كيف تنجز الوظائف التنظيمية بطريقة أكثر فعالية؟ (15 مبادئ)
يمكن القيام بوظيفة التنظيم بشكل فعال بمساعدة المبادئ المذكورة:
(1) تقسيم العمل:
في حين ينبغي اعتبار تنظيم الهيكلة ، وتقسيم العمل ، في البداية ، أساس الكفاءة. من الحقائق الثابتة أن مجموعة الأفراد يمكن أن تؤمن نتائج أفضل من خلال تقسيم العمل.
لذلك ، أثناء تصميم المؤسسة ، يجب أن نهدف إلى إنشاء مجموعة مناسبة من الأنشطة. وهذا ما يسمى أيضا مبدأ التخصص.
(2) الاهتمام بالأهداف:
المنظمة هي آلية لتحقيق أهداف أو أهداف معينة. تلعب أهداف المنظمة دوراً هاماً في تحديد نوع الهيكل الذي يجب تطويره. أهداف محددة بوضوح تسهل تجميع الأنشطة وتفويض السلطة وبالتالي التنسيق الفعال.
(3 ) مدى الإدارة.
كما يشير نطاق الإدارة إلى نطاق السيطرة الذي يشير إلى عدد المرؤوسين الذين يرفعون تقاريرهم مباشرة إلى أي مسؤول تنفيذي. تم تطوير هذا المبدأ من قبل العقيد Urwick. ومن الحقائق الثابتة أنه كلما زاد عدد المرؤوسين الذين يرفعون تقاريرهم مباشرة إلى السلطة التنفيذية ، كلما كان من الأصعب بالنسبة له الإشراف عليها وتنسيقها بفعالية. يجب أن يوضع هذا المبدأ الهام للإدارة في الحسبان.
(4) وحدة القيادة:
كما ينبغي تصميم الهيكل التنظيمي بطريقة تكون فيها وحدة القيادة بمعنى أن القائد الواحد هو المصدر النهائي للسلطة. وهذا يسهل الاتساق في التوجيه والتنسيق والتحكم لتحقيق الأهداف النهائية.
(5) المرونة:
أثناء تصميم المنظمة يجب أن يوضع في الاعتبار أنه لا ينبغي اعتبار الهيكل التنظيمي ثابتًا. كل منظمة هي كيان حي في بيئة معيشية سريعة التغير.
على هذا النحو يجب أن يكون هناك مساحة كافية لتغيير وتعديل الهيكل في ضوء التغيرات البيئية بحيث يتحقق الهدف النهائي للمنظمة.
(6) التوازن السليم:
من المهم الحفاظ على توازن مختلف الشرائح أو الإدارات في المؤسسة. تنشأ مشكلة التوازن بشكل أساسي عندما ينقسم النشاط أو القسم بشكل إضافي وينقسم إلى أجزاء أصغر. مشكلة الموازنة أيضا المحاصيل مع تزايد أي منظمة في حجمها وعملها.
(7) الإدارة باستثناء:
إنه مبدأ أساسي يجعل أي منظمة فعالة بمعناها الحقيقي. هذا المبدأ يدل على أن المشاكل ذات الطبيعة غير العادية يجب أن تتم إحالتها فقط إلى أعلى وتقرر من قبل التنفيذيين ذوي المستوى الأعلى في التسلسل الهرمي الإداري ، في حين أن المشاكل الروتينية يجب أن تنتقل إلى مستويات أدنى وأن يتم حلها هناك.
تطبيق هذا المبدأ على هذا النحو ، يتطلب بالتأكيد الالتزام بمبدأ تفويض السلطة. وبالتالي فإن مبدأ الاستثناء هو فائدة عملية كبيرة وينطبق على جميع المستويات في الهيكل التنظيمي.
(8) اللامركزية:
هذا المبدأ ذو أهمية كبيرة للمنظمات الكبيرة. تنطوي اللامركزية على انتقاء انتقائي للسلطة لمساعدة الإدارات والوحدات على العمل بفعالية وكفاءة دون انقطاع متكرر من أعلى المؤسسة.
ويتطلب الأمر اختياراً دقيقاً للغاية لماهية القرارات التي يجب دفعها إلى المنظمة ، أو ما الذي يجب أن يتمسك به في أو على مقربة من أعلى السياسات المحددة لتوجيه عملية صنع القرار ، واختيار وتدريب الأشخاص والسيطرة الكافية. تحتضن اللامركزية ، على هذا النحو ، جميع مجالات الإدارة ، ومن الواضح أنها ذات أهمية كبيرة في الهيكل التنظيمي.
(9) الإدارة:
الإدارة هي عملية تجميع الأنشطة إلى وحدات لأغراض الإدارة. وبعبارة أخرى ، فإنه يدل على تجميع الوظائف والأنشطة ذات الصلة دون انتهاك مبدأ التجانس الذي يملك السلطة التنفيذية سلطة ممارسة وتأكيده.
وتتمثل المزايا الرئيسية للإدارة في أنه يمكّن فرادى التنفيذيين من إدارة مرؤوسيه على نحو فعال ، لأن عدداً معقولاً من الأشخاص يخضعون للإشراف المباشر من جانب المديرين التنفيذيين.
(خ) الكفاءة:
يجب أن تكون المؤسسة قادرة على تحقيق الأهداف المحددة مسبقًا بأقل تكلفة ممكنة. إذا تم ذلك ، فسوف يلبي اختبار الكفاءة. من وجهة نظر الفرد ، يجب أن توفر المنظمة الجيدة أقصى قدر من الرضا في العمل.
وبالمثل ، من الناحية الاجتماعية ، ستكون المنظمة فعالة عندما تساهم في تحقيق أقصى قدر من الرفاهية للمجتمع.
(الحادي عشر) المبدأ القياسي:
تشير السلسلة العددية إلى وضع الرأسيين للرؤساء ابتداءً من الرئيس التنفيذي من الأعلى إلى المستوى المتوسط إلى المستوى الإشرافي في الأسفل. السلسلة الصحيحة الصحيحة أو سطر الأوامر هو شرط أساسي لتنظيم فعال.
(12) وحدة الاتجاه:
وهذا يعني أن كل مجموعة من الأنشطة التي لها نفس الأهداف يجب أن يكون لها خطة واحدة ورأس واحد. يجب أن تكون هناك خطة واحدة أو برنامج واحد لكل جزء من العمل الذي سيتم نقله تحت سيطرة وإشراف رئيس أو رئيس واحد.
إذا تم اتباع خطط أو سياسات مختلفة في قسم واحد من قبل المرؤوسين ، لا بد من حدوث الارتباك.
(13) الاستمرارية:
وينبغي أن يتيح شكل الهيكل التنظيمي للمؤسسة تحقيق أهدافها لفترة طويلة من الزمن.
(14) التنسيق:
يؤكد مبدأ التنسيق على ضرورة وجود اتصال وتعاون مناسبين بين مختلف الإدارات ووحدات العمل. توحيد الجهود لتحقيق الأهداف المرجوة هو الهدف الرئيسي للمنظمة.
يمكن تحقيق ذلك من خلال مبدأ التنسيق. يشير المال و Reilley بحق إلى أن الهدف النهائي لجميع المنظمات هو التنسيق السلس والفعال.
(15) السلطة والمسؤولية:
السلطة يجب أن تتناسب مع المسؤولية. أثناء إسناد المسؤولية ، ينبغي أيضا تعيين السلطة المطلوبة. إذا لم يتم منح السلطة ، لا يمكن أن تصبح المرؤوسين مسؤولين.
