نظام معلومات الإدارة الفعالة (9 خصائص)

الخصائص الأساسية لنظام معلومات الإدارة الفعالة هي 1. نظام إدارة المعلومات هو موجه نحو الإدارة 2. نظام المعلومات الإدارية مطور تحت إدارة الإدارة 3. نظم المعلومات الإدارية هي نظام متكامل 4. تدفقات البيانات المشتركة 5. يستند نظام المعلومات الإدارية على الاحتياجات المستقبلية للأعمال 6. ويتكون نظام المعلومات الإدارية من النظم الفرعية 7. وتتطلب نظم المعلومات الإدارية المرونة 8. معالجة البيانات الموزعة و 9.

تم تأسيس نظام المعلومات الإدارية في منظمة لتوفير المعلومات ذات الصلة للمديرين على العمل بفعالية وكفاءة.

1. MIS هو موجه نحو الإدارة:

يبدأ تصميم نظم المعلومات الإدارية بتقييم لاحتياجات إدارة المعلومات. عادة ما يتم تصميم النظام من الأعلى إلى الأسفل. ومع ذلك ، هذا لا يعني أن MIS يفي باحتياجات المعلومات للإدارة العليا فقط.

إنه يعني فقط أن احتياجات المعلومات الخاصة بالإدارة العليا ستكون بمثابة أساس لتقييم احتياجات المعلومات للمدراء الأقل مستوى. وفي كل حالة ، ينبغي تصميم النظام بحيث يلبي الاحتياجات من المعلومات لجميع مستويات الإدارة.

2. يتم تطوير MIS تحت إشراف الإدارة:

بسبب التوجيه الإداري لنظام المعلومات الإدارية ، من الحتمي أن تدير إدارة منظمة بنشاط تطوير وإنشاء نظام المعلومات الإدارية في المنظمة. من النادر العثور على نظام معلومات الإدارة (MIS) حيث لا يقضي المدير نفسه أو ممثل رفيع المستوى لقسمه وقتًا جيدًا في تصميم النظام.

وهي ليست مشاركة في وقت واحد ، لأن الاستعراض والمشاركة المستمرين ضروريان لضمان توافق النظام المنفذ مع مواصفات النظام الذي تم تصميمه. ولذلك ، لا ينبغي لإدارة المنظمة فقط أن تلعب دوراً نشطاً في تطوير نظام المعلومات الإدارية بل تلعب أيضاً دوراً رئيسياً في إحداث التغييرات اللاحقة في النظام بحيث تخدم احتياجات إدارة المعلومات.

3. نظام المعلومات الإدارية هو نظام متكامل:

نظام المعلومات الإدارية هو نظام متكامل يمزج المعلومات من عدة مجالات تشغيلية لتلبية احتياجات إدارة المعلومات بشكل أكثر فعالية. يأخذ نظرة شاملة للأنظمة الفرعية المتشابكة التي تعمل داخل المنظمة.

على سبيل المثال ، من أجل تطوير نظام جدولة الإنتاج الفعال ، يجب على الإدارة موازنة عوامل مثل (أ) القدرة الإنتاجية ، (ب) قوة العمل (ج) مستويات المخزون (د) طبيعة المنتج (هـ) نمط الطلب من المنتج (و) متطلبات رأس المال و (ز) شبكة التسويق. النظام الذي يتجاهل أحد هذه العناصر لن يوفر جدول إنتاج فعال.

4. تدفقات البيانات المشتركة:

يسعى نظام المعلومات الإدارية إلى تجنب الازدواجية والتكرار في جمع البيانات وتخزينها ونشر المعلومات. يدرك مصممو نظم المعلومات الإدارية أن بعض الوثائق الأساسية تمثل الكثير من تدفق المعلومات وتؤثر على العديد من المجالات الوظيفية.

يتطلب مفهوم تدفق البيانات الشائعة إنشاء واستخدام ملفات رئيسية ، من أجل تسجيل المعلومات والإبلاغ عنها. يدعم هذا المفهوم العديد من المبادئ الأساسية لتحليل النظام وتجنب الازدواجية ، والجمع بين وظائف مماثلة وتبسيط العمليات قدر الإمكان.

5. يعتمد نظام المعلومات الإدارية على الاحتياجات المستقبلية للأعمال:

تم تصميم MIS لخدمة أهداف واحتياجات العمل بطريقة فعالة. يجب على مصمم MIS تجنب إمكانية تقادم النظام قبل بدء تشغيل النظام. إذا تم تصميم MIS بعد الاهتمام بالاحتياجات المستقبلية من المعلومات الخاصة بالعمل ، فستظل هناك فرصة ضئيلة في أن تصبح قديمة.

6. تتكون نظم المعلومات الإدارية من الأنظمة الفرعية:

يجب أن يتم تقسيم MIS على الرغم من النظر إليها ككيان واحد ، إلى أنظمة فرعية. ويؤدي انهيار نظام المعلومات الإدارية إلى نظم فرعية مجدية إلى تمهيد الطريق للتنفيذ ذي الأولوية. كما أنه يمكّن المصمم MIS من التركيز على كيانات يمكن إدارتها ويمكن تعيينها وحوسبتها بواسطة أنظمة وبرامج منتقاة.

7. تتطلب نظم المعلومات الإدارية المرونة:

تم تصميم MIS لتلبية احتياجات إدارة المعلومات لاتخاذ القرارات في المستقبل. على الرغم من التحليل الدقيق لاحتياجات إدارة المعلومات في المستقبل ، فإنه من المستحيل التنبؤ بدقة بجميع الأحداث التي تمتد من ثلاث إلى خمس سنوات.

هذا صحيح في معظم الصناعات وخاصة في تلك الصناعات ذات الأنماط المتغيرة السريعة. ولذلك ، ينبغي تصميم نظام المعلومات الإدارية بطريقة تسمح بالتغييرات المناسبة في المستقبل ، إذا لم تسمح أنظمة المعلومات الإدارية بأي تعديل ، فمن المحتم أن تصبح قديمة في وقت قريب جداً.

8. معالجة البيانات الموزعة:

في حالة الشركات التي لديها شبكة جغرافية من مكاتب المبيعات ونقاط التوزيع ومصانع التصنيع والأقسام والتقسيمات الفرعية ، فإن بعض أشكال معالجة البيانات الموزعة تكون ضرورية ، حيث يمكن تشغيل بعض هذه الوحدات بطريقة مستقلة تماما.

الغرض من معالجة البيانات الموزعة هو ضمان وضع المعلومات في أيدي من هم في حاجة إليها في الوقت الذي يحتاجون إليها. ومع ذلك ، ينبغي اعتبار الأنظمة الفرعية المصممة لمعالجة البيانات الموزعة كأجزاء متكاملة من نظام المعلومات الإدارية للشركة.

9. معظم نظم المعلومات الإدارية محوسبة:

والآن ، كل يوم ، يتم تنفيذ جميع أنشطة MIS أي ، جمع البيانات ، ومعالجة البيانات واسترجاع البيانات من خلال وسائل الإعلام الإلكترونية. يضمن استخدام الكمبيوتر الدقة والاتساق في معالجة البيانات وتسريع نشر المعلومات.