Precis: المعنى والتحضير
قراءة هذه المادة لمعرفة المزيد عن Precis. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. معنى Precis 2. إعداد Precis.
معنى بريسيس:
لغرض الإدارة ، يجب التعامل مع أنواع مختلفة من المعلومات وعدد كبير من السجلات في وقت واحد. قد يتم إهدار الكثير من الوقت دون داع إذا كان كل منهم يمر بالتفصيل. النقاط البارزة في كل بند من السجلات تكفي للتعامل مع المسألة. ينطبق هذا الأمر على كبار المسؤولين الإداريين الذين يتعين عليهم التعامل مع مجموعة كبيرة من المشاكل في أقصر وقت ممكن.
تأتي الأوراق إليهم يتم معالجتها من خلال الإدارات المختلفة مع ملاحظات رؤساء الأقسام المعنية لاتخاذ القرارات. يجب على الإدارة العليا الاعتماد كثيرًا على المسؤولين التنفيذيين لأن القرارات تعتمد بشكل أساسي على الطريقة التي يقدم بها المسؤولون التنفيذيون كل حالة.
ولكن في الوقت نفسه ، إذا كان لدى الإدارة العليا ملخصًا موجزًا أو جوهر كل الحقائق المتعلقة بمشكلة معينة ، فإن عملية صنع القرار تصبح أكثر عقلانية وقائمة على الحقائق.
هناك فرصة ضئيلة ليتم تحيزهم من خلال الملاحظات التي أعدها الموظفون التابعون. لذلك من المرغوب فيه أن تكون هذه العواصف متاحة لهم. قد يضطر الأشخاص الذين يديرون الإدارة العليا إلى اتخاذ قرار بشأن مسألة أشار إليها أحد كبار المسؤولين التنفيذيين ، ولكن في هذه الأثناء ، ربما تم تبادل سلسلة من الرسائل.
يجب أن يكون أمام صناع القرار ملخص موجز لتلك الرسائل. يتم تعريف الدقة بأنها "ملخص موجز للنقاط الأساسية أو البيانات أو الحقائق". من الواضح من التعريف أن الملخص ليس مجرد ملخص بل ملخص موجز وأنه يتكون من النقاط الأساسية فقط.
بالنسبة للإدارة ، يجب إعداد أنواع مختلفة من المستندات أو البيانات - المراسلات التجارية ، التقارير ، المذكرات ، الخ. المراسلات التجارية تعني الحروف التجارية مع الردود المقابلة.
كل رسالة ، إما رسالة أصلية أو إجابة عليها ، تتكون من مسائل مختلفة بما في ذلك الإجراءات الشكلية ولكن من بينها ، فإن النقاط الأساسية فقط هي التي تخدم غرضًا مفيدًا. في كثير من الأحيان عندما يتم كتابة رسالة يتم إظهار النقاط الأساسية بشكل بارز أو عند قراءة رسالة يتم التأكيد على النقاط الأساسية لجذب الانتباه.
يتم إعداد التقارير أيضا مما يجعل النقاط الأساسية بارزة. عند اتباع الأسلوب المناسب لكتابة تقرير ، تصبح النقاط الأساسية مركزة تلقائيًا. قد تكون التقارير كبيرة وكبيرة ولذلك قد يكون تلخيصها ضروريًا للرجوع إليها بسرعة.
المذكرات هي عدد من المذكرات. تعني عبارة "سجل غير رسمي أو مذكرة مكتوبة بشأن معاملة ما". يتم استخدام الأوامر الرسمية أو الرسمية من قبل الإدارات المختلفة للمكتب كتوجيهات للعمل. يتم إصدار هذه في أشكال الرسائل إلى الغرباء. تُعرف هذه الرسائل باسم رسائل DO ، ولكن يتم إرسال إرشادات داخل المكتب إلى إجراء أو اقتراحات أو معلومات تُسمى مذكرات أو مذكرات Office.
المذكرة النقدية هي مذكرة تشرح في وقت واحد المادة المباعة ، وقيمتها ، وحقيقة أنه تم استلام الدفعة. ليس بالضبط إيصال هو وثيقة رسمية ، والفاصوليا اسم أو تفاصيل الشخص أو الطرف الذي تم استلام الدفعة منه.
المذكرة النقدية هي وثيقة غير رسمية ولا تكشف عن اسم مشتر البضاعة. تعطي المذكرة النقدية وصفًا موجزًا للمقالات التي تم بيعها ، ولكن فاتورة ، إذا كانت معدة ، تحتوي على الكثير من التفاصيل حول المقالات.
إعداد Precis:
المناقشة أعلاه كافية لتبرير أهمية الكتابة الدقيقة في العمل المكتبي. إعداد دقة المراسلات التجارية أو التقارير أو المذكرات هو عمل السكرتارية. يجب على السكرتير أن يعد المقياس لدراسة الإدارة العليا. يتم استخدام نوع خاص من القرطاسية - أوراق من أوراق تحتوي على أحكام تحافظ على هامش كبير على الجانب الأيسر لكتابة الملاحظات أو النقاط الأساسية في المكاتب.
هناك قواعد محددة لإعداد دقيق:
(1) هو ملخص موجز لموضوع أو نص. عموما عن طريق تكثيف الموضوع يتم تخفيضه إلى الثلث.
(2) يجب أن يكون هناك عنوان ، يدل على مضمون الموضوع.
(3) هو مكتوب في الكلام الماضي المضطرب وغير المباشر.
(4) الاقتباسات ، إن وجدت ، في الموضوع لا تظهر أبداً في محدد.
(5) يجب على الكاتب استخدام لغته الخاصة.
(6) يجب الحفاظ على ترتيب النقاط أو تسلسل الحقائق في الموضوع.
(7) يجب أن تكون موجزة ولكن دقيقة.
