الدقائق: المعنى والميزات والجوانب

اقرأ هذه المقالة للتعرف على محاضر الاجتماع. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم: 1. معنى الدقائق 2. أهمية الدقائق 3. الميزات 4. الجوانب.

معنى الدقائق:

إن الدقائق هي سجلات رسمية دقيقة ومكثفة لما حدث في الاجتماع. يجب إعداد المحاضر والحفاظ عليها لكل اجتماع. من واجب السكرتير كتابة الدقائق ولهذا الغرض يكون هناك كتاب دقيق.

كتاب دقيقة منفصلة ضروري لفصل منفصل من الاجتماع في المنظمة. على سبيل المثال ، في شركة ، يجب أن يكون هناك دفاتر دقيقة منفصلة لاجتماعات الأعضاء ، ومجلس الإدارة ، وكل لجنة يشكلها أعضاء مجلس الإدارة ، وما إلى ذلك.

أهمية الدقائق:

يجب إعداد محاضر الاجتماع والمحافظة عليها للأشياء التالية:

(أ) الاحتفاظ بسجلات الأعمال التجارية المتداولة في اجتماع ما.

(ب) توفير التوجيه للإجراءات الواجب اتخاذها بشأن بعض القضايا.

(ج) لتوفير معلومات عن تاريخ المنظمة.

(د) ضمان تقديم أدلة على جميع القرارات المتخذة ، وحضور الأعضاء ، وملاحظة المعارضة من جانب أي عضو ، إن وجد ، واتجاه التصويت لكل قضية ، وما إلى ذلك ، كلما كان هناك أي نزاع.

(هـ) مراقبة الإجراءات الشكلية (غالباً ما تكون قانونية) فيما يتعلق بالاجتماعات.

(و) لإنجاز صلاحية الاجتماع.

كل هذه الأشياء تسبب أهمية كبيرة للدقائق وجعلها لا غنى عنها لنجاح إدارة المؤسسة.

ملامح الدقائق:

(1) يجب كتابة الدقائق بلغة واضحة وواضحة بحيث يمكن فهمها بسهولة من قبل أي شخص يمر بها.

(2) يجب كتابة الدقائق باختصار. يقوم السكرتير بتدوين ملاحظات عن وقائع الاجتماع ومن الملاحظات التي يعدها الدقائق التي تقضي على التفاصيل غير الضرورية. يجب تسجيل القرارات التي تم إقرارها بالكامل ولكن المناقشات التي قام بها الأعضاء المختلفون قبل إصدار القرار لا يلزم تسجيلها.

(3) يجب أن يكون هناك كتاب دقيقة. يتكون الكتاب من صفحات مرقمة ومتشابكة على التوالي. قد يساعد الموثق ذو الأوراق السفلية المقفلة أيضًا في تحقيق الغرض.

(4) يفضل أن تكون الدقائق مكتوبة بخط اليد.

(5) تحتوي الدقائق على جزأين - (أ) دقائق من السرد - يحتوي هذا الجزء على (1) وصف موجز للاجتماع والتاريخ والوقت والمكان ، (ب) أسماء الأعضاء الحاضرين. في حالة وجود اجتماع كبير أو لا يمكن كتابة أسماء الاجتماعات العامة. (3) سجلات بعض الأحداث مثل انتخاب الرئيس ، والتصويت بالشكر للرئيس ، وتوقيع الرئيس ، وتوقيع السكرتير (ككاتب) ، إلخ.

(ب) محاضر القرار - يتضمن هذا الجزء جميع القرارات المتخذة في الاجتماع في شكل القرارات. من المستصوب أن تكون مكتوبة على أسماء المقترحين والعارضين وكذلك أسماء هؤلاء الأعضاء الذين أرادوا تسجيل معارضتهم. إذا تم تأجيل الاجتماع ، فيجب كتابة المحاضر الخاصة بكل تاريخ من الاجتماعات بشكل منفصل كالمعاملة التي تتم في تواريخ مختلفة.

(6) يمكن كتابة محضر في شكلين - (أ) نموذج فقرة - كل عنصر من الأعمال التجارية المتداولة في الاجتماع مكتوب في فقرة منفصلة تحت عنوان موضوع أو عنوان برقم تسلسلي ، (ب) شكل جدولي - الصفحات تنقسم إلى أعمدة تظهر الرقم التسلسلي ورأس الموضوع والقرارات المتخذة أو التي تحدث لحدث ما. أيا كان الشكل ، في الأعلى هناك وصف موجز للاجتماع وفي الأسفل هناك توقيع ، من الرئيس والأمين.

(7) قد تكون هناك قواعد قانونية فيما يتعلق بالدقائق ، كما نجد في حالة اجتماعات الشركة.

(8) تحتوي الدقائق على عدة جوانب ، كما هو مفصل أدناه.

جوانب الدقائق:

الدقائق لها أربعة جوانب:

(1) التحضير:

يجب تحضير الدقائق. من واجب السكرتير أن يعد المحضر. يعدهم من الملاحظات الغزيرة التي اتخذها خلال الاجتماع. يقوم بإعداد المحضر في أقرب وقت ممكن بعد انتهاء الاجتماع عندما يبقى كل شيء في ذاكرته أيضا ، بغض النظر عن الملاحظات.

ينص قانون الشركات على أنه يجب إعداد الدقائق خلال ثلاثين يومًا من تاريخ الاجتماع. في بعض الأحيان ، يعمل الخبير المختص على تقديم سجلات شاملة وحرفية (كلمة لكلمة) لوقائع الاجتماع الذي سيساعد الوزير في إعداد المحضر.

من المتوقع أن يعرف السكرتير أسلوب كتابة الدفاتر ويمكنه تبني أي من النموذجين. يجب إعداد محاضر جميع اجتماعات المنظمة. حتى دقائق من اجتماع غير رسمي مكتوبة أيضا.

يتمتع الرئيس بسلطة إجراء التصحيحات في كتابات السكرتير ، وقد يقرر أيضًا ما إذا كان سيتم تضمين بعض المسائل أم لا. وبالتالي ، فإن الممارسة العامة هي وضع مسودة المحضر وبعد أن يختفي الرئيس ، فإن الكتابة النهائية تتم على صفحات كتاب الدقائق.

(2) تأكيد:

دقائق يجب تأكيدها. رئيس يؤكد الدقائق.

هناك طريقتان عريضتان للتأكيد:

(1) في حالة عقد اجتماع لمجلس الإدارة أو اللجنة أو أي هيئة صغيرة أخرى تجتمع بشكل متكرر ، فإن الطريقة المتبعة هي أن محاضر الاجتماع السابق يتم قراءتها في الاجتماع التالي ويؤكدها رئيس ذلك الاجتماع.

(2) في حالة الاجتماعات التي يتم عقدها بشكل غير متكرر ، مثل الاجتماع العام السنوي ، يتم تأكيد المحضر في غضون فترة زمنية محددة بعد الاجتماع ويتم الاحتفاظ بها جاهزة للتفتيش من قبل الأعضاء في مكتب المنظمة حتى يتمكنوا من الحصول على فرصة لرفع الاعتراضات ، إن وجدت. يتم التأكيد من قبل الرئيس الذي يرأس الاجتماع أو أي شخص آخر مخول حسب الأصول إذا كان الرئيس غير متاح.

تنشأ نقطة قانونية حول متى تصبح القرارات المتخذة في أي اجتماع نافذة المفعول. تصبح القرارات المتخذة في أي اجتماع سارية في الوقت الذي يتم فيه اتخاذ القرار وليس عند كتابة الدقائق وتأكيدها. الدقائق هي سجلات للأدلة فقط. يتم التعرف على الدقائق عند التوقيع والتأكيد كدليل في المحكمة.

(3) الحفظ:

يجب الاحتفاظ بالدقائق للسجلات والأدلة. يتم قبول كتاب دقيق تم إعداده بشكل صحيح والحفاظ عليه كمصدر للأدلة في محكمة القانون. يجب الاحتفاظ بسجلات الدقائق في المكتب (المكتب المسجل في حالة وجود هيئة مسجلة مثل شركة ، أو جمعية تعاونية ، إلخ). تقع على عاتق الأمين للحفاظ على الدقائق.

(4) التداول:

قد يتم تكرار الدقائق وتعميمها بين الأعضاء. ومع ذلك ، لا يوجد أي إكراه على ضرورة تعميم الدقائق. وعمومًا ، لا يتم ذلك في حالة عقد اجتماع عام ولكن عندما يطلب عضو نسخة منه ، يجب إرساله إليه بشروط معينة.

في حالة اجتماعات اللجان أو اجتماعات مجلس الإدارة ، هناك ممارسة لتعميم المحضر ، إما مباشرة بعد التوقيع على المحضر وتأكيده من قبل الرئيس أو مع إشعار الاجتماع التالي.