5 خطوات لإنشاء نظام فعال لمراقبة المخزون

بعض الخطوات التي ينطوي عليها إنشاء نظام فعال لمراقبة المخزون في المنظمة هي: أ. تصنيف وتدوين المخزون. ب - صيانة سجلات الجرد. C. السيطرة على التدفق الدوري للمواد. السيطرة على الأدوات. و E. إدارة غرفة التخزين.

(أ) تصنيف وتدوين المخزون:

إن وجود نظام جيد لتصنيف وتدوين المخزون أمر ضروري لمنع خلط نوع واحد من المخزون مع الآخر.

يتم تصنيف المخزون حسب طبيعته في الفئات المناسبة. على سبيل المثال ، يمكن تصنيف مخزون الهواجس الهندسية كالفولاذ الطري ، والأداة ، والبرونز ، والنحاس إلخ. ويمكن تصنيف كل من هذه الفئات بشكل مناسب. من أجل توفير الوقت وتبسيط عملية تحديد الهوية والتحكم ، يجب أن يتم منح عدد مختلف من قوائم الجرد.

هناك طرق مختلفة لتدوين المواد قيد الاستخدام ، وناقشنا بعض النقاط المهمة التالية:

(أ) طريقة ذاكري:

في هذه الطريقة ، يتم تعيين مجموعات معينة من المواد عن طريق رسائل محددة. هنا يتم استخدام الحرف الأول من كل كلمة من المواد للتشفير. على سبيل المثال ، كلمة الشفرة للبراغي الفولاذية هي SS ، ومسامير الحديد هو IS إلخ. وهذا يساعد في سهولة حفظ الرموز المختلفة.

(ب) الطريقة الرقمية البسيطة:

تحت هذه الطريقة ، يتم تعيين أرقام محددة للدلالة على فئات معينة من المواد. إذا تمت إضافة مادة جديدة ، فسيتم تعيين الرقم الأعلى التالي في التسلسل لنفسه.

(ج) الطريقة الرقمية:

في هذه الطريقة ، يتم تعيين رقم محدد لفئات محددة من المخزون مع أرقام لاحقة للإشارة إلى المواصفات الأخرى. على سبيل المثال ، إذا تم تعيين الرقم 30 لأنبوب فولاذي ، فسيتم الإشارة إلى أنبوب فولاذي 2 × 9 9 بوصة بحلول 3029. وبالمثل ، إذا تم تعيين 50 إلى المسمار النحاسي ، فسيتم تقليم المسمار 2 × 3 بوصة من النحاس بواسطة 5023 .

(د) الطريقة المشتركة:

في بعض الأحيان يمكن الجمع بين عدد قليل من الطرق المذكورة أعلاه للحصول على أقصى قدر من المنافع. على سبيل المثال ، قد يتم الإشارة إلى برغي نحاس 2 × 5 by بواسطة BS25 ، ويمكن الإشارة إلى برغي الحديد بمقدار 1/2 ″ x 1 by بواسطة IS 121 إلخ.

(ب) صيانة سجلات الجرد:

فيما يلي طريقتين مهمتين للحفاظ على سجلات الجرد:

(ط) نظام الجرد الدوري ،

(2) نظام الجرد الدائم.

(ط) نظام الجرد الدوري:

بموجب هذا النظام ، يتم العثور على كمية وقيمة المخزون فقط في نهاية الفترة المحاسبية بعد التحقق المادي من الوحدات الموجودة. لا يوفر هذا النظام المعلومات المتعلقة بكمية المخزون وقيمته على أساس مستمر.

في هذا النظام ، لا يتم إجراء أي محاسبة على الخسائر ، والهدر ، والانكماش ، والسرقة وما إلى ذلك. ويفترض هنا أن المخزونات غير الموجودة في المخزون قد استهلكت. هذا هو السبب في تحديد تكلفة المخزون المستهلكة هنا عن طريق إضافة القيمة الإجمالية للمخزون قيمة المخزون في المخزون كأداة فتح المخزون وخصم قيمة المخزون في النهاية كمخزون الإغلاق.

(2) نظام الجرد الدائم:

وفقًا للمحاسبة ، فإن "المخزون الدائم هو نظام سجلات تحتفظ به الإدارة المسيطرة يعكس الحركة المادية للمخزونات ورصيدها الحالي". يهدف المخزون الدائم إلى ابتكار نظام السجلات الذي يمكن من خلاله تسجيل الإيصالات وقضايا المخازن فورًا. وقت كل معاملة وقد يتم سحب الرصيد لإظهار الوضع الحديث.

السجلات التي يتم استخدامها بشكل عام للمخزون الدائم هي:

1. بطاقات بن.

2. حسابات دفتر الأستاذ مخزن أو مخازن دفتر الأستاذ.

3. اعتماد أخذ الأسهم المستمر.

1. بطاقات بن:

بطاقة بن هي عبارة عن بطاقة تظهر السجلات الكمية للإيصالات والمسائل وأرصدة الإغلاق للمواد الموجودة في الحاوية المقابلة. الصندوق يعني الرف أو الرف أو الحاوية أو المساحة حيث يتم الاحتفاظ بالمواد.

يتم وضع بطاقة bin في سلة المهملات. يتم إعداد بطاقات منفصلة لكل عنصر من المتاجر وإذا تم الاحتفاظ بمادتين مختلفتين في رف واحد ، يتم إعداد اثنين من صناديق الورق واحدة لكل منها ، ومعالجتها على الرف كصندوقين.

نموذج العينة التالي لبطاقة Card يساعد في الفهم الصحيح لمحتويات بطاقة bin.

يتم إدخال الإيصالات وفقًا لـ GRN ، ويتم عرض المشكلات على أساس طلبات المتجر ويُظهر رصيد الإغلاق بعد إجراء كل إدخال فيها. في بطاقات بن ، يتم التعبير عن جميع المدخلات أي الإيصالات والمسائل وأرصدة المواد فقط كميا.

2. مخازن الأستاذ:

مخازن دفتر الأستاذ هو سجل من المتاجر ، سواء في الكمية والقيمة. يتم الاحتفاظ بها من قبل محاسب مخازن. هو مشابه تقريبا لبطاقة بن اختلاف واحد مهم كما هو مبين في مخازن قيمة دفتر الأستاذ للمواد.

هذا هو في مخازن الأستاذ يتم التعبير عن جميع المشاركات كميا وكذلك نوعيا. هذه دفاتر الأستاذ عموما في شكل أوراق فضفاضة وتستخدم لفئات منفصلة من المواد الرابطة منفصلة. في بعض المخاوف ، يتم الحفاظ على هذه السجلات في مجلدات ملزمة لتجنب فقدان الأوراق الرخوة.

نموذج عينة من مخازن دفتر الأستاذ ويرد أدناه:

3. اعتماد أخذ المخزون المستمر:

يعتبر أخذ المخزون المستمر جزءًا أساسيًا من نظام المخزون الدائم. يتم ذلك بمقارنة الكمية المادية مع الكميات المبينة في بطاقة bin و دفتر الأستاذ. يتم ذلك عادة من قبل طاقم تدقيق داخلي مستقل.

قد يكون التناقض بين الرصيد المبين في دفتر الأستاذ مخازن و الأرصدة الفعلية من مخازن على حساب الأسباب جهازي التالية:

(أ) الأسباب التي يمكن تجنبها:

هذه القضايا تشمل أو تحت القضايا ، والأخطاء الكتابية ، وكسر ، سرقة ، ووضع المواد في بن خاطئ الخ

(ب) أسباب لا يمكن تجنبها:

وهي تشمل - التبخر ، والانكماش ، وما إلى ذلك ، من المخزون ، وكسر الجزء الأكبر ، أي إصدار المخزون في عقود صغيرة ، والظروف المناخية التي تسبب التدهور وما إلى ذلك.

استخدامات نظام الجرد الدائم:

1. يسهل تخطيط الإنتاج. يعد سجل المخازن وسيلة لتخصيص المواد لأوامر الإنتاج ويمكّن من جدولة الأوامر وإصدارها مع ضمانات كاملة بأن المواد ستكون متوفرة عند الحاجة.

2. يمكّن المشتريات في الوقت المناسب للمواد ذات المواصفات الدقيقة "كم" و "متى".

3. يسهل توزيع التكاليف المادية لأوامر التصنيع أو أقسام الإنتاج باستخدام العناصر.

4. يجعل من الممكن إعداد البيانات المالية دون أخذ الجرد المادي.

5. يؤسس قاعدة لاتخاذ الجرد المادي والسيطرة على سوء توزيع ، النفايات ، التقادم وسرقة المواد.

(ج) السيطرة على تدفق دورة من المواد:

يجب تصميم نظام فعال للتحكم في المواد من وقت طلب الشراء إلى تخزين السلع التامة الصنع.

وفقًا لجون A. Shubin ، فيما يلي الخطوات في دورة التحكم في المواد:

1- يقوم موظفو سجل المستودعات بطرح طلبات الشراء لشراء المواد والأجزاء واللوازم والأدوات اللازمة وإرسال الاستمارات إلى مكتب المشتريات ؛ ويقدمون "طلبات التصنيع" إلى مكتب التخطيط لتلك الأجزاء والأدوات التي سيتم إنتاجها في المصنع لتجديد المخزون.

2. يقوم مكتب المشتريات بشراء العناصر المطلوبة عن طريق وضع أوامر مع البائعين ومتابعة التسليم.

3. تقوم دائرة الاستلام بتفريغ المواد الواردة والتحقق من المواد ضد أوامر الشراء للكمية والحالة.

4. يقوم مكتب المشتريات بتدقيق الفواتير و (عند الضرورة) يتعامل مع تعديلات البائعين للتناقضات.

5. التعامل مع الرجال ونقل المواد الواردة والأجزاء الملفقة إلى مناطق التخزين. يقوم الكُتّاب بإعداد الإدخالات المناسبة في سجلات المخازن ، أو بطاقات بن أو دفتر الأستاذ للمواد المخزنة في غرفة المخزن.

6 - يقوم موظفو سجل المخازن في مكتب التخطيط بإعداد طلبات المواد لتخصيص المواد لأوامر الإنتاج وإدخال القيود المناسبة على سجلات الجرد الدائمة.

7 - المواد والأجزاء الخاصة بأجزاء غرفة تخزين المواد ، كما هو محدد في نماذج الطلبات الواردة من مكتب التخطيط. يقوم الكتبة بإدخال الإدخالات على بطاقات بن ، وإرسال سجل بالمواد الصادرة إلى مكتب المحاسبة لأغراض حساب التكاليف.

8. يسيطر مرسلو المحطة على تدفق البضائع في عملية عن طريق أوراق الطريق (أوامر التصنيع) و "أوامر النقل" التي توجه سفر العمل من خلال لوحات التحكم في المصنع في مكتب التخطيط وتظهر تقدم العمل في المصنع .

9. يقوم المبعوثون بإعادة المواد غير المستخدمة وقطع الغيار إلى غرف المخزون. يقوم الكتبة (على أساس "محلات العودة") بإدخال الإدخالات المناسبة على بطاقات الحاويات وسجلات الجرد الدائمة وأوراق محاسبة التكاليف.

10. يقوم المراسلون بتوجيه حركة السلع التامة الصنع إلى غرف التخزين (وبناءً على استمارات العمل المكتملة المستلمة من المصنع ، يقوم موظفو المكاتب بإدخال المشاركات ذات الصلة في سجلات المخزون النهائي.

(د) مراقبة الأدوات:

الأدوات من أربع فئات وهي:

1. عقد الأدوات:

هذه الأدوات عبارة عن أجهزة تثبيت العمل وتوجيه العمل المستخدمة مع عمليات الماكينة. أمثلة: الرقص ، التركيبات ، إلخ.

2. أدوات تشكيل وقطع:

تستخدم هذه الأدوات مع الآلات لتغيير شكل أو شكل المادة. ومن الأمثلة على ذلك ، القوالب ، قواطع الطحن ، التدريبات ، إلخ.

3. أدوات القياس:

هذه الأنواع من الأدوات هي أجهزة للتحقق من توافق العمل مع المعايير. الأمثلة على ذلك هي المقاييس والعدادات الصغيرة الخ.

4. الأدوات المساعدة:

هناك الأجهزة المستخدمة لبناء أو تمزيق المنتجات أو الآلات. من الأمثلة على ذلك السائقين اللولبيين ، والشدات ، والأعمدة ، إلخ.

الإجراء الخاص بالأدوات والتخزين:

الأدوات تعني التخطيط واقتناء الأدوات. الأدوات ضرورية عند إنتاج منتج جديد. يلزم إعادة التخزين عند تغيير تصميم المنتج أو تصميم نموذج جديد.

خطوات في الأدوات:

هناك ست خطوات في الأدوات ، وهي:

1. تحطيم المنتج في تجميعاته الفرعية وأجزائه وتحليل فاتورة المواد والرسومات والمواصفات الأخرى وذلك لتحديد كمية الأدوات المطلوبة.

2. اختيار ودراسة طريقة المعالجة ووفقاً لكمية السلع المراد إنتاجها والتي تحدد نوع الأدوات المستخدمة في كل عملية.

3. تصميم الأدوات الخاصة اللازمة لعمليات محددة واختيار الأدوات القياسية اللازمة للإنتاج.

4. شراء أو تصنيع الأدوات وفقا لرسومات التصميم الخاصة بهم.

5. فحص الأدوات للتأكد من مطابقتها للمواصفات.

6. متابعة أداء الأدوات في التصنيع ، والمحافظة على السجلات اللازمة لتكاليف الأدوات ، ومعدل الإنتاج الذي تم تحقيقه لكل طريقة من أدوات الأدوات ، واستخدام المعلومات لتحسين تصميم الأدوات التي تم صنعها بالفعل.