ما أهمية التخطيط في الإدارة؟

أهمية التخطيط في الإدارة هي:

التخطيط هو الوظيفة الأولى والأكثر أهمية للإدارة. هو مطلوب على كل مستوى من مستويات الإدارة. في غياب التخطيط ، ستصبح جميع الأنشطة التجارية للمنظمة بلا معنى. ازدادت أهمية التخطيط بشكل أكبر في ضوء الحجم المتزايد للمنظمات وتعقيداتها.

الصورة مجاملة: bloch.umkc.edu/executive-education/certificate-programs/advisor1.jpg

وقد اكتسبت أهمية التخطيط مرة أخرى بسبب بيئة الأعمال غير المستقرة والمتغيرة باستمرار. في غياب التخطيط ، قد لا يكون ذلك مستحيلاً ، لكن من الصعب بالتأكيد تخمين الأحداث غير المستقرة في المستقبل.

توضح الحقائق التالية مزايا التخطيط وأهميته بالنسبة لمؤسسة تجارية:

(1) يوفر التخطيط الاتجاه:

في إطار عملية التخطيط يتم تحديد أهداف المنظمة بكلمات بسيطة وواضحة. والنتيجة الواضحة لذلك هي أن جميع الموظفين يحصلون على اتجاه وتركز جميع جهودهم نحو نهاية معينة. وبهذه الطريقة ، يلعب التخطيط دورًا مهمًا في تحقيق أهداف المنظمة.

على سبيل المثال ، لنفترض أن الشركة تعمل على إصلاح هدف المبيعات في إطار عملية التخطيط. الآن جميع الأقسام ، على سبيل المثال ، الشراء ، الموظفين ، التمويل ، إلخ ، سوف تقرر أهدافهم في ضوء هدف المبيعات.

وبهذه الطريقة ، سيركز انتباه جميع المدراء على تحقيق أهدافهم. هذا سيجعل تحقيق المبيعات يستهدف اليقين. وبالتالي ، في غياب الأهداف تحصل على تعطيل المنظمة ويتم وضع الأهداف تحت التخطيط.

(2) التخطيط يقلل من مخاطر عدم اليقين:

يتم التخطيط دائما للمستقبل والمستقبل غير مؤكد. مع مساعدة من تخطيط التغييرات المحتملة في المستقبل ومن المتوقع أن يتم التخطيط لأنشطة مختلفة بأفضل طريقة ممكنة. وبهذه الطريقة ، يمكن التقليل من مخاطر عدم اليقين في المستقبل.

على سبيل المثال ، لإصلاح هدف المبيعات ، يمكن إجراء مسح لمعرفة عدد الشركات الجديدة التي من المحتمل أن تدخل السوق. من خلال الحفاظ على هذه الحقائق في الاعتبار والتخطيط للأنشطة المستقبلية ، يمكن تجنب الصعوبات المحتملة.

(3) التخطيط يقلل من الأنشطة المتداخلة والضعيفة:

تحت التخطيط ، يتم التخطيط للأنشطة المستقبلية من أجل تحقيق الأهداف. وبالتالي ، فإن مشاكل متى وأين وماذا ولماذا تقرر تقريبا. هذا يضع حدا للاضطراب والشك. في مثل هذا الوضع يتم تأسيس التنسيق بين مختلف الأنشطة والإدارات. إنه يضع حدًا للأنشطة المتداخلة والمهدرة.

ونتيجة لذلك ، تتحرك النفايات إلى الصفر ، وتزداد الكفاءة وتصل التكاليف إلى أدنى مستوى لها. على سبيل المثال ، إذا تقرر أن هناك حاجة إلى مبلغ معين من المال في شهر معين ، فسوف يقوم المدير المالي بترتيب ذلك في الوقت المناسب.

في غياب هذه المعلومات ، يمكن أن يكون مبلغ المال أكثر أو أقل من المتطلبات في ذلك الشهر المعين. كل من هذه الحالات غير مرغوب فيها. في الحالة ، يكون المال أقل من المتطلب ، لن يتم الانتهاء من العمل ، وفي حالة ما هو أكثر من المطلوب ، سيبقى المبلغ غير مستخدم وبالتالي يسبب خسارة في الفائدة.

(4) التخطيط لترويج الأفكار المبتكرة:

من الواضح أن التخطيط يختار أفضل بديل من بين العديد من الخيارات المتاحة. كل هذه البدائل لا تأتي للمدير من تلقاء نفسها ، ولكن يجب اكتشافها. بينما تبذل مثل هذا الجهد من الاكتشاف ، تظهر العديد من الأفكار الجديدة ويتم دراستها بشكل مكثف من أجل تحديد أفضل منها.

بهذه الطريقة ، يضفي التخطيط قوة تفكير حقيقية في المدراء. يؤدي إلى ولادة أفكار مبتكرة وخلاقة. على سبيل المثال ، تريد الشركة توسيع نشاطها التجاري. هذه الفكرة تؤدي إلى بداية نشاط التخطيط في ذهن المدير. سيفكر هكذا:

هل يجب تصنيع أصناف أخرى من المنتجات الحالية؟

هل يجب إجراء مبيعات التجزئة مع مبيعات الجملة؟

هل يجب فتح فرع ما في مكان آخر للمنتج الحالي أو القديم؟

يجب أن يتم إطلاق بعض المنتجات الجديدة؟

بهذه الطريقة ، سوف تظهر العديد من الأفكار الجديدة واحدة تلو الأخرى. بالقيام بذلك ، سوف يعتاد عليهم. سوف يفكر دائماً في القيام بشيء جديد ومبدع. وبالتالي ، فهي حالة سعيدة للشركة التي ولدت من خلال وسيلة التخطيط.

(5) التخطيط يسهل اتخاذ القرار:

صنع القرار يعني عملية اتخاذ القرارات. تحته ، يتم اكتشاف مجموعة متنوعة من البدائل ويتم اختيار البديل الأفضل. يحدد التخطيط الهدف لصنع القرار. كما يحدد معايير تقييم مسارات العمل. بهذه الطريقة ، يسهل التخطيط عملية صنع القرار.

(6) يضع التخطيط معايير للتحكم:

من خلال تحديد أهداف المنظمة من خلال التخطيط لجميع الأشخاص العاملين في المنظمة ويتم إبلاغ جميع الإدارات حول "متى" و "ماذا" و "كيف" للقيام بأشياء.

يتم وضع المعايير حول العمل والوقت والتكلفة ، وما إلى ذلك. تحت السيطرة ، في وقت الانتهاء من العمل ، مقارنة العمل الفعلي الذي تم إنجازه مع العمل القياسي ويتم العثور على الانحرافات وإذا لم يتم العمل على النحو المرغوب فيه الشخص المعني مسؤول عن ذلك.

على سبيل المثال ، على العامل أن يقوم بعشر وحدات عمل في يوم واحد (إنها مسألة تخطيط) ، لكنه في الواقع يستكمل 8 وحدات. وبالتالي هناك انحراف سلبي من 2 وحدة. لهذا ، فهو مسؤول. (قياس العمل الفعلي ، ومعرفة الانحراف وعقد العامل المسؤول يقع تحت السيطرة.) وبالتالي ، في غياب تخطيط السيطرة غير ممكن.