تسمى عضويًا بطبيعتها. قال هيربرت سايمون إن المنظمة هي أيضا ذات طبيعة عضوية.

تنقسم المنظمة إلى عدة أجزاء أو أقسام ، كما يوجد بها العديد من العمال. على الرغم من أن جميع الأجزاء مرتبطة بشكل وثيق وجميع الموظفين يتعاونون مع بعضهم البعض. إذا فشلت هاتان الحالتان ستتوقف المنظمة عن العمل بصورة مرضية. هذا النوع من التنظيم يجعلنا نستنتج أن المنظمة هي نظام.

إذا نظرنا إلى تطبيق نظرية النظام على المنظمة ، فسنعرض مفهوم المعاملة بالمثل. يمكن مقارنة هذه العلاقة المتبادلة مع الكائنات الحية. المنظمة هي نظام مفتوح العضوية ولهذا السبب فهي تواجه دائمًا عناصر أو تأثيرات البيئة. تجمع المنظمة المواد والعناصر الأخرى من البيئة ثم تقوم بتحويلها إلى مواد مناسبة للاستخدام البشري. أي أن المواد التي يتم جمعها من الخارج يتم تحويلها إلى سلع مستهلكة تسمى المخرجات.

يقوم النظام مرة أخرى بتصدير بعض المنتجات إلى البيئة. وهكذا نجد أن المنظمة ، كونها نموذجًا مفتوحًا ، ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالبيئة ، وتتميز المنظمة بنظام الإدخال والإخراج والتغذية المرتدة. قبل خمسة أو ستة عقود ، كان نهج النظام ونموذج المدخلات والمخرجات والتغذية المرتدة عمليا أجنبيا للمنظمة.

لذلك اكتسب مفهوم نموذج المنظمة المفتوح شعبية واسعة وتطبيق واسع النطاق في المنظمة. ولا سيما في عصر العولمة والتحرير ، تكتسب الطبيعة النموذجية المفتوحة للمؤسسة شعبية متزايدة. في النصف الثاني من القرن الماضي تحدثت سايمون عن ذلك ، واليوم لا يمكن لأي نظرية أو تحليل للمنظمة أن تتجنب تأثير البيئة على اتخاذ القرار وعمل المنظمة.

التحكم والسلطة والهيئة في المنظمة:

أحد الجوانب المهمة في نظرية المنظمة هو القوة والسلطة ، وبمساعدة هذين الرئيسين ، يمارس رئيس المنظمة الرقابة على العمال. ممارسة السيطرة أمر ضروري لأنه بدونها لا يمكن للسلطة تصحيح أوجه القصور في المنظمة. قد تكون هناك عناصر مزعجة قد يؤدي سلوكها وسلوكها ووظائفها إلى إعاقة الأداء الطبيعي للمنظمة. وبما أن هذا أمر شائع جدًا في نظام التنظيم الحديث ، فيجب أن يكون هناك مراقبة. يتم تحديد وظائف وسلوك المنظمات إلى حد كبير من خلال السلطة والسلطة وتطبيقها الصحيح.

لكن في ممارسة السلطة والسلطة ، هناك فرق جيد بين السلطة والسلطة - لا يمكن لهم مطلقًا أن يزعموا التوحيد في الاستخدام في كل مكان. على سبيل المثال ، في السجون ، عادةً ما يستخدم الضباط السلطة القسرية للتحقق من سلوك السجناء. في بعض المنظمات يلجأ الضابط إلى السلطة والسلطة من أجل استعادة وضعها الطبيعي في أداء المنظمة. لكن في مثل هذه الحالات ، لا تتصرف السلطة بطابع قسري.

تكشف وظيفة التنظيم عن جانب مثير للاهتمام للسلطة والسلطة. الغرض من ممارسة السلطة والسلطة هو ضمان التنشئة الاجتماعية. في أي منظمة هناك مشاركة الموظفين والتنسيق الفعال بين جميع الإدارات. ولكن عندما يكون هناك أي غياب لكل هذه الأمور ، تمضي السلطة في ممارسة السلطة للسيطرة على الأنشطة.

في بعض الأحيان ، يصبح هذا النوع من ممارسة السلطة أمراً جوهرياً لأداء المنظمة بشكل سليم وفعال. في أي مجتمع توجد منظمات غير هادفة للربح ، وفي هذه الحالة ، يرى المسؤولون أو السلطة أن المنظمة تحافظ على هدفها الصحيح وإذا ظهر أي انتهاك في المنظمة ، فإن السلطة مجبرة على ممارسة السيطرة.

القوة في التنظيم هي ظاهرة سياسية معقدة. من السهل تطبيق السلطة والسلطة والتحكم السطحي. لكن نيكولاس هنري يرى أن المفهوم بأكمله معقد للغاية. وقد أشار تشيستر بارنارد إلى موقف عملي. مسألة النظام وتنفيذ النظام هي مفهوم ثنائي الاتجاه. قد يكون للسلطة سلطة إصدار الأمر إلى مرؤوسه ، ولكن قد لا يتعاون المرؤوس مع السلطة عن طريق تنفيذ الأمر. إنها قضية شائعة جدًا وتسمى هذه الحالة منطقة اللامبالاة التابعة. يقال أن توجيه الرئيس هو شأن "ثنائي الاتجاه". ستصدر السلطة النظام وسيقوم بها المرؤوس. هذه الطريقة الثنائية معقدة.

شخصية أخرى مهمة جدا لنظرية الإدارة العامة والتنظيم هي هيربرت سيمون. لقد قال أن مسألة النظام وقبوله - يخلقان مشكلة. يجب أن يكون الشخص الذي أصدر الطلب على يقين من أن لديه السلطة الكاملة لتقديم الطلب. مرة أخرى ، يجب على الشخص الذي يتلقى أمرًا أن يعلم أنه ملزم بالتصرف وفقًا للأمر. سيمون يدعو منطقة نظام القبول بأكملها.

هناك أربع حالات مختلفة ابتكرها سايمون. يطلق عليه خصيصا الدوافع. وقال إن المرؤوسين سيكون لديهم الدافع لتنفيذ أمر الرئيس ، وستكون هناك أحكام للمكافآت والعقوبات ، وخلف الأمر سيكون هناك شرعية وموافقة اجتماعية. سيكون لدى المرؤوس ثقة كاملة بالسلطة التي تصدر الأوامر.

قال سايمون أن هذه الشروط يجب أن تكون موجودة بين إصدار الأوامر وقبولها. لكن في العديد من المنظمات يخلق هذا مشاكل. في عدد من الحالات ، تبين أن الأشخاص الذين يصدرون الأوامر لا يملكون سلطة القيام بالمهمة. علاوة على ذلك ، فإن الخنوع الذي يخالف الأمر يقوم بالوظيفة بشكل غير قانوني. يجب على أي نظرية منظمة النظر في ذلك.