أعلى 5 مكونات من رسالة عمل (مع مثال)

تلقي هذه المقالة الضوء على المكونات الخمسة العليا لحرف الأعمال. الجوانب هي: 1. النمط 2. شكل 3. أنواع 4. التكلفة 5. العرض التقديمي.

الرسالة التجارية # 1.النمط:

كل عمل إبداعي يحتاج إلى أسلوب. كلمة "نمط" لها معاني مختلفة ، منها اثنان ينطبقان بشكل صحيح على خطاب عمل.

وفقا لقاموس وبستر هم:

(أ) "طريقة التعبير عن الفكر في اللغة" و

(ب) "تبعت العادة أو الخطة n تهجئة ورسملة وعلامات ترقيم وترتيب مطبعي وعرض". رسالة العمل تلبي جميع خصائص "النمط".

(1) الشيء الرئيسي هو اختيار الكلمات في كتابة الرسالة. للتعبير عن نفس المعنى تستخدم كلمات مختلفة في حالات مختلفة. يمكن إثبات ذلك أثناء كتابة رسائل تذكير متتابعة عندما تصبح نغمات الحروف أكثر صعوبة. لا يجب اختيار الكلمات الصحيحة فحسب ، بل يجب أن يتم ترتيبها بشكل مثالي مما يجعل المعنى واضحًا وفي نفس الوقت يراعي قواعد القواعد.

الأسلوب الحديث ليس استخدام كلمات غير شائعة بل لجعل الجمل بسيطة. لغة منمق مع البلاغة ليست موضع تقدير. إلى أقصى حد ممكن يجب تجنب الكلمات التقنية و jargons. بالإضافة إلى ذلك ، لا يجب استخدام الكلمات الزائدة أو الاستدانة أو التلميح (تسبب الغضب) ، الدجال (الكتليز وإقامة معرض للمعرفة) ، والحيوانات الأليفة أو الكلمات العامية والمعارضة. "مجرد الطباشير" بالكلمات دون أي مضمون يجعل خطاب الأعمال عديم الفائدة.

(2) النقطة الثانية التي يجب ملاحظتها هي أن التصميم يجب أن يكون مناسبًا. يتم كتابة رسائل على أوراق مطبوعة من خطابات. وتستخدم تقنيات الطباعة المختلفة لجعل ورقات جذابة.

يحتوي تخطيط الحرف على الأجزاء التالية:

(أ) شكل مناسب.

(ب) كتابة الرسالة التي تغادر الهوامش - أكثر على الجانب الأيسر من اليد اليمنى ،

(ج) تقسيم نص الرسالة إلى فقرات. عموما يتم تخصيص فقرة منفصلة لكل نقطة.

(3) يجب ترتيب النقاط بتسلسل منطقي ومن ثم يمكن نقل الأفكار بوضوح ويمكن الإعجاب بها. يجب أن يكون النهج إيجابيا وليس سلبيا ، قدر الإمكان.

(4) يجب أن يستوفي الحرف الخصائص أو الأساسيات التالية:

(أ) الوضوح:

يجب أن تكون اللغة واضحة بحيث يتم التعبير عن الأفكار بشكل صحيح ويمكن للقارئ أن يفهمها بنفس المعنى. يعتمد الوضوح على الاختيار الصحيح للكلمات واستخدام جمل بسيطة. يجب ذكر الكلمة كاملة وليس اختصاراتها. لن يكون هناك أي غموض حول الرسالة أو المعلومات.

(ب) الإيجاز:

يجب ألا تكون الرسالة طويلة دون داع. Brevity هي نوعية رائعة لرسالة عمل جيدة. يجب أن تكون طويلة بما يكفي لنقل الأفكار بالكامل وليس أكثر من ذلك. لا يملك الكاتب ولا القارئ كرجل أعمال الكثير من الوقت لإضاعة رسالة.

الكتابة أكثر من اللازم تعني الانغماس في الأخطاء. يمكن للشخص الذي لديه أمر عبر اللغة التعبير عن الأشياء داخل بوصلة قصيرة. لكن الإيجاز لا يعني أنه يجب أن تكون هناك حاجة إلى الوضوح أو الكمال. لا يعني الاختصار أيضًا فظاظة.

(ج) الاكتمال:

يجب أن يكون خطاب كامل بكل معنى الكلمة. يجب أن يحتوي على كافة النقاط الضرورية والملائمة للموضوع الذي كُتبت عليه الرسالة. يجب أن يكون للكاتب نفسه فكرة شاملة عن الموضوع وإلا فإنه لا يستطيع تغطية جميع النقاط الضرورية وذات الصلة.

يجب ترتيب النقاط بطريقة منهجية ومنطقية ومن ثم تظهر صورة كاملة وواضحة فقط. يجب إرفاق البيانات والإحصاءات ، إذا لزم الأمر ، كبنود منفصلة.

(د) المجاملة:

يجب أن يكون خطاب مهذب. هذا يعني أنه يجب أن يكون هناك موقف مهذب كشف من خلاله. لا يمكن لرسالة التعتيم أن تكون فعالة ويمكن أن تكون ضارة بالنشاط التجاري. رسالة مهذبة هي التي مليئة بالإخلاص وخالية من الفخر غير المرغوب فيه أو تأكيد الذات من قبل الكاتب. يسمى خطاب سفير صامت للنشاط التجاري. يجب عليه كسب التعاطف ورد الفعل المواتي للقارئ.

يجب أن يكون له تأثير دائم على عقل القارئ. حتى يمكن تقديم شيء غير سارة بطريقة مهذبة. يمكن أن يتم الرفض بطريقة معقولة ويمكن الإشارة إلى خطأ دون الإضرار بالجانب الآخر. كل هذا يتوقف على اختيار الكلمات وعرضها. في بعض الأحيان قد تكون الرسالة طويلة من أجل المجاملة وإلا لا يمكن تقديم أمر غير مريح.

(هـ) الفعالية:

تعتمد فعالية الرسالة على جميع الخصائص التي تم جمعها معًا. ثبت من خلال رد فعل سريع ومواتي من المتلقي. حتى علامات الترقيم أو الحروف الكبيرة المستخدمة في المكان المناسب لها مساهمات في الفعالية. أثناء كتابة الحرف ، يعتبر استخدام المسافات عاملًا مهمًا. تحتوي الآلات الكاتبة الحديثة على خطوط أنيقة تجعل عرض أو ظهور الحرف مؤثرًا وفعالًا للغاية.

نموذج رسالة العمل رقم 2.:

يجب كتابة خطاب العمل في "نموذج" مناسب لفعاليته. لقد تطور شكل خطابات الأعمال عبر الزمن ، وخالٍ من الخبرة والعرف والمقتضيات. يتم استخدام نفس الشكل تقريباً في جميع أنواع خطابات الأعمال مع وجود اختلافات طفيفة وفي جميع البلدان.

يعطي الشكل الصحيح انطباعًا جيدًا في ذهن القارئ عن الكاتب ، وبعدها فقط يمكن أن يكون الاتصال فعالا. يمكن للنموذج الصحيح ، في لمحة ، إعطاء فكرة عامة حول طبيعة الاتصال.

شكل الرسالة يتكون من الأجزاء التالية:

(ط) العنوان:

في الجزء العلوي من الخطاب ، تكون المعلومات التالية متاحة حتى يتمكن المتلقي من فهم المكان والوقت الذي وصلت فيه الرسالة.

إنها تتكون من:

(أ) اسم المرسل.

(ب) عنوان المرسل.

(ج) طبيعة أعمال المرسل.

(د) إذا جاء الخطاب من فرع أو قسم أو قسم معين ، يمكن ذكر ذلك أيضا.

(هـ) رقم الهاتف ، ورقم التلكس ، وعنوان التلغراف ، وما إلى ذلك ، إن وجدت.

(و) سواء تم استخدام أي لغة من رموز رموز الأعمال ، يتم استخدام الكود المعين ، على سبيل المثال ABC أو .Bentley أو Leiber's etc. يتم استخدام الأكواد لاقتصادات الكلمات ولضمان بعض السرية.

(ز) الرقم المرجعي للرسالة. يتم إعداد الرقم المرجعي بشكل عام مع رقم الملف الذي يرتبط به الحرف.

(ح) تاريخ كتابة الخطاب.

عموما يتم كتابة الاسم والعنوان وطبيعة العمل واسم الفرع وما إلى ذلك (مطبوعة) في أعلى المركز. يمكن أن تكون مكتوبة بشكل مفضل في أعلى اليد اليمنى بحيث أثناء قراءة الملف يسهل قراءته. لا ينبغي كتابتها في الجانب الأيسر. عادة ما يتم كتابة الهاتف وما إلى ذلك ، والرمز والرقم المرجعي في الجانب الأيسر والتاريخ على الجانب الأيمن.

(2) العنوان الداخلي:

ويشمل:

(أ) اسم المرسل إليه ، إما فرد أو شركة أو شركة أو أي مجتمع أو مؤسسة أخرى.

(ب) عنوان المرسل إليه. في حالة استخدام مغلف نافذة ، يكون العنوان الداخلي مرئيًا من الخارج. يتم استخدام بعض الكلمات المجانية مثل السيد ، السيدة ، سري (Shri ، Shree) ، السيدة ، السادة ، Sarbashree قبل اسم (أسماء) المرسل (المرسل إليه).

(ج) بوجه عام ، يتم توجيه خطاب إلى موظف مهم في المنظمة مثل مدير ، أو مدير عام ، أو مدير مبيعات ، أو شريك ، أو سكرتير ، إلخ.

(ج) إفتتاح أو تحية:

تبدأ رسالة مع سيدي العزيز ، أيها السادة الأعزاء ، سيدتي ، السادة ، وما إلى ذلك كما هو مطلوب في ظل هذه الظروف. يتم استخدام مثل هذه التحية من أجل المجاملة ، يمكن استخدام "سيدي العزيز" أو "عزيزي سري A" عندما يكون هناك اتصال شخصي وثيق مع شخص معين في قلق. في بعض الأحيان ، فوق التحية يتم ذكر بعض الاسم الذي يجب أن تذهب إليه الرسالة على وجه التحديد. على سبيل المثال - "الانطباع: سري أ". ويؤدي ذكر الاسم هذا إلى إضافة شخصية شخصية للحرف.

(4) موضوع الموضوع:

تم ذكر موضوع الموضوع المكتوب عليه باختصار على النحو التالي: ______________. "Re" تعني "فيما يتعلق". يمكن كتابة هذا في ما بين العنوان الداخلي وعلامة الاستهلال أو بين الاستهلال ونص الرسالة.

(5) جسد الرسالة:

هذا هو الجزء الرئيسي من الرسالة التي تحتوي على المعلومات ، وجهات النظر ، والحقائق ، والرسالة ، وما إلى ذلك ، أو الغرض الرئيسي من الرسالة المكتوبة. ينقسم نص الرسالة إلى فقرات ، كل فقرة تتعامل مع نقطة أو موضوع معين أو جانب معين من الموضوع. في بعض الأحيان ، للراحة ، يتم ترقيم الفقرات.

يحتوي نص الرسالة على الأجزاء الفرعية التالية:

(أ) إدخال الموضوع مع أو بدون الإشارة إلى أي اتصال سابق. في بعض الأحيان هناك مقدمة ذاتية للكاتب. تكون المقدمة موجزة جداً ، إما جملة أو فقرة صغيرة.

(ب) الجزء الأوسط من تفصيل الموضوع. يجب تقسيم هذا إلى فقرات بناء على النقاط ،

(ج) الجزء الختامي من الرسالة مع تقريب الموضوع بأكمله من القارئ من أي اقتراح أو عمل أو تقديم أي اقتراح أو نصيحة من جانب الكاتب. هناك رغبة جدا في سبيل المجاملة.

(v) الإغلاق المجاني:

تنتهي الرسالة عمومًا بإغلاق مجاني باستخدام بعض العبارات أو الجمل القياسية مثل "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" و "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" و "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" و "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" وما إلى ذلك.

(6) التوقيع:

يتم توقيع الخطاب من قبل الكاتب بيده ولكن دون التوقيع يمكن كتابة الاسم داخل قوسين حتى يتمكن القارئ من معرفة الاسم (لأن التوقيع قد لا يكون واضحًا).

يجب أن يكون التوقيع مصحوبًا بـ:

(أ) اسم القلق الذي تكتب الرسالة من أجله (وهذا أعلى من التوقيع).

(ب) تعيين الشخص الذي يقوم بالتوقيع (أي الوضع الرسمي) (وهذا موضح أسفل التوقيع) لضمان صحة التوقيع. إن وضع الموقّع له تأثير كبير على أهمية الرسالة. عادة ما يكون التوقيع في أسفل الجانب الأيمن من الرسالة.

(7) مرفقات:

إذا تم إرفاق أي ورقة ، أو فحص ، أو مسودة ، أو غير ذلك ، بالرسالة ، فيجب ذكرها في الركن السفلي الأيسر من الرسالة مع ذكر رقم وطبيعة العلبة (الأكواب). باختصار مكتوب على أنه "Encl:".

(السابع) النصوص التالية:

بعد اكتمال الخطاب ، إذا ظهرت أي نقطة جديدة في ذهن الكاتب الذي يعتقد أنه سيتم تضمينه ، فإنه يضيفه تحت العنوان: تذييلات (أو PS مختصرة). هذا ، مع ذلك ، ليس ممارسة جيدة. من الأفضل إعادة الكتابة أو إعادة كتابة الحرف. الكاتب يجب أن يكون اسمه الأولي في نهاية التذييلات.

(9) الأحرف الأولى:

في الزاوية السفلية اليسرى القصوى ، يقوم typist بكتابة أحرفه الأولى. هذا أمر ضروري لأنه إذا كان هناك أي خطأ في كتابته ، فيمكن العثور عليه من هو الكاتب ، وخاصة عندما يكون هناك تجمع للطباعة.

(x) نسخة:

في بعض الأحيان يتم إرسال نسخة كربونية (أو نسخ) من خطاب موجه إلى شخص أو طرف (أو يتم إرسالها) إلى شخص آخر أو طرف آخر (أشخاص أو أطراف) كمرجع. هذا هو أكثر شيوعا في الاتصالات الداخلية عند نسخ أو نسخ من خطاب ليتم إرسالها إلى قسم أو إدارات أخرى. في مثل هذه الحالات في نهاية الرسالة ، يتم ذكر اسم أو أسماء شخص أو طرف (أو أشخاص أو أطراف) بنسخة كربون ccie.

الرسالة التجارية # 3.النوع:

الرسائل التجارية هي من أنواع مختلفة منذ كتابة الرسائل حول مواضيع مختلفة ، في مناسبات مختلفة وتحت ظروف مختلفة.

الحروف المختلفة مخصصة لأنواع مختلفة من الأشخاص ولأغراض مختلفة. يتم تجميع الرسائل التجارية في المقام الأول في التعاميم والخطابات. لا تعميم المنشورات للأشخاص أو الأطراف الفردية أو المحددة. وهي مخصصة لعدد كبير من الأشخاص أو مجموعة كبيرة أو عامة.

على سبيل المثال ، يتم إرسال تعميم مشترك من قبل الشركة المصنعة إلى تجاره إعلامهم ، والتغيرات في شروط البيع أو أسعار السلع. يمكن إرسال التعاميم إلى العملاء مباشرة. في عملية نشر التعميمات الإعلانية للحملة ، يمكن إرسال منتج إلى عدد كبير من الأشخاص الذين يأخذون أسمائهم وعناوينهم من دليل الهاتف.

الرسائل موجهة لأشخاص معينين أو أطراف معينة تتعامل في بعض المواضيع المحددة وترسل بشكل فردي. في بعض الأحيان يتم إرفاق التعاميم بأغلفة ذاتية ومختومة بحيث يمكن لمتلقي التعميمات دون أي جهد أو تكلفة إرسال ردود. تأتي بطاقات رد الأعمال أيضًا ضمن هذه الفئة. فبدلاً من إرسال المغلفات التي تتم معالجتها ذاتيًا ، يتم إرسال بطاقات موجهة ذاتيًا لا تتطلب طوابع بريدية لأن المرسل يدفع ثمن الطوابع البريدية مقدمًا ويحصل على ترخيص لإصدار هذه البطاقات من مكتب البريد عند دفع الرسوم.

يتم طباعة رقم ترخيص معين إلى المرسل على البطاقات. إلى جانب هذا التصنيف ، نجد أيضًا رسائل نموذجية. هذه هي الردود القياسية المرسلة ضد الاستفسارات الشائعة. يتم توقيع مثل هذه الرسائل من قبل صغار الضباط أو حتى من قبل مساعدي المكاتب ، ولديهم أهمية أقل.

رسالة العمل # 4.التكلفة:

من الصعب للغاية حساب تكلفة رسالة معينة معدة ومرسلة من المكتب. التكلفة ليست منخفضة للغاية كما يبدو. وهي تنطوي على نوعين من التكلفة ، النقدية والحقيقية ، والتكلفة الحقيقية لها قيمة نقدية.

مع كل من جوانب التكلفة يمكن عد بنود التكلفة التالية:

(1) تكلفة القرطاسية - الورق ، القصاصة ، الدبوس ، الورق الكربوني ، الظرف ، إلخ.

(2) تكاليف التركيب والتشغيل والصيانة للآلات المستخدمة.

(3) تكاليف النفايات المصنوعة من القرطاسية ، إن وجدت.

(4) البريدية.

(5) مرتبات الكتبة ، المختصين ، الطابعين ، إلخ.

(6) تكلفة إيداع النسخ.

(7) التكلفة على المساحة التي تشغلها إدارة المراسلات ، ووضع الآلات ، إلخ.

(8) الوقت المستهلك من قبل الضباط الذين يضعون الخطط قبل كتابة وإملاء الرسائل.

(9) التكاليف العامة العامة لمكتب الإنارة والإيجار ، إلخ.

من المرغوب فيه أن تكون هناك مراقبة مناسبة بحيث يتم تقليل التكلفة إلى الحد الأدنى. على العموم يأتي جزء كبير من إجمالي نفقات المكتب من عمل المراسلات. استخدام الآلات يوفر الوقت والتكلفة. تساهم الرسائل النموذجية أيضًا في تقليل الوقت والتكلفة. يمكن تخفيض التكلفة من خلال القضاء على المراسلات غير الضرورية. السيطرة على شراء القرطاسية يقلل بشكل غير مباشر من التكلفة.

رسالة العمل رقم 5. العرض التقديمي:

عرض الرسالة هو أمر حيوي في المراسلات. يجب تقديم الرسائل بأناقة. يجب أن تكون جودة القرطاسية المستخدمة ، من طباعة رؤوس الرسائل كما هو الحال في الكتابة عالية المستوى. وتستخدم أنواع مختلفة من القرطاسية بشكل عام لأنواع مختلفة من الحروف.

كما تتنوع نوعية الطباعة (استخدام عدد من الألوان ، واستخدام القوالب ، وما إلى ذلك على الأوراق). حتى الطي المناسب للأحرف يضيف أناقة لهم. تستمر شركات الأعمال الكبيرة في استخدام لون معين (أو ألوان) من الحبر لطباعة كل الحروف. يطلق عليه "لون المنزل" ويساعد على خلق حسن النية.

رسم تخطيطي أو نموذج لرسالة: