9 خصائص أنظمة التحكم الفعالة - أوضح!
تركز الضوابط على كل المستويات على المدخلات والعمليات والمخرجات. من المهم للغاية أن تكون هناك ضوابط فعالة في كل مرحلة من هذه المراحل الثلاث.
تميل أنظمة التحكم الفعالة إلى خصائص مشتركة معينة. تختلف أهمية هذه الخصائص مع الوضع ، ولكن في أنظمة التحكم الفعالة العامة لها الخصائص التالية.
Image Courtesy: 1.bp.blogspot.com/-AjRz0qwP2VI/TkioPlhrkKI/gIE3bd_zJkQ/B350FAF3092D.jpg
1. دقة:
الضوابط الفعالة توليد بيانات ومعلومات دقيقة. تعد المعلومات الدقيقة ضرورية لاتخاذ القرارات الإدارية الفعالة. ومن شأن الضوابط غير الدقيقة أن تحول جهود الإدارة وطاقاتها عن مشاكل لا وجود لها أو لها أولوية منخفضة ، وقد تفشل في تنبيه المديرين إلى مشاكل خطيرة تتطلب الاهتمام.
2. التوقيت:
هناك العديد من المشاكل التي تتطلب اهتماما فوريا. إذا لم تصل المعلومات حول مثل هذه المشاكل إلى الإدارة في الوقت المناسب ، فقد تصبح هذه المعلومات عديمة الفائدة وقد يحدث ضرر. وعليه ، يجب أن تضمن الضوابط وصول المعلومات إلى صانعي القرار عندما يحتاجون إليها حتى يتسنى استجابة ذات مغزى.
3. المرونة:
البيئة التجارية والاقتصادية ذات طبيعة ديناميكية للغاية. التغييرات التكنولوجية تحدث بسرعة كبيرة. لن يكون نظام التحكم الصارم مناسبًا لبيئة متغيرة. تسلط هذه التغييرات الضوء على الحاجة إلى المرونة في التخطيط وكذلك في السيطرة.
يجب أن يسمح التخطيط الاستراتيجي بإجراء تعديلات على التهديدات والفرص غير المتوقعة. وبالمثل ، يجب على المديرين إجراء تعديلات في التحكم في الأساليب والتقنيات والأنظمة عندما تصبح ضرورية. نظام التحكم الفعال هو نظام يمكن تحديثه بسرعة كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
4. القبول:
يجب أن تكون أدوات التحكم بحيث يتمكن جميع الأشخاص المتأثرين بها من فهمها بالكامل وقبولها. قد يتسبب نظام التحكم الذي يصعب فهمه في حدوث أخطاء لا داعي لها وإحباط ، وقد يشعر العمال بالاستياء من ذلك.
وبناءً على ذلك ، يجب على الموظفين الموافقة على أن هذه الضوابط ضرورية ومناسبة ولن يكون لها أي آثار سلبية على جهودهم لتحقيق أهدافهم الشخصية وكذلك الأهداف التنظيمية.
5. التكامل:
عندما تتسق الضوابط مع قيم الشركات وثقافتها ، فإنها تعمل في انسجام مع السياسات التنظيمية وبالتالي فهي أسهل في التنفيذ. تصبح هذه الضوابط جزءا لا يتجزأ من البيئة التنظيمية وبالتالي تصبح فعالة.
6. الجدوى الاقتصادية:
يجب أن تكون تكلفة نظام التحكم متوازنة مع فوائدها. يجب أن يكون النظام مجديًا وعقلانيًا من الناحية الاقتصادية للتشغيل. على سبيل المثال ، قد يكون هناك مبرر لنظام أمان عالي لحماية الأسرار النووية ، ولكن النظام نفسه لحماية اللوازم المكتبية في متجر لا يمكن تبريره اقتصاديًا. وبناءً على ذلك ، يجب أن تفوق الفوائد المستلمة تكلفة تنفيذ نظام التحكم.
7. الوضع الاستراتيجي:
وينبغي وضع ضوابط فعالة والتأكيد عليها في نقاط مراقبة حرجة واستراتيجية حيث لا يمكن تحمل الفشل وحيث تكون تكاليف الفشل الزمنية والمال أكبر.
والهدف من ذلك هو تطبيق الضوابط على الجانب الأساسي من الأعمال التجارية حيث يكون الانحراف عن المعايير المتوقعة أكثر ضرراً. وتشمل مجالات التحكم هذه الإنتاج والمبيعات والتمويل وخدمة العملاء.
8. التصرف التصحيحي:
لا يقوم نظام التحكم الفعال بالتحقق من الانحراف وتحديده فحسب ، بل يتم برمجته أيضًا لاقتراح حلول لتصحيح هذا الانحراف. على سبيل المثال ، يمكن برمجة حاسوب يحتفظ بسجل للمخزونات لوضع مبادئ توجيهية “if-then”. على سبيل المثال ، إذا انخفض المخزون الخاص بعنصر معين إلى أقل من خمسة بالمائة من الحد الأقصى للمخزون الموجود ، فسيقوم الكمبيوتر بالإشارة لتجديد هذه العناصر.
9. التركيز على الاستثناء:
يجب أن يعمل نظام التحكم الجيد على مبدأ الاستثناء ، بحيث يتم جلب انحرافات هامة فقط للانتباه ، وبعبارة أخرى ، لا يتعين على الإدارة أن تهتم بالأنشطة التي تعمل بسلاسة. سيضمن ذلك توجيه الانتباه الإداري نحو الخطأ وليس نحو التوافق. وهذا من شأنه القضاء على الإشراف غير الضروري وغير الاقتصادي ، والتقارير المفيدة بشكل هامشي ، وإهدار الوقت الإداري.
