عقد اجتماع: المعنى والأهمية والقواعد

اقرأ هذه المقالة للتعرف على كيفية عقد اجتماع. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. المعنى 2. أهمية 3. القواعد العامة والإجراءات الرسمية.

المعنى:

ﺗﻌﻨﻲ آﻠﻤﺔ "اﻟﺴﻠﻮك" اﻟﺘﻮﺟﻴﻪ ، أو اﻟﻘﻴﺎدة ، أو اﻟﺘﻮﺟﻴﻪ ، أو اﻟﻤﺮاﻓﻘﺔ ، أو اﻟﺘﻨﻘﻞ ، اﻟﺦ. ﻳﺠﺐ إﺟﺮاء اﺟﺘﻤﺎع. ويعني ذلك أنه يجب توجيه أو توجيه المشاركين في اجتماع بطريقة تمكنهم من إجراء المناقشات بشكل سلمي ، وإتاحة الفرصة لكل منهم للتعبير عن رأيه ، ويتم التوصل إلى قرارات ديمقراطية من خلال التصويت الحر وفي نفس الوقت يتم ملاحظة الشكليات حتى يصبح الاجتماع ساري المفعول.

أهمية:

ما لم يكن هناك توجيه أو توجيه صحيح ، قد يتحول الاجتماع إلى حالة من الفوضى ولا يمكن التوصل إلى قرارات. نتيجة لذلك ، يتم فقدان الغرض من الاجتماع. علاوة على ذلك ، بسبب عدم وجود التوجيه والإرشاد المناسبين ، قد لا يتم مراعاة بعض الشكليات حتى تتأثر صلاحية الاجتماع.

في هذه الحالة ، لا تكون القرارات المتخذة في أي اجتماع ملزمة. أيا كان نوع الاجتماع ، سواء كان عاما أو خاصا ، يجب أن يتم إجراؤه بشكل صحيح. بعد إصدار الإشعار ، تنشأ مسألة عقد الاجتماع عند عقد الاجتماع بالفعل.

يتحمل السكرتير مسؤولية ترتيب اجتماع عن طريق إصدار إشعار وإجراء ترتيبات أخرى. في وقت عقد الاجتماع تقع المسؤولية على عاتقه على الرئيس. لا يمكن عقد أي اجتماع بدون رئيس. من واجب سكرتير مساعدة رئيس في كل الاحوال حتى يتمكن من عقد الاجتماع بنجاح.

بصفة عامة ، يقوم رئيس المنظمة بإجراء جميع أنواع اجتماعات المنظمة المختلفة أو يمكن أن يكون هناك رؤساء مختلفين للجان أو لجان فرعية مختلفة. إذا لم يكن هناك رئيس ثابت من هذا القبيل ، يجب انتخاب رئيس في الاجتماع. يجب على جميع المشاركين التعاون مع الرئيس حتى يمكن إجراء الاجتماع بنجاح. يجب أن يكون الرئيس ملما بالقواعد والعرف والاتفاقيات المتعلقة بالاجتماعات ومن ثم يمكنه فقط العمل بشكل صحيح.

القواعد والإجراءات الرسمية:

من أجل إجراء اجتماع بنجاح ، يجب اتباع القواعد والإجراءات التالية:

قواعد:

(1) ترتيب الأعمال:

سوف يحدد جدول الأعمال ترتيب الأعمال. إلى جانب هذه هناك بعض الشكليات. هناك اتفاقية مقبولة فيما يتعلق بأمر العمل الذي يجب اتباعه.

الترتيب هو مثل هذا:

(أ) يقترح رسميا اسم الرئيس ويعاره ، ثم يتولى الرئيس رئاسة الجلسة.

(ب) يقرأ السكرتير الإخطار بناء على طلب الرئيس لتأكيد الإشعار المعمم بالفعل.

(ج) يقرأ الوزير رسائل تمنيات جيدة من بعض الشخصيات الهامة أو الاعتذارات عن الغياب ، وما إلى ذلك ، إن وجدت.

(د) يجوز قراءة محضر الاجتماع السابق من قبل السكرتير بناء على طلب الرئيس. يجوز لأي عضو أن يثير بعض الاعتراض ويطلب التعديل. سيقوم الأمين بإجراء التغييرات اللازمة بموافقة الاجتماع. يقوم الرئيس الآن بتأكيد المحضر بالتوقيع مع التاريخ.

(هـ) سيثير الرئيس الآن المسائل الناشئة عن المحضر. ويعني ذلك التقارير التي سيقدمها السكرتير عن مدى اتخاذ إجراءات بشأن القرارات التي اتخذت في الاجتماع الأخير أو تناول أي مسألة غير منتهية في الاجتماع الأخير.

(و) ستكون الخطوة التالية من جانب رئيس مجلس الإدارة هي تولي الأعمال الجديدة وفقاً لجدول الأعمال ، واحداً تلو الآخر. ستعقد المناقشات والقرارات ، سيتم تمريرها عليها.

(ز) عند الانتهاء من جميع البنود الواردة في جدول الأعمال ، يستفسر الرئيس عما إذا كان هناك أي عمل آخر يقترحه أي عضو يدخل في نطاق الاجتماع.

(ح) وأخيرا ، يقدم بعض الأعضاء رئيس مجلس الإدارة الشكر.

(ط) يعلن الرئيس أن الاجتماع مغلق.

(2) التأجيل:

يجوز تأجيل الاجتماع دون إجراء أي نشاط تجاري بسبب عدم اكتمال النصاب القانوني أو في أي وقت بعد تقديمه ، أو تمضي مؤقتًا أو جيبًا. هناك إجراءات محددة للتأجيل.

(3) تمرير القرار:

هناك قواعد يجب اتباعها ، خطوة بخطوة ، لتمرير قرار. هناك قواعد أيضا فيما يتعلق بالتصويت ، إما عن طريق الاستطلاع أو غير ذلك. الخطوات هي: الاقتراح ، والإعارة ، والتعديل ، إن وجدت ، التصويت وأخيرا القرار.

(4) التحدث في الاجتماع:

القواعد المتعلقة بالتحدث في الاجتماع هي كما يلي:

(أ) يمكن للمرء أن يتحدث بعد الحصول على إذن من الرئيس ،

(ب) يتكلم شخص واحد فقط في كل مرة ،

(ج) عندما يعتزم الرئيس الكلام ، لا يجوز لأي شخص آخر أن يتكلم.

(د) بوجه عام ، عند التكلم ، يجب على المرء أن يرتفع على قدميه. في اجتماع للجنة أو مجلس ، ومع ذلك ، يمكن للمرء أن يتكلم في وضع الجلوس.

(هـ) بينما يتكلم المرء يخاطب الرئيس.

(و) يكون الخطاب مناسبًا وجيزًا.

(ز) بمجرد أن يتحدث أحد المشاركين عن اقتراح ، لا ينبغي سحبه دون موافقة الاجتماع.

(5) مغادرة المكان:

إذا رغب أي مشارك في مغادرة مكان الاجتماع أثناء انعقاد الجلسة ، يجب عليه الحصول على إذن من الرئيس.

الإجراءات:

هناك بعض الشكليات التي يتم تكريمها في جميع أنواع الاجتماعات. هم انهم:

(1) مراعاة القواعد:

يجب مراعاة جميع القواعد المتعلقة بالاجتماعات بشكل صارم. يمكن الطعن في صلاحية الاجتماع إذا تم انتهاك أي قاعدة.

قواعد الاجتماعات هي من ثلاثة أنواع:

(أ) قواعد المنظمة الواردة في قوانينها الداخلية (في حالة وجود أي جمعية أو نادي أو هيئة عامة ، الخ) أو في عقد التأسيس (في حالة الشركة).

(ب) القواعد القانونية المنصوص عليها في بعض القوانين ، مثل قانون الشركات.

(ج) الأوامر الدائمة أو القواعد التقليدية كما هي موجودة في البرلمان.

وبصرف النظر عن هذه القواعد هناك العرف والاتفاقية. في بعض الأحيان ، يجب صياغة القواعد في الاجتماع للوفاء بحالة معينة. يحق للرئيس منح "حكمه" في بعض الأمور المثيرة للجدل ، والتي تكون ملزمة للاجتماع.

(2) الالتزام بالمواعيد:

يجب عقد اجتماع في الموعد المحدد في الوقت المحدد.

(3) الديكور:

Decorum يعني سلوك هادئ ومتحضر للمشاركين. يقال إنه ليس فقط النصاب القانوني (القانوني) يجب أن يكون موجودا ولكن أيضا لائقا (أخلاقيا).

(4) الاحترام المتبادل:

في حين أن المشاركين ، يجب أن يحترموا احترام بعضهم البعض على الرغم من تصريحاتهم النقدية. هذا هو جزء من الديكور. لا توجد كلمات قذرة أو مهينة لاستخدامها. تُسمى هذه الكلمات "بشكل غير قانوني" ، أي لا يُذكر في الاجتماع.

(5) سيادة الرئيس:

اعتقاد راسخ بأن الرئيس هو السلطة العليا في الاجتماع. يجب قبول أوامره أو أحكامه. ومع ذلك ، يمكن رفع تحرك الثقة ضد الرئيس.