عملية التحكم الإدارية: خصائصه وأهميته وتقنياته وتفاصيل أخرى

اقرأ هذه المقالة للتعرف على عملية التحكم الإدارية: إنها الخصائص ، والأهمية ، والأنواع ، ومتطلبات نظام التحكم الفعال والتقنيات!

المنظمة الفعالة هي المنظمة التي يفهم فيها المديرون كيفية الإدارة والتحكم. الهدف من السيطرة كمفهوم وعملية هو المساعدة في تحفيز وتوجيه الموظفين في أدوارهم. يعد فهم عملية وأنظمة الرقابة الإدارية أمرًا ضروريًا لتحقيق فعالية طويلة المدى للمؤسسة.

بدون وجود أنظمة تحكم كافية في مكانها ، يمكن للارتباك والفوضى أن تطغى على المنظمة. ومع ذلك ، إذا كانت أنظمة التحكم "تخنق" المنظمة ، فسوف تعاني المنظمة من تآكل الابتكار وريادة الأعمال.

Image Courtesy: theknowledgepartnership.com/uk/wp-content/uploads/2012/01/Marketing-Review-2.jpg

مفهوم السيطرة:

مصطلح السيطرة له دلالات مختلفة تبعا لسياق استخدام المصطلح. تشير في التصنيع إلى جهاز أو آلية تم تركيبها أو تأسيسها لتوجيه أو تنظيم أنشطة أو تشغيل جهاز أو آلة أو شخص أو نظام ؛ في القانون يشير إلى السيطرة على المصلحة وفي الإدارة كسلطة لترتيب وإدارة أعمال وإدارة الكيان.

السيطرة هي عملية إدارية تهدف إلى تحقيق أهداف محددة ضمن جدول زمني محدد ، وتتكون من ثلاثة عناصر: (1) وضع المعايير ، (2) قياس الأداء الفعلي ، و (3) اتخاذ إجراءات تصحيحية.

خصائص التحكم:

يمكن تحديد خصائص التحكم التالية:

1. السيطرة هي عملية إدارية:

تتألف عملية الإدارة من خمس وظائف ، هي: التخطيط ، التنظيم ، التوظيف ، التوجيه والتحكم. وبالتالي ، فإن السيطرة جزء من عملية الإدارة.

2. التحكم هو نتطلع إلى الأمام:

كل ما حدث قد حدث ، ويمكن للمدير اتخاذ إجراءات تصحيحية فقط في العمليات المستقبلية. الماضي ذو صلة باقتراح ما حدث من خطأ وكيفية تصحيح المستقبل.

3. التحكم موجود على كل مستوى من مستويات المنظمة:

أي شخص لديه مدير ، يجب عليه أن يشارك في السيطرة - قد يكون رئيس مجلس الإدارة ، أو المدير الإداري ، أو الرئيس التنفيذي ، أو رئيس الإدارة ، أو المدير الأول. ومع ذلك ، سوف تختلف السيطرة على كل مستوى - سوف تشارك الإدارة العليا في السيطرة الاستراتيجية ، والإدارة الوسطى في السيطرة التكتيكية ومستوى أقل في السيطرة التشغيلية.

4. التحكم هو عملية مستمرة:

لا تعتبر السيطرة هي الوظيفة الأخيرة للإدارة ولكنها عملية مستمرة. لا يعتبر التحكم نشاطًا لمرة واحدة ، ولكنه عملية مستمرة. تحتاج عملية تحديد المعايير إلى تحليل ومراجعة مستمرة حسب القوى الخارجية والخطط والأداء الداخلي.

5. يرتبط التحكم ارتباطًا وثيقًا بالتخطيط:

يرتبط التخطيط والسيطرة بشكل وثيق. ويطلق على الاثنين اسم "التوائم السيامية" للإدارة. "يصبح كل هدف وكل هدف وكل سياسة وكل إجراء وكل ميزانية معيارًا يقارن به الأداء الفعلي.

التخطيط يضع مسار السفينة والتحكم فيه يبقيها في مسارها. عندما تبدأ السفينة بالانحراف عن المسار ، يلاحظها الملاح وتوصي ببند جديد مصمم لإعادة السفينة إلى مسارها الصحيح. بمجرد انتهاء عملية التحكم ، تتكامل نتائجها مع التخطيط لوضع معايير جديدة للتحكم.

6. الغرض من التحكم موجه نحو الهدف ومن ثم فهو إيجابي:

التحكم هناك لأنه بدونه قد ينفجر المشروع. السيطرة لها هدف إيجابي لكل من المنظمة (لجعل الأشياء تحدث) والأفراد (للتخلي عن جزء من استقلالهم من أجل تحقيق الأهداف التنظيمية).

عملية التحكم:

فيما يلي الخطوات المتبعة في عملية المراقبة:

1. وضع المعايير:

ضمن الخطة الإستراتيجية الشاملة للمؤسسة ، يحدد المديرون الأهداف للإدارات التنظيمية بمصطلحات عملية محددة ودقيقة تتضمن معايير الأداء للمقارنة مع الأنشطة التنظيمية. ومع ذلك ، بالنسبة لبعض الأنشطة ، لا يمكن أن تكون المعايير محددة ودقيقة.

يمكن اشتقاق المعايير ، التي يقارن بها الأداء الفعلي ، من التجارب السابقة والأساليب الإحصائية وقياس الأداء (استناداً إلى أفضل الممارسات الصناعية). بقدر الإمكان ، يتم تطوير المعايير على المستوى الثنائي بدلاً من الإدارة العليا التي تقرر من جانب واحد ، مع مراعاة أهداف المنظمة.

قد تكون المعايير ملموسة (واضحة ، محددة ، محددة ، وقابلة للقياس بشكل عام) - المعايير العددية والمعايير النقدية والمادية والزمنية ؛ وغير ملموسة (المتعلقة بخصائص الإنسان) - المواقف المرغوبة ، والمعنويات العالية ، والأخلاق ، والتعاون.

2. قياس الأداء الفعلي:

تقوم معظم المنظمات بإعداد تقارير رسمية عن قياسات الأداء سواء الكمية أو النوعية (حيث لا يكون التقدير الكمي ممكنًا) والتي يقوم المديرون بمراجعتها بانتظام. يجب أن ترتبط هذه القياسات بالمعايير المحددة في الخطوة الأولى من عملية التحكم.

على سبيل المثال ، إذا كان نمو المبيعات مستهدفًا ، يجب أن يكون لدى المنظمة وسيلة لجمع بيانات المبيعات والإبلاغ عنها. يمكن جمع البيانات من خلال الملاحظة الشخصية (من خلال الإدارة من خلال التجول في المكان الذي تحدث فيه الأشياء) ، والتقارير الإحصائية (التي يمكن إجراؤها بواسطة أجهزة الكمبيوتر) ، والتقارير الشفهية (من خلال عقد المؤتمرات ، واجتماع واحد لواحد ، أو المكالمات الهاتفية) ، وإعداد التقارير المكتوبة (معلومات شاملة ومختصرة ومحاسبية - عادة ما تكون مزيجًا من الكل. ليكون الاستخدام ، يجب أن يكون تدفق المعلومات منتظمًا وفي الوقت المناسب.

3. قارن الأداء مع المعايير:

هذه الخطوة يقارن الأنشطة الفعلية بمعايير الأداء. عندما يقرأ المديرون تقارير الكمبيوتر أو يمشون في مصانعهم ، فإنهم يحددون ما إذا كان الأداء الفعلي يفي بالمعايير أو يتجاوزها أو لا يلبيها.

عادة ، تبسط تقارير الأداء هذه المقارنة عن طريق وضع معايير الأداء للفترة المشمولة بالتقرير جنبًا إلى جنب مع الأداء الفعلي لنفس الفترة وحساب التباين - أي الفرق بين كل مبلغ فعلي والمعايير المرتبطة به.

يجب على المدير أن يعرف الاختلاف المعياري المسموح به (سواء كان إيجابياً أو سلبياً). إدارة الاستثناء الأكثر ملاءمة وعملية للحفاظ على الانحرافات غير مهم. يعتمد الجدول الزمني للمقارنة على العديد من العوامل بما في ذلك الأهمية والتعقيد المرفقة مع الأهمية والتعقيد.

4. اتخاذ الإجراءات التصحيحية وتعزيز النجاحات:

عندما ينحرف الأداء عن المعايير ، يجب على المديرين تحديد التغييرات اللازمة ، إن وجدت ، وكيفية تطبيقها. في بيئة الإنتاجية والتركيز على الجودة ، غالباً ما يتم تمكين العمال والمديرين لتقييم عملهم الخاص. بعد أن يحدد المقيم سبب أو أسباب الانحراف ، يمكنه اتخاذ الخطوة الرابعة - إجراء تصحيحي.

قد يكون الإجراء التصحيحي هو الحفاظ على الوضع الراهن (تعزيز النجاحات) أو تصحيح الانحراف أو تغيير المعايير. يمكن تحديد المسار الأكثر فعالية من خلال السياسات أو قد يكون من الأفضل تركها لحكم ومبادرة الموظفين. قد يكون الإجراء التصحيحي فوريًا أو أساسيًا (تعديل المعايير نفسها).

أهمية التحكم :

1. توجيه الإدارة في تحقيق الأهداف المحددة مسبقا:

إن التدفق المستمر للمعلومات حول المشاريع يحافظ على المدى الطويل للتخطيط على المسار الصحيح. يساعد في اتخاذ إجراءات تصحيحية في المستقبل إذا كان الأداء لا يصل إلى العلامة.

2. يضمن الاستخدام الفعال للموارد النادرة والشحيحة:

يساعد نظام التحكم في تحسين الكفاءة التنظيمية. تعمل أجهزة التحكم المختلفة كحافز للمديرين. يتم مراقبة أداء كل شخص بانتظام ويتم تصحيح أي نقص في حال وجوده في أقرب وقت ممكن.

تضع الضوابط الضغط النفسي على الأشخاص في المنظمة. من ناحية أخرى ، تمكّن السيطرة أيضًا الإدارة من تقرير ما إذا كان الموظفون يقومون بأشياء صحيحة.

3. يسهل التنسيق:

السيطرة تساعد في تنسيق الأنشطة من خلال وحدة العمل. سيحاول كل مدير تنسيق أنشطة مرؤوسيه من أجل تحقيق أهداف الإدارة.

وبالمثل ، يقوم الرئيس التنفيذي أيضًا بتنسيق عمل الإدارات المختلفة. تعمل الرقابة بمثابة فحص على الأداء ويتم تحقيق النتائج الصحيحة فقط عندما يتم تنسيق الأنشطة.

4. يؤدي إلى تفويض واللامركزية في السلطة:

كما يتم تسهيل اتخاذ قرار بشأن إجراءات المتابعة. التحكم يجعل التفويض أسهل / أفضل. لا مركزية السلطة أمر ضروري في الشركات الكبيرة. لا يمكن للإدارة تفويض السلطة دون ضمان السيطرة المناسبة.

يتم استخدام أهداف أو أهداف الإدارات المختلفة كأسلوب مراقبة. تقنيات التحكم المختلفة مثل الميزنة ، ومراقبة التكاليف. الموافقات على إجراء ما قبل ذلك وما إلى ذلك تسمح للامركزية دون فقدان السيطرة على الأنشطة.

5. قطع الغيار الإدارة العليا للتركيز على صنع السياسات:

لاهتمام إدارة عمليات التحكم ليست مطلوبة بين الحين والآخر. تمكن الإدارة عن طريق الاستثناء الإدارة العليا من التركيز على صياغة السياسات.

لماذا يعارض الناس السيطرة؟

كثير من الناس ينفرون من مفهوم السيطرة للأسباب التالية:

(ط) تسمح أشكال المنظمات الجديدة "العضوية" (منظمات التنظيم الذاتي ، والأفرقة ذاتية الإدارة ، ومنظمات الشبكات ، وما إلى ذلك) للمنظمات بأن تكون أكثر استجابة وقابلية للتكيف في عالم اليوم سريع التغير. كما تعمل هذه النماذج على تعزيز التمكين بين الموظفين ، أكثر بكثير من المنظمات الهرمية ، المنظمة بشكل صارم في الماضي.

(2) يؤكد العديد من الناس أنه نظراً لتغير طبيعة المنظمات ، يجب أن تكون طبيعة الرقابة الإدارية. يذهب بعض الناس إلى حد الادعاء بأن الإدارة لا ينبغي أن تمارس أي شكل من أشكال الرقابة على الإطلاق.

يدعون أن الإدارة يجب أن تكون موجودة لدعم جهود الموظف لتكون أعضاء منتجين بشكل كامل في المنظمات والمجتمعات - وبالتالي ، فإن أي شكل من أشكال الرقابة هو عكس كلي للإدارة والموظفين.

(3) حتى أن بعض الناس يتصرفون بقوة ضد عبارة "السيطرة الإدارية". الكلمة نفسها لها دلالة سلبية ، على سبيل المثال ، يمكن أن تبدو مهيمنة ، قسرية وثقيلة الوفاض. يبدو أن كتاب الأدب الإداري يفضلون الآن استخدام مصطلح "التنسيق" بدلاً من "التحكم".

(4) كما يعارض الناس الضوابط كما يفكرون في تقليل الاستقلالية ، وخنق الإبداع ، وتهديد الأمن ، وإدامة الظلم. هذا قد يؤدي إلى تغيير في الخبرة وبنية القوة ، والبنية الاجتماعية في المنظمة.

أنواع السيطرة:

يمكن أن تكون الضوابط العينية عديدة. ويمكن تصنيفها على أساس (أ) التوقيت ، (ب) تصميم النظم ، (ج) مستويات الإدارة ، و (د) المسؤولية

على أساس التوقيت:

يمكن أن تركز السيطرة على الأحداث قبل أو أثناء أو بعد العملية. على سبيل المثال ، يمكن أن يركّز تاجر سيارات محلي على الأنشطة قبل أو أثناء أو بعد بيع السيارات الجديدة. قد يطلق على مثل هذه الضوابط على النحو التالي الوقائي ، المخبر ، والتصحيحية.

على هذا الأساس قد تكون السيطرة:

(ط) مراقبة التغذية

(2) التحكم المتزامن

(ثالثا) مراقبة التغذية الراجعة

1. تغذية الأمام السيطرة:

يتمثل الهدف من التحكم في التغذية أو التحكم الأولي في توقع المشكلات المحتملة وممارسة السيطرة حتى قبل بدء النشاط أو حدوث مشكلة أو الإبلاغ عنها. هو موجه في المستقبل.

هذا النوع من التحكم يحظى بشعبية كبيرة في شركات الطيران. يذهبون في أنشطة الصيانة الوقائية للكشف عن ومنع الأضرار الهيكلية ، والتي قد تؤدي إلى كارثة. هذه الضوابط واضحة في اختيار وتوظيف الموظفين الجدد. وهو يساعد في اتخاذ إجراءات مسبقا.

في حالة التحكم في التعليق ، يعتمد المرء على البيانات التاريخية ، والتي ستأتي بعد تنفيذ النشاط. هذا يعني أن المعلومات متأخرة وأن التصحيح غير ممكن. يمكن للمرء أن يصحح فقط للأنشطة المستقبلية.

وهذا يعني أنه تم القيام بأي خطأ ، ولا يمكن التراجع عنه. على الرغم من أن الرقابة الموجهة في المستقبل يتم تجاهلها بشكل كبير في الممارسة ، وذلك لأن المديرين كانوا يعتمدون بشكل مفرط على المحاسبة والبيانات الإحصائية لغرض السيطرة. في غياب أي وسيلة للتطلع ، تعتبر الإشارة إلى التاريخ أفضل من عدم الرجوع على الإطلاق.

ومع ذلك ، تم تطبيق مفهوم إعادة توجيه التغذية بين الحين والآخر. إحدى الطرق الشائعة التي مارسها المديرون هي من خلال التنبؤات الدقيقة والمكررة باستخدام أحدث المعلومات المتاحة ، ومقارنة ما هو مطلوب مع التوقعات ، وإدخال تغييرات في البرنامج بحيث يمكن جعل التنبؤات أكثر واعدة.

2. التحكم المتزامن:

تراقب المراقبة المتزامنة نشاط الموظف المستمر لضمان التوافق مع معايير الجودة التي يتم إجراؤها أثناء نشاط ما أو قيد التنفيذ. وهو ينطوي على تنظيم الأنشطة الجارية التي تشكل جزءًا من عملية التحويل لضمان توافقها مع المعايير التنظيمية.

إن أسلوب الإشراف المباشر هو أفضل شكل من أشكال التحكم المتزامن. تم تصميم السيطرة المتزامنة لضمان أن أنشطة الموظفين تنتج النتائج الصحيحة وتصحيح المشاكل ، إن وجدت ، قبل أن تصبح مكلفة.

في حالة الكتابة بالكمبيوتر ، إذا كان التهجئ خاطئًا أو كان البناء غير صحيح ، يقوم البرنامج بتنبيه المستخدم على الفور. تتضمن العديد من عمليات التصنيع الأجهزة التي تقيس ما إذا كانت العناصر التي يتم إنتاجها تتوافق مع معايير الجودة.

بما أن التحكم المتزامن ينطوي على تنظيم المهام الجارية ، فإنه يتطلب فهمًا كاملاً للمهام المحددة المتضمنة وعلاقتها بالمنتج المرغوب والمنتج.

أحيانًا ما تسمى السيطرة المتزامنة بالتوجيه أو الفرز أو التحكم بنعم أو لا ، لأنها غالبًا ما تتضمن نقاط تفتيش يتم اتخاذ القرارات بشأنها بشأن مواصلة التقدم أو اتخاذ إجراءات تصحيحية أو إيقاف العمل تمامًا على المنتجات أو الخدمات.

3. مراقبة ردود الفعل:

تحدث السيطرة بعد انتهاء المهمة. يتم اتخاذ الإجراء التصحيحي بعد تحليل التباينات مع المعايير المخطط لها في نهاية النشاط. يُعرف أيضًا باسم "التحكم في إجراء ما بعد" ، نظرًا لأن التحكم في التغذية الراجعة يتم بعد حدوث الحدث.

تستخدم هذه السيطرة عندما تكون التغذية إلى الأمام أو المتزامنة غير ممكنة أو مكلفة للغاية ؛ أو عندما يكون من الصعب تحديد العمليات الدقيقة التي ينطوي عليها أداء العمل مسبقًا.

وتتمثل المزايا المزدوجة للتحكم في التغذية المرتدة في تلقي معلومات ذات مغزى فيما يتعلق بجهود التخطيط ، كما أن التحكم في ردود الفعل يعزز من تحفيز الموظفين.

على أساس تصميم أنظمة التحكم:

يمكن اتباع ثلاث طرق أثناء تصميم أنظمة التحكم ، أي التحكم في السوق ، والتحكم البيروقراطي ، والتحكم في العشائر. ومع ذلك ، فإن معظم المنظمات لا تعتمد فقط على واحدة منها فقط.

1. مراقبة السوق :

يعتمد التحكم على آليات السوق الخاصة بالأنشطة التنافسية من حيث السعر وحصة السوق. يتم تحويل الأقسام المختلفة إلى مراكز الربح ويتم تقييم أدائها من خلال الخط الأعلى (معدل الدوران) والقطعي (الربح) والحصة السوقية.

إن استخدام التحكم في السوق سيعني أن المديرين في المستقبل سيخصصون الموارد أو ينشئون أقسامًا أو أنشطة أخرى تتماشى مع قوى السوق.

2. السيطرة البيروقراطية:

تركز الرقابة البيروقراطية على السلطة والقواعد واللوائح والإجراءات والسياسات. معظم وحدات القطاع العام في الهند تدخل في السيطرة البيروقراطية.

إذا لم يأتوا من خلال كتاب القواعد ، فإن اللجان التشريعية والوزارات التي يعملون تحتها سوف توبيخهم. في المستشفى لا يمكن استخدام أي دواء ما لم تكن هناك وصفة طبية ويتم تسجيلها في سجل القضايا ، حتى إذا كان المريض قد يموت في ما بينهما.

3. مراقبة العشائر:

تم تصميم أنظمة التحكم بطريقة تفسح المجال أمام الرؤية المشتركة والقيم المشتركة والمعايير والتقاليد والمعتقدات ، وما إلى ذلك ، وهي جزء من الثقافة التنظيمية.

لا تستند إلى آليات التسلسل الهرمي ، ولكن التدابير المتعلقة بالعمل والأداء. هذا النوع من التحكم هو الأكثر ملاءمة للمنظمات التي تستخدم أسلوب مجموعات العمل وحيث تتغير التكنولوجيا بسرعة كبيرة.

على أساس المستويات :

الناس على مستوى مختلف لديهم مسؤوليات تخطيط مختلفة ، لذا فهم يتحكمون. على أساس مستويات السيطرة ، يمكن تصنيفها على أنها عملياتية ، إنشائية ، تكتيكية ، واستراتيجية.

1. التحكم التشغيلي:

ويبقى تركيزها على العمليات التي تستخدمها المنظمة لتحويل المدخلات (الموارد) إلى مخرجات (منتجات / خدمات). تستخدم ضوابط التشغيل في الإدارة الدنيا. تمارس كل يوم تقريبا. مراقبة الجودة والضوابط المالية هي جزء من الضوابط التشغيلية.

2. التحكم الهيكلي :

هل العناصر المختلفة للهيكل التنظيمي تخدم أهدافها المقصودة؟ هل هناك زيادة في عدد الموظفين؟ هل نسبة الموظفين إلى الخط تتزايد؟ يجب اتخاذ الإجراء اللازم.

يمكن أن تكون شكلين هامين من الرقابة الهيكلية هو السيطرة البيروقراطية ومراقبة العشائر ، التي تحدثنا عنها بالفعل. تمارس الرقابة الهيكلية من قبل الإدارة العليا والمتوسطة.

3. السيطرة التكتيكية :

بما أن التحكم التكتيكي يتعامل مع أهداف الإدارات ، فإن الضوابط تمارس بشكل كبير من قبل مستويات الإدارة الوسطى.

4. التحكم الاستراتيجي:

الضوابط الاستراتيجية هي أنظمة الإنذار المبكر. السيطرة الإستراتيجية هي عملية لتحديد ما إذا كانت فعالية إستراتيجيات الشركات والأعمال والوظيفية ناجحة في مساعدة المؤسسات على تحقيق أهدافها. تمارس الضوابط الإستراتيجية من قبل الإدارة العليا.

على أساس المسؤولية :

من يتحمل مسؤولية السيطرة؟ قد تقع المسؤولية على عاتق الشخص الذي ينفذ الأشياء أو مع المشرف أو المدير. هذه الطريقة قد تكون السيطرة الداخلية والخارجية.

تسمح الرقابة الداخلية للأشخاص ذوي الدوافع العالية بممارسة الانضباط الذاتي. يعني التحكم الخارجي أن خيط التحكم في يد المشرف أو المدير ويتم التحكم فيه من خلال الأنظمة الرسمية.

متطلبات نظام التحكم الفعال:

نظام التحكم ليس ظاهرة تلقائية ولكن تم إنشاؤها بشكل متعمد. على الرغم من أن المنظمات المختلفة قد تصمم أنظمة التحكم الخاصة بها وفقًا لخصائصها أو ظروفها الفريدة والخاصة ، إلا أنه عند تصميم نظام تحكم جيد وفعال يجب مراعاة المتطلبات الأساسية التالية:

1. التركيز على الأهداف والاحتياجات:

يجب أن يؤكد نظام التحكم الفعال على تحقيق الأهداف التنظيمية. يجب أن تعمل في انسجام مع احتياجات المؤسسة. على سبيل المثال ، قد يستخدم قسم شؤون الموظفين التحكم المتقدم في التغذية لتوظيف موظف جديد ، والتحكم المتزامن في التدريب.

على مستوى المتاجر ، يجب أن يكون التحكم سهلاً ، ولكن يمكن تطوير ضوابط أكثر تطوراً وواسعة النطاق لمديري المستويات الأعلى. وبالتالي ، ينبغي أن تكون الضوابط مصممة للخطط والمواقف.

2. الإنذار الفوري والعمل في الوقت المناسب:

الإبلاغ السريع عن الاختلافات هو في صميم السيطرة. يمكن لنظام مراقبة مثالي أن يكشف ، لا يخلق اختناقات ويبلغ عن الانحراف الكبير في أسرع وقت ممكن حتى يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية الضرورية في الوقت المناسب. وهذا يحتاج إلى نظام فعال لتقييم المعلومات وتدفقها في الوقت المناسب.

3. دلالة إرشادية وكذلك تصحيحية:

يجب ألا تكون عناصر التحكم قادرة على الإشارة إلى الانحرافات فحسب ، بل يجب أيضًا اقتراح إجراء تصحيحي من المفترض أن يتحقق من تكرار الاختلافات أو المشكلات في المستقبل.

يتم تبرير التحكم فقط إذا تم تصحيح الانحرافات المحددة أو المحسوبة من الخطط من خلال التخطيط والتنظيم والموظفين والإخراج المناسب. يجب أن يؤدي التحكم أيضًا إلى إجراء تنبؤات قيمة للمديرين حتى يدركوا المشكلات التي من المحتمل أن تواجههم في المستقبل.

4. مفهوم ، هدف ، واقتصادي:

يجب أن تكون أدوات التحكم بسيطة وسهلة الفهم ، وأن معايير الأداء يتم تحديدها كمظهر غير متحيز ، ويجب أن تكون الأدوات والتقنيات المحددة شاملة ومفهومة واقتصادية للمديرين.

يجب أن يعرفوا كل التفاصيل والنقاط المهمة في جهاز التحكم بالإضافة إلى فائدته. إذا تم تبني تقنيات إحصائية ورياضية معقدة ومعقدة ، فيجب نقل التدريب المناسب إلى المديرين.

يجب تحديد المعايير بناء على الحقائق والمشاركة. يجب أن تجيب أنظمة التحكم الفعالة عن أسئلة مثل "كم تكلف؟" ، "ماذا ستوفر؟" أو "ما هي عوائد الاستثمار؟"

ينبغي أن تفوق فوائد الضوابط التكاليف. لن تتناسب أنظمة التحكم باهظة الثمن والمفصلة ، على سبيل المثال مع المشروعات الصغيرة.

5. التركيز على الوظائف والعوامل:

يجب أن تركز الرقابة على الوظائف ، مثل الإنتاج والتسويق والتمويل والموارد البشرية ، إلخ ، والتركيز على أربعة عوامل - الجودة والكمية والاستخدام والتكاليف في الوقت المناسب. لا واحد ، ولكن ينبغي اعتماد ضوابط متعددة.

6. التحكم في النقاط الاستراتيجية:

يجب أن تكون السيطرة انتقائية وتركز على مجالات النتائج الرئيسية للشركة. كل التفاصيل أو الأشياء لا يمكن السيطرة عليها من أجل توفير الوقت والتكلفة والجهد.

يجب تحديد نقاط إستراتيجية أو حرجة أو حيوية معينة إلى جانب التوقعات في تلك النقاط التي لا يمكن تحمل الفشل فيها ، ويجب تصميم أجهزة التحكم المناسبة وفرضها في تلك المراحل.

يتم تطبيق الضوابط في حالة عدم التسامح مع الفشل أو عندما لا تتجاوز التكاليف مبلغًا معينًا. وتشمل النقاط الحاسمة جميع مجالات عمليات المؤسسة التي تؤثر بشكل مباشر على نجاح عملياتها الرئيسية.

7. المرونة:

السيطرة يجب ألا تصبح غايات في حد ذاتها. يجب أن تكون صديقة للبيئة وتكون قادرة على إجراء تعديلات أو تنقيحات تستلزمها بيئة الأعمال المتغيرة بسرعة ومعقدة. يتحقق المرونة في نظام التحكم بشكل عام عن طريق استخدام خطط بديلة أو ميزانيات مرنة.

8. الاهتمام بعامل الإنسان:

التحكم الزائد يسبب الفساد. لا ينبغي أن يثير ردود فعل سلبية ولكن المشاعر الإيجابية بين الناس من خلال التركيز على العمل ، وليس على الناس. يجب أن يكون الهدف من السيطرة هو خلق ضبط النفس والإبداع بين الأعضاء من خلال تشبيكها في الثقافة التنظيمية. يمكن مشاركة الموظف في تصميم الضوابط زيادة القبول.

9. ملاءمة:

يجب أن تكون الضوابط متسقة مع الهيكل التنظيمي ، حيث تقع المسؤولية عن العمل ، والموقف ، والكفاءة ، واحتياجات الأفراد الذين لديهم تفسير لتدابير الرقابة وممارسة الرقابة. وكلما ارتفعت نوعية المديرين ومرؤوسيهم ، قلت الحاجة إلى ضوابط غير مباشرة.

تقنيات التحكم:

تم تطوير العديد من التقنيات للتحكم في الأنشطة في الإدارة. القائمة طويلة جداً ، ومن الصعب وصفها جميعاً.

بعض من التقنيات الهامة هي:

الرقابة المالية :

يرتبط التمويل بتعبئة الأموال واستغلالها والعائد منها. تمارس الرقابة المالية من خلال ما يلي:

1. القوائم المالية:

بيان الدخل (إخبار المصاريف ، الدخل القطاعي ، الدخل الإجمالي والمصروفات ، صافي الربح / الخسارة) ، والميزانية العمومية (يظهر صافي القيمة في نقطة زمنية واحدة ومدى تمويل الدين أو الأسهم للأصول)

2. التدقيق المالي:

يتم إجراء عمليات التدقيق المالي ، سواء الداخلية أو الخارجية لضمان أن الإدارة المالية تتم بما يتماشى مع السياسات والإجراءات والقوانين والمبادئ التوجيهية الأخلاقية المقبولة بشكل عام. قد تكون عمليات التدقيق داخلية (بواسطة موظفي المنظمة نفسها) ، خارجية (تدقيق قانوني بواسطة محاسبين قانونيين) ، وتدقيق الإدارة (من قبل الخبراء).

3. تحليل نسبة:

يقيس تحليل النسبة السيولة والربحية والديون والجوانب المتعلقة بالنشاط.

4. ضوابط الميزانية:

مراقبة الميزانية هي عملية بناء الميزانيات ، ومقارنة الأداء الفعلي بالميزانية الأولى ، ومراجعة الميزانيات أو الأنشطة في ضوء الظروف المتغيرة.

إن مراقبة الميزانية لا تتعلق فقط بمجال التمويل ، ولكن جميع المجالات الوظيفية تساعد في التحكم في الميزانية. تساعد الميزانيات ليس فقط في التخطيط بل تساعد أيضًا في الحفاظ على علامة تبويب في الإنفاق العام.

قد تكون الميزانية من الأعلى إلى الأسفل (يقوم المديرون بإعداد الميزانية وطلب الاستعانة بأتباعهم) ؛ من أسفل إلى أعلى (الأرقام تأتي من المستويات الأدنى وتعديلها في المستويات العليا) ؛ يستند إلى الصفر (وهو ما يبرر تخصيص الأموال على أساس الأنشطة أو الأهداف) ؛ والميزنة المرنة (معايير مختلفة ومخصصات متباينة).

5. تحليل التعادل:

إنها أداة لتخطيط الربح وتتعامل مع علاقات الربح والتكلفة.

6. المحاسبة:

تشمل المحاسبة محاسبة المسؤولية ، محاسبة التكاليف ، نهج التكلفة القياسية ، التكاليف المباشرة ، والتكلفة الهامشية.

مراقبة التسويق :

في مجال التسويق ، لمعرفة أن العميل يحصل على المنتج المناسب بالسعر المناسب في المكان المناسب ومن خلال الاتصال الصحيح ، يتم ممارسة الرقابة من خلال ما يلي:

البحث عن المتجر:

هو تقييم احتياجات العملاء وتوقعاتهم والتسليم ؛ والسيناريو التنافسي.

اختبارات التسويق:

لتقييم قبول المستهلك لمنتج جديد ، يتم التسويق على نطاق صغير. يستخدم HUL تشيناي في معظم التسويق التجريبي.

إحصاءات التسويق:

السيطرة على مديري التسويق من خلال نسب التسويق والإحصاءات الأخرى.

مراقبة الموارد البشرية:

مطلوب مراقبة الموارد البشرية للتحقق من جودة الموظفين الجدد وكذلك لمراقبة أداء الموظفين الحاليين لتحديد فعالية الشركة بشكل عام.

تحديد الأهداف ، ووضع السياسات والإجراءات لتوجيهها هي لمساعدتهم. وتشمل الضوابط المشتركة تقييم الأداء ، والبرامج التأديبية ، والملاحظات ، وتقييمات التنمية.

مراقبة المعلومات :

جميع المنظمات لديها معلومات سرية وحساسة لتكون سرية. من المهم جدا التحكم في الوصول إلى قواعد بيانات الكمبيوتر. لقد أصبح هذا الأمر قضية رئيسية معاصرة في السيطرة. تقوم المنظمات بمراقبة استخدام جهاز الموظف بشكل عام والإنترنت بشكل خاص.

مراقبة الانتاج:

لضمان جودة الإنتاج بالكمية الصحيحة في الوقت المناسب ، تكون ضوابط الإنتاج الاقتصادية مطلوبة. تشتمل اثنتان من التقنيات الهامة على: التحكم في المخزون (تحليل ABC ، ​​كمية الأمر الاقتصادي ، مراقبة المخزون في الوقت المناسب) ، ومراقبة الجودة (من خلال التفتيش ، ومراقبة الجودة الإحصائية).

سيطرة المشروع:

يعتبر تحليل الشبكة أكثر ملاءمة للمشاريع التي لا تعتبر روتينية في تقليل التكلفة وإكمال المشروع بشكل جيد في الوقت المناسب. يستفيد تحليل الشبكة من تقنيتين - تقييم البرنامج وتقنية المراجعة (PERT) ، وطريقة المسار الحرج (CPM).