أهمية التخطيط: إنها ميزات وقيود وعمليات وأنواع
اقرأ هذه المقالة للتعرف على أهمية التخطيط لمؤسسة ما: إنها ميزات وقيود وعمليات ونوع!
جميع المنظمات سواء كانت الحكومة ، أو الأعمال التجارية الخاصة أو رجال الأعمال الصغيرة تتطلب التخطيط. لتحويل أحلامهم من زيادة في المبيعات ، وكسب ربح كبير وتحقيق النجاح في الأعمال التجارية جميع رجال الأعمال يجب أن نفكر في المستقبل ؛ جعل التوقعات وتحقيق الهدف. لتحديد ما يجب القيام به ، وكيفية القيام به ومتى يفعلون يفعلون التخطيط.
المعنى:
يمكن تعريف التخطيط على أنه "التفكير مسبقا في ما يجب القيام به ، ومتى يجب القيام به ، وكيفية القيام به ، ومن يجب القيام به". بكلمات بسيطة يمكننا القول إن التخطيط يربط الفجوة بين المكان الذي نقف فيه اليوم والمكان الذي نريد الوصول إليه.
يشمل التخطيط تحديد الأهداف والبت مسبقا في مسار العمل المناسب لتحقيق هذه الأهداف حتى نتمكن من تحديد التخطيط ووضع الأهداف والغايات وصياغة خطة عمل لتحقيقها.
عنصر آخر مهم للتخطيط هو الوقت. يتم تطوير الخطط دائمًا لفترة زمنية محددة حيث لا يمكن لأي مشروع مواصلة التخطيط بلا نهاية.
مع الأخذ في الاعتبار البعد الزمني يمكننا تعريف التخطيط على أنه "تحديد أهداف لفترة زمنية محددة ، وصياغة مسارات عمل مختلفة لتحقيقها ثم اختيار أفضل بديل ممكن من الدورات المختلفة للإجراءات".
الميزات / الطبيعة / خصائص التخطيط:
1. التخطيط يساهم في الأهداف:
يبدأ التخطيط بتحديد الأهداف. لا يمكننا التفكير في التخطيط في غياب الهدف. بعد تحديد الأهداف ، يقرر التخطيط الطرق والإجراءات والخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق الأهداف المحددة. كما يساعد المخططون في إحداث تغييرات في الخطة إذا كانت الأمور لا تتحرك في اتجاه الأهداف.
على سبيل المثال ، إذا كان هدف المنظمة هو تصنيع 1500 آلة غسيل وفي شهر واحد فقط يتم تصنيع 80 غسالات ، ثم يتم إجراء تغييرات في الخطة لتحقيق الهدف النهائي.
2. التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة:
التخطيط هو الوظيفة الأساسية أو الأولى التي يجب أن يقوم بها كل مدير. لا يمكن تنفيذ أي وظيفة أخرى من قبل المدير دون تنفيذ وظيفة التخطيط لأن الأهداف يتم إعدادها في التخطيط ووظائف أخرى تعتمد على الأهداف فقط.
ﻋﻟﯽ ﺳﺑﯾل اﻟﻣﺛﺎل ، ﻓﻲ ﺗﻧظﯾم اﻟوظﯾﻔﺔ ، ﯾﻘوم اﻟﻣدراء ﺑﺗﺧﺻﯾص اﻟﺳﻟطﺔ واﻟﻣﺳؤوﻟﯾﺔ ﻟﻟﻣوظﻔﯾن وﻣﺳﺗوى اﻟﺳﻟطﺔ واﻟﻣﺳؤوﻟﯾﺔ ﯾﻌﺗﻣد ﻋﻟﯽ أھداف اﻟﺷرﮐﺔ وبالمثل ، في تعيين الموظفين يتم تعيينهم. يعتمد عدد ونوع الموظفين مرة أخرى على أهداف الشركة. لذلك يستمر التخطيط دائمًا ويبقى بدون. 1 مقارنة بوظائف أخرى.
3. انتشار:
التخطيط مطلوب على جميع مستويات الإدارة. وهي ليست وظيفة مقتصرة على كبار المديرين فقط ولكن يتم التخطيط من قبل المديرين على كل المستويات. يشكل تشكيل المخطط الرئيسي ووضع السياسات العامة مهمة كبار المديرين في حين يقوم مديرو الإدارات بتشكيل خطة للإدارات الخاصة بكل منهم. ويقوم مديرو المستويات الأدنى بوضع خطط لدعم الأهداف العامة ومتابعة الأنشطة اليومية.
4. التخطيط هو مستقبلية / إلى الأمام يبحث:
التخطيط يعني دائما أن النظر إلى الأمام أو التخطيط هو وظيفة مستقبلية. التخطيط لا يتم أبدا عن الماضي. يحاول جميع المدراء القيام بتوقعات وافتراضات للمستقبل ويتم إجراء هذه التنبؤات على أساس التجارب السابقة للمدير ومع المسح المنتظم والذكاء للبيئة العامة.
5. التخطيط مستمر:
التخطيط هو عملية لا تنتهي أو مستمرة ، لأنه بعد وضع الخطط يجب أيضًا أن يكون المرء على اتصال بالتغييرات في البيئة المتغيرة وفي اختيار أفضل طريقة.
لذلك ، وبعد وضع الخطط ، يواصل المخططون إجراء تغييرات في الخطط وفقًا لمتطلبات الشركة. على سبيل المثال ، إذا تم تنفيذ الخطة خلال فترة الازدهار وخلال فترة التنفيذ هناك فترة اكتئاب ، فيجب على المخططين إجراء تغييرات وفقًا للظروف السائدة.
6. التخطيط يشمل صنع القرار:
مطلوب وظيفة التخطيط فقط عندما تتوفر بدائل مختلفة وعلينا اختيار البديل الأكثر ملاءمة. لا يمكننا أن نتخيل التخطيط في غياب الاختيار لأنه في تخطيط مديري الوظائف تقييم البدائل المختلفة واختيار الأنسب. ولكن إذا كان هناك بديل واحد ، فلا يوجد أي شرط للتخطيط.
على سبيل المثال ، لاستيراد التكنولوجيا إذا كان الترخيص فقط مع شركة STC (التعاون التجاري الحكومي) ، لا يكون أمام الشركات خيار سوى استيراد التكنولوجيا من خلال شركة الاتصالات السعودية فقط. ولكن إذا كان هناك 4-5 وكالات استيراد مدرجة في هذه المهمة ، فيجب على المخططين تقييم بنود وشروط جميع الوكالات واختيار الأنسب من وجهة نظر الشركة.
7. التخطيط هو تمرين عقلي:
إنه تمرين عقلي. التخطيط هو عملية عقلية تتطلب تفكيرًا أعلى وهذا ما يجعلها منفصلة عن الأنشطة التنفيذية التي يقوم بها تايلور. في تخطيط الافتراضات والتنبؤات المتعلقة بالمستقبل يتم مسح البيئة بشكل صحيح. يتطلب هذا النشاط مستوى أعلى من الذكاء. ثانيا ، في تقييم يتم تقييم البدائل المختلفة واختيار أنسبها الذي يتطلب مرة أخرى مستوى أعلى من الذكاء. لذا ، من الصواب تسمية خطة فكرية.
أهمية / أهمية التخطيط:
1. يوفر التخطيط التوجيه:
التخطيط معني بمسار العمل المحدد سلفا. ويوفر التوجيهات لجهود الموظفين. يوضح التخطيط ما يجب على الموظفين القيام به ، وكيفية القيام به ، وما إلى ذلك. عن طريق تحديد كيفية القيام بالعمل ، يوفر التخطيط التوجيه للعمل. الموظفين يعرفون مسبقا في أي اتجاه عليهم العمل. هذا يؤدي إلى وحدة الاتجاه أيضا. إذا لم يكن هناك تخطيط ، فسيعمل الموظفون في اتجاهات مختلفة ولن تتمكن المنظمة من تحقيق هدفها المنشود.
2. التخطيط يقلل من مخاطر عدم اليقين:
يتعين على المنظمات مواجهة العديد من حالات عدم اليقين والمواقف غير المتوقعة كل يوم. يساعد التخطيط المدير على مواجهة عدم اليقين لأن المخططين يحاولون التنبؤ بالمستقبل عن طريق وضع بعض الافتراضات المتعلقة بالمستقبل مع الأخذ في الاعتبار تجاربهم السابقة ومسح بيئات العمل. يتم وضع خطط للتغلب على هذه الشكوك. تتضمن الخطط أيضًا مخاطر غير متوقعة مثل الحريق أو بعض الكوارث الأخرى في المنظمة. يتم الاحتفاظ بالموارد جانبا في الخطة لمواجهة مثل هذه الشكوك.
3. يقلل التخطيط من أنشطة اللف والإهدار:
يتم وضع الخطط التنظيمية مع الأخذ في الاعتبار متطلبات جميع الأقسام. تستمد خطط الإدارات من الخطة التنظيمية الرئيسية. ونتيجة لذلك ، سيكون هناك تنسيق في الإدارات المختلفة. من ناحية أخرى ، إذا كان المديرون وغير المدراء وجميع الموظفين يتابعون مسار العمل وفقًا للخطة فسيكون هناك تكامل في الأنشطة. الخطط تضمن وضوح الأفكار والعمل ويمكن تنفيذ العمل بسلاسة.
4. التخطيط يروج للأفكار المبتكرة:
يتطلب التخطيط تفكيرًا عاليًا وهي عملية فكرية. لذلك ، هناك مجال كبير لإيجاد أفكار أفضل وأساليب وإجراءات أفضل لأداء وظيفة معينة. عملية التخطيط تجعل المدراء يفكرون بطريقة مختلفة ويتحملون الظروف المستقبلية. لذلك ، فإنه يجعل المديرين مبتكرين ومبدعين.
5. التخطيط يسهل صنع القرار:
التخطيط يساعد المديرين على اتخاذ قرارات مختلفة. كما هو الحال في أهداف التخطيط يتم تحديدها مسبقا ويتم إجراء التنبؤات للمستقبل. تساعد هذه التنبؤات والأهداف المدير على اتخاذ قرارات سريعة.
6. يضع التخطيط معيارًا للتحكم:
السيطرة تعني المقارنة بين المخرجات المخططة والفعلية ، وإذا كان هناك تباين بين الاثنين ، فابحث عن أسباب هذه الانحرافات واتخاذ التدابير لمطابقة الإنتاج الفعلي مع المخطط. ولكن في حالة عدم وجود مخرجات مخططة ، فلن يكون لدى مدير المراقبة أي أساس للمقارنة ما إذا كان الناتج الفعلي مناسبًا أم لا.
على سبيل المثال ، إذا كان الناتج المخطط لأسبوع هو 100 وحدة والإنتاج الفعلي الذي أنتجه الموظف هو 80 وحدة ، فيجب على مدير التحكم اتخاذ إجراءات لجعل إنتاج الوحدة 80 يصل إلى 100 وحدة ولكن إذا كان الناتج المخطط ، أي 100 وحدة ليس عند معرفة ما إذا كان 80 وحدة إنتاج كافية أو لا يصعب معرفتها. لذلك ، يتم إعطاء قاعدة المقارنة في السيطرة عن طريق وظيفة التخطيط فقط.
7. يركز الاهتمام على أهداف الشركة:
تبدأ وظيفة التخطيط بإعداد الأهداف والسياسات والإجراءات والأساليب والقواعد وما إلى ذلك والتي تتم في التخطيط لتحقيق هذه الأهداف فقط. عندما يتبع الموظفون الخطة فهم يقودون نحو تحقيق الأهداف. من خلال التخطيط ، يتم توجيه جهود جميع الموظفين نحو تحقيق الأهداف والغايات التنظيمية.
حدود التخطيط:
1. يؤدي التخطيط إلى الصلابة:
بمجرد وضع الخطط لتحديد مسار العمل المستقبلي ، قد لا يكون المدير في وضع يمكنه من تغييرها. قد لا يؤدي اتباع خطة محددة مسبقًا عند تغيير الظروف إلى نتائج إيجابية للمؤسسة. هذا النوع من الصلابة في الخطة قد يخلق صعوبة.
2. قد لا يعمل التخطيط في بيئة ديناميكية:
بيئة الأعمال ديناميكية للغاية حيث توجد تغيرات مستمرة تحدث في البيئة الاقتصادية والسياسية والقانونية. يصبح من الصعب للغاية التنبؤ بهذه التغييرات المستقبلية. قد تفشل الخطط إذا كانت التغييرات متكررة جدًا.
تتكون البيئة من عدد من الأجزاء ويصبح من الصعب جدًا على المدير تقييم التغييرات المستقبلية في البيئة. على سبيل المثال ، قد يكون هناك تغيير في السياسة الاقتصادية ، والتغيير في الموضة والاتجاه أو التغيير في سياسة المنافسين. لا يستطيع المدير التنبؤ بهذه التغييرات بدقة وقد تفشل الخطة إذا حدثت العديد من هذه التغييرات في البيئة.
3. يقلل من الإبداع:
مع التخطيط ، يبدأ مديرو المؤسسة بالعمل بشكل صارم ويصبحون أتباعًا أعمى للخطة فقط. لا يتخذ المديرون أي مبادرة لإجراء تغييرات في الخطة وفقًا للتغييرات السائدة في بيئة الأعمال. يتوقفون عن تقديم الاقتراحات والأفكار الجديدة لتحقيق تحسن في العمل لأن الإرشادات الخاصة بالعمل يتم تقديمها في التخطيط فقط.
4. التخطيط ينطوي على تكلفة ضخمة:
تنطوي عملية التخطيط على الكثير من التكلفة لأنها عملية فكرية وتحتاج الشركات إلى توظيف الخبراء المحترفين لتنفيذ هذه العملية. إلى جانب رواتب هؤلاء الخبراء ، على الشركة أن تنفق الكثير من الوقت والمال لجمع الحقائق والأرقام الدقيقة. لذلك ، إنها عملية مستهلكة للتكاليف. إذا كانت فوائد التخطيط ليست أكثر من تكلفتها ، فلا ينبغي أن تستمر.
5. إنها عملية تستغرق وقتًا طويلاً:
عملية التخطيط هي عملية تستغرق وقتًا طويلاً نظرًا لأن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً لتقييم البدائل واختيار أفضلها. هناك حاجة إلى الكثير من الوقت في تطوير مباني التخطيط. لذلك ، بسبب هذا ، يتأخر الإجراء. وعندما تكون هناك حاجة لاتخاذ قرار فوري وفوري ، يتعين علينا تجنب التخطيط.
6. التخطيط لا يضمن النجاح:
في بعض الأحيان يكون لدى المديرين إحساس زائف بالأمان ، وقد نجحت الخطط في الماضي ، لذا فإن هذه الخطط ستعمل في المستقبل أيضًا. هناك ميل في المديرين للاعتماد على خطط تم اختبارها.
ليس صحيحًا أنه إذا نجحت الخطة في الماضي ، فإنها ستحقق النجاح في المستقبل أيضًا لأن هناك العديد من العوامل المجهولة التي قد تؤدي إلى فشل الخطة في المستقبل. يوفر التخطيط فقط قاعدة لتحليل المستقبل. إنه ليس حلاً لمسار العمل في المستقبل.
7. عدم الدقة:
في التخطيط ، نحن دائمًا ما نفكر سلفًا والتخطيط معني بالمستقبل فقط والمستقبل دائمًا غير مؤكد. في التخطيط يتم اتخاذ العديد من الافتراضات لاتخاذ قرار بشأن مسار العمل في المستقبل. لكن هذه الافتراضات ليست دقيقة بنسبة 100٪ ، وإذا لم تكن هذه الافتراضات صحيحة في الوضع الحالي أو في حالة المستقبل ، فإن التخطيط بأكمله سيفشل.
على سبيل المثال ، إذا افترضنا في الخطة أنه سيكون هناك معدل تضخم يبلغ 5٪ وفي حالة مستقبلية سيصبح معدل التضخم 10٪ عندها ستفشل الخطة بأكملها وستكون هناك حاجة لإجراء العديد من التعديلات.
القيود الخارجية للتخطيط:
في بعض الأحيان يفشل التخطيط بسبب القيود التالية التي لا يملك المديرون السيطرة عليها.
(ط) الكارثة الطبيعية:
قد تؤدي الكوارث الطبيعية مثل الفيضانات والزلازل والمجاعات وما إلى ذلك إلى فشل الخطة.
(2) التغيير في سياسات المنافسين:
قد تفشل الخطة أحيانًا بسبب سياسات أفضل ، منتج واستراتيجية منافس لم يكن متوقعًا من قبل المدير.
(3) التغيير في الذوق / الموضة والاتجاه في السوق:
قد تفشل الخطط أحيانًا عندما يتعارض الذوق / الموضة أو الاتجاه السائد في السوق مع توقعات المخططين.
(4) التغيير في التكنولوجيات:
قد يؤدي إدخال تقنيات جديدة أيضًا إلى فشل خطط المنتجات التي تستخدم التقنية القديمة.
(ت) التغيير في السياسة الحكومية / الاقتصادية:
المديرين ليس لديهم سيطرة على قرارات الحكومة. إذا لم تكن السياسات الاقتصادية أو الصناعية الحكومية مؤطرة كما هو متوقع من قبل المدير ، فقد تفشل الخطط أيضًا.
عملية التخطيط:
1. تحديد الأهداف:
يبدأ مدير المهام التخطيطي بإعداد الأهداف لأن جميع السياسات والإجراءات والأساليب يتم وضعها لتحقيق الأهداف فقط. وضع المدراء بوضوح أهداف الشركة مع الأخذ في الاعتبار أهداف الشركة والموارد المادية والمالية للشركة. يفضل المدراء إعداد الأهداف التي يمكن تحقيقها بسرعة وفي وقت محدد. بعد تحديد الأهداف ، يتم إبلاغ الأهداف المحددة بوضوح لجميع الموظفين.
2. تطوير المباني:
أماكن العمل تشير إلى افتراضات بخصوص المستقبل. أماكن العمل هي الأساس الذي تُصنع فيه الخطط. إنه نوع من التوقعات التي يتم إبقاؤها في ضوء الخطط الحالية وأي معلومات سابقة حول السياسات المختلفة. يجب أن يكون هناك اتفاق كامل على جميع الافتراضات. يتم افتراضات على أساس التنبؤ. التوقعات هي تقنية جمع المعلومات. يتم وضع توقعات مشتركة لمعرفة الطلب على منتج ما ، أو تغيير في سياسة الحكومة أو المنافسين ، أو معدل الضريبة ، إلخ.
3. سرد البدائل المختلفة لتحقيق الأهداف:
بعد وضع الأهداف ، يضع المدراء قائمة بالبدائل التي يمكن للمنظمة من خلالها تحقيق أهدافها حيث يمكن أن يكون هناك العديد من الطرق لتحقيق الهدف ويجب على المديرين أن يعرفوا جميع الطرق للوصول إلى الأهداف.
على سبيل المثال ، إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات بنسبة 10٪ ، فيمكن زيادة البيع:
(أ) بإضافة المزيد من المنتجات ؛
(ب) بتقديم خصم ؛
(ج) بزيادة الإنفاق على الإعلانات ؛
(د) بزيادة الحصة في السوق ؛
(هـ) عن طريق تعيين الباعة للبيع من الباب إلى الباب وما إلى ذلك.
لذلك ، يدرج المديرون جميع البدائل.
4. تقييم البدائل المختلفة:
بعد وضع قائمة من البدائل المختلفة جنبا إلى جنب مع الافتراضات التي تدعمها ، يبدأ المدير بتقييم كل بديل ويلاحظ أسفل الجوانب الإيجابية والسلبية لكل بديل. بعد ذلك يبدأ المدير في التخلص من البدائل ذات جانب سلبي أكثر والواحد ذو الجانب الإيجابي الأقصى وبأغلب الافتراضات الممكنة يتم اختياره كأفضل بديل. يتم تقييم البدائل في ضوء جدواها.
5. اختيار البديل:
يتم اختيار أفضل بديل ولكن على هذا النحو لا توجد صيغة رياضية لاختيار أفضل بديل. في بعض الأحيان بدلا من اختيار بديل واحد ، يمكن أيضا اختيار مجموعة من البدائل المختلفة. الخطة الأكثر مثالية هي الأكثر جدوى ، مربحة وذات عواقب سلبية أقل.
بعد إعداد الخطة الرئيسية ، يتعين على المنظمة وضع عدد من الخطط الصغيرة لدعم الخطة الرئيسية. ترتبط هذه الخطط بأداء وظائف روتينية في المنظمة. هذه مشتقة من الخطة الرئيسية. لذلك ، تُعرف أيضًا باسم الخطط المشتقة. هذه الخطط لا بد منها لتحقيق هدف الخطة الرئيسية. الخطط الداعمة المشتركة هي خطط لشراء المعدات ، والتخطيط للتوظيف واختيار الموظفين ، والتخطيط لشراء المواد الخام ، وما إلى ذلك.
6. تنفيذ الخطة:
يقوم المديرون بإعداد أو صياغة الخطط الرئيسية والداعمة على الورق ولكن لا يوجد استخدام لهذه الخطط ما لم وإلى أن يتم تنفيذها. لتنفيذ الخطط أو وضع الخطط موضع التنفيذ ، يبدأ المديرون بتوصيل الخطط إلى جميع الموظفين بشكل واضح للغاية لأن الموظفين يضطرون بالفعل لتنفيذ الأنشطة وفقًا لمواصفات الخطط. بعد توصيل الخطة للموظفين وأخذ دعمهم ، يبدأ المديرون بتخصيص الموارد وفقًا لمواصفات الخطط. على سبيل المثال ، إذا كانت الخطة هي زيادة في البيع عن طريق زيادة الإنفاق على الإعلان ، ثم لوضعه موضع التنفيذ ، يجب على المديرين تخصيص المزيد من الأموال لقسم الإعلان ، واختيار وسائل الإعلام الأفضل ، واستئجار وكالة إعلانات ، إلخ.
7. المتابعة:
التخطيط هو عملية مستمرة ، لذلك لا يتخطى عمل المدير ببساطة من خلال وضع الخطة موضع التنفيذ. يراقب المديرون الخطة بعناية أثناء تنفيذها. إن مراقبة الخطة مهمة للغاية لأنها تساعد على التحقق مما إذا كانت الظروف والتنبؤات المفترضة في الخطة صحيحة في الوضع الحالي أم لا. إذا لم تتحقق هذه الأمور فستحدث التغييرات على الفور في الخطة.
أثناء المتابعة يتم إجراء العديد من التعديلات في الخطة. على سبيل المثال ، إذا تم تخطيط الإنفاق مع الأخذ في الاعتبار معدل التضخم 5 ٪ ولكن في الوضع الحالي إذا ارتفع معدل التضخم إلى 10 ٪ ثم خلال متابعة المديرين إجراء تغييرات في الخطط وفقا لمعدل التضخم 10 ٪.
خطة:
الخطة هي وثيقة توضح كيفية تحقيق الأهداف. إنه إجراء محدد مقترح لمساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها. قد يكون هناك أكثر من طريقة ووسائل للوصول إلى هدف معين ولكن بمساعدة خطط منطقية ، يمكن تحقيق أهداف المنظمة بسهولة.
خطط الاستخدام الفردي:
خطط الاستخدام المفرد هي خطة استخدام لمرة واحدة. وهي مصممة لتحقيق هدف معين لن يتحقق في المستقبل بمجرد تحقيقه. هذه مصنوعة لتلبية احتياجات المواقف الفريدة. تعتمد مدة أو مدة خطة الاستخدام الفردي على النشاط أو الهدف الذي يتم من أجله. قد تستمر لمدة يوم واحد أو قد تستمر لأسابيع أو شهور إذا كان المشروع الذي تم إنشاؤه لفترة طويلة.
خطط سارية المفعول:
تعرف الخطط الدائمة أيضًا باسم خطط استخدام التكرار. تركز هذه الخطط على المواقف التي تحدث بشكل متكرر. يتم استخدام الخطط الدائمة مرارا وتكرارا. وهي مصنوعة مرة واحدة ولكنها تحتفظ بقيمتها على مدى سنوات. على الرغم من إجراء بعض التنقيحات والتحديثات في هذه الخطط من وقت لآخر.
أنواع الخطط:
اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ هﻮ وﻇﻴﻔﺔ ﺷﺎﻣﻠﺔ ، ﻣﻤﺎ ﻳﻌﻨﻲ أﻧﻪ ﻟﻴﺲ ﻣﻬﻤﺔ اﻟﻤﺪراء ذوي اﻟﻤﺴﺘﻮى اﻷﻋﻠﻰ ﻓﺤﺴﺐ ، ﺑﻞ ﻳﻘﻮم اﻟﻤﺪﻳﺮون اﻟﺬﻳﻦ ﻳﻌﻤﻠﻮن ﻋﻠﻰ ﻣﺴﺘﻮﻳﺎت ﻣﺨﺘﻠﻔﺔ ﺑﺄداء وﻇﻴﻔﺔ اﻟﺘﺨﻄﻴﻂ قد تختلف الخطط التي يضعها مدير المستوى الأعلى عن الخطط التي شكلها مديرو المستوى المتوسط والأدنى. الأنواع المختلفة للخطط أو الخطط العامة التي شكلها المديرون على مستويات مختلفة هي:
الأهداف - القواعد
استراتيجية - برامج
السياسات - الطرق
الإجراءات - الميزانيات
1. الأهداف:
الأهداف هي الأهداف التي يتم توجيه الأنشطة إليها. هم النتيجة النهائية لكل نشاط. الهدف:
(أ) ينبغي أن تكون ذات صلة بنشاط منفرد ؛
(ب) ينبغي أن تكون مرتبطة بالنتيجة وليس بالأنشطة التي يتعين القيام بها ؛
(ج) ينبغي أن يكون قابلا للقياس أو يجب أن يقاس على أساس كمي ؛
(د) يجب أن يكون لها حد زمني لتحقيق الهدف ؛
(هـ) يجب أن يكون قابلا للتحقيق أو ممكن التحقيق.
على سبيل المثال ، زيادة في البيع بنسبة 10٪ أو انخفاض في الرفض بنسبة 2٪.
2. الإستراتيجية:
الاستراتيجية هي خطة شاملة لتحقيق الأهداف التنظيمية. أبعاد الاستراتيجية هي:
(ط) تحديد الأهداف على المدى الطويل.
(2) اعتماد مسار عمل معين.
(3) تخصيص الموارد لتحقيق الأهداف.
إن صياغة الإستراتيجية هي مهمة الأشخاص من المستويات العليا ، ويجب عليهم مسح وفهم بيئة الأعمال بوضوح قبل وضع الإستراتيجية. القرارات المشتركة في الاستراتيجية هي ما إذا كان يجب إدخال منتج جديد أم لا. إذا كان تقديم ذلك ، كيف ، والعثور على العملاء لمنتجاتك إجراء تغييرات في المنتجات الحالية وما إلى ذلك. وتتأثر جميع القرارات الاستراتيجية إلى حد كبير من بيئة الأعمال. تحدد الإستراتيجية القرارات المستقبلية المتعلقة بتوجيه المنظمة ونطاقها على المدى الطويل.
على سبيل المثال ، اختيار وسائل الإعلان ، وتقنيات ترويج المبيعات ، وقنوات التوزيع ، إلخ.
3. السياسات:
يمكن تعريف السياسة على أنها استجابة عامة للمؤسسة تجاه مشكلة أو وضع معين. بكلمات بسيطة ، إنها طريقة المنظمة الخاصة للتعامل مع المشاكل. يتم وضع السياسات على كل المستويات لأن المديرين في كل مستوى يحتاجون إلى تقرير أو تحديد طريقة التعامل مع الموقف والسياسة بمثابة دليل لاتخاذ القرارات في وضع غير متوقع.
يشجع تشكيل السياسة دائما مبادرات الموظفين لأن الموظفين يجب أن يتعاملوا مع المواقف ويقرر طريقة التعامل مع الوضع بالتشاور مع الموظفين. ثم سيكونون قادرين على التعامل مع الوضع بطريقة أفضل بكثير. على سبيل المثال ، قد يكون لدى المدرسة سياسة إصدار نموذج القبول فقط للطلاب الذين حصلوا على أكثر من 60٪ من العلامات.
"لا توجد سياسة بيع ائتمان" ، إلخ. مقدمة لمنتج جديد في السوق.
4. الإجراءات:
إجراءات الخطوات المطلوبة مقدما للتعامل مع الظروف المستقبلية. يجب أن يتم تحديد سلسلة الخطوات التي يتبعها الموظفون في مواقف مختلفة مسبقًا بحيث يتبع الجميع الخطوات نفسها.
يمكن تعريف الإجراء على أنه الطريقة الدقيقة التي يتعين بها إنجاز النشاط.
على سبيل المثال ، يمكن أن يكون الإجراء الخاص بالقبول في مدرسة معينة:
(أ) إعداد ملف للمتقدمين ؛
(ب) قبول النماذج الميدانية ووضعها في ملف ؛
(ج) اطلب شهادات أخرى للتحقق من علامات أو علامات الطلاب ؛
(د) ضع تلك الوثائق أيضا في الملف ؛
(ه) إعطاء الملف إلى القبول المسؤول.
يتم إجراء إجراءات مشتركة لجميع الإدارات لتنسيق أنشطتها. لذا فإن الإجراءات تتقاطع مع جميع الخطوط الإدارية. على سبيل المثال ، قد يشمل الإجراء الخاص بمعالجة الطلب من قِبل قسم التصنيع قسم المبيعات أيضًا.
5. القواعد:
توضح القواعد الإجراءات الخاصة أو عدم تصرفات الموظفين. لا توجد أي سلطة تقديرية مسموح بها في القواعد ، أي أنه يجب اتباعها بدقة ، وإذا لم يتم اتباع القواعد ، فيمكن اتخاذ إجراءات صارمة ضد الموظفين الذين يخالفون القواعد. يتم توضيح القواعد لإنشاء بيئة الانضباط في المؤسسة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون هناك حكم بعدم التدخين في المنظمة. القواعد عموما توجيه السلوك العام للموظفين والموظفين لا يمكن إجراء أي تغييرات فيها.
6. البرامج:
البرامج هي مزيج من الأهداف والسياسات والإجراءات والقواعد. كل هذه الخطط معا تشكل برنامجا. يتم إجراء البرامج للحصول على عمل منهجي في المنظمة. تنشئ البرامج علاقة بين السياسات والإجراءات والأهداف. يتم إعداد البرامج أيضا على مستويات مختلفة. يتم إعداد البرنامج الأساسي من قبل المستوى الأعلى ومن ثم لدعم البرامج الداعمة للبرنامج الأساسي من مستويات مختلفة يتم إعدادها من أجل وظيفة سلسة للشركة.
على سبيل المثال ، بناء مركز للتسوق ، وتطوير منتج جديد.
7. طرق:
يمكن تعريف الطرق بطريقة رسمية أو منهجية للقيام بأعمال روتينية أو متكررة. يقرر المديرون مسبقا الطريقة المشتركة للقيام بعمل ما. لهذا السبب
(أ) لا شك في أذهان الموظفين ؛
(ب) يمكن أن يكون هناك تماثل في تصرفات الموظفين ؛
(ج) هذه المساعدة في تطبيق تقنيات التوحيد والتبسيط ؛
(د) بمثابة دليل للموظفين.
إذا لم يتم تحديد الطريقة الشائعة للقيام بالعمل سلفًا ، فسيكون هناك ارتباك ولن تكون المقارنة ممكنة. على سبيل المثال ، من أجل تقييم المخزون ، يجب على المنظمة أن تقرر مسبقاً الطريقة التي يجب اعتمادها (lifo أو fifo). بحيث يتبع الجميع نفس الطريقة ومقارنة مع القيمة السابقة للسهم يمكن القيام به ، طريقة لحساب الاستهلاك.
8. الميزانية:
الميزانية هي بيان النتيجة المتوقعة معبر عنها من الناحية العددية. في الميزانيات ، تكون النتائج قابلة للقياس دائمًا وفي معظم الأوقات تكون ذات طبيعة مالية ، ولكن هذا لا يعني أن الشركة تعد الميزانية المالية فقط. تعرف الميزانية المالية أيضاً باسم خطة ربح الشركة لأنها تشمل الدخل المتوقع والنفقات ذات الصلة مع ذلك الدخل والأرباح التي ستجنيها الشركة في السنة القادمة.
جنبا إلى جنب مع ميزانية رأس المال الميزانية المالية على استعداد لمعرفة متطلبات رأس المال المتوقعة. يتم إعداد الميزانية التشغيلية حيث يتم استخدام الوحدات المالية بالساعة بدلاً من تحديد الساعات المتوقعة التي سيعمل بها الموظفون. يقوم المديرون بإعداد الميزانيات على كل المستويات ويقوم المديرون ذوو المستويات الأقل بإعداد الميزانيات التشغيلية بشكل عام.
الميزانية الأكثر شيوعا التي أعدها المديرين على مستويات مختلفة هي الميزانية النقدية. ﺗﻘدر ھذه اﻟﻣﯾزاﻧﯾﺔ اﻟﺗدﻓﻘﺎت اﻟﻧﻘدﯾﺔ اﻟﻣﺗوﻗﻌﺔ واﻟﺗدﻓﻘﺎت اﻟﻧﻘدﯾﺔ اﻟﻣﺗوﻗﻌﺔ ﺧﻼل ﻓﺗرة زﻣﻧﯾﺔ. التدفق النقدي يأتي من المبيعات والتدفقات النقدية في شكل نفقات. يمكن لرجال الأعمال معرفة مركز صافي النقدية عن طريق طرح التدفقات النقدية الخارجة من التدفق النقدي.
على سبيل المثال ، بيع الميزانية
المبيعات في الوحدة = 1 روبية ، 00000
سعر الوحدة = 20 روبية
إجمالي ميزانية المبيعات = 200000 روبية
