أهم 7 خطوات لتركيب نظام إدارة المعلومات

ستلقي هذه المقالة الضوء على أهم سبع خطوات ضرورية لتثبيت نظام معلومات الإدارة. الخطوات هي: 1. لمعرفة الاحتياجات المتعلقة بالمعلومات 2. لشرح أهداف MIS 3. لتحديد مصادر المعلومات 4. لضبط طريقة الجمع يمكن تصنيف المعلومات 5. طريقة إعطاء المعلومات 6. ربح التكلفة تحليل 7. التقييم.

تثبيت نظام المعلومات الإدارية الخطوة رقم 1. لمعرفة الاحتياجات المتعلقة بالمعلومات:

أولاً ، يتم إجراء دراسة تحليلية لتلك المعلومات التي تكون مطلوبة للأطراف الخارجية ذات الصلة بمنظمة ، الحكومة ، العملاء ، الموردين ، النقابات العمالية إلخ.

ترتبط احتياجات المعلومات بحجم التنظيم وطبيعة الأعمال والموقف المالي وسياسات حكومة الولاية وعدة عوامل أخرى.

هناك طريقتان للحكم على احتياجات المعلومات. أولاً ، قد يتم سؤال مستخدمي المعلومات عن مقدار المعلومات التي يحتاجونها لإنجاز مهمتهم. ثانياً ، ينبغي سؤالهم عن كيفية اتخاذهم القرار ثم الحكم على المعلومات التي ينبغي تقديمها لهم.

تثبيت MIS الخطوة # 2. لتوضيح أهداف MIS:

الخطوة الثانية هي تحديد الأهداف بوضوح. مجرد المراقبة لزيادة الكفاءة ليست كافية. يجب أن يكون الهدف واضحا من حيث ماذا سيفعل بالمعلومات التي حصل عليها. يرتبط حجم الأهداف بالتخطيط والإدارة والتحكم في التدفق المستمر للمعلومات.

تثبيت MIS Step # 3. لتحديد مصادر المعلومات:

بعد تقدير الحاجة إلى المعلومات وتحديد الأهداف بوضوح. الخطوة الثالثة في تركيب نظام المعلومات الإدارية هي تحديد مصادر المعلومات. هناك عدة مصادر. المصادر الداخلية للحسابات والملفات والأوراق الإحصائية وغيرها ، والمصادر الخارجية هي المنشورات التجارية والحكومية. يمكن أيضا جمع المعلومات عن طريق المقابلات الشخصية والتفتيش الشخصي.

تثبيت MIS الخطوة رقم 4. لتعيين طريقة جمع يمكن تصنيف المعلومات:

بعد تحديد مصادر المعلومات ، يتم تحديد طريقة جمع وتصنيف المعلومات. تقرر ما هو مصدر المعلومات ، وتكرار وكمية ووقت المعلومات؟ بعد جمع كيف سيتم تصنيفها؟ في الأماكن التي تستخدم فيها الحواسيب يتم تغذية المعلومات الإحصائية بها ، والتي يتم إعداد مخطط لها؟

تثبيت طريقة MIS Step # 5. طريقة تقديم المعلومات:

الخطوة التالية هي تحديد طريقة إعطاء المعلومات. ومن المقرر أن يتم تقديم المعلومات ، وعدد النسخ التي سيتم إعدادها ، ومتى وماذا سيكون تواترها وفي أي شكل يتم تقديمها. يمكن نقلها عن طريق التقارير أو الرسوم البيانية أو البيانات أو حتى شفاهة.

تثبيت MIS Step # 6. تحليل ربح التكلفة:

وأخيرا ، ينبغي تقييم التكلفة التي يتعين تكبدها في نظام المعلومات وينبغي تقدير الاستحقاق. يشمل نظام تكلفة المعلومات تكلفة تنفيذه وممارسته وتقييمه. يجب مقارنة هذه التكاليف مع نظام التكلفة الحالية لإعطاء المعلومات.

تثبيت MIS Step # 7. التقييم:

بعد ثلاثة إلى ستة أشهر من تنفيذ نظام المعلومات الإدارية ، ينبغي تقييمه ، بحيث يمكن الحكم على مدى كون التكلفة المتكبدة في تنفيذه أقل من الفوائد المستمدة منه ، وكذلك إذا كان يفي باحتياجات الأشخاص الذين يستخدمون ذلك. إذا لم يكن مرضيا ، ينبغي اتخاذ خطوات لجعلها أكثر فعالية وفائدة.