نظام تكلفة المشروع (PCS)
بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعرف على: - 1. أهمية نظام تكلفة المشروع (PCS) 2. اكتمال تسجيل التكلفة 3. التكلفه المرتكزة على النشاط مع التدوين 4. التكلفة على أساس النشاط مع التدوين 5. السيطرة على تكلفة المشروع 6. تطبيق للحاسوب.
محتويات:
- أهمية نظام تكلفة المشروع (PCS)
- اكتمال تسجيل التكلفة
- التكلفة على أساس النشاط بالتدوين
- التكلفة على أساس النشاط بالتدوين
- السيطرة على تكلفة المشروع
- تطبيق الحاسوب على التحكم في تكلفة المشروع
1. أهمية نظام تكلفة المشروع (PCS):
أ) يتم إنشاء PCS بهدف الحفاظ على السيطرة على تكلفة المشروع. ينبغي أن يسلط النظام الضوء على المجالات التي تزيد فيها التكلفة الفعلية عن التكلفة المقدرة حتى يمكن للإدارة اتخاذ تدابير تصحيحية في الوقت المناسب ؛
ب) يتم الاحتفاظ بتفاصيل التكلفة على بطاقات تكلفة المذكرة لكل نشاط في تنفيذ المشروع بالإضافة إلى مزيد من المعلومات حول الوقت المقدر للبدء به ، ووقت الانتهاء منه ، والتكاليف والمدة الفعلية لكل نشاط ؛
ج) تتضمن خطة حسابات التكاليف تحت نظام PCS قائمة كاملة من "بطاقات تكلفة المذكرات" أو دفاتر الأستاذ في خطة مفصلة متكاملة واحدة للمشروع - بحيث يمكن الحصول في أي وقت على التكلفة الإجمالية كما هي في التاريخ ؛
د) يستلزم نظام PCS معلومات شبكية منتظمة بحيث يتم إحضار المعلومات الأساسية عن أي نشاط في مكتب محاسب المشروع الذي يقوم بتحديث بطاقة المذكرة ذات الصلة ؛
(هـ) ينبغي أن يعتمد جميع الوثائق ذات المعلومات ذات الصلة باستهلاك الموارد ، حسب الأصول ، من جانب الموظفين في فريق المشروع المرخص له بذلك من قبل إدارة المشروع. عندما يتم تشغيل PCS بأتمتة كاملة ، يجب أن يكون لدى هؤلاء الأفراد كلمات المرور السرية للوصول إلى الكمبيوتر للتحديث.
و) ينبغي أن تكون جميع بنود نفقات المواد ورسوم تشغيل الآلات والعمالة وما إلى ذلك ، والوقت الذي يقضيه في النشاط ، ضد ميزانيات هذه البنود. في حالة حدوث أي تغييرات مطلوبة كحالة طوارئ ، يجب أن يكون هذا التغيير مفوضًا حسب الأصول من قبل إدارة المشروع مع معلومات لمحاسب المشروع.
قد تكون هناك حاجة لمزيد من المعلومات المحددة في PCS ، وهذا يتوقف على طبيعة وتعقيد المشروع والحاجة المحددة للإدارة.
الفكرة الأساسية هي:
أ) الاحتفاظ بالسجلات والنشاط لكل من التقديرات والفعل الفعلي لجدول المشروع وتكلفة المشروع ؛
ب) إنشاء الرقابة الداخلية في نظام معلومات إدارة المشروع (PMIS) لضمان أن سجلات التكلفة كاملة وصحيحة.
2. اكتمال تسجيل التكلفة :
يجب أن يضمن النظام صحة واكتمال تسجيل المعاملات النقدية فيما يتعلق بالنفقات الفعلية المحجوزة في دفتر الأستاذ الخاص بالشركة.
يجب أن يهتم نظام PCS بالنقاط التالية:
1. يجب أن تضمن PCS أن النفقات المحجوزة في مجموعات عمل مختلفة يجب أن توافق ، إجمالاً ، مع المصاريف المحجوزة في دفتر الأستاذ المالي ، على الرغم من ذلك ، في بعض الأحيان ، في الرؤساء المختلفين ، على سبيل المثال عندما يكون مدير الحسابات في دفتر الأستاذ المالي هو "الأرض و "تطوير الأراضي" ، في نظام تكاليف المشروع ، يجب أن تكون الحسابات المعنية متوافقة مع تفاصيل تقدير تكلفة المشروع فيما يتعلق بتنمية الأراضي والأراضي.
على سبيل المثال ، سوف تحتاج PCS إلى دفتر الأستاذات الخاص بالتكلفة مع الأرقام التقديرية (للتكلفة المتوقعة) على النحو التالي:
وبالتالي ، قد يكون هناك حساب دفتر الأستاذ المالي "تنمية الأراضي والأراضي" من روبية. 1-35 مليون.
ستكون دفاتر تكاليف المذكرة ببطاقات تكلفة فردية تبين النفقات الفعلية المتكبدة مقابل تقدير المشروع كما هو مفصل أدناه:
01 01 استملاك الأراضي
رقم المشروع……….
المبلغ حسب
تكلفة المشروع المقدرة - روبية. 0.50 مليون
المبلغ حسب النفقات الفعلية
الوثيقة مرجع………. التاريخ ............................ روبية. 0-65 مليون.
ينبغي أن يكون مجموع النفقات الفعلية حسب المجموعة ذات الصلة من بطاقات تكلفة المذكرات هو نفسه الموجود في حساب دفتر الأستاذ المالي. كما هو موضح أعلاه ، يجب أن يكون إجمالي الفعليات من 01.01 إلى 01.05 روبية. 1.35 مليون.
2. ستساعد بطاقات تكلفة المذكرة هذه في تفاصيل كبيرة لتحليل النفقات على النحو التالي:
(أ) سوف تحدد المكان الذي تقل فيه النفقات الفعلية ، تحت أي أنشطة ، عن التكلفة التقديرية ؛ و
(ب) يمكن أيضًا تحليل فروق الإنفاق داخل النشاط فيما يتعلق بما يلي:
أنا. الكفاءة أو عدم الكفاءة ، عندما يكون الوقت الفعلي لإنفاق حزمة العمل أقل أو أكثر من التقديرات ؛ و / أو
ثانيا. المعدل ، عندما يكون المعدل الفعلي (للمادة أو الأجور) مختلفًا عن المعدل المقدر.
يتم الاحتفاظ ببطاقات المذكرات الخاصة بحزمة العمل في إطار نظام PCS بتفاصيل التقديرات ، كما ستساعد السجلات الفعلية في كل بطاقة من هذا القبيل في تحليل التكلفة الفعلية للمشروع لكل حزمة عمل.
3 - تكون بطاقات المذكرات خارج نطاق الحساب المالي ، ولكن يتم وضع رقابة في نظام شئون العملاء لضمان أن تدوين مدخلات المعاملات الفعلية المسجلة في دفتر الأستاذ المالي في بطاقات المذكرات ذات الصلة.
يمكن أن تمارس هذه السيطرة بواسطة حسابات contra في دفتر الأستاذ التكلفة على النحو التالي:
(أ) ينبغي أن يكون جمع جميع التكاليف مقابل أرقام مجموعات العمل ذات الصلة ؛
(ب) إجمالي التكاليف المخصومة في حساب الأصول الثابتة ذات الصلة بدفتر الأستاذ المالي الذي يعير البنك / الدائنين وما إلى ذلك ، حسب المحاسبة المالية العادية ؛ و
(ج) في دفتر الأستاذ الخاص بالتكاليف ، سيتم الخصم من حزم العمل الفردية حسب حساب مراقبة تحصيل الأموال الثابتة في حساب الأصول الثابتة (والذي ينبغي أن يكون مساوياً للمجموع الكلي في دفتر الأستاذ المالي).
المبدأ الأساسي الذي يجب اتباعه هو أنه سيتم التعامل مع دفتر الأستاذ المالي مع الحسابات المالية التقليدية ، ويجب تسجيل دفتر الأستاذ مع حساب رؤوس حسابات العمل ذات الصلة على النحو الواجب.
4. يجب أن يتم ترميز جميع بطاقات المذكرة بشكل منهجي في إطار ترميز هياكل التفكك.
3. التكلفة على أساس النشاط مع التدوين :
تكامل تقسيم العمل وكذلك هياكل انهيار المؤسسة ، وترميز هياكل التفكك. العلاقة المتبادلة بين تكلفة المشروع والجدول الزمني للمشروع حيث ذكرنا عن تحديد حزم العمل المطلوبة (أو الأنشطة).
وﺑﻌد ﺗﻔﺎﺻﯾل ﺗﻘدﯾر ﺗﮐﻟﻔﺔ اﻟﻣﺷروع وﺟدول زﻣن اﻟﻣﺷروع ﻣﻊ ﺣزم اﻟﻌﻣل اﻟﻣﺷﻔرة ﻋﻟﯽ اﻟﻧﺣو اﻟﺻﺣﯾﺢ ، ﯾﻣﮐﻧﻧﺎ أن ﻧرﺑط ﺗﮐﻟﻔﺔ اﻟﻣﺷروع.
ويمكن توضيح ذلك من خلال رسم بسيط لمشروع بناء يحتوي على عشرة أنشطة مختلفة مع جدول زمني إجمالي للمشروع مدته 32 أسبوعًا وتكلفة إجمالية للمشروع قدرها روبية. 2،25،000.
سنقدم تقديرات هذا المشروع على تفاصيل قائمة على النشاط تُظهر:
A - هياكل انهيار مع التكاليف المقدرة متكاملة ؛
B - ملخص المشروع لكل نشاط مع الجدول الزمني للمشروع والتكلفة المتوقعة ؛
ج- رسم تخطيطي للشبكة يبين المسار العمودي (الملاحظة 2) ؛
د- دفتر الأستاذ تكاليف الأستاذ.
هياكل انهيار مع التكاليف المقدرة (متكاملة):
ملخص المشروع لكل نشاط والجدول الزمني للمشروع والتكلفة المتوقعة:
قد يتم جدولة المعلومات والمخطط المتكامل على النحو التالي:
يتم تخطيط الرمز المكون من سبعة أرقام كما هو مذكور في الجدول / الجدول أعلاه على النحو التالي:
ملاحظات:
1. لا توجد قاعدة صارمة وسريعة حول الترميز ، طالما تم الحفاظ على نظام معين بحيث لا يطور أي ازدواجية أو ارتباك. وينبغي أن يشير أي تشفير في النظام المتبع إلى حزمة عمل واحدة (أو نشاط ، كما يتم التعبير عنه في كثير من الأحيان على هذا النحو ، ولكنه يعني نفس الشيء).
رسم تخطيطي للشبكة:
عند تنفيذ تنفيذ المشروع بعد تقنية CPM / PERT ، يتم تطوير رسم تخطيطي للشبكة ، ويتم تحديد المسار الحرج. يمثل المسار الحرج أطول مسار من البداية لإكمال المشروع.
يظهر نفس المشروع الموضح هنا 'عندما يتم تمثيله من خلال رسم تخطيطي للشبكة ، كما يلي:
هنا مرة أخرى ينقسم عمل المشروع إلى مكونات مختلفة ، ككتل بناء وتسمى هذه الأنشطة ؛ يتم عرض الوقت المقدر لتنفيذ كل نشاط مقابل الرقم التسلسلي للعمل. [01/5] / روبية. 36،000 يشير إلى العمل التأسيسي (01) ، المدة على حزمة العمل (05 أسابيع) و روبية. 36000 هي التكلفة المتوقعة المقدرة.
[05/10] / روبية. 27000 يعني بناء الدرج مع الجدول الزمني للمشروع من 10 أسابيع وتكلفة تقدر بـ روبية. 27000. يُظهر سهم الخط المزدوج أطول مسار هو 5 + 7 + 10 + 6 + 4 = 32 أسبوعًا. هنا أيضا يتم تقدير التكاليف لكل نشاط وتحت هذه البيئة ، تتبع PCS محاسبة التكاليف على أساس النشاط ، حيث يتم ترميز كل نشاط بطريقة نظامية وحسابات التكلفة تعتمد أيضا على الكود.
بطاقات تكلفة المذكرات أو دفاتر التكاليف:
التصميم A ، يُظهر تنسيق بطاقة تكلفة المذكرة ودفتر تكاليف مذكرة حسب التصميم B. قد يختلف الشكل الفعلي بناءً على حاجة الإدارة. نذكر أن هذه الحسابات مخصصة أيضًا لكل حزمة عمل وفقًا لهيكل التجزئة المزمع.
يجب أن تكون دفتر الأستاذات التكلفة للمشروع الإجمالي متبوعًا بحسابات كل حزمة عمل:
التصميم A: بطاقة التكلفة Memorandum:
(التفاصيل مع أرقام وهمية لحزمة العمل. كود المؤسسة 91،31،011 ، حسب التوضيح)
تصميم ب: دفتر الأستاذ تكاليف التكلفة :
جمع التكاليف والمعلومات:
يتطلب نظام PCS نظامًا معلوماتيًا منظمًا حيث يجب دعم كل نشاط وكل استهالك للموارد في عمل المشروع بقسيمة تكلفة المشروع برقم الكود ذي الصلة لحزم العمل المحددة. يجب أن تكون هذه القسائم مخولة حسب الأصول من قبل إدارة المشروع ويجب أن يتم إصدارها في نهاية الأمر لمحاسب المشروع.
على المحاسب أن يقوم بالعمل الضروري على هذه القسائم لتجميع التكاليف المتكبدة لكل عنصر من عناصر التكلفة ، وأخيرا ، يقوم بإدراج المجاميع في دفاتر التكاليف. على فترات دورية ، يتم تحليل هذه البطاقات وإعداد تقرير لتنوير إدارة المشروع بشكل فعلي مقابل الميزانيات ، والتباين ، إن وجد ، وسبب مثل هذه الفروق ، بحيث يتم اتخاذ الإجراءات التصحيحية ، حيثما أمكن ذلك.
4. محاسبة تكاليف المشروع المتكاملة:
يشمل نظام محاسبة تكاليف المشروع الذي يضع مراقبة التكاليف دمج حسابات تكاليف المشروع مع الحسابات المالية. يجب أن تكون دفاتر الأستاذات المالية وفقاً لنظام المحاسبة التقليدي الذي يحافظ على اتساق المحاسبة المتبع في المنظمة بأكملها. يتم تطوير دفاتر التكلفة مع محاسبة فلسفة المسؤولية.
المبدأ الأساسي الواجب اتباعه في عملية دمج الحسابات هو:
(أ) تسجل المعاملات المالية في دفاتر الأستاذات المالية حسب تصنيف حسابات المنظمة ؛ بينما
(ب) يتم جمع جميع المصروفات على المشروع مقابل رموز المشروع ذات الصلة المعدة للمشروع.
قبل أن نناقش تفاصيل نظام المحاسبة المتكامل ، من أجل اكتمالها ، نناقش نظام الترميز الخاص بدفتر الأستاذ المالي.
رموز الحسابات المالية:
يجب أن يكون ترميز الحسابات المالية بطريقة بسيطة ولكن منهجية مثل تجميع الرموز حسب فئة الحسابات المختلفة.
يمكن توضيح ذلك على النحو التالي:
قد يتم إضافة رقمين آخرين للتعامل مع التفاصيل والحجم.
يجب أن تكون عمليات الخصم والائتمانات المرتبطة بالحساب نفسه والتي يُعتزم الاحتفاظ بها بشكل منفصل للتحكم بشكل أفضل في أقرب وقت ممكن وعلى شكل أزواج ، على سبيل المثال:
لا توجد قاعدة شاقّة وسريعة للتشفير ، لكن يجب أن يساعد النظام في تحديد الحساب وعلاقته بالحسابات الأخرى.
سنناقش الآن بشكل كامل نظام محاسبة تكاليف المشروع المتكامل مع المحاسبة المالية للمنظمة. من أجل تسهيل مناقشتنا ، نظرنا في مشروع بناء مدني كدليل على افتراضات مختلفة حول حزم العمل ، فالمشروع يكلف الشروط مع المقاولين وما إلى ذلك.
تتم المناقشة تحت الرؤساء التاليين:
شروط العقد.
ب- تفاصيل تكلفة المشروع النهائية.
C. دفتر الأستاذ تكاليف المشروع.
D. ميزان المراجعة المتكامل.
E. PCS عندما يتم تنفيذ المشروع من قبل مالك المشروع.
عندما يتم تنفيذ المشروع من قبل المنظمة نفسها ، مع أو بدون مساعدة من المقاول ، يتم اتباع نفس المبدأ في تأسيس نظام محاسبة تكاليف المشروع. نحن نناقش هنا المبدأ الأساسي للنظام جنبا إلى جنب مع توضيح بسيط.
يتم تضمين محاسبة تكاليف المشروع بما في ذلك تحليل تكاليف فترة المشروع في حزم البرامج لإدارة المشروع والتحكم فيه بما في ذلك "النجاح المخطط!" بواسطة TCS.
شروط العقد:
المشروع: مشروع البناء المدني رقم FP. 001.
شروط مهمة وذات صلة:
التنفيذ:
(أ) المتعاقد ، الذي يُمنح كعقد للهندسة والمشتريات والبناء (EPC).
(ب) الاقتباس النهائي المتفق عليه في روبية. 21 ، 25000
(كما هو موضح في تفاصيل كل عنصر أدناه) ،
(ج) تاريخ البدء - الأول من فبراير.
(د) يجب إكمال التاريخ - 31 يوليو.
اتفاقية مع المقاول: رقم FP 001 بتاريخ 15 يناير.
تشمل الشروط ما يلي:
1. Earnest إيداع الأموال من قبل المقاول على الفور Rs. 1 ، 00000 ، خالية من الفائدة ، قابلة للاسترداد عند الانتهاء من العمل.
2. "الدفع المسبق" ليتم دفعه إلى المقاول روبية. 50000 على تعبئة الآلات في الموقع ويتم استردادها على قسطين متساويين في الشهر الثالث والخامس ، من فاتورة الحساب الجاري للمقاول (فاتورة RA).
3. "تقدم مخصص" من روبية. 20000 تدفع إلى المقاول في البداية ليتم استردادها من فاتورة RA الثانية.
4. جميع المواد التي سيتم شراؤها من قبل المقاول ، إلا أن الشركة هي لتوريد المقاول (أ) الاسمنت بقيمة روبية. 2،000،000 و (ب) قضبان الحديد بقيمة روبية. 5،000،000 في 1 مارس واسترداد نفسه من فاتورته النهائية.
5. ستقوم الشركة بتوفير التسهيلات التالية للمقاول وستحمل نفس التكاليف:
(أ) إيجار سكن لعامل المقاول Rs. 2000 م
(ب) رسوم الكهرباء - روبية. 6000 مساء
(ج) رسوم المياه - روبية. 5000 مساء
6. ستقوم الشركة بخصم أموال الاحتفاظ بمعدل 10٪ من الفاتورة المرفوعة والمصدقة. سيتم الاحتفاظ بأموال الاحتفاظ لمدة ستة أشهر بعد الانتهاء من العمل.
7. قبل تسديد الدفعة النهائية من RA-. يتم خصم جميع الرسوم من قبل الشركة وسيتم دفع المبلغ الصافي فقط. سوف يتم النظر في سندات RA لسدادها فقط بعد أن يتم اعتمادها حسب الأصول من قبل مهندس الشركة.
.8 ﺳﻴﻌﺎﻗﺐ اﻟﻤﻘﺎول ﻋﻠﻰ أﻧﻪ "ﺿﺮر ﻣﺼﻔﻰ" ﻟﻠﺘﺄﺧﻴﺮ ﻓﻲ اﻻﻧﺘﻬﺎء ﻣﻦ أﻋﻤﺎل اﻟﻤﺸﺮوع ﺑﻌﺪ 31 ﻳﻮﻟﻴﻮ ﺑﻤﻌﺪل Rs. 10.000 كل يوم ما عدا عندما يكون التأخير بسبب كارثة طبيعية أو عندما طلبت الشركة تأجيل العمل.
باء - تفاصيل تكلفة المشروع النهائية:
مشروع لبناء مدني
رقم المشروع. FP 01.
ملخص الاقتباس النهائي ، الذي تم منحه للمقاول المختار باعتباره عقد "الهندسة والمشتريات والبناء (EPC)" ؛ (أو عندما كان تنفيذ المشروع من قبل فريق المشروع الخاص ، هذه الميزانية المعتمدة النهائية) كما يلي:
يبدأ العمل في المشروع في الأول من فبراير ، ويجب الانتهاء منه بحلول 31 يوليو.
يمكن إعادة ترتيب نفس الأرقام النهائية على النحو التالي:
تم استلام الوديعة المالية في البداية حسب الأصول. تم دفع السلف ومواد البناء بقيمة إجمالي روبية. تم إصدار 7 ، 00000 إلى المقاولين وتم استردادها وفقا لشروط العقد.
جيم - حسابات دفتر الأستاذ العام للتكاليف ذات المداخل المزدوجة (عندما تُمنح أعمال البناء إلى مقاول):
وعندما يتم التصديق على فواتير المقاول ، يتم أيضًا حجز النفقات المدخلة في حسابات دفتر الأستاذ المالي في حسابات دفتر الأستاذ تكاليف المشروع ، وتكون رؤوس الحسابات والرموز ذات صلة بحزم العمل التي تم رفع الفاتورة لها.
في هذه العملية ، يتم جمع مصروفات المشروع الفعلية في دفتر الأستاذ تكاليف المشروع مع رؤساء دفتر الأستاذ الذين لديهم معلومات عن مبلغ الميزانية ، المعتمد / المتفق عليه. وبالتالي ، فإن أي دفتر لدفاتر تكاليف المشروع سيظهر القيمة الفعلية التراكمية مقابل مبلغ الميزانية ويظهر الفرق.
ستظهر دفاتر التكاليف الخاصة بالمعاملات وفقا لمشروع البناء الموضح كالتالي:
D. ميزان المراجعة المتكامل ، 31 يوليو:
يمكن إظهار رصيد التجربة نفسه مع مزيد من رؤوس الحسابات التفصيلية كما يلي:
ملحوظة:
البناء في التقدم A / ج 002-91 ، الائتمان في دفتر الأستاذ التكلفة هو contra مع الخصم في دفتر الأستاذ المالية A / c 002-90. مع جميع إدخالات المدين المحجوزة في دفتر البناء قيد التطوير في 002.90 في دفتر الأستاذ المالي (حساب الأرصدة الأخرى في دفتر الأستاذ المالي ، يتم تسجيل إدخال مزدوج آخر في دفتر الأستاذات التكلفة - الحسم الخاص بمبنى اعتماد حزمة العمل A / c ذات الصلة) -in-progress التحكم A / c 002.91 في دفتر الأستاذ التكلفة.
هاء - نظام محاسبة تكاليف المشروع عند تنفيذ أعمال البناء بواسطة منظمة المشروع نفسها:
عندما تقوم منظمة المشروع نفسها بتنفيذ المشروع ، أي تنفيذ أعمال البناء مع القوى العاملة الخاصة بها ، فإن المبدأ الأساسي الذي يجب اتباعه في نظام محاسبة تكاليف المشروع هو نفسه الذي تمت مناقشته بالفعل في حالة الإنشاء من قبل المقاول.
الاستثناء هو مراقبة ومحاسبة التفاصيل لكل عنصر من عناصر التكلفة. وهذا ضروري لأن منظمة المشروع قد انتهت بالفعل من تكلفة المشروع لكل "نشاط" وضمن النشاط (أو حزم العمل) لكل عنصر من عناصر التكلفة وترغب في مراقبة الفعلي على نفس الخط ، مع فكرة تقييم وتحليل التباين .
في حين أن الحسابات المالية في مثل هذه الحالة تشمل مشروع المواد A / c لشراء مواد المشروع ، A / c الأجور A / c لدفع الأجور إلى عمال المشروع ، يتم الاحتفاظ "دفتر الأستاذات التكلفة" لكل حزمة العمل المشاركة في تنفيذ المشروع ، والاعتماد على التحكم في تكاليف المشروع A / cs.
سنشرح مناقشتنا حول دفتر الأستاذات للتكاليف ، متبعاً نفس الرسم التوضيحي لمشروع FP. 01 مع وصف وحساب الأنشطة الموضحة مسبقًا في الجزء B من الرسم التوضيحي. بافتراض أن تقدم العمل وإنجازه كان كما فعله المتعهد ، تظهر دفاتر التكاليف ، مع احتساب التفاصيل في فبراير ومايو ويوليو مع التقسيم التقديري لتكاليف المواد والعمالة وما إلى ذلك.
مخطط لدفتر حسابات التكاليف للمشروع:
نستمد ما يلي من التفاصيل المذكورة أعلاه:
(أ) تسبب النشاط 31 025 في حدوث تباين سلبي قدره 000 روبية. 000 65 (ترد الفروق السلبية بين قوسين) ؛
(ب) الفروق السلبية في تكاليف المواد ، وهو Rs. 50،000 مكون من:
(ط) اختلاف استخدام المواد (2100-2020) x @ Rs. 100 = روبية 8،000 سلبي.
(2) فرق معدل المواد 2،100 x @ Rs. (120 - 100) = 42000 سلبي. من التحليل على النحو الوارد أعلاه ، يمكننا تحديد الرؤوس الوظيفية المسؤولة التي تسبب التباين السلبي ، أي أن الجودة الزائدة المستهلكة يمكن تفسيرها من قبل مدير المشروع للبناء ومدير المشروع للمشتريات هو المسؤول عن المشتريات بسعر فائدة زائد.
(ج) الفروق في تكاليف أجور المستشارين. 12000 يمثل فروق عدم الكفاءة من 7،500 - 6،900 = 600 ساعة رجل زائد بمعدل روبية. 20 لكل رجل ساعة = روبية. 12000. مرة أخرى ، يجب على المدير المسؤول عن أعمال البناء شرح متطلبات زيادة ساعة العمل.
(د) التباين المواتي في تكاليف المعدات هو لشراء المعدات بسعر أرخص 5 x Rs. 1000 = روبية 5000.
(هـ) الفروق العكسية في التكاليف العامة للنفقات. 8000 هو لعدم الكفاءة في أخذ 0-8 أسابيع أكثر للعمل @ Rs. 10،000 كل أسبوع = روبية 8000.
ملاحظات:
1. يتم احتساب التكلفة لكل نشاط كما هو مفصل أعلاه لحساب أرصدة حسابات مراقبة التكاليف المبينة بين قوسين.
2. الاعتمادات في حسابات السيطرة قابلة للمقارنة مع النفقات المحجوزة في حسابات دفتر الأستاذ المالي ذات الصلة ، مثل A / c مواد المشروع ، A / c A / c ، وهي مشفرة بشكل مناسب.
3. عند الانتهاء من المبنى ، يتم إغلاق حسابات تكلفة النشاط الفردي ، حيث يتم تحويل الإجمالي كمبنى A / c في دفتر الأستاذ المالي.
4. في حسابات دفتر الأستاذ نظرنا في نفس الفعليات مثل الميزانية - في الواقع سوف تكون مختلفة الفعلية.
5. المواد:
يتم حجز شراء المواد في الحساب المالي المدين لمشتريات شراء المواد. يتم إصدار أسمنت المواد وقضبان الحديد وما إلى ذلك مقابل ملاحظات الإصدار المادي (MIN) مع رقم النشاط المحدد للاستهلاك ، والذي يتم خصمه إلى رقم النشاط المعني الذي يضيف رصيدًا إلى حساب التحكم في تكلفة مواد المشروع بالتكلفة (متوسط التكلفة المتحركة).
يتم بيع رصيد المواد ، (ممثلة بالدكتور في مواد شراء المواد A / c و Cr. في A / c Material Cost Control A / C) ويضاف إلى رصيد شراء المواد. يجب اعتبار الرصيد المتبقي في فاتورة شراء المواد بمثابة ربح أو خسارة في شراء المواد المحولة إلى الربح والخسارة A / c - (مالي).
6. الأجور والنفقات العامة:
ستكون المعالجة مماثلة كما في (5) أعلاه باستثناء أنه لا يمكن بيع الرصيد في نظام الأجور A / c ، ويتم تمثيله عن طريق الربح أو الخسارة لاسترداد تكلفة الأجور من المشروع ، وينبغي اعتباره أعلى / قيد الاسترداد. .
يجب أن تكون رسوم أجور النشاط الفردي في ساعات العمل الفعلية بمعدل متفق عليه لكل ساعة. مرة أخرى ، ينبغي جمع البيانات الأساسية ، بما في ذلك المواد الفعلية والساعات الفعلية التي تم إنفاقها وما إلى ذلك ، لكل نشاط ويتم احتسابها وفقًا لذلك.
7. تحليل التباين:
يمكن إجراء تحليل التباينات كما هو موضح في دفتر الأستاذ تكاليف المشروع لكل نشاط كما هو موضح أدناه من خلال نشاط "إنشاء البنية".
5. السيطرة على تكلفة المشروع:
تبدأ مناقشة السيطرة على تكلفة المشروع من المرحلة عندما يكلف المشروع تكاليف رأس المال والتكلفة التشغيلية ، وقد تم إجراء تحليل مفصل (بما في ذلك التحليل المالي) ، وقد تقرر البدء في إطلاق المشروع. هذا هو المكان الذي يفكر فيه صاحب الإدارة / المشروع في السيطرة الشاملة بما في ذلك التحكم في تكلفة المشروع.
قبل أن ندخل في تفاصيل التحكم في التكلفة ، نود أن نتعامل مع ما يلي حتى تصبح مناقشتنا للتحكم في التكلفة أكثر فائدة:
ا. ما هو المقصود بـ "التحكم"؟
ب. ما هو المشروع؟
ج. من هو مالك المشروع؟
د. ماذا كانت إدارة المشاريع التقليدية في الماضي؟
ه. الأسباب الشائعة لفشل المشروع.
تعني "السيطرة" بشكل عام توجيه مجموعة من المتغيرات نحو هدف محدد.
المشروع عبارة عن مجموعة من المهام لتحقيق هدف محدد وله الخصائص التالية:
ا. لها مقياس زمني محدد بجودة محددة كهدف لها ؛
ب. إنها مؤقتة بطبيعتها وتكتمل بتحقيق الهدف ؛ وفقا لذلك فهي تختلف عن الأعمال التي تبقى مع الاستمرارية ؛
ج. لديها هدف محدد لتحقيق هدفها ، أي تكليف المشروع ضمن "النطاق الزمني المحدد والجودة المحددة من خلال استهلاك مجموعة من الموارد بما في ذلك المال والأموال بقيمة.
صاحب المشروع هو فرد ، أو مجموعة من الأشخاص الذين:
أ) يقدم تمويلاً للمشروع ويخوِّل الميزانية - وعلى هذا النحو ، عضو من موظفي التفويض ؛
ب) يعتمد المواصفات والخطط ؛
ج) يؤدي إطلاق المشروع ؛
(د) يحضر اجتماعات الاستعراض والمراقبة ويقدم التوجيه لمدير / فريق المشروع ؛
ه) يتلقى نتائج تنفيذ المشروع ، وبالتالي يوقع المشروع في تسليم النهائي.
إدارة المشاريع في الماضي لم يكن لديها خطة كاملة مع المقاييس الزمنية والجودة والموارد قيدوا. تم التلاعب في عملية التنفيذ بشكل خادع في غياب خطة كاملة ، وبالتالي ، كان هناك حالة من الحرائق القتال عند ظهورها.
هذا أدى إلى:
(أ) تجزئة الأنشطة إلى مجموعات متخصصة دون التناغم المرغوب بين الرؤساء الفنيين ؛
ب) مهلة طويلة ؛
ج) زيادة المخاطر وارتفاع التكلفة.
يتضمن فشل المشروع الفشل في تحقيق أهداف المقياس الزمني والجودة المحددة والهدف للموارد / التكلفة.
تشمل الأسباب الشائعة لفشل المشروع ما يلي:
ا. عدم وضوح الهدف مع عدم وجود تخطيط واضح ومراقبة واستعراضات للبرنامج الفعلي ؛
ب. عدم وجود فريق المشروع مع مسؤولية محددة يرأسها مدير المشروع بدوام كامل ؛
ج. الموظفون الرئيسيون في فريق المشروع يتقاسمون المسؤوليات مع وظائف أخرى خارج المشروع ؛
د. عدم وجود إجراءات رسمية للموافقة والقبول ؛
ه. عدم وجود ميزانية ملتزمة (في كل من النطاق الزمني والموارد) ، وعلى هذا النحو لا يوجد رصد للاستهلاك والهدف المخطط له ؛
F. لا تكامل بين الموظفين المتخصصين والمقاولين من الباطن مع موظفي المشروع في المنزل.
سيظهر من أسباب فشل المشروع أن أكبر نقطة ضعف في تنفيذ المشروع هي عدم وجود فريق مشروع محدد بشكل جيد ، مع تحديد المسؤوليات الوظيفية وكذلك المسؤوليات الإدارية.
وفي الوقت نفسه ، ينبغي تدريب أفراد الفريق وتدريبهم بشكل جيد ، بحيث يتم الحفاظ على التناغم لتحقيق الأهداف ، على الرغم من التقاطع بين الوظائف المختلفة.
سيشمل التحكم في تكلفة المشروع في نظام منضبط الخطوات التالية:
1. يتم تحديد هدف للتكلفة ، يتم تخصيصها لكل حزمة عمل مقدرة بمهارة ورعاية معقولة حتى تكون تقديراً واقعياً قبل بدء العملية. كما ينبغي الاتفاق على هذه التكلفة المخصصة وقبولها من جانب الموظف المسؤول عن مجموعة العمل ؛
2 - هذه التكاليف المقدرة ، في بيئة معقدة ، هي لكل رؤساء حسابات رئيسيين ، وفي الرؤساء الرئيسيين ، لكل رؤساء حسابات فرعيين. سيعتمد تقسيم رؤوس الحسابات على درجة السيطرة التي يخطط لها مالك الإدارة / المشروع ؛
3- ينبغي ترميز هؤلاء الرؤساء ورؤساء الحسابات الفرعية بطريقة علمية تتعلق بهم بالمسؤوليات الوظيفية لكل مركز تكلفة المشروع - مما سيساعد على تركيز الموظف المسؤول ذي الصلة دون أي لبس ؛
4. عندما يتم تنفيذ المشروع - وفي إطار المشروع - حزم العمل - يجب أن يكون المال الذي يتم إنفاقه والموارد التي يتم استهلاكها عملية تجميع مستمرة ودقيقة للنفقات الفعلية في إطار حزم العمل ذات الصلة وضمن الحزم ، البند ذي الصلة من التكلفة التالية ، نفس القواعد المحاسبية ؛
5- ينبغي أن يكون هناك إبلاغ منتظم عن النفقات الفعلية لكل رؤساء الحسابات والرؤوس الفرعية مقابل التقديرات في فترة زمنية منتظمة مع تفاصيل التكلفة الفعلية والتكلفة التقديرية والفرق.
يجب توخي الحذر عند المقارنة بين التقديرات الفعلية مقابل التقديرات للتأكد من أنها قابلة للمقارنة. عند تنفيذ العمل جزئياً ، ينبغي إسقاط التقديرات إلى ذلك الجزء الذي تم تنفيذه فقط بحيث يكون المبلغ التقديري النسبي المناسب قابلاً للمقارنة فقط مع المصروفات الفعلية المتكبدة حتى الآن ؛
6. في حالة التباين إلى حد يتجاوز 5٪ من التقدير ، يجب تحليل الأسباب واتباع خطوات تصحيحية لتجنب هذا التباين ، كلما أمكن ذلك. وبخلاف ذلك يجب مراجعة التقدير مع الإشارة إلى الإدارة للمراجعة الشاملة والموافقة على هذه المراجعة. ينبغي تجاهل أي تباين صغير من أجل تحقيق توازن بين السيطرة وتكلفة السيطرة.
تشير الخطوات الواردة هنا إلى مجموعة دقيقة من النفقات الفعلية ، والرصد المستمر لحالة التقديرات الفعلية والتقديرات المتعلقة بالوقت والتكلفة والجودة واجتماعات المراقبة العادية ، والتي يمكن أن تكون يومية وأسبوعية وشهرية.
يمكن التخطيط لهذا الاجتماع يكون مع المعلمات التالية:
لقد ناقشنا الآن سلسلة كاملة من مراقبة تكلفة المشروع. وبالنظر إلى حجم حمل العمل ، يمكننا بسهولة الاستفادة من التشغيل الآلي التي يوجد منها ، في الوقت الحالي ، عدد من البرمجيات المتاحة في السوق.
6. تطبيق الحاسوب على التحكم في تكلفة المشروع :
تم ذكر تفاصيل شبكة المشروع وتقنية CPM / PERT أعلاه. سنناقش هنا الجزء المتعلق بالتحكم في التكاليف. تتميز طريقة الشبكة بميزة كبيرة للتلاعب بالكمبيوتر ويمكن دمجها مع نظام معلومات إدارة المشاريع المتكاملة القائم على الكمبيوتر (IPMIS).
في إطار نظام إدارة المشروع ، يتم التخطيط والتخطيط بمساعدة حزم الكمبيوتر التي:
1. سهلة الاستخدام وسهلة الاستعمال.
2. مرونة يمكن أن تنتج جداول شريط ، خطط القوى العاملة ، تعويم المخططات إلخ ؛
3. تخزين البيانات ومعالجتها بطريقة أكثر ملائمة ؛
4. يمكن أن تكون متكاملة مع إدارة قاعدة البيانات ، ونظام المعلومات ؛
5. ويحدد الأنشطة التي تعتبر حاسمة لإنهاء المشروع الإجمالي في الوقت المحدد ، ويظهر أيضا وقت الفراغ و
6. تتبع التكاليف الفعلية ، وتكلفة العمل المدرجة في الميزانية حسب الجدول الزمني للمشروع ، وتكاليف العمل المنجز المدرجة في الميزانية وحتى التنبؤ بالتكلفة في قسم المشروع ومحاسب تكاليف المشروع.
يتطلب التحكم في التكلفة في إدارة المشروع قياس:
أ) التكلفة الفعلية التي تمثل النفقات الفعلية المتكبدة ؛
ب) التكلفة المدرجة في الميزانية ، أي المصروفات المدرجة في الميزانية ؛
ج) التكلفة المكتسبة ، التي تمثل التكلفة المدرجة في الميزانية للتقدم الفعلي ، أي الأعمال المنجزة ؛
د) التنبؤ والتكلفة الفعلية الممكنة ، عند الانتهاء من النظر في التكلفة الفعلية للتقدم الفعلي المحقق.
تقتصر مناقشتنا هنا على التكلفة الفعلية والتكلفة المدرجة في الميزانية. يتوفر عدد من حزم البرامج التي يمكنها التعامل مع إدارة المشروع بالكامل. "التحكم في التكاليف" هو جزء من هذه الحزمة.
النجاح المخطط:
النجاح المخطط! هي البرامج التي طورتها Tata Consultancy Services (TCS) مع الميزات التالية للتحكم في إدارة المشاريع:
1. تقييم خطط العمل البديلة.
2. مراقبة البرامج البدنية.
3. تتبع التكلفة الفعلية وتحليل الاتجاهات ؛
4. التنبؤ بالتدفق النقدي
5. جدولة الموارد اختياريا ؛
6. تحطم المشروع. و
7. تحسين تكاليف المشروع.
يرافق الحزمة دليل شامل وواضح يتضمن برنامجًا تعليميًا وأمثلة للنظرية والحسابات. يعمل تحت MS-Windows ، وعلى هذا النحو ، سهل الاستخدام.
ينتج عددًا كبيرًا من التقارير بما في ذلك:
تحليل تكاليف فترة المشروع ،
WBS-OBS تحليل تكاليف الفترة.
النجاح المخطط! يتطلب PC-AT 4 ميغابايت من ذاكرة الوصول العشوائي ، القرص الصلب 40 ميجا بايت ، شاشة عالية الدقة VGA أو EGA (يفضل اللون) ، محرك أقراص مرن 3-5 - 5 أو 5-25 بوصة ، و 132 طابعة نقطية.
ومع ذلك ، فإن أرخص طريقة هي استخدام الكمبيوتر الخاص بمعالجة البيانات الخاص بالشركة مع الميزات الإضافية الضرورية ، عندما لا تكون موجودة بالفعل. ومع ذلك ، يجب أن تكون تفاعلية مع قدرة وافرة على استخدام النظام من جانب موظفي المشروع الذين لديهم مطاريف في مكتب المشروع.
من ناحية أخرى ، يتميز الكمبيوتر المخصص لوظيفة إدارة المشروع بميزة استخدامه من قبل فريق المشروع الذي يكون متاحًا ومتاحًا دائمًا.
