قواعد الاجتماعات: القواعد المتعلقة باجتماعات الشركة

تلقي هذه المقالة الضوء على نوعين من القواعد المتعلقة باجتماع الشركة. الأنواع هي: 1. فيما يتعلق باجتماعات الأعضاء 2. فيما يتعلق باجتماعات أعضاء مجلس الإدارة.

المادة 1. فيما يتعلق باجتماعات الأعضاء:

(1) يجب إرسال إشعار يحتوي على جميع التفاصيل والموقع من قبل شخص لديه صلاحية التوقيع مثل رئيس مجلس الإدارة أو المدير أو السكرتير ، إلى كل عضو (أو ممثله القانوني) للشركة في عنوانه المشفر.

وعادة ما يتم توقيعه من قبل السكرتير ، إن وجد. بالإضافة إلى ذلك ، يتم نشر إشعار من قبل الشركات العامة الكبرى في الصحف تحت عمود الإعلانات المصنفة بالعنوان "إشعارات الشركة". يجب أيضًا إرسال نسخة من الإشعار للمُحَقِّق الخاص بالشركة.

(2) يرسل الإشعار قبل 21 يومًا على الأقل من تاريخ الاجتماع. أثناء احتساب التواريخ ، يتم استبعاد تاريخ الإشعار وتاريخ الاجتماع. ينص القانون على أن أي إشعار أو وثيقة ترسل إلى العضو تصبح سارية المفعول بعد ثمان وأربعين ساعة.

هذا العامل أيضا يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار. لذلك ، إذا تم إصدار إشعار في اليوم الأول من الشهر ، فسيكون أقرب موعد للاجتماع هو الرابع والعشرين من ذلك الشهر.

ينص القانون على إخطار أقصر بالطريقة التالية:

(أ) في حالة عقد اجتماع عام سنوي ، إذا وافق جميع الأعضاء و

(ب) في حالة عقد أي اجتماع آخر إذا كان الأعضاء يمتلكون 95٪ من الأسهم ، في حالة ما إذا كانت الشركة تمتلك رأس مال أو تملك 95٪ من حقوق التصويت ، في حال لم يكن لدى الشركة رأس مال مساهم ، توافق على ذلك.

(3) يجب أن يحتوي الإشعار على تاريخ الاجتماع ووقته ومكانه وجدول أعماله. يجب إرسال الإشعار بالبريد العادي. يفضل أن يكون سجل النشر في سجل ديسبات. إذا أراد أي عضو إرسال الإشعار إليه بالبريد المسجل ، فعليه إيداع الأموال البريدية الزائدة مقدمًا للشركة. إذا لم يتم إرسال إشعار عن طريق الخطأ إلى أي عضو لا يجعل الاجتماع غير صالح.

(4) جنبا إلى جنب مع الإشعار ، يتم أيضًا إرسال المواد الأخرى. على سبيل المثال - (أ) في حالة الاجتماع العام السنوي نسخة من تقرير مجلس الإدارة (أو التقرير السنوي) ، نسخة من الحسابات الختامية المراجعة ، نموذج الوكيل إن وجدت ، وما إلى ذلك. (ب) في حالة عقد اجتماع قانوني ، نسخة من التقرير القانوني ، ونسخة من الحسابات المدققة حتى الآن ، وما إلى ذلك.

(5) يكون مكان الاجتماع هو المكتب المسجل للشركة أو في أي مكان آخر في المدينة أو البلدة أو القرية التي يوجد فيها المكتب المسجل للشركة. (ينص القانون على إعفاءات من الحكومة المركزية لبعض الشركات الخاصة).

(6) لا يمكن عقد الاجتماع في عطلة رسمية. وفقا ل ثانية. 2 (38) من قانون الشركات ، لقضاء عطلة رسمية ، ثانية. ينطبق 25 من قانون الأدوات القابلة للتداول لعام 1881. ولكن إذا ما أعلنت الحكومة فيما بعد أن التاريخ الذي تم إصلاحه وإخطاره بالفعل هو عطلة رسمية (بموجب قانون Sec ، 25 من قانون الأدوات القابلة للتداول) ، يمكن عقد الاجتماع في ذلك التاريخ.

(7) يعقد الاجتماع في غضون ساعات العمل. (لا يوجد عائق محدد لعقد اجتماع عام غير عادي في عطلة رسمية وخارج ساعات العمل).

(8) يكون النصاب القانوني لاجتماع الأعضاء كما يلي: (أ) كما هو مذكور في النظام الأساسي للشركة المعنية ، (ب) إذا لم يرد أي ذكر في المواد المذكورة آنذاك ، (1) في حالة وجود شركة خاصة ، فإن أي منهما أعضاء و (2) في حالة وجود شركة عامة أي خمسة أعضاء حاضرين في شخص ، يجب جعل النصاب القانوني.

(9) يحدد القانون البنود التي تدرج في جدول أعمال الاجتماع العام السنوي. أي عنصر آخر يمكن إدخاله تحت عنوان "الأعمال الخاصة" وملاحظات تفسيرية ، يبرر الإدراج ، يجب إضافته.

(10) يتولى رئيس مجلس الإدارة (عادة رئيس مجلس الإدارة) الاجتماع وفقا لأحكام النظام الأساسي للشركة وتخضع لأحكام القانون ، فيما يتعلق بالاجتماعات.

(11) يكون التصويت في الاجتماع عادة برفع الأيدي ما لم يتم طلب الاستفتاء.

(12) بعد انتهاء الاجتماع ، يتعين على السكرتير إعداد محضر وتوقيعه من قبل الرئيس. يجب تقديم نسخ من بعض القرارات لدى مسجل الشركات.

يتحمل سكرتير الشركة مسؤولية ملاحظة أن جميع القواعد المذكورة أعلاه يتم الالتزام بها بشكل صارم. أي افتراض قد يؤدي إلى بطلان الاجتماع. ثانية. 53 و 165 إلى 197 مخصصة لقواعد اجتماعات الأعضاء. يجوز لشركة خاصة تعديل القواعد باستثناء عدد النصاب القانوني.

القاعدة رقم 2. فيما يتعلق باجتماعات أعضاء مجلس الإدارة:

(1) يتم تقديم إخطار بشكل مناسب لكل اجتماع من اجتماعات مجلس الإدارة كتابة لكل مدير على عنوانه المعتاد. إذا كان هناك أي مدير أجنبي ، فيجب إرسال إشعار له أيضًا عندما يكون في الهند. يمكن توقيع الإشعار من قبل أي مدير. وكثيرا ما يتم تفويض السكرتير بتوقيع الإشعار.

(2) يمكن إرسال الإشعار بالبريد أو عن طريق البريد. في بعض الأحيان يتم إرسال إشعار عبر الهاتف إذا وافق جميع أعضاء مجلس الإدارة. أي إشعار ضروري عندما يتم تمرير القرار عن طريق التداول. في اجتماع ، قد يقرر أعضاء مجلس الإدارة موعد الاجتماع التالي ، وفي هذه الحالة لا يجب إرسال إشعار.

(3) يجب أن يكون الإشعار مصحوبًا بكافة الأوراق والمستندات ذات الصلة التي يتعين النظر فيها في الاجتماع.

(4) لا ينص القانون على أي عدد محدد من الأيام قبل تاريخ الاجتماع الذي يتعين إرسال إشعار بشأنه. عادة ما يتم إرسال الإشعار قبل سبعة أيام على الأقل من تاريخ الاجتماع. يجوز أن ينص النظام الأساسي للشركة على أن الفترة أو المديرين أنفسهم قد يقررون ذلك في الاجتماع الأول.

(5) لا ينص القانون على أي قواعد فيما يتعلق بالبنود التي ستدرج في جدول أعمال اجتماع المجلس. يجوز تضمين أي مسألة تتعلق بشؤون الشركة وضمن صلاحيات مجلس الإدارة للتعامل معها.

(6) يكون النصاب القانوني لاجتماع المجلس ، وفقا للقانون ، ثلث أو اثنين أيهما أكبر. عندما تتم مناقشة مسألة تهم أحد المديرين ، لا يمكن للمدير المشاركة فيها. إذا سقط النصاب بحكم استبعاده ، فلا يوجد خطأ. ولكن إذا بقي مدير واحد فقط لا يمكن أن يكون هناك أي اجتماع ، وتحال هذه المسألة إلى الاجتماع العام للأعضاء.

يجوز أن ينص النظام الأساسي للشركة على ما يجب أن يكون النصاب القانوني لاجتماعات المجلس أو أن يقوم المديرون أنفسهم بتحديد النصاب القانوني في أول اجتماع للمجلس ، ولكن لا يمكن أن يكون النصاب القانوني أقل من ما ينص عليه القانون.

(7) يتم انتخاب رئيس من أعضاء مجلس الإدارة في أول اجتماع لمجلس الإدارة ، ويقوم باجتماعات المجلس وفقاً لأحكام النظام الأساسي للشركة الخاضعة لأحكام القانون ، فيما يتعلق باجتماعات المجلس. .

(8) يجب إعداد وتأكيد محاضر كل اجتماع للمجلس في الاجتماع القادم للمجلس.

(9) يتم التصويت برفع الأيدي ، ويكون لكل مدير صوت واحد بغض النظر عن عدد الأسهم التي يملكها.

(10) لا يتضمن القانون أي حكم فيما يتعلق بمكان وساعات اجتماعات المجلس. ولا يذكر أنه لا يمكن عقد اجتماعات المجلس في أيام العطلات. لكن الاجتماع الذي تم تأجيله تلقائيًا بسبب عدم اكتمال النصاب القانوني لا يمكن عقده في عطلة رسمية.

(11) تنطبق القواعد المذكورة أعلاه على قدم المساواة على اجتماعات لجنة أو لجنة فرعية مؤلفة من بعض المديرين لأغراض محددة.