السيطرة على وظيفة الإدارة: (الأهمية والمجيء)

يمكن الإشارة إلى أهمية التحكم الإداري من خلال سرد المزايا المهمة التالية لوظيفة التحكم:

تساعد وظيفة التحكم في الإدارة بطرق مختلفة. يمكن للمديرين قياس الأداء الفعلي والتوجيه نحو تحقيق الأهداف المحددة سلفًا فقط عندما يكون نظام التحكم محدثًا وفعالًا. يساعد المنظمة في تحقيق أهدافها بفعالية وكفاءة.

1. التأمين ضد الأداء المخيّب للآمال:

تعمل الرقابة الإدارية كضمان ضد مخاطر عدم مطابقة الأداء الفعلي مع أهداف محددة سلفًا. وظيفة التحكم لها قيمة تأمين كبيرة لأنها تقضي إلى حد كبير على خطر عدم مطابقة الأداء الفعلي مع الأهداف المحددة سلفاً. ينظم العمليات بطريقة تضمن تحقيق الأهداف المحددة مسبقا. يتم ذلك من خلال المراجعة المستمرة لتقدم العمل لإجراء التعديلات اللازمة في العمليات.

2. مرفق التنسيق:

ويسهل التنسيق عن طريق الحفاظ على الأنشطة والجهود الروتينية داخل حدودها الثابتة التي حددتها أهداف محددة سلفا وتوجيه كل عضو في المنظمة للتحرك نحو الأهداف المشتركة من خلال توجيهات منسقة. ويوفر الاتصال الأفقي بين سلاسل القيادة عبر الاتصالات المباشرة عبر تحديد "من الذي يحتاج إلى المعلومات".

إنه يمكّن المدراء من الإشراف على العمل حتى اكتماله بنجاح وضمان أن يتم تنفيذ الأداء المنظم في كل قسم أو وحدة في المؤسسة بأكملها. تتيح أدوات وأدوات التحكم المختلفة للإدارة تجنب إهدار الوقت والمال والجهود.

3. أساس العمل المستقبلي:

إن التدفق المستمر لمعلومات التحكم بين مشاريع العمل يبقي التخطيط بعيد المدى على المسار الصحيح. ويعطي صورة صحيحة لطبيعة الإجراء التصحيحي المطلوب من خلال تمكين الإدارة من إجراء تقييم مناسب للنتائج النهائية بشأن إنجاز العمل.

ويوفر هذا التقييم الحقائق والمعلومات الضرورية لاتخاذ إجراءات تصحيحية وللتعديل الملائم للتخطيط والتنظيم والتوجيه في المستقبل. تمكن الإدارة من اتخاذ الخطوات المناسبة للتحقق من تكرار الأخطاء في المستقبل.

بعبارة أخرى ، يعني هذا أن نظام التحكم يمكّن الإدارة من اتخاذ قرارات صائبة فيما يتعلق بنوع إجراء المتابعة الضروري لإنجاز الأهداف التنظيمية بنجاح. وكما يشرح Ierome ، "هناك حاجة إلى السيطرة على حد سواء لتبسيط اتخاذ القرارات اللاحقة ولضمان تحقيق الأهداف الضمنية في قرارات السياسة طويلة المدى الأصلية."

4. توسيع اللامركزية:

من المستحيل توسيع حدود اللامركزية دون ضوابط كافية. يتيح نظام التحكم الحديث للإدارة العليا تمديد حدود اللامركزية دون فقدان السيطرة النهائية في جميع أنحاء المنظمة.

إن تطبيق مبادئ التحكم الذاتي بالإضافة إلى الإدارة عن طريق الاستثناء في إدارة المؤسسات يتيح للإدارة العليا أن تجد الوقت الكافي للتركيز على التخطيط الشامل والتحكم دون الحاجة إلى إزعاج التفاصيل الصغيرة وغير المرغوب فيها.

عندما يكون على المرؤوسين اتخاذ قرارات حيوية تؤثر على المشروع على محمل الجد ، يمكن للإدارة العليا أن تشرع في ممارسة الرقابة على الموافقات السابقة للعمل. وباختصار ، فإن التحكم الإداري الحديث يمكّن الإدارة من إبقاء سيطرتها في متناول اليد بأدوات كافية لتقييم ما إذا كانت السلطة تُستخدم بشكل صحيح في إطار اللامركزية التي تسمح بتشتت سلطة اتخاذ القرارات في جميع أنحاء المنظمة.

5. الكشف في الوقت المناسب عن كل من نقاط الضعف الإدارية والانحرافات الهامة:

إن وظيفة التحكم في الإدارة تكشف وتغذي المعلومات الضرورية لتوضيح نقاط الضعف الإدارية وإزالتها عن طريق الإجراءات التصحيحية. إنه يبسط وظيفة الإشراف من قبل -

(1) بشكل صحيح وفوري يشير إلى انحرافات كبيرة

(2) إبقاء المرؤوسين تحت المراقبة

(3) عن طريق جلب الانضباط فيما بينها

ومع ذلك ، قد لا تكون الإدارة قادرة على علاج جميع حالات خيانة الأمانة المعتادة بمساعدة التحكم الإداري. ولكن ، سيتم وصفه بأنه متهور ، إذا أهمل الحاجة إلى تحقيق النظام والانضباط بين أعضاء المنظمة من خلال عمليات مراقبة فعالة.

كما يظن McFarland ، في حين أن السيطرة لا يمكن أن تعالج خيانة الأمانة الاعتيادية في جميع الحالات ، فإن الإدارة غير مسؤولة إذا لم تبذل جهدا معقولا لتوفير النظام والانضباط بين موظفيها من خلال عمليات رقابة فعالة ". في المسار المعتاد لأداء وظائفها الإدارية الروتينية يمكن للإدارة بالتأكيد تحديد نقاط الضعف بسرعة كبيرة بمساعدة نظام تحكم جيد ويمكن التفكير في توسيع نطاق السيطرة على جميع المستويات.

عيوب السيطرة:

على الرغم من أن الحاجة إلى وظيفة التحكم في الإدارة وأهميتها قد ازدادت بسبب مزاياها المختلفة التي نوقشت أعلاه ، إلا أنها قد تعاني من أوجه القصور التالية ، خاصة عندما تعجز الإدارة عن الامتثال للمتطلبات الأساسية التي تعتبر أساسية ونظام التحكم الفعال.

(1) عدم وجود معايير مرضية:

لا يمكن الإشارة إلى بعض الأنشطة التي تنطوي على أداء غير ملموس مثل نتائج التطوير الإداري ، العلاقات الإنسانية ، العلاقات العامة ، البحث ، إلخ ، بدقة من خلال أي معايير محددة سلفًا. ويرجع ذلك إلى أن مثل هذه الأنشطة المتعلقة بالسلوك البشري لا تصلح لقياس ناتجها وتحديد مستوى إنجازها ، وبالتالي لا يمكن وضع معايير مرضية.

(2) عدم وجود الكمال في القياسات:

وإلى جانب المشاكل التي ينطوي عليها وضع معايير سليمة في حالة الأنشطة التي تنطوي على أداء غير ملموس ، فإنها تؤدي أيضا إلى تعقيد مهمة قياس النتائج من أجل التقييم من الناحيتين الكمية أو النوعية.

(3) أوجه القصور في الإجراءات التصحيحية:

تواجه الإدارة العديد من المشكلات عندما تحاول اتخاذ الإجراء التصحيحي اللازم لتجنب تكرار مثل هذه الأخطاء.

الأمثلة الهامة هي:

(1) التغيير المفاجئ في ظروف تشغيل المنشأة بسبب القوى الخارجية الخارجة عن سيطرة الإدارة

(2) إمكانية تمرير بعض الانحرافات البسيطة داخل المنظمة على أساس النفعية العملية ، وعدم وجود السلطة وغياب المعلومات في الوقت المناسب وما إلى ذلك. مثل هذه المشاكل قد تجعل الإجراءات التصحيحية غير ذات صلة بالشخصية.

(4) معارضة المرؤوسين:

بما أن التحكم الإداري يتداخل مع تصرفاتهم وأفكارهم الفردية ، فإن الأتباع قد يعارضون تجربة بعض أجهزة التحكم. ربما ، قد لا يفعلون ذلك في حالة أي وظائف أخرى للإدارة.

ضغوط العمل المفروضة من خلال السيطرة قد يؤدي إلى

(1) تخفيض جودة العمل

(2) محاولة لتجاهل الأهداف بعيدة المدى لصالح الأهداف قصيرة المدى

(3) التهرب من لوم من خلال تزوير التقارير

(4) الجهود الرامية إلى تغطية حالات عدم الكفاءة من خلال الممارسات المشكوك فيها وما إلى ذلك

باختصار ، قد يؤدي نظام التحكم الذي يكون قريبًا جدًا ومفصلًا جدًا في طبيعته إلى حدوث المزيد من التأثيرات السلبية بين مديري المستويات الأقل. خلاصة القول ، على الرغم من أن وظيفة الرقابة الإدارية تعاني من بعض هذه القيود ، يمكن للإدارة بالتأكيد التغلب على معظمها إذا كانت بعض المبادئ الهامة التي تعتبر المتطلبات الأساسية أو الأساسيات لنظام التحكم الصوتي (الذي ناقشناه في وقت سابق) يتم الالتزام بها بدقة من قبل الإدارة.

فقط لأن هناك إمكانية لبعض هذه القيود لتقليل فعالية تقنيات التحكم ، لا يمكن لأي إدارة أن تفكر في التخلص تماما من وظيفة التحكم. في واقع الأمر ، تشكل المراقبة الإدارية آخر وظيفة إدارية ، ولكن الوظيفة الأساسية.