مزايا واستخدام نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)

مزايا واستخدامات نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)!

مزايا:

يقدم نظام HRIS المطور بشكل جيد المزايا التالية:

1. الحد من تكلفة البيانات المخزنة في الموارد البشرية.

2. سرعة أعلى لاسترجاع ومعالجة البيانات.

3. الحد من ازدواجية الجهود التي تؤدي إلى تخفيض التكلفة.

4. توافر بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب حول الموارد البشرية.

5. تحليل أفضل يؤدي إلى اتخاذ قرارات أكثر فعالية.

6. أكثر جدوى للتخطيط الوظيفي وتقديم المشورة على جميع المستويات.

7. تحسين جودة التقارير.

8. قدرة أفضل على الاستجابة للتغيرات البيئية.

9. مزيد من الشفافية في النظام.

قام Alastair 'Evans بإدراج المزايا المحتملة التالية التي يمكن الحصول عليها من HRIS:

الفعالية من حيث التكلفة:

1 - يوفر حوسبة سجلات الموظفين خيارا يتعين النظر فيه عندما تواجه وظائف الموظفين ضغوطا متعارضة لتوفير مزيد من المعلومات بينما تقلل في الوقت نفسه التكاليف الإدارية العامة. ومع انخفاض تكاليف أجهزة الحاسوب مقارنة بتكاليف توظيف الموظفين الكتابيين ، فإن اعتماد النظم المحوسبة أصبح أكثر فعالية من حيث التكلفة.

2. تخفيض قدره الثلث في الوقت المستغرق لمعالجة الموظفين الجدد.

3 - توفير ما بين 55 و 90 في المائة من الوقت المستغرق لتوفير المعلومات الروتينية بالطرق اليدوية.

4. توفير أكثر من 600 ساعة في السنة لتوفير البيانات للدوريات ، وأكثر من 800 ساعة في السنة في إعداد التقارير الأسبوعية وما يقرب من 500 ساعة في السنة في إعداد التقارير الشهرية والفصلية والسنوية.

5. تحسين دقة البيانات التي يتم تحديثها على فترات منتظمة ، مثل الأجور والسجلات الشخصية ، إلخ.

استخدامات نظام معلومات الموارد البشرية:

الغرض الرئيسي من الحفاظ على نظام HRIS هو جمع وتصنيف ومعالجة وتسجيل ونشر المعلومات المطلوبة للإدارة الفعالة والكفؤة للموارد البشرية في المنظمة.

يمكن إدراج الاستخدامات المختلفة لنظام معلومات الموارد البشرية في مؤسسة على النحو التالي:

إدارة شؤون الموظفين:

ويشمل المعلومات الشخصية للموظف. قد تتضمن هذه الأسماء الاسم والعنوان وتاريخ الميلاد والحالة الاجتماعية وتاريخ الانضمام إلى المنظمة. كما أنه يحتوي على اسم وعنوان أقرب الأقربين من قلق الموظف. هذه المعلومات تصف الموظف.

إدارة الرواتب:

تتمثل إحدى وظائف نظام معلومات الموارد البشرية في تقديم تقرير يحتوي على معلومات مثل الرواتب الحالية والفوائد وزيادة الأجور الأخيرة والزيادة المقترحة في المستقبل.

إجازة / زيادة الغياب:

يستخدم نظام معلومات الموارد البشرية أيضا للسيطرة على إجازة / غياب الموظفين. يتم ذلك عن طريق الحفاظ على تاريخ الإجازة لكل موظف. يمكن أن يصدر كل موظف بطاقة هوية تكتب رقم رمزي لكل موظف تم ترميزه عليها. يجب تسجيل دخول وخروج الموظف من المنظمة على بطاقة الهوية. هذا يقلل من فرص سوء التصرف أو الرقابة في حساب الأجور لكل موظف.

جرد المهارة:

تسجيل مهارات الموظفين ومراقبة قاعدة بيانات المهارات هو استخدام آخر لنظام معلومات الموارد البشرية. يساعد سجل المهارة هذا على تحديد الموظفين ذوي المهارات اللازمة لمناصب أو وظائف معينة في المؤسسة.

تاريخ طبى:

يستخدم نظام معلومات الموارد البشرية أيضًا للحفاظ على بيانات الصحة المهنية المطلوبة لأغراض السلامة الصناعية ، ومراقبة الحوادث ، وما إلى ذلك.

تقييم الأداء:

من أجل تكوين نظرة شاملة حول الموظف ، يحتفظ نظام معلومات الموارد البشرية ببيانات تقييم الأداء مثل تاريخ الاستحقاق للتقييم ، وإمكانية الترقية ، وعشرات من كل معايير الأداء وعلى حد سواء. يمكن الجمع بين المعلومات النصية والبيانات الواقعية التي تم الحصول عليها من نظام معلومات الموارد البشرية ، ويمكن استخدام مزيج من المعلومات لنقل التدريب والتأثير على تنقل الموظفين في شكل نقل وترقية.

تخطيط القوى العاملة:

يستخدم HRIS لتخطيط القوى العاملة أيضا. يحتفظ بمعلومات عن المتطلبات التنظيمية من حيث الوظائف. يربط نظام HRIS الموظفين بالوظائف المطلوبة في المؤسسة. كما يستخدم لتحديد الوظائف الشاغرة وإنشاء الموظفين فيها. كما يمكن لنظام HRIS أن يساعد في تحديد مسار التقدم المنطقي والخطوات التي يجب اتخاذها من أجل تقدم / تقدم الموظف.

تجنيد:

التوظيف يشكل أهم وظيفة لإدارة الموارد البشرية. يساعد نظام معلومات الموارد البشرية في عملية التوظيف بطريقة كبيرة من خلال تسجيل تفاصيل الأنشطة التي ينطوي عليها توظيف الموظفين. قد تشمل هذه التكلفة وطريقة التوظيف والوقت الذي يستغرقه لملء مستوى مواقف الحكمة ، على سبيل المثال.

التخطيط الو ظيفي:

من خلال توفير المعلومات الضرورية مثل الموظفين الذين تم تخصيصهم للمواقف ، فإن نظام معلومات الموارد البشرية ييسر التقدم في المواقع للموظفين. بعبارة أخرى ، يساعد نظام معلومات الموارد البشرية في التخطيط للخلافة.

المفاوضة الجماعية:

يمكن لنظام معلومات الموارد البشرية من خلال محطة كمبيوتر أن يوفر معلومات وحقائق وأرقام حديثة ومطلوبة ، وبالتالي ، يمكن أن يسهل المساومة الجماعية. يمكن أن يكون التفاوض الجماعي "ما إذا كان التحليل" بدلا من المشاعر والخيال. وبنفس الطريقة ، يمكن لنظام HRIS أيضًا المساعدة في الحفاظ على علاقات إنسانية أفضل في المنظمة.

الآن ، يمكن الجمع بين الاستخدامات المختلفة أو تطبيقات نظام معلومات الموارد البشرية على النحو التالي: