ملاحظة: المعنى ، التنبيه والصياغة (مع مثال)

اقرأ هذه المقالة للتعرف على الإشعار. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. معنى إشعار 2. إخطار الإشعار 3. الصياغة.

معنى إشعار:

لقد حان إشعار كلمة من الكلمة اللاتينية notitia معنى المعرفة. لذا ، فإن الإشعار يعني "تحذيرًا أو إيحاءًا بشيء ما". كما يتم تعريفها بأنها "إعلان مكتوب أو مطبوع". لذلك ، فإن ملاحظة الكلمات لها جانبان - قد يكون هناك إحاطة أو معلومات وقد يكون نوعًا من التحذير. قد يكون الإشعار عامًا أو سريًا.

إخطار الإشعار:

يجب إرسال أنواع مختلفة من الإيحاء أو المعلومات من المكتب - إلى نزلاء المكتب ، إلى أعضاء المنظمة التي ينتمي إليها المكتب أو إلى أشخاص من الخارج. في الفئة الأولى ، تأتي الإشعارات الصادرة بإعلان عطلة أو إدخال بعض القواعد المكتبية الجديدة أو المعدلة ، مثل تغيير ساعات العمل ، وما إلى ذلك.

في بعض الأحيان ، يجب عرض الإشعارات في أماكن محددة بموجب بعض القوانين ، على سبيل المثال ، يجب على مدير المصنع عرض إشعار لتدابير السلامة في مصنع يخضع للقواعد الواردة في القسم "ثانية". 108 من قانون المصانع ، 1948. قد يكون الإخطار مقصوراً على هيئة الأركان العامة أو يمكن تقديمه إلى فرد ما ، على سبيل المثال "إشعار التفريغ".

الإخطار تحت الفئة الثانية يعني إخطارًا بعقد اجتماع عام لأعضاء الشركة. يجب إرسال هذا النوع من الإشعار بالبريد أو حتى نشره في الصحف. تحت الفئة الثالثة نجد أنواع مختلفة من الإشعارات بما في ذلك الإعلانات.

على سبيل المثال ، إشعار المناقصة دعوة اقتباسات من الموردين ، إما المنشورة في الصحف أو معلقة على لوحة الإعلانات في المكتب. إعلان في الصحف حول تغيير عنوان المكتب أو فتح فرع هو إشعار من هذه الفئة.

صياغة الإشعار:

أيًا كان نوع الإشعار ، يكون لكل منهما شكل وأسلوب كتابة.

ملاحظة:

(1) يجب أن تكون مكتوبة بلغة مفهومة لأولئك الذين يقصدها. في بعض الأحيان هناك اتجاه قانوني أيضا. على سبيل المثال ، يجب كتابة إشعار بموجب قانون المصانع باللغة الإنجليزية (كلغة قضائية) وباللغة المفهومة من قبل غالبية عمال المصنع.

(2) يجب أن ينقل رسالة بوضوح ما كان يقصد نقلها.

(3) يجب أن يكون الإخطار موجزًا ​​وتجنب الكلمات غير الضرورية.

(4) يجب صياغة إخطار وفقًا لنموذج. هذا الشكل قد يكون شكلا قانونيا.

(5) يجب أن يتم توقيعه من قبل شخص موثوق.

(6) يجب أن تتحمل عادة تاريخ.

(7) يجب أن يقوم محام بإعداد إخطار سري أو فردي أو أي إشعار عام له تداعيات قانونية. من المتوقع أن يتمتع السكرتير المؤهل بالكفاءة نفسها.

صياغة وإصدار إشعارات الاجتماعات:

يجب صياغة الإشعار وإصداره لكل نوع من الاجتماعات الخاصة.

هناك نوعان متميزان من الأشكال للغرض:

(1) الاستمارة رقم 1:

في حالة وجود إشعار لعقد اجتماع للجنة مثل اللجنة التنفيذية أو اللجنة الإدارية أو مجلس الإدارة ، وما إلى ذلك ، يكون الإشعار في صورة خطاب.

(2) الاستمارة رقم 2:

في حالة وجود إشعار لعقد اجتماع لهيئة عامة من أعضاء المنظمة ، يكون الإشعار في شكل تعميم مع بعض الميزات الخاصة.

عينة من الأشكال المختلفة يرد أدناه:

نموذج 1 - إشعار لاجتماع مجلس الإدارة الأول لشركة.

XYZ المحدودة

ريج. إيقاف_______________

17 نوفمبر 1988

________________

(مدير)

سيدى العزيز،

سيعقد الاجتماع الأول لمجلس إدارة الشركة يوم السبت 25.11.88 في تمام الساعة 12 ظهرا في المكتب المسجل للشركة لمزاولة الأعمال التالية.

مطلوب منك حضور الاجتماع.

المخلص لك،

________________

سكرتير

جدول أعمال:

(1) انتخاب رئيس الاجتماع.

(2) اعتماد عقد التأسيس والنظام الأساسي وشهادة تأسيس الشركة التي يقدمها السكرتير.

(3) اعتماد الختم المشترك للشركة.

(4) تعيين أول مديرين للشركة.

(5) انتخاب رئيس مجلس إدارة الشركة.

(6) تعيين أمين الشركة بأثر رجعي.

(7) تعيين المصرفيين للشركة.

(8) تعيين مراجعي الحسابات الأول للشركة.

(9) تعيين المستشار القانوني للشركة.

(10) اعتماد جميع العقود الأولية والمصاريف الأولية التي قام بها مروجو الشركة.

(11) الموافقة على مشروع نشرة الاكتتاب التي سيقدمها السكرتير.

(12) النظر في الطلب المقدم إلى مراقب الإصدار الرأسمالي.

(13) النظر في الطلب المقدم لبورصة كلكتا لتضمين الأسهم في الشركة.

(14) الموافقة على شهادة حصة العينة التي سيقدمها السكرتير.

(15) تحديد النصاب القانوني لاجتماعات مجلس الإدارة.

(16) تحديد موعد الاجتماع القادم للمجلس.

(17) أي عمل آخر بإذن من الرئيس.

شرح (مخصص للطلاب) :

من العينة المذكورة أعلاه ، يجب ملاحظة النقاط التالية:

(أ) في أول الأمر يجب انتخاب رئيس الاجتماع ثم رئيس مجلس الإدارة. بعد انتخاب رئيس مجلس الإدارة ، سيكون رئيس كل اجتماعات الشركة طالما أنه لا يزال رئيساً.

(ب) يتم تعيين الأمين بأثر رجعي لأنه تم تعيينه بالفعل من قبل المروجين لمساعدتهم في الأنشطة الترويجية.

(ج) يجب ألا يأتي بند النشرة في أول اجتماع لمجلس إدارة شركة خاصة.

(د) عندما تريد شركة عامة لإصدار أسهم أو سندات تستحق أكثر من روبية. في غضون 12 شهرا ، يلزم الحصول على إذن من المراقب المالي لقضية رأس المال ، المعين من قبل الحكومة المركزية. لا يتم تداول أسهم كل شركة في البورصة. يجب تقديم طلب للحصول على نفس الطلب بموجب قانون تنظيم عقود الأوراق المالية لعام 1956. بالنسبة لجميع الشركات ، لا يأتي هذان البندان في جدول الأعمال.

(هـ) يمكن للمجلس نفسه إصلاح النصاب القانوني له إذا لم يرد ذكره في المواد. في اجتماع مجلس الإدارة ، يمكن تحديد موعد الاجتماع التالي لأنه لا يلزم أي إشعار.

في الاجتماع ، يمكن تزويد المديرين بملاءات من أوراق جدول الأعمال.

وتجدر الإشارة كذلك إلى ما يلي:

(أ) قد يكون أسلوب كتابة الأجندة كما يلي:

(1) انتخاب رئيس الاجتماع.

(2) اعتماد عقد التأسيس ، إلخ.

(3) اعتماد الختم المشترك للشركة.

وما إلى ذلك وهلم جرا.

(ب) في حالة عدم وجود سكرتير للشركة ، يجوز توقيع الإشعار من قبل أي مدير. في العديد من الشركات يعمل المدير كسكرتير.

(ج) من الإجباري إعطاء عنوان المكتب المسجل. هذا ينطبق على إشعارات جميع أنواع اجتماعات الشركة.

نموذج 2 - إشعار لأي اجتماع لمجلس إدارة شركة.

XYZ المحدودة

ريج. إيقاف___________

3 أبريل 1988

_______________

(مدير)

سيدى العزيز،

يعقد اجتماع مجلس إدارة الشركة يوم السبت الموافق 10.4.88 في تمام الساعة الثانية بعد الظهر في المكتب المسجل للشركة لمزاولة الأعمال التالية.

مطلوب منك الحضور.

المخلص لك،

________________

سكرتير

جدول أعمال:

(1) تأكيد محاضر الاجتماع الأخير.

(2) تعيين مدير شؤون الموظفين.

(3) تحديد استراتيجية التسويق للمنتج الجديد.

(4) الموافقة على نقل الأسهم حسب الطلبات المستلمة والتي يقدمها السكرتير.

(5) تحديد موعد اجتماع الجمعية العامة غير العادية لتعديل البند 31 من مواد الشركة.

(6) النظر في عرض الأسعار المستلمة من شركة ABC Co. لبناء سقيفة في مباني المصنع. سري إيه ، مدير هذه الشركة ، هو شريك لشركة السادة ABC.

(7) أي عمل آخر بإذن من الرئيس.

تفسير:

وتجدر الإشارة من العينة المذكورة أعلاه إلى أن بنود مختلفة من البنود التي نوقشت بشكل عام في اجتماع المجلس قد تم تغطيتها من قبل جدول الأعمال. تتعلق البنود بالأمور التجارية العامة بالإضافة إلى الإجراءات القانونية. أ ، وهو مدير الشركة ، هو شريك لشركة السادة ABC.

لا يجوز له المشاركة عند طرح البند رقم 6 للمناقشة لأنه مهتم بالعقد. يجب على بقية المديرين ، مهما كان عددهم ، أن يكتمل النصاب.

ثانية. وينص قانون 299 و 300 من قانون الشركات على أن أي مدير مهتم بالعقد يجب أن يفصح عنه في الوقت المناسب ويجب ذكر ذلك في جدول الأعمال.