الحاجة إلى نظام معلومات الموارد البشرية في المنظمة الحديثة (HRIS)

من أجل إجراء أبحاث الموظفين ومراجعة الموظفين ، ومحاسبة الموارد البشرية ، يتطلب مدير الموظفين الكثير من البيانات المتعلقة بالموظفين العاملين في المنظمة.

ومع ذلك ، تم العثور على نظام السجلات اليدوية غير كافية وغير كافية لتلبية متطلبات المعلومات من منظمة الأعمال الحديثة. بعبارة أخرى ، يمكن تحديد صعوبة المحافظة على أو قصور نظام السجلات اليدوية كأسباب أساسية مثل الحاجة إلى نظام معلومات الموارد البشرية. هذه موضحة لاحقا.

تشير الصعوبة هنا إلى البيانات الضخمة على الموظفين والتي لا يمكن تتبعها يدويًا. ليس ذلك فحسب ، فالبيانات تحتاج إلى تحديث من وقت لآخر ، وهذا يجعل المهمة الكتابية كثيفة العمالة إلى حد كبير ومكلفة. وتكلف شركة Alastair Evans تكاليف ودقة وتجزئة وازدواجية وصعوبة التحليل باعتبارها بعض الصعوبات المرتبطة بنظام السجلات اليدوية.

يؤدي النقل اليدوي للبيانات من سجل إلى آخر إلى زيادة احتمال الخطأ الذي يؤثر على دقة وموثوقية البيانات المحتفظ بها. قد يتم تمرير الإدخالات مرتين ؛ قد يتم نقل البيانات إلى وثائق خاطئة مما يؤدي إلى الارتباك.

وبما أن البيانات / المعلومات يتم الحفاظ عليها بطريقة مجزأة ، أي أن السجلات اليدوية يتم الاحتفاظ بها في مواقع منفصلة يتم التعامل معها من قبل أشخاص مختلفين في أقسام مختلفة ، فإن المعلومات الكاملة عن الموظف غير متاحة بسهولة في مكان مركزي. هذا يعوق عملية صنع القرار للمنظمة. نفس الشيء يؤكد على الحاجة إلى نظام معلومات الموارد البشرية.

ذكر فينكاتا راتنام وسريفاستافا ثلاثة أغراض على أنها الحاجة إلى نظام معلومات الموارد البشرية:

1. لتخزين البيانات والمعلومات لكل موظف على حدة للرجوع إليها.

2 - توفير أساس لاتخاذ القرارات في المسائل اليومية المتعلقة بالموظفين (مثل منح الإجازات) ، وكذلك للتخطيط والميزنة وتنفيذ ورصد مجموعة من وظائف الموارد البشرية.

3. لتوفير البيانات / العودة إلى الحكومة وغيرها من الجمهور.

أجرى هيمندرا فيرما ، وهو مستشار برامج ، دراسة استقصائية وأبرز الحاجة إلى نظام معلومات الموارد البشرية للأغراض التالية:

1. تبين أن هناك وقت ضئيل للغاية في معالجة المعلومات فيما يتعلق بوظيفة الموارد البشرية ، قد يكون بسبب الوقت اللازم للتعامل مع المعلومات الوفيرة.

2. هناك نقص في المعلومات حول الموارد البشرية في الصناعة على جميع المستويات.

3. من شأن نظام معلومات الموارد البشرية أن يساعد في تحقيق "المساواة" في مجالات مثل الترقية والنقل والترشيح وما إلى ذلك.

4. يساعد نظام معلومات الموارد البشرية على تسوية مستحقات الموظفين في الوقت المناسب ، فيما يتعلق بصندوق الادخار ، والتقاعد ، والإكراميات ، وجيم LT ، وتعويضات الإجازات المكتسبة ، إلخ.

5. بمجرد إدخال ملف تعريف الشخص في الكمبيوتر ، يصبح استرداد المعلومات أسهل ، كما ينطوي على تكلفة أقل ويقلل من فرص حدوث الأخطاء.

يستخدم بعض الأشخاص بيانات ومصطلحين بالتبادل بشكل متبادل. لكن هناك فرق بين المفهومين. البيانات هي أرقام أولية وغير محسوبة وحقائق حول الأحداث في حين أن المعلومات هي شكل البيانات الذي تم تحليله وتنظيمه.

على سبيل المثال ، يكون مقدار الربح الصافي عبارة عن بيانات لأنه لا يمكن تحديد أي معنى للرقم المطلق لصافي الربح. ولكن ، يتم التعبير عن الربح كنسبة مئوية من المبيعات ، فإنه ينقل معنى معين ويسمى المعلومات. لدى N. Upadhya بيانات متميّزة جداً من المعلومات بالقول: "يمكن تعريف البيانات المنظمة ذات المغزى بأنها معلومات".

قبل أن نحدد نظام معلومات الموارد البشرية ، يبدو أنه في سياق السياق يحدد أولاً نظام إدارة المعلومات (IMS). نظام المعلومات الإدارية هو هيكل رسمي ، محوسب عادة ، لتوفير الإدارة مع المعلومات ، المتعلقة بالعمليات الداخلية والعوامل الخارجية لتسهيل عملية اتخاذ القرار.

الآن ، وتطبيق هذا المفهوم في سياق إدارة الموارد البشرية ، يمكن تعريف نظام معلومات الموارد البشرية على النحو التالي:

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) هو طريقة منظمة لتخزين البيانات والمعلومات لكل موظف على حدة للمساعدة في التخطيط وصنع القرار وتقديم العوائد والتقارير إلى الوكالات الخارجية.