كيفية تنظيم اجتماع عام؟ (11 خطوة رئيسية)

تلقي هذه المقالة الضوء على الخطوات الإحدى عشرة التي يجب اتباعها لتنظيم اجتماع عام. الخطوات هي: 1. يجب اختيار مكان 2. يجب أن يكون رئيس مجلس الإدارة والمتحدثين ثابتاً 3. الدعاية 4. المتطوعون 5. ترتيبات الجلوس 6. اضغط 7. التعميم 8. ترتيبات الغداء 9. جدول الأعمال 10. الجلسات 11. الاقامة المالية

الخطوة # 1. يجب تحديد مكان:

قد تكون قاعة عامة أو مساحة مفتوحة مثل المتنزه أو الشارع. قدرة القاعة مهمة جدا. من الأفضل أن تكون قاعة صغيرة مليئة بقاعة كبيرة تظل فارغة جزئيًا. غير أن مسألة الإيجار مهمة أيضا.

الخطوة # 2. يجب على الرئيس والمتحدثين أن يثبتوا:

قد يرأس رئيس المنظمة أو رئيسها الاجتماع ولكن في بعض الأحيان من أجل الهيبة والتألق ، تتم دعوة بعض الشخصيات الهامة لعقد الجلسة. قد يتعين اختيار المتحدثين من مختلف أنحاء البلاد في حالة عقد مؤتمر أو مؤتمر. في هذه الحالة يجب أن يتم ترتيب الإقامة والغذاء. يجب أن يكون الشيء نفسه بالنسبة للمندوبين القادمين من أماكن مختلفة.

الخطوة # 3. الدعاية:

الدعاية مطلوبة ولتحقيق هذه الترتيبات. الجمهور لا يهتم بالاجتماعات ولذا يجب إثارة الاهتمامات بها. إن طباعة الملصقات وتثبيتها ، وتوزيع المطبوعات اليدوية ، وتثبيت اللافتات وإدراجها في الصحف ، هي بعض الطرق الشائعة للدعاية. مطلوب ميزانية لهذا الغرض.

الخطوة # 4. المتطوعين:

يجب توظيف المتطوعين (أو الحاضرين) للقيام بوظائف مختلفة وخاصة في مكان الاجتماع لإرشاد الضيوف والمشاركين ، للحفاظ على القانون والنظام ومساعدة المنظمين. يتم تعيين لجنة استقبال للإشراف على الاستقبال وأيضا لجمع الأموال من المندوبين والمتعاطفين.

الخطوة # 5. ترتيبات الجلوس:

يجب إجراء جميع الترتيبات الخاصة بمقاعد المشاركين في القاعة أو على الأرض ولمكبرات الصوت والضيوف على المنصة أو المنصة. غالبًا ما تُصنع الزخارف الملونة لتعريف طبيعة الاجتماع واكتساب شعبية.

الخطوة # 6. اضغط:

يجب إيلاء عناية خاصة لاستيعاب الصحافة ، فإن تقارير الصحف ستكون مواتية أو غير مواتية تعتمد إلى حد كبير على المعاملة التي تلقاها المراسلون.

الخطوة # 7. التعميم:

يجب أن تكون جميع الأوراق جاهزة للتداول بين المشاركين. يجب أن تصل إلى الناس في الوقت المناسب ، وأحيانا يتم نشر الهدايا التذكارية بمناسبة المؤتمرات التي لها قيمة تاريخية. الهدايا التذكارية هي مصادر للدخل من خلال الإعلانات. عادة ما يتم تعيين لجنة تذكارية بشكل منفصل لإنتاج الهدايا التذكارية.

الخطوة رقم 8. ترتيب الغداء:

إن ترتيب تناول الغداء أو الشاي للمندوبين والضيوف ، وهو أمر شائع جدًا في حالة عقد مؤتمر أو مؤتمر ، هو أمر صعب آخر وربما عمل لا شكر له مرتبط باجتماع عام.

الخطوة # 9. جدول الأعمال:

يجب وضع اللمسات الأخيرة على البرنامج مع جدول أعمال ، وقائمة المتكلمين ، وأسماء الرؤساء لمختلف الدورات ، إن وجدت ، الخ. قد يتعين دعوة العناصر التي يجب إدراجها في جدول الأعمال في وقت أبكر من المندوبين. يجب أن تتم طباعة البرنامج للتوزيع.

الخطوة # 10. الجلسات:

هناك دورتين خاصتين لعقد مؤتمر - الافتتاحية. أي فتح و Valedictory ، أي إغلاق. يتم إجراء ترتيبات خاصة لهم.

الخطوة # 11. الإقامة المالية:

جعل التسكين المالي هو مهمة أخرى مهمة. في بعض الأحيان تصبح تكلفة الاجتماع عالية للغاية. مصادر التمويل هي: صندوق المنظمة نفسها ، رسوم من المندوبين ، إعلانات تذكارية ، عضوية لجنة الاستقبال ، إلخ.