دقائق: أهمية وإجراء كتابة (مع العينة)

اقرأ هذه المقالة للتعرف على الدقائق. بعد قراءة هذا المقال سوف تتعلم: 1. أهمية الدقائق 2. إجراءات كتابة الدقائق.

أهمية الدقائق:

الدقائق هي نتيجة اجتماع. تعقد الاجتماعات لاتخاذ القرارات واعتماد بعض الحقائق والأحداث. هذه هي المصادر المرجعية والإرشادية التي يجب تسجيلها بدقة وبشكل منهجي.

الدقائق هي سجلات مكتوبة. الدقائق هي الدليل أيضا على ما حدث في الاجتماع. لذلك ، فإن المحاضر لها أهمية كبيرة بالنسبة إلى أي جمعية ، سواء كانت متداولة أو غير تجارية ، سواء كانت مسجلة أو غير مسجلة.

يجب صياغة دقائق بعناية فائقة حتى لا يتم تسجيل أي شيء غير صحيح. يتحمل الأمين مسؤولية كبيرة في هذا الصدد وأيضاً على الرئيس الذي يجب عليه تأكيد الدقائق. الدقائق المكتوبة والمثبتة هي سجلات غير قابلة للتغيير.

يعد الأمين العام بشكل عام مسودة نسخة من المحضر ويعرضها على رئيس ذلك الاجتماع لاقتراحاته أو تصويباته. يتمتع الرئيس بسلطة عدم السماح بإدراج أي مسألة يبدو أنها تشوه سمعة أي شخص أو غير ذي صلة أو غير مادية إلى الإجراءات أو تضر بمصلحة الجمعية.

إجراءات كتابة الدقائق:

هناك إجراء محدد لكتابة دقائق. يجب كتابة الدقائق بطريقة منهجية ومنهجية مع جميع الأحداث في الاجتماع.

يجب مراعاة الخطوات والقواعد التالية:

(1) بادئ ذي بدء ، يجب أن يقرر الشكل الذي سيتم اعتماده - فقرة أو جدول.

(2) يجب أن يكون هناك عنوان يشير إلى نوع الاجتماع مع التاريخ والوقت والمكان.

(3) بعد ذلك تأتي أسماء الأشخاص الحاضرين ، بما في ذلك الأعضاء والمدعوين. في حالة عقد اجتماع كبير مثل اجتماع عام لشركة كبيرة ، لا يتم تسجيل جميع الأسماء ولكن يتم فقط ذكر أسماء المدراء والمدعوين (مثل المدقق) ولأسماء أعضاء مجلس الإدارة في سجل الحضور. .

(4) اسم الرئيس هو مكتوب بشكل منفصل.

(5) تأتي الآن الأحداث التي جرت في الاجتماع ولا سيما القرارات التي صدرت بنصوصها الكاملة وأيضا - (أ) أسماء المقترحين والعارضين ؛ (ب) طبيعة التصويت ؛ (ج) ملاحظات المعارضة ، إن وجدت.

(6) يتم إضافة عنوان قصير ورقم تسلسلي لكل عنصر. قد تستمر سلسلة الأرقام هذه من الاجتماع إلى الاجتماع أو قد تقتصر على اجتماع معين فقط.

(7) في الجزء السفلي - على الجانب الأيمن هناك مساحة للرئيس لتوقيع اسمه مع التاريخ ومع كلمة "مؤكد" وعلى الجانب الأيسر ، يضع السكرتير ككاتب المحضر توقيعه مع تاريخ.

(8) تُسجل أيضاً التعليمات الصادرة إلى السكرتير لمتابعة القرارات.

(9) يجب تسجيل المواعيد والمصاريف المصرح بها من قبل الاجتماع.

(10) لا يمكن إدخال أي شيء يعترض عليه الرئيس.

(11) في البداية يتم إعداد المسودة من قبل السكرتير الذي يتم التحقق منه من قبل الرئيس ، ثم يتم كتابة الدقائق في النهاية على صفحات دفتر الدقائق.

(12) من المستصوب أن يوقع الرئيس كل صفحة بالأحرف الأولى

(13) ليست المناقشات ، بل هي القرارات الوحيدة التي اعتمدت في نهاية المطاف هي التي ينبغي كتابتها.

(14) لا يمكن كتابة أي شيء يبدو غير مقبول ويؤذي مشاعر أي شخص.

(15) كلما كان هناك أي إشارة إلى أي خطاب أو تقرير ، ينبغي ذكر تاريخها دائما.

(16) عند إصدار قرار كقرار خاص أو بإشعار خاص ، يجب ذكر ذلك في محضر الحقائق.

(17) لا يجب أن يكون هناك استبدال ونطاق للتصحيح. إذا حدثت هذه الأشياء عن طريق الخطأ ، يجب على السكرتير أن يصنع الأحرف الأولى.

العينة 1:

محضر اجتماع مجلس إدارة شركة.

نموذج الفقرة:

تم إعداد محضر بالرجوع إلى نموذج أدناه:

نموذج - إشعار لأي اجتماع لمجلس إدارة شركة.

XYZ المحدودة

ريج. إيقاف___________

3 أبريل 1988

_______________

(مدير)

سيدى العزيز،

يعقد اجتماع مجلس إدارة الشركة يوم السبت الموافق 10.4.88 في تمام الساعة الثانية بعد الظهر في المكتب المسجل للشركة لمزاولة الأعمال التالية.

مطلوب منك الحضور.

المخلص لك،

________________

سكرتير

جدول أعمال:

(1) تأكيد محاضر الاجتماع الأخير.

(2) تعيين مدير شؤون الموظفين.

(3) تحديد استراتيجية التسويق للمنتج الجديد.

(4) الموافقة على نقل الأسهم حسب الطلبات المستلمة والتي يقدمها السكرتير.

(5) تحديد موعد اجتماع الجمعية العامة غير العادية لتعديل البند 31 من مواد الشركة.

(6) النظر في عرض الأسعار المستلمة من شركة ABC Co. لبناء سقيفة في مباني المصنع. سري إيه ، مدير هذه الشركة ، هو شريك لشركة السادة ABC.

(7) أي عمل آخر بإذن من الرئيس.

تفسير:

وتجدر الإشارة من العينة المذكورة أعلاه إلى أن بنود مختلفة من البنود التي نوقشت بشكل عام في اجتماع المجلس قد تم تغطيتها من قبل جدول الأعمال. تتعلق البنود بالأمور التجارية العامة بالإضافة إلى الإجراءات القانونية. أ ، وهو مدير الشركة ، هو شريك لشركة السادة ABC.

لا يجوز له المشاركة عند طرح البند رقم 6 للمناقشة لأنه مهتم بالعقد. يجب على بقية المديرين ، مهما كان عددهم ، أن يكتمل النصاب.

ثانية. وينص قانون 299 و 300 من قانون الشركات على أن أي مدير مهتم بالعقد يجب أن يفصح عنه في الوقت المناسب ويجب ذكر ذلك في جدول الأعمال.

الدقائق:

عقد محضر اجتماع مجلس إدارة الشركة يوم الجمعة 10.4.88 في تمام الساعة 2 بعد الظهر في المكتب المسجل للشركة.

1. الرئيس

تولى سري ألف الرئاسة

2. تأكيد المحضر

تمت قراءة وتأكيد محاضر الاجتماع الأخير الذي عقد على 8.2.88.

3. تعيين مدير شؤون الموظفين :

وقد تم التوصل إلى "أنه بسبب زيادة عدد الموظفين وإقامة علاقات صناعية أفضل ، يتم تعيين مدير موظفين مؤهل من قبل الشركة على أساس جدول رواتب قدره روبية. 1200.00 روبية. 2000.00 شهريا مع جميع مرافق صندوق الادخار والبقشيش كما تسمح به قواعد خدمة الشركة ".

طُلب من السكرتير الإفصاح عن إعلان في رجل الدولة في وقت مبكر ، داعيا الطلبات.

4. استراتيجية التسويق :

وقد تم حل "أنه لتجنب المنافسة من المخاوف الثابتة الأخرى ، فإن الاستراتيجية التي ستتبعها الشركة هي استكشاف الأسواق الريفية من خلال تجار التجزئة المحليين".

5. الموافقة على نقل الأسهم:

قدم الأمين طلبًا من سري إس ، اشترى 50 سهمًا في الشركة التي نقلها سري آر ، الحائز الحالي ، طلب الموافقة على التحويل.

وقد تم حل "الموافقة على الطلب المقدم من سري S لتحويل 50 سهماً من 131 إلى 180 شهادة مشاركة في البورصة رقم 25 التي عقدتها سري آر."

وطلب من الأمين القيام بالمطلوب.

6. تحديد تاريخ اجتماع الجمعية العامة غير العادية :

تم تحديد موعد عقد اجتماع الجمعية العامة غير العادية لتغيير المادة 31 من النظام الأساسي للشركة لغرض دعوة الودائع العامة بموجب السياسة الأخيرة لوزارة الاتحاد وشؤون الشركة في 25 يونيو 1988.

وطلب من الأمين القيام بالمطلوب.

سجلت سري سي مذكرة معارضة لفكرة دعوة الودائع العامة.

7. النظر في الاقتباس:

تم تأجيل المسألة بانتظار الموافقة على خطة البناء المقترح.

8. صوت الشكر :

لعدم وجود أعمال أخرى ، انتهى الاجتماع بتصويت شكر للرئيس.

شكل جدول:

الدقائق:

عقد محضر اجتماع مجلس إدارة الشركة يوم الجمعة 10.4.88 في تمام الساعة 2 بعد الظهر في المكتب المسجل للشركة.

1. الرئيس :

تولى سري ألف الرئاسة.

2. تأكيد المحضر :

تمت قراءة وتأكيد محاضر الاجتماع الأخير الذي عقد على 8.2.88.

3. تعيين مدير شؤون الموظفين :

وقد تم التوصل إلى "أنه بسبب زيادة عدد الموظفين وإقامة علاقات صناعية أفضل ، يتم تعيين مدير موظفين مؤهل من قبل الشركة على أساس جدول رواتب قدره روبية. 1200.00 روبية. 2000.00 شهريا مع جميع مرافق صندوق الادخار والبقشيش كما تسمح به قواعد خدمة الشركة ".

طُلب من السكرتير الإفصاح عن إعلان في الدولة في وقت مبكر من تاريخ الفن يدعو لتقديم الطلبات.

4. استراتيجية التسويق:

وقد تم التوصل إلى "حل لتجنب المنافسة. إستراتيجية من شواغل راسخة أخرى. الاستراتيجية التي ستتبعها الشركة هي استكشاف الأسواق الريفية من خلال تجار التجزئة المحليين".

5. الموافقة على نقل SharesTransfer:

قدم الأمين طلبًا من سري إس الذي اشترى 50 سهمًا في الشركة تم نقلها من قبل سري آر ، الحائز الحالي ، طلبًا للموافقة على التحويل. وتم الاتفاق على "الموافقة على الطلب المقدم من سري S لنقل 50 سهما من رقم 131 إلى 180 شريطة مشاركة رقم 25 ، التي عقدتها سري آر ،".

وطلب من الأمين القيام بالمطلوب.

6. تحديد موعد اجتماع الجمعية العامة غير العادية:

تم تحديد موعد عقد الجمعية العمومية غير العادية لتغيير المادة 31 من عقد تأسيس الشركة لغرض دعوة الودائع العامة بموجب السياسة الأخيرة لوزارة الاتحاد وشئون الشركة ، في 25 يونيو 1988. .

وطلب من الأمين القيام بالمطلوب.

سجلت سري سي مذكرة معارضة لفكرة دعوة الودائع العامة.

7. النظر في الاقتباس:

تم تأجيل المسألة بانتظار الموافقة على خطة البناء المقترح.

8. صوت الشكر:

لا توجد أعمال أخرى ، انتهى الاجتماع بشكر الرئيس.

[لم يتم تسجيل أنماط التصويت وأسماء المقترحين والعارضين.]