صياغة القرارات: الأهمية والإجراء (مع العينة)

اقرأ هذه المقالة للتعرف على صياغة القرار. بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على: 1. أهمية صياغة القرار 2. إجراء صياغة القرار.

أهمية صياغة القرار:

صياغة القرارات مهمة صعبة ووظيفة أخصائي. من المفترض أن يكون السكرتير هو ذلك المختص.

يجب أن تكون الصيغ وتكوين الجمل على النحو التالي:

(1) يتم التعبير عن النية الصحيحة.

(2) ليس هناك غموض أو غموض و

(3) معنى وفهم القرار بمعناه الحقيقي من قبل الأشخاص المعنيين. علاوة على ذلك ، يجب أن ينظر إلى ذلك

(4) لا يوجد مجال لخلق أي تعقيد بسبب سوء الفهم.

(5) لا يسمح للثغرة أو الثغرة بالزحف.

إجراءات صياغة القرار:

هناك بعض التقنيات أو الإجراءات التي يتعين اعتمادها لصياغة القرار.

هناك أشكال معينة:

(1) إما أن تتضمن بعض الخلفية على أساس اتخاذ القرار ، أو لا.

(2) هو مكتوب في الماضي الكلام المتوتر وغير المباشر.

(3) يجب عد جميع النقاط المختلفة التي يجب إدراجها في القرار أولاً ثم يتم تجميعها جميعًا بطريقة منظمة.

(4) في بعض الأحيان يتم إضافة ملحق أو متسابق. يظهر الإجراء أدناه مع أمثلة.

العينة 1 :

لنفترض أنه يجب صياغة قرار لتعيين مدير في اجتماع عام سنوي.

يعتمد القرار على الحقائق التالية:

(1) لنفترض أن Sri A مدير يتقاعد بالتناوب.

(2) بالنسبة للوظيفة أو المكتب الذي أخلاه ، تجري الانتخابات.

(3) يقدم سري أ ، وهو مؤهل ، نفسه لإعادة انتخابه.

(4) لا يوجد مرشح آخر.

(5) يتم انتخابه مديرا. كل هذه النقاط يجب أن تدرج في القرار.

سوف يقرأ القرار على النحو التالي:

مثال 1:

"وبالنظر إلى حقيقة أن سري إيه ، فإن التقاعد عن طريق التناوب والقدرة على إعادة الانتخاب قد عرض نفسه لإعادة انتخابه ، وبالنظر إلى عدم وجود مرشح آخر ، فقد تقرر أن يتم انتخاب سري إيه بموجب هذه الاتفاقية ، ومن ثم تنتخب مديراً للشركة. ".

المثال 2:

وستتم صياغة صياغة أكثر بساطة - "تقرر أن سري إيه الذي يتقاعد بالتناوب ، وكونه مؤهلاً يقدم نفسه لإعادة الانتخاب ، يتم بموجبه إعادة انتخابه كمدير للشركة". الجزء "تأمل ... إلخ". يبدو غير ضروري وغير ضروري.

في كلتا الحالتين ، يجب الإشارة إلى أنه تم ذكر الكلمات "be hereby". لا يعني "انتخاب" الشخص أنه "منتخب". هناك مجال لسوء الفهم إذا تم كتابة "انتخب" فقط.

العينة 2 :

لنفترض في اجتماع عام لجمعية تجارية أن هناك تحركًا من قبل عضو ، وإعارته من قبل عضو آخر — "أن يتم تنظيم معرض للصناعات الصغيرة من قبل الرابطة في شهر ديسمبر القادم". تاريخ الاجتماع هو 4.5 0.88.

ينتقل أحد الأعضاء إلى تعديل ينص على إضافة كلمة "All-India" قبل كلمة "المعرض" وتعاد. يتم طرح هذا التعديل للتصويت. لقد ضاع بسبب أن أغلبية الأعضاء شعروا أن الوقت تحت تصرفهم كان أقصر من أن ينظم المعرض على مستوى جميع الهند.

لكن لنفترض أن عضوًا واحدًا يقف على قدميه ويتحرك بحيث لا يكون هناك "ندوة" حول الصناعات الصغيرة وليس "معرضًا" لأنه سيكون من الصعب على الجمعية تنظيم معرض في مثل هذا الوقت القصير. هذا ليس تعديلاً بل حركة مضادة. من الواضح أن الرئيس لا يسمح بذلك.

عضو آخر ينتقل بتعديل ثانٍ يضاف عبارة "والحرف اليدوية" بعد "الصناعات الصغيرة" ويتم إعارةها. يتم طرح هذا التعديل للتصويت. يتم تمريرها.

الآن يتم تعديل الاقتراح الأصلي ونص القرار لهذا الاقتراح (تغيير) الموضوعي سيكون: "تقرر تنظيم معرض للصناعات الصغيرة والحرف اليدوية من قبل الرابطة في شهر ديسمبر المقبل". يتم تمرير القرار بالإجماع .

ينتقل عضو آخر إلى طلب ثانوي يقضي بإنشاء "لجنة فرعية مع الأمين كمنسق له". هو معارين. يتم طرح الاقتراح للتصويت وتمريره كـ "متسابق" إلى القرار الأساسي. لذا ، فإن النص الكامل للقرار يقرأ الآن: "تقرر أن يتم تنظيم معرض للصناعات الصغيرة والحرف اليدوية من قبل الرابطة في شهر ديسمبر المقبل ، وتشكيل لجنة فرعية مع الأمين كمنسق له".

في هذه المرحلة ، يسعى أحد الأعضاء إلى الحصول على إذن من الرئيس لتقديم "ملحق" من خلال وضع الكلمات "في هذا الاجتماع" بعد كلمة "مكونة". وبموافقة جميع الأعضاء ، يقرأ نص القرار أخيراً: "تقرر أن يتم تنظيم معرض للصناعات الصغيرة والحرف اليدوية من قبل الرابطة في شهر ديسمبر المقبل ، وتشكيل لجنة فرعية مع الأمين كمنسق له". هذا الاجتماع."

في اللحظة الأخيرة ، يقترح الرئيس نفسه استبدال كلمة "next" ب "1988" لتجنب الغموض. الجميع يقدرونها. وأخيرًا ، نص القرار يقضي بأنه "تقرر أن يتم تنظيم معرض للصناعات الصغيرة والحرف اليدوية من قبل الرابطة في شهر ديسمبر عام 1988 ، وتشكل لجنة فرعية ، مع الأمين كمنسق له ، في هذا الاجتماع".

العينة 3 :

لنفترض أن قرارًا بشأن بعض التغييرات الدستورية يجب تمريره. هذا يتطلب دراسة متأنية للأعضاء. إذا أخذنا على سبيل المثال جدول الأعمال الوارد في المرجع. 5.2 العينة 6 (أ) (اجتماع عام غير عادي تطالب به شركة لتعديل أحد مواد نظامها الأساسي) يكون نص القرار: "تقرر أن هذا الاجتماع العام غير العادي للمساهمين في شركة XYZ عقد الشركة في المكتب المسجل للشركة يوم الإثنين 17.8.88 في تمام الساعة 2 بعد الظهر ، حيث وجد أنه من المناسب زيادة الحد الأقصى لعدد مدراء الشركة من سبعة إلى تسعة ، ولهذا الغرض ، المادة 23 من النظام الأساسي للشركة إذا تم تعديلها ، فقم بحلها بموجب هذا البند من المادة 23 من عقد تأسيس الشركة وتغييرها من خلال استبدال كلمة "سبعة من تسعة".

لقد تم وضع الصياغة بعناية فائقة مما يجعل رأي المساهمين واضحا بشكل واضح وأنه بدون أي شكوك. ويمكن الآن إرسال نسخة من هذا القرار على الفور إلى مسجل الشركات للتسجيل.