سكرتير مدير مكتب: الدور والواجبات

بعد قراءة هذا المقال ، ستتعرف على: 1. دور الأمين كمدير مكتب 2. مهام سكرتير المكتب كمدير مكتب.

دور الأمين كمدير مكتب:

سكرتير أي منظمة هو الرئيس التنفيذي في المقام الأول ، وهو المسؤول عن المكتب.

قد يُدعى مدير المكتب لكنه في الواقع أكثر من ذلك بسبب الأسباب التالية:

(أ) يتمتع السكرتير بمركز أعلى من مدير المكتب العادي. مدير المكتب لا ينتمي إلى مجموعة الإدارة العليا ولكن السكرتير عمومًا. على الأقل هو بجانب مجموعة الإدارة العليا ، أي مجلس الإدارة في حالة شركة. في كثير من الأحيان يتم أخذه في مجلس الإدارة أو وظيفة مدير كالسكرتير.

في حالة وجود مجتمع تعاوني ، ينتمي السكرتير إلى اللجنة الإدارية. في أي جمعية أخرى ، يشغل السكرتير ، المنتخب من بين الأعضاء ، أعلى منصب إداري. يشرف مدير المكتب في الغالب على العمل الروتيني بينما يسيطر السكرتير على الإدارة بأكملها. وبهذا المعنى ، يكون مدير المكتب تابعا للسكرتير.

(ب) يكون لمدير المكتب سلطة تحدده بشروط تعيينه. يفعل ما يقال له أن يفعل. لكن السكرتير ، وخاصة سكرتير الشركة لديه سلطته أيضا من النظام الأساسي.

(ج) السكرتير هو مستشار الإدارة التي لا يوجد بها مدير مكتب.

(د) في بعض المنظمات ، يتم تعيين سكرتير مكتب وظيفته هي وظيفة مدير مكتب وهو يعمل تحت إشراف ومراقبة السكرتير ، وهو الرئيس التنفيذي.

(هـ) يكون السكرتير ، بطبيعته ، الرئيس التنفيذي ، لكن مدير المكتب ليس بالضرورة الرئيس التنفيذي.

(و) أحياناً يطلب أمين السر بموجب القانون بعض المؤهلات الخاصة التي نجدها في حالة سكرتير الشركة. لا توجد مثل هذه المؤهلات الخاصة ضرورية لمدير المكتب.

(ز) يعمل السكرتير كمدير للمكتب عندما لا يكون هناك مدير مكتب منفصل ولكن مدير المكتب لا يمكنه القيام بمهام السكرتير ولا سيما المهام القانونية.

مهام الوزير في المكتب كمدير مكتب:

بدايه مبكره:

واجبات سكرتير المكتب لها بداية مبكرة. نظرًا لأن السكرتير ينتمي إلى مجموعة الإدارة العليا ، فإنه في طور عملية وضع السياسة بشكل عام ، بما في ذلك السياسة المتعلقة بإدارة المكاتب. يعتمد تكوين ووظائف المكتب إلى حد كبير على طبيعة ومدى وظائف المنظمة.

السكرتير هو مستشار للإدارة وعمومًا هو مكلف بالجزء الإداري للإدارة ككل.

في المرحلة التالية ستكون الواجبات كما يلي:

(أ) التخطيط والتنظيم:

يمكن أن يعهد إلى السكرتير بالتخطيط والتنظيم للمكتب ، وهما من مهام مجموعة الإدارة العليا.

هذه الوظائف هي:

(1) يتمثل الواجب الأساسي للسكرتير في إعداد المخطط التنظيمي للمكتب ، وتحديد المواقف المختلفة التي سيتم عقدها ومستوياتها. في الوقت نفسه يجب الانتهاء من تصنيف الوظائف. يجب أن يتم تقدير عدد الموظفين من قبله وأن يتم أيضًا تحديد سياسة التوظيف. بالإضافة إلى المخطط التنظيمي ، يجب إعداد دليل المكتب بشكل واضح لتحديد سلطة كل منصب ووظائفه.

هذا مفيد جدا لتجنب:

(أ) عدم التحديد والارتباك ،

(ب) تداخل السلطة و

(ج) الصراع بين أعضاء الفريق.

مع التخطيط يأتي أيضا ، إعداد الميزانية لتكلفة إنشاء المكتب ، سواء الحالية والمستقبلية.

(2) ستقرر السكرتارية الآن ما هو النظام الذي يجب اتباعه في التنظيم المكتبي - وهو نظام مركزي أو نظام لامركزية. مزيج مثالي من النظامين سيكون مثاليًا.

(3) بعد ذلك يأتي التصميم الخارجي للمكتب. من المؤكد أن النوع المفتوح الحديث من التصميم سيفضل من قبل السكرتير. يعتمد الكثير على النظام الواجب اتباعه وشكل وحجم أماكن الإقامة المتاحة.

(4) الآن تم إعداد المسرح للسكرتير لإنشاء المكتب وتشغيله. يجب إجراء التعيينات ويجب شراء المعدات من جميع الأنواع تحت إشرافه وتوجيهه.

(5) يقوم السكرتير بتقسيم المكتب إلى إدارات وظيفية ، ويقوم بإدارة الإدارات وتعيين واجبات لأعضاء هيئة التدريس. سيتم تفويض السلطة المناسبة مع المسئولية المقابلة لكل عضو من الموظفين. إذا لزم الأمر ، سيتم ترتيب التدريب لهم.

(ب) الإشراف والتحكم:

الإشراف والرقابة ليست شروط متطابقة. الإشراف يعني مجرد الإشراف على ما إذا كان المرؤوسون يؤدون واجباتهم أم لا. عموما يتم ذلك من قبل مدير المكتب. السيطرة هي وظيفة أكبر.

يستلزم:

(أ) تثبيت معيار الأداء ؛

(ب) تقييم الأداء الفعلي ؛

(ج) التحقق من الأداء الفعلي بالمعيار ؛

(د) تصحيح الأخطاء ، إن وجدت ، بحيث لا تتكرر.

(1) السكرتير هو أكثر من مجرد مدير مكتب ، وبالتالي فإن عليه واجبات أداء - الإشراف والرقابة. عندما لا يكون هناك مدير مكتب ، يمكن أن يساعده مشرفون. قد لا يكون لديه السيطرة على مديري الأقسام مثل مدير الإنتاج ، مدير التسويق ، إلخ. الذين يقومون بالوظائف الرئيسية ويعرفون باسم "الخط". قد يكونون تحت المدير العام.

لكن الأشخاص "الموظفين" الذين هم الرؤساء على مهام الخدمة مثل مدير شؤون الموظفين ، مدير الشؤون المالية ، وما إلى ذلك ، يخضعون عمومًا للسيطرة المباشرة للسكرتير. بغض النظر عما قد يكون عليه الحال ، يجب على السكرتير التحكم في الوظائف الكتابية المختلفة المرتبطة بالمكتب العام أو المركزي وتنسيقها.

(2) عليه الحفاظ على اتصال مستمر بين الإدارة العليا والموظفين الآخرين في المنظمة وكذلك مع الحكومة والأشخاص الخارجيين المهتمين بالاهتمام. عليه الحفاظ على الاتصال بين المنظمة والجمهور بوجه عام. هذا ينفذ من المكتب.

(3) يجب عليه الحفاظ على التنسيق بين الرئيس أو المكتب الرئيسي وتلك التابعة للفرع أو مكاتب الأقسام ، إن وجدت.

(4) لديه للحفاظ على امدادات مستمرة من المعدات المكتبية.

(5) عليه أن يودع جميع البيانات والوثائق كما هو مطلوب بموجب واجباته القانونية.

(6) لديه لترتيب جميع الاجتماعات المطلوبة بموجب القوانين أو غير ذلك ، ويفعل كل ما يلزم للاجتماعات. يمكن عقد الاجتماعات في المكتب أو في أي مكان آخر.

(7) يجب عليه تطبيق رأيه لتحسين وظائف المكتب من خلال O & M دراسة وخارج عن نفسه.

(8) عليه أن يطلع الإدارة العليا على عمل المكتب وأن يقدم تقارير شفوية أو مكتوبة مع أو بدون توصيات بشأنها.

(C) عام:

في بعض الأحيان ، وخاصة في حالة مجتمع أو جمعية أو قلق صغير الحجم ، فإن الكثير من الوظائف الكتابية يتم التعامل معها مباشرة من قبل السكرتير نفسه. بشكل عام ، يتم توقيع معظم الرسائل الصادرة من قبله. في بعض المكاتب ، الممارسة هي أن البريد الوارد سيذهب إلى السكرتير أولاً الذي سيطلع على الأوراق قبل توزيعها بين الإدارات المعنية.