واجبات أمين الشركة: العوامل والتصنيف

اقرأ هذا المقال للتعرف على مهام سكرتير الشركة. بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على: 1. العوامل التي تحدد نطاق الواجبات 2. تصنيف الواجبات.

العوامل التي تحدد نطاق الواجبات:

واجبات أو مهام سكرتير الشركة متنوعة أو متعددة ومتنوعة. الواجبات تنشأ من الحقوق. هذا صحيح بالنسبة لأمين الشركة. يتم تحديد واجباته جزئياً من خلال منصبه كما هو موضح في قانون الشركات في التعريف وفي الأقسام المختلفة. ومع ذلك ، فإن القانون لا يصف بشكل منهجي مهام سكرتير الشركة.

بما أن سكرتير الشركة يتم تعيينه بموجب عقد ، فإن الخطوط العريضة لمهامه موضحة أيضًا في شروط العقد. عادة ، يتم تفويض عدد كبير من الواجبات له مع السلطة والمسؤولية من قبل مجلس إدارة الشركة المعينة. من الواضح أن واجبات سكرتير شركة كبيرة الحجم أكبر وأكثر تعقيدًا من واجبات شركة صغيرة الحجم.

من ناحية أخرى ، في شركة كبيرة الحجم قد يتم تعيين العديد من الضباط الآخرين لمساعدة الأمين. باختصار ، واجباته مشروطة بحجم الشركة.

قد تختلف الواجبات حتى من شركة إلى أخرى من الحجم الكبير مع الأخذ بعين الاعتبار:

(أ) ما إذا كانت الشركة مقيدة أو محتجزة على نطاق واسع

(ب) ما إذا كانت أسهم الشركة مدرجة في سوق للأوراق المالية معترف بها أم لا.

بغض النظر عن نطاق الواجبات ، يجب ملاحظة أن واجبات أمين الشركة لها جانبان مميزان:

(أ) الواجبات كسكرتير و

(ب) الواجبات المؤهلة بموجب أحكام الشركة والقوانين الحلفاء.

بناءً على ذلك ، يتم تلخيص مختلف أنواع واجبات سكرتير الشركة أدناه بطريقة سرية:

تصنيف الواجبات:

تصنف واجبات سكرتير الشركة على أنها غير نظامية وقانونية.

(أ) غير النظامية:

وكوزير ، فإن سكرتير الشركة لديه جميع الواجبات التي ينبغي أن يكون لها السكرتير. هذه الواجبات غير قانونية وغالبا ما توصف بأنها واجبات روتينية وتنفيذية لأمين الشركة.

هم من ثلاثة أنواع:

(1) الواجبات كمدير تنفيذي:

يكون سكرتير الشركة بصفة عامة هو الرئيس التنفيذي في المكتب الذي يخضع للإشراف والرقابة العامة على مهام جميع إدارات مكتب الشركة - المراسلات والحسابات والسجلات والعلاقات العامة ، إلخ.

وهو مسؤول عن الحفاظ على مستوى الأداء لموظفي المكتب وكذلك الانضباط المكتبي. لديه لتنسيق وظائف الإدارات المختلفة. وفي بعض الشركات ، يعهد إلى الأمين بمشتريات وإدارة شؤون الموظفين. وقد وصف بأنه المسؤول الرئيسي للشركة.

(2) واجبات كمسؤول اتصال:

يجب على سكرتير الشركة الحفاظ على الاتصال بين الشركة في جهة وأعضاء الشركة والأشخاص المرتبطين بالشركة (مثل العملاء والمدينين والدائنين وغيرهم) والجمهور بوجه عام من جهة أخرى.

عندما يريد أي شخص ، سواء كان معروفا أو غير معروف للشركة ، التواصل مع الشركة ، فإنه إما يتعامل من خلال المراسلات أو يجتمع مباشرة مع الأمين. عمليًا ، يعمل السكرتير كوكيل لمديري الشركة الذين هم الوكلاء أو الشركة نفسها. يمنح مجلس الإدارة سلطة خاصة على الأمين لهذا الغرض.

(3) واجبات كمستشار:

يجب على سكرتير الشركة تقديم المشورة لمجلس الإدارة في مختلف الأمور المتعلقة بإدارة الشركة وخاصة الإجراءات القانونية المطلوبة للإدارة. إن مهام سكرتير الشركة كمستشار لها أهمية خاصة لأنها تهتم في الغالب بالشكليات القانونية.

(ب) القانونية:

الشركة هي "شركة مشتركة" ، وخلق القانون. ينص قانون الشركات على الإجراءات الشكلية المتقنة لتشكيله ، واستمراره وانتهائه. يجب على أمين الشركة مساعدة الشركة في كل مرحلة بحكم معرفته ومؤهلاته وخبرته المتخصصة. وتسمى واجبات سكرتير الشركة هذه الواجبات القانونية.

ويمكن أيضا أن تسمى هذه الواجبات الروتينية لأن شركة تعين سكرتيرة أساسا لهذا الغرض. قوانين أخرى ، بصرف النظر عن قانون الشركات ، مثل قانون الطوابع ، وقانون التسجيل ، وقانون ضريبة الدخل وما إلى ذلك ، تأتي أيضًا في الصورة. ولكن هذه القوانين ضرورية أيضًا لأنواع أخرى من المؤسسات أيضًا وليس بالضرورة لشركة.

يمكن تقسيم المهام القانونية لأمين الشركة على النحو التالي:

(أ) قبل التأسيس:

قبل التأسيس ، يجب أن تخضع مجموعة من الأشخاص ، أول الأعضاء أو المروجين لشركة مقترحة ، لبعض الإجراءات المتنوعة والمعقدة. ولهذا الغرض ، يمكنهم إما الاستعانة بمحام أو تعيين أمين له مؤهلات ضرورية بنية تعيين الشخص نفسه كسكرتير للشركة بعد تأسيسها.

قبل التأسيس أو بالأحرى للتأسيس ، يجب على أمين الشركة مساعدة المروجين على النحو التالي:

(أ) الحفاظ على الاتصال مع مسجل الشركات في تلك الدولة ، ولا سيما للتأكد أولاً من توافر الاسم المقترح للشركة.

(ب) صياغة الوثائق اللازمة وفقا لمتطلبات قانون الشركات. هذه المستندات هي: عقد التأسيس والنظام الأساسي ونشرة الإصدار. مطلوب المستند الثالث لشركة عامة واسعة الانتشار وفقط بعد تأسيسها.

ينص قانون الشركات على نماذج لصياغة الوثائق:

(1) الجدول (أ) - هو نموذج للنظام الأساسي لشركة محددة بالأسهم ،

(ب) الجدول (ب) - نموذج لمذكرة تأسيس الشركة المقيدة بالأسهم ،

(ج) الجدول C - نموذج لمذكرة التأسيس والنظام الأساسي للشركة المقيدة بالضمان ،

(د) الجدول د - نموذج لمذكرة التأسيس والنظام الأساسي لشركة محددة بضمان وجود رأس مال مساهم ،

(5) الجدول E - نموذج لمذكرة التأسيس والنظام الأساسي لشركة ذات مسؤولية غير محدودة. (ينتمي الجدول من ألف إلى هـ إلى الجدول الأول من القانون) ،

(6) الجدول الثاني - نموذج لنشرة الإصدار.

كل هذه الوثائق يجب أن يتم طباعتها وفهرستها مع كل فقرة مرقمة بشكل تسلسلي. يتم توقيع عقد التأسيس والنظام الأساسي من قبل المروجين والشاهد. يتم توقيع النشرة من قبل المديرين ومن قبل "الخبير" (أي شخص يمكن الاعتماد عليه).

(ج) أن يودع ، مع رسوم التسجيل اللازمة لتسجيل الشركة ورسوم الإيداع للمستندات ، مع مسجل الشركات ، نسخة من عقد التأسيس ونسخة من عقد التأسيس ، مع الطوابع اللازمة الملصقة.

(د) أن يودع لدى مسجل الشركات بيانات أخرى ضرورية وقت تأسيس الشركة العامة ، مثل:

(1) قائمة بأسماء مديري الشركة الأولى ؛

(2) خطاب موافقة من كل مدير ليعمل مديرا ؛

(3) نسخة من شروط تعيين المدير العام ، إن وجدت ؛

(4) خطاب موافقة من كل مدير لاتخاذ حصص التأهيل ، إن وجدت.

(ه) أن يودع لدى المسجل العنوان الفعلي للمكتب المسجل للشركة. (يمكن القيام بذلك في غضون 30 يومًا من تاريخ التسجيل.)

(و) حضور جميع اجتماعات المروجين ومساعدتهم في ترتيب وتسيير الاجتماعات.

(ز) مساعدة المروجين على إبرام عقود مبدئية نيابة عن الشركة ، ومع ذلك يتعين إدماجها.

(ب) بعد التأسيس:

بعد تأسيس الشركة ، فإن سكرتيرها لديه مجموعة متنوعة من الواجبات للقيام بها. يمكن دراسة هذه الواجبات بطريقة سرية أخرى.

(1) على الفور بعد التأسيس:

فور استلام شهادة التأسيس من مسجل الشركات ، يقوم أمين الشركة بتنفيذ ما يلي:

(أ) الترتيب لعقد أول اجتماع لمجلس إدارة الشركة لمختلف الإجراءات الشكلية الأولية بما في ذلك تعيينه الرسمي بأثر رجعي (أي ، منذ تاريخ تعيينه من قبل المروجين) ، ووضع الصيغة النهائية لشهادة الأسهم ، والموافقة من نشرة الإصدار (في حالة شركة عامة مملوكة على نطاق واسع) ، وتعيين المصرفيين ، والمراجع الأول إلخ.

(ب) أن يودع لدى مسجل الشركات ، في حالة شركة عامة مقيدة بشكل وثيق ، بيان بدلاً من نشرة الإصدار يوضح تخصيص الأسهم ، على الأقل قبل ثلاثة أيام من المخصص.

(ج) أن يودع لدى مسجل الشركات ، في حالة شركة عامة مملوكة على نطاق واسع ، نسخة من نشرة الاكتتاب وترتيب إصدار نشرة الإصدار للجمهور.

(د) الحصول على إذن من المراقب المالي للقضايا المالية ، وهو موظف في الحكومة المركزية ، إذا كان العدد الإجمالي للأسهم أو السندات يتجاوز Rs. 50 كهس.

(هـ) وضع ترتيبات مع سماسرة الأسهم ، وشركات التأمين ، والمؤسسات المالية ، الخ ، إن وجدت ، لتسويق الأسهم وللتقدم بطلب إلى بورصة معترف بها لتجنيد الأسهم إذا ما قررت الشركة ذلك.

(و) أن يتلقى من طلبات أسهم المساهمين المنتظمين مع أموال الطلب ، مع أو بدون قسط التأمين ، وأن يقدم سجلاً مفصلاً وزمنياً لمثل هذه الإيصالات.

(ز) إبلاغ مسجل الشركات ، من أجل الحصول على شهادة بدء الأعمال التجارية (اللازمة لشركة عامة) ، الحقائق التي أثيرت (1) الحد الأدنى للاشتراك و (2) قام المديرون بدفع تكاليف تشارك.

(ح) إجراء ترتيبات لتوزيع الأسهم وإصدار شهادات الأسهم وإعداد سجل الأعضاء الذي يحتوي على تفاصيل الأعضاء وحصصهم في الأسهم.

(ط) الترتيب بعد شهر واحد وليس في موعد أقصاه ستة أشهر من تاريخ بدء العمل في الاجتماع التشريعي في حالة شركة عامة.

(2) العمل المنتظم لشركة:

بمجرد الانتهاء من جميع المهام الأولية ، يتعين على الشركة القيام بوظائفها العادية كمنشأة عاملة.

يتولى أمين الشركة المهام التالية في هذا الشأن:

(أ) الاحتفاظ بسجل الأعضاء لإجراء جميع التغييرات اللازمة من وقت لآخر الناشئة عن النقل أو النقل أو المصادرة أو الاستسلام أو إصدار أسهم جديد.

(ب) مساعدة مجلس الإدارة فيما يتعلق بمصادرة تحويلات أو تسليم الأسهم ، وكذلك في إجراء المكالمات على الأسهم ، وإصدار أسهم حقوقية أو أسهم منحة وإصدار شهادات الأسهم والمذكرات المشتركة ، إن وجدت.

(ج) الترتيب لعقد اجتماعات مجلس الإدارة أو الأعضاء أو اللجان أو اللجان الفرعية التي تعينها الشركة وفي الأوقات المحددة وعلى فترات منتظمة كما هو منصوص عليه في قانون الشركات.

(د) صياغة وإصدار إخطارات للاجتماعات ، ووضع إطار لقرارات ، وتدوين ملاحظات بشأن المناقشات والإجراءات ، وكتابة دقائق ، وتأكيدها وتعميمها ، لمساعدة رئيس كل اجتماع في إحصاء الأصوات وإعلان النتائج في هذا الشأن ، لتسجيل الحضور في الاجتماعات ، للتعامل مع وكلاء والقيام بجميع هذه الأعمال الأخرى المتعلقة بالاجتماعات من جميع الأنواع.

(ه) أن يودع لدى مسجل الشركات مع رسوم إيداع محددة وضمن الوقت المحدد ،

(ط) نسخ من الحسابات الختامية المراجعة والعائد السنوي بعد نهاية كل سنة مالية ،

(2) نسخ من بعض القرارات المحددة ،

(3) العائد على تخصيص الأسهم ،

(4) بيانات مختلفة ، إلخ.

(و) إعداد جميع الكتب القانونية والحفاظ عليها ، مثل سجل الأعضاء ودفاتر الدقائق وما إلى ذلك.

(ز) للحفاظ على جميع الوثائق ذات الصلة الختم المشترك للشركة. هذه وظيفة مهمة للغاية لأن الشركة يجب أن يكون لها ختم مشترك يحمل اسمها والذي يجب استخدامه بعناية فائقة في المستندات القانونية.

في حالة قيام الشركة بمزاولة أعمال خارج الهند ، يجوز لها ، إذا أجازتها المواد ، أن يكون لها ختم رسمي لاستخدامه خارج الهند ، ويجب أن يكون هذا الختم نسخة حقيقية من الختم المشترك.

(ح) إخطار أعضاء مجلس الإدارة وتذكيرهم بالتزاماتهم القانونية ومساعدتهم على الوفاء بهذه الالتزامات.

(ط) السماح لأعضاء الشركة بفحص الكتب النظامية والحصول على نسخة منها وإجراء جميع الاتصالات اللازمة للأعضاء.

(ي) تنفيذ أوامر وتعليمات الحكومة المركزية ، ومسجل الشركات ، ومجلس إدارة الشركات ، والمحكمة ، وما إلى ذلك ، عند الاقتضاء.

(ك) أن نرى أن حسابات الشركة يتم إعدادها وصيانتها ومراجعتها على النحو المطلوب في القانون.

(ل) أن نرى أن يتم دفع الأرباح (عن طريق إرسال مذكرات أرباح) ، إلى المساهمين في غضون 42 يوما من تاريخ الإعلان ويتم تحويل الأرباح غير المدفوعة ، بعد ثلاث سنوات ، إلى حساب الإيرادات العامة للحكومة المركزية.

(3) في وقت أي ترتيب (في إطار تسوية أو اندماج أو إعادة بناء أو عرض شراء من قبل شركة على أخرى) في الشركة كما هو مطبق في المحكمة من قبل الشركة نفسها أو أعضاء أو دائنين ، فإن سكرتير لديه واجبات مفصلة لإعداد السجلات والبيانات ، وترتيب الاجتماعات حسب توجيهات المحكمة ، وجعل التعاميم إلخ.

(4) في وقت التصفية:

ويجوز للشركة طوعاً طوعاً من قبل الأعضاء أو بموجب الإكراه القانوني عندما تكون الشركة غير قادرة على دفع دائنيها أو عندما تنتهك شركة الأحكام القانونية أو في ظل أي ظروف أخرى منصوص عليها في قانون الشركات.

وينص القانون أيضا على أن الأمين ، بصفته مسؤولا في الشركة ، عليه التزامات قانونية بمساعدة المصفي الرسمي وتنفيذ أوامر المحكمة ، إن وجدت ، في عملية التصفية.

يجب عليه مساعدة مجلس الإدارة أيضًا ، كما هو مطلوب في الظروف ، والحفاظ على الاتصال مع الأعضاء والدائنين والمساهمين ، ومسجل الشركات وغيرها من الجهات المعنية. عليه أن يقدم العوائد والبيانات اللازمة إلى السلطات المختصة.