رسالة العمل: المعنى ، الأهمية والمزايا

اقرأ هذه المقالة للتعرف على رسائل الأعمال. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. معنى الرسالة التجارية 2. أهمية الرسالة التجارية 3. المزايا.

معنى رسالة العمل:

يتعين على رجال الأعمال التواصل مع العملاء والموردين والمدينين والدائنين والسلطات العامة والجمهور بوجه عام وكذلك فيما بينهم لغرض تبادل وجهات نظرهم وإرسال واستقبال المعلومات. هذا مطلوب لبدء وتنفيذ وإتمام المعاملات.

يمكن أن يكون الاتصال بطريقتين:

(1) عن طريق الفم:

إما وجها لوجه أو بمساعدة مختلف الآلات و

(2) مكتوبة:

من خلال كتابة الرسائل. هذا الاتصال المكتوب يسمى بالمراسلة. كلمة المراسلات لها معنى "التشابه" و "الارتباط" في ذلك. للتوافق يعني أن تكون في توافق أو اتفاق مع شيء ما أو شخص ما.

المراسلات أو الاتصالات الخطية قد تتم بين أي شخصين أو أطراف. المراسلات التجارية تعني المراسلات من قبل رجال الأعمال في مسائل التجارة.

كلمة المراسلات لها معنى التعددية. وهو يعني الحروف أو زوج من الحروف التي تتكون من رسالة أصلية متبوعة برد. الحرف "أ" له قيمة قليلة. اكتمال الاتصال عند الرد على خطاب أو اتخاذ إجراء استجابة لرسالة.

أهمية رسالة العمل:

يجب على رجال الأعمال إقامة اتصال مع الناس وبعد ذلك فقط يمكنهم تطوير منظماتهم. أهمية الاتصال كبيرة جدا في حياة العمل (المرجع. 3.44). كان هناك وقت كان فيه حجم الأعمال صغيرًا في العادة ، ولم تكن وسائل الاتصال متوافرة ، وكانت الاجتماعات المباشرة أو الاتصال المباشر من قبل رجال الأعمال. في وقت لاحق ، تم تقديم سياسة إرسال ممثلين للاتصالات المباشرة. كل هذه الأساليب لها حدودها.

تم تحقيق أهمية الرسائل التجارية كأرخص وأشمل أشكال الاتصال في الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة المتحدة ، والآن تم قبول هذه الطريقة كأفضل وسيلة اتصال في جميع أنحاء العالم. كان هذا ممكنا مع إدخال خدمات بريدية متنامية. في غضون ذلك ، جعل التوحيد القياسي للشكل ونمط رسائل الأعمال أكثر شعبية ومقبولة من الجميع.

المراسلات التجارية لديها لغة خاصة بها والتي تختلف بشكل ملحوظ عن الرسائل الشخصية. يتم إجراء تحسينات يومًا بعد يوم في شكل وأسلوب الحروف التجارية مما يجعلها أكثر إثارة للإعجاب وذات مغزى ومدمجة.

يتوفر عدد كبير من الكتب حول هذا الموضوع في السوق لمساعدة عالم الأعمال. اختراع آلات مختلفة لهذا الغرض يجعل الرسائل التجارية بسرعة في الإنتاج والتوزيع.

لا يعني ذلك أنه تم التخلي عن وسائل الاتصال الأخرى.

مزايا رسالة العمل:

تحتل الاتصالات من خلال الرسائل أكبر حصة في إجمالي حجم الاتصالات بسبب المزايا التالية:

(1) الحروف أقل تكلفة من وسائل الاتصال الأخرى.

(2) يمكن إرسال رسائل إلى أماكن بعيدة عن طريق البريد في غضون فترة زمنية قصيرة. بالطبع ، قد يتم إرسال رسائل من قبل المرسلين داخل المناطق المجاورة.

(3) يتم صياغة الرسائل بعد التفكير السليم والتخطيط ، وبالتالي يمكن تقديم الموضوع بطريقة منهجية ومنطقية.

(4) الأفكار المرسلة بحروف واضحة وخالية من الغموض.

(5) قد يكون حجم الرسالة كبيرًا أو صغيرًا كما هو مطلوب.

(6) توفر الرسائل في وقت واحد أدلة ويمكن الاحتفاظ بنسخ دقيقة.

(7) يجوز إرسال نفس التبليغ إلى عدد من الأشخاص في وقت واحد ، عن طريق التكرار أو الطباعة.

(8) يمكن كتابة العديد من الأمور غير السارة والحساسة التي لا يمكن التحدث بها وجهاً لوجه أو من خلال الأجهزة الميكانيكية بحروف في لغة سرية.

(9) رسائل مناسبة لجميع أنواع الاتصالات.

(10) هناك توحيد في الشكل والأسلوب مقبولان بسهولة من قبل عالم الأعمال. حتى لغة الرموز المقبولة دوليا تستخدم.

(1) المكونات:

يحتوي خطاب الأعمال على المكونات التالية مثل أي شكل آخر من أشكال الاتصال. - كاتب أو مراسل - هو الشخص المسؤول عن الاتصال. لديه مسؤولية في المقام الأول لجعل رسالة هادفة وفعالة.

(أ) يجب أن يعرف شكل وأسلوب كتابة الرسائل. أنواع مختلفة من الحروف لها أساليب مختلفة. من المفترض أن يكون سكرتير إحدى المنظمات ، المسؤول عن المكتب بما في ذلك قسم المراسلات ، ملمًا إلى حد كبير بالفن. هناك كتبة متمرسين ممن يستخدمون خدماتهم لهذا الغرض.

(ب) يجب أن يكون له أمر على اللغة وأن اللغة الإنجليزية هي اللغة الرئيسية المستخدمة في العالم التجاري. (اللغة الثانية المقبولة دوليًا هي الفرنسية.)

(ج) يجب أن يكون ملماً بالوقائع التي يكتب عليها رسالة ، وإلا فإنه لا يستطيع التعبير عن الحقائق ووجهات النظر بأمانة.

(د) يجب أن يعرف أيضا المصطلحات والعبارات التقنية اللازمة لاستخدامها في أنواع معينة من الخطابات. يمكنه الحصول على مساعدة من أنواع مختلفة من القواميس المتاحة في السوق.

(ه) يجب عليه التخطيط قبل أن يحدد كتابة رسالة.

(و) في حال قيامه بكتابة رد عليه أن يقرأ رسالة البدء بعناية فائقة.

(ز) تعتمد الصياغة بدرجة كبيرة على طبيعة المتلقي.

(2) المرسل إليه أو المتلقي أو القارئ:

يتم توجيه خطاب دائمًا إلى المستلم (أو المستلم). هو التواصل أو المرسل إليه أو القارئ. إذا كان الخطاب غير واضح ، فقد لا يقرأه المستلم وبالتالي لا يكون المستلم هو القارئ بالضرورة. تعتمد صياغة الرسالة بشكل كبير على طبيعة المتلقي. علاوة على ذلك ، يجب أن تصل الرسالة إلى المتلقي ، في أقصر وقت ممكن. يعتمد ذلك كثيرًا على العامل الخارجي - كفاءة النظام البريدي ما لم يتم إرسال رسالة من قبل الرسول. يعتمد شكل الرسالة على طبيعة المتلقي.

(3) الرسالة:

خطاب يحمل رسالة أو محفزات. قد تكون طويلة أو قصيرة ، ممتعة أو غير سارة ، عامة أو خاصة ، عادية أو عاجلة ، معنية لفرد أو كثير ، أولي أو مستجيب ، إلخ. إن أسلوب الكتابة يعتمد إلى حد كبير على طبيعة الرسالة.