التقارير: التعريف والميزات والأنواع

اقرأ هذه المقالة للتعرف على التقارير. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. تعريف التقارير 2. أهمية التقارير 3. الميزات 4. أنواع.

تعريف التقارير:

يمكن تعريف التقرير بأنه بيان أو حساب ، كبير أو صغير ، على بعض الأحداث أو النتائج أو الملاحظات أو التوصيات التي يتم إعدادها إما بواسطة فرد أو من قبل مجموعة. قد يكون التقرير شفويًا أو مكتوبًا.

يمكن إعداده من قبل فرد واحد (مثل سكرتير أو رئيس قسم أو محقق) أو من قبل مجموعة من الأشخاص أو لجنة أو لجنة فرعية. يمكن إعداد تقرير في فترة زمنية منتظمة (مثل التقرير السنوي لمنظمة أو تقرير شهري من قبل فرع إلى المكتب الرئيسي) أو مرة واحدة فقط (مثل تقرير من لجنة التحقيق).

أهمية التقارير:

أهمية التقارير في الحياة التنظيمية وللإدارة العامة هي كبيرة جدا. كثيرا ما يتم اتخاذ القرارات على العديد من القضايا المثيرة للجدل والمشاكل على أساس بعض التقارير. يمكن لأعضاء منظمة أو لجنة أو إدارة ، وما إلى ذلك ، معرفة العديد من الحقائق ذات الصلة والمادية حول المنظمة أو اللجنة أو المجموعة نفسها أو غيرها من المنظمات أو اللجان أو المجموعات من خلال تقارير عنها. تسترشد الإدارة العامة إلى حد كبير بأنواع مختلفة من التقارير الداخلية والخارجية.

في بعض الأحيان ، يجب إعداد التقارير وتقديمها وتعميمها بشكل قانوني. على سبيل المثال ، التقارير السنوية للشركة. يحتوي التقرير على قيمة وثائق. إنه مصدر للإشارة ، والأدلة ، والتاريخ. يتحمل سكرتير منظمة أو لجنة أو لجنة فرعية ، وما إلى ذلك ، مسؤولية كبيرة فيما يتعلق بالتقارير لأنه يتعين عليه إعدادها.

ميزات التقارير:

(1) يستند التقرير إلى الحقائق ويدعمه في كثير من الأحيان مع بعض البيانات الإحصائية والمراجع وغيرها.

(2) يجب إعداد تقرير في شكل وأسلوب مناسب. يعتمد الشكل والأسلوب على الغرض من التقرير.

(3) تقرير له بالتأكيد غرض. هدف واحد مشترك هو نشر المعلومات. الأغراض الأخرى هي - تجميع السجلات ، وتوفير التوجيه للعمل أو الحكم ، وتقديم الأدلة ، إلخ.

(4) يقصد بالتقرير أن يتم توزيعه إما حصريًا لفرد ، أو مجموعة من الأفراد ، أو أعضاء منظمة أو عامة عامة.

(5) يجب أن يستوفي التقرير جميع الخصائص لفعاليته.

(6) التقارير من أنواع مختلفة.

(7) ترتبط التقارير ارتباطًا وثيقًا بالاجتماعات.

(8) تتمثل الوظيفة الأساسية للتقرير في أنه وسيلة للاتصال ببعض الحقائق.

(9) يتم توجيه تقرير إلى بعض القراء أو القراء.

(10) يكون للتقرير تأثير دائم على الوقت.

(11) يجوز تلقي تقرير أو اعتماده للتو ، أو تقديمه (أي تأجيل اتخاذ أي إجراء) ، أو الرجوع إلى اللجنة لإعادة النظر فيه. لذلك ، يمكن التعامل مع التقرير بشكل مختلف.

أنواع التقارير:

التقارير من أنواع مختلفة. يتم تصنيفها على أساس مبادئ مختلفة. ويستند هذا التصنيف أيضا على مجموعات.

كانت مفصلة أدناه:

(1) روتين أو خاص:

يتم إعداد تقرير روتيني وتقديمه كعمل روتيني وفي فترة زمنية منتظمة. على سبيل المثال ، يجب أن يتم توزيع التقرير السنوي لجمعية أو شركة يجب أن يعدها السكرتير أو مجلس الإدارة في نهاية كل سنة مالية ونسخ على الأعضاء.

يحتوي التقرير الروتيني على بعض الحقائق أو المعلومات إما بالتفصيل أو في شكل ملخّص. قد يكون أيضًا من النوع النقدي الذي يحتوي على بعض الملاحظات أو الآراء. على سبيل المثال ، تقرير المدقق على الحسابات الختامية للشركة. يجب على مديري الإدارات أو مديري الفروع تقديم تقارير روتينية منتظمة إلى السلطات العليا.

يتم إعداد تقرير خاص وتقديمه ليس كمسألة روتينية. يتم إعداد ذلك على أساس بعض الاستفسار أو التحقيق إما من قبل فرد واحد أو من قبل هيئة أو لجنة أو لجنة فرعية أو لجنة مكونة خصيصًا ومكلفة بالواجب.

وكثيراً ما يعهد إلى سكرتير إحدى المنظمات ، بحكم منصبه ، بواجب إعداد تقارير عن إدارة أو شخص معين أو حدث لتقديمه إلى كبار المسؤولين الإداريين لاتخاذ القرارات. وكثيراً ما تقوم الحكومة بتشكيل لجان أو لجان لإجراء تحقيق بشأن بعض المسائل أو الأشخاص وتقديم تقرير عنها. تقرير خاص هو في كثير من الحالات من نوع السرية ويحتوي على بصرف النظر عن الحقائق والمعلومات ، وبعض التوصيات. يعد التقرير الفني الذي أعده خبراء التقنية حول بعض القضايا المحددة نوعًا من التقارير الخاصة.

وسواء كان التقرير عاديًا أو خاصًا ، فقد يكون بندًا للمناقشة في أي اجتماع عام أو لجنة أو مجلس ، ويجب ذكر الحقيقة في جدول أعمال الاجتماع.

(2) عام أو سري:

والتقرير العام هو الذي يتم توزيعه بين الكثيرين ، مثل أعضاء المنظمة - قد تتم طباعة هذه التقارير بأعداد كبيرة أو حتى تنشر في الصحف للحصول على المعلومات العامة. تنشر الحكومة تقارير من لجان أو لجان مختلفة وتضعها للبيع للجمهور.

إن اﻟﺗﻘرﯾر اﻟﺳري ﻣﺧﺻص ﻟﺑﻌض اﻷﻓراد أو اﻷﺷﺧﺎص اﻟﻣﺗﻔوﻗﯾن وﻟﯾس ﻟﻟﻣﻌﻟوﻣﺎت اﻟﻌﺎﻣﺔ. قد يكون التقرير سريًا في بعض الأحيان بحيث يقوم السكرتير أو أي شخص آخر بإعداده. يكتبها باليد أو يكتب بها بنفسه.

(3) رسمي أو غير رسمي:

تقرير رسمي هو الذي يتم إعداده وفقًا لبعض النماذج المحددة وفي وقت محدد ويتم تقديمه وفقًا لإجراء تقليدي. على سبيل المثال ، التقرير السنوي لشركة أو أي جمعية ، تقرير فرع إلى مكتبها الرئيسي ، إلخ.

في بعض الأحيان يتم تصنيف التقارير الرسمية إلى قسمين:

القانونية وغير النظامية.

(أ) التقارير القانونية هي التقارير التي يتعين على شركة إعدادها بموجب أحكام قانون الشركات أو جمعية مسجلة مسجلة بموجب قانون تسجيل الجمعيات أو جمعية تعاونية مسجلة بموجب قانون الجمعيات التعاونية ونسخة من يجب تقديم هذا التقرير إلى المسجل المعني. على سبيل المثال ، التقرير السنوي لشركة أو مجتمع. كما يتضمن هذا التقرير التقرير القانوني الذي يتم إعداده وتقديمه من قبل كل شركة عامة محدودة.

(ب) التقارير غير النظامية هي التقارير التي يتعين إعدادها رسمياً ولكن لا يوجد إكراه بموجب القانون على تقديم أي شخص مأذون له. على سبيل المثال ، تقرير أعدته وقدمته لجنة أنشأها مجلس إدارة شركة لغرض معين ، هـ. على تطوير السوق. يكون تقديم التقرير إلى مجلس الإدارة. كما يتم إعداد التقارير الرسمية لكن غير القانونية وتقديمها من قبل السكرتير إلى مجلس الإدارة حول قضايا مختلفة.

التقارير غير الرسمية هي تلك التي لا يلزم إعدادها أو تقديمها وفقًا لبعض الإجراءات أو الإجراءات المنصوص عليها. عادة ما يكون التقرير غير الرسمي نوعًا من التواصل الشخصي وقد يكون حتى في شكل خطاب. على سبيل المثال ، يجب على الموظف المعين حديثًا تقديم تقرير انضمام إلى رئيسه.

(4) محاضر حرفية أو ملخصة:

يرتبط هذا التصنيف عمومًا بالتقارير الخاصة بالاجتماعات. بعد انتهاء أي اجتماع ، يجب إعداد تقرير حول نفس وتقديمه من قبل السكرتير. تقرير حرفي للاجتماع يعني تقريراً يحتوي على كل التفاصيل ، كلمة للكلمة ، حول الأحداث التي حدثت في الاجتماع ، ما هي الكلمات التي تحدث بها المشاركون المختلفون وما هي القرارات التي اتخذت.

بمعنى آخر ، يمكن تسمية سجل الإجراءات الكاملة للاجتماع بتقرير حرفي. هذه التقارير ضرورية لكل جلسة للجمعية العامة أو البرلمان أو لقضية في محكمة قانونية.

تقرير موجز يتضمن تقريراً يأخذ بعين الاعتبار النقاط الرئيسية للمناقشة في الاجتماع والوصف الموجز للأحداث التي تحدث في الاجتماع. على سبيل المثال ، يتم إعداد تقرير صحفي بعد اجتماع ، سواء كان عامًا أو خاصًا ، ليتم إرساله إلى صحف مختلفة لصالح النشر.

ومع ذلك ، يجب أن يستند تقرير ، سواء كان حرفياً أو ملخّصاً ، إلى حقائق لأن قراء هذه التقارير يعتمد على المعلومات المقدمة. يجب عدم الخلط بين التقرير الملخّص ومحضر الاجتماع.

(5) مميز أو غير مميز:

يمكن تصنيف التقارير إلى امتياز أو غير مميز. والتقرير المميز هو ذلك الذي يحتوي على بيانات أو ملاحظات أدلى بها بعض الأشخاص والتي قد تكون تشهيرية بالبعض الآخر ولكن يُسمح بتحدثها تحت امتياز في الكلام.

يُسمح بنشر تقرير عن دعوى قضائية في محكمة أو في جلسة الجمعية أو البرلمان ، إلخ ، في الصحف أو غيرها. ولكن مثل هذا الامتياز هو امتياز "مؤهل" وسيتم السماح به بشرط أن يكون التقرير دقيقًا ومقصودًا بالمصلحة العامة.

لكن التقرير الذي يحتوي على خطابات مميزة في اجتماعات خاصة مثل الاجتماع العام السنوي للشركة ، لا يمكن نشره كتقرير مميز.

كل نوع آخر من التقارير هو تقرير غير مميز. التقارير بشكل عام غير مميزة.

(6) أنواع أخرى:

يمكن تصنيف التقارير بشكل إضافي مع أو بدون توصيات. بشكل عام ، لا تحتوي التقارير المعدة للمعلومات فقط إلا على توصيات ، لكن التقارير التي تعدها بعض لجان التحقيق تحتوي على توصيات.

وأخيرًا ، يمكن تصنيف التقارير من تقرير واحد أو تقرير المجموعة. يجوز إعداد تقرير من قبل فرد فقط مثل أي تقرير من قبل سكرتير أو قد تكون مستعدة من قبل مجموعة أو لجنة.

حتى في حالة وجود لجنة ، هناك سكرتير أو اجتماع لكل لجنة تقوم بصياغة التقرير نيابة عن اللجنة وتأكد من ذلك من قبل الآخرين ، مع أو بدون تعديلات. يجوز تقسيم لجنة ما ، ويمكن تقديم تقريرين ، واحد بالأغلبية والأخرى من قبل الأقلية ، بشكل منفصل. لذلك ، قد تكون التقارير من الأغلبية وأنواع الأقليات.