إدارة المكتب وأهميتها

إدارة المكتب وأهميتها!

إدارة المكتب هي أسلوب تخطيط وتنظيم وتنسيق ومراقبة أنشطة المكاتب بهدف تحقيق أهداف العمل ، وتعنى بالأداء الكفء والفعال لأعمال المكتب. يعتمد نجاح العمل على كفاءة مكتبه. زاد حجم العمل الورقي في المكاتب في هذه الأيام بسبب التصنيع ، والانفجار السكاني ، والسيطرة الحكومية وتطبيق قوانين الضرائب والعمل المختلفة على أي مشروع تجاري. لا تتحقق الكفاءة والفعالية وهي الكلمات الرئيسية في الإدارة إلا من خلال التخطيط السليم للأنشطة ومراقبتها ، وخفض تكاليف المكاتب ، وتنسيق جميع أنشطة الأعمال.

"يمكن تعريف إدارة المكتب على أنها مهمة التخطيط والتنسيق وتحفيز جهود الآخرين نحو الأهداف المحددة في المكتب."

"إدارة المكتب ، كدالة ، هي فرع من الفن وعلم الإدارة الذي يهتم بكفاءة أداء العمل المكتبي كلما وأينما كان ذلك العمل يجب القيام به." - ويليام إذا. Leffingwell و Edwin M. Rot.

"إدارة المكتب هي التلاعب والسيطرة على الرجال ، والأساليب ، والآلات والمواد لتحقيق أفضل النتائج الممكنة من أعلى جودة ممكنة مع إنفاق أقل قدر ممكن من التأثير والمصروفات ، في أقصر وقت ممكن عمليا ، وبطريقة مقبولة ل الإدارة العليا. "- هاري H. Wylie.

يشدد هذا التعريف على استخدام موارد الأعمال مثل المواد والأساليب إلخ. لتحقيق الأهداف والنتائج بطريقة أفضل وأرخص وفي أقل وقت ممكن.

"إدارة المكتب هي فن إرشاد موظفي المكتب في استخدام الوسائل المناسبة لبيئته من أجل تحقيق غرضه المحدد." - ميلز و ستاندهاتفورد.

ووفقاً لهذا التعريف ، فإن الفهم الصحيح للغرض الموضوعي أمر ضروري حتى يتم توجيه جميع الجهود والأنشطة في تحقيقها. البيئة التي يتم فيها أداء العمل المكتبي توفرها الإدارة بعد التخطيط السليم. البيئة تعني البيئة المحيطة حيث يعمل موظفو المؤسسة. ويشمل ذلك عوامل مادية مثل الموقع والتخطيط ودرجة حرارة الإضاءة والتهوية والنظافة ، إلخ. ويجب أيضًا تعريف مختلف القوانين التجارية وممارسات الجمارك وما إلى ذلك للموظفين.

في هذا التعريف ، تعامل المؤلف مع إدارة المكاتب كفني من توجيه وتوجيه الأشخاص أو الموظفين في المنظمة في استخدام وسائل مختلفة مثل معدات الآلات ، وأشكال المكاتب ، والكتيبات ، والوسائل إلخ. يشدد التعريف على تطور الأشخاص في المكتب وليس اتجاه الأشياء. يجب أن تفهم إدارة المكتب سلوك واحتياجات موظفه لتحفيزه على العمل من خلال التأثير عليه وتقديم الحوافز حتى يتحقق هدف المنظمة.

وبكلمات بسيطة ، يمكن تعريف إدارة المكاتب بأنها "عملية متميزة للتخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتنسيق والتحكم في المكتب من أجل تسهيل تحقيق أهداف أي مشروع تجاري" يشير التعريف إلى الوظائف الإدارية للمدير الإداري. يشير الرسم البياني التالي إلى عناصر أو وظائف مختلفة في عملية إدارة المكتب.

أهمية إدارة المكاتب:

توضح النقاط التالية أهمية إدارة المكتب:

(1) يساعد في تحقيق الأهداف:

الأهداف أو الأهداف هي نتائج من حيث الكمية والتي يتعين تحقيقها في وقت معين. الإدارة تجعل الناس يدركون الأهداف وتوجه جهودهم نحو تحقيق هذه الأهداف.

(2) الاستخدام الأمثل للموارد:

الإدارة تساعد في الاستفادة من الموارد بفعالية. وضع الموارد النادرة قوس لاستخدام متفائل من قبل المديرين. يقوم المديرون بتنسيق وتكامل الموارد المختلفة. هو الإدارة التي توجه الموظفين في المكتب في استخدام الموارد.

(3) تقليل التكاليف:

لا يمكن تخفيض تكاليف المكتب إلا تحت توجيه ومراقبة الإدارة الفعالة. تهتم إدارة المكاتب بالقيام بأنشطة المكتب بطريقة أفضل وأرخص. تخفيض التكلفة هو أحد أهداف الإدارة التي يمكن تحقيقها من خلال تبسيط العمل والميكنة. من خلال التخطيط الأفضل والتنظيم السليم والرقابة الفعالة ، تمكن الإدارة من الاهتمام بخفض التكاليف وإعداد مؤسسة لمواجهة المنافسة الحلقية.

(4) التدفق السلس للعمل:

تدفق العمل دون انقطاع ممكن فقط إذا كان هناك تخطيط ومراقبة مناسبة. تضمن الإدارة تدفق العمل بكفاءة وسلس.

(v) يساعد في الحفاظ على كفاءة المكتب:

تساعد الإدارة في الحفاظ على الكفاءة في المكتب. لا يقوم المدير فقط بإنتاج النتائج وإصدارها ، بل يفعلها بأكثر الطرق فعالية من أجل المساهمة في توليد الأرباح.

(6) إدارة البقاء والنمو:

يجب أن تلعب الإدارة دورًا مهمًا في الحفاظ على المنظمة على قيد الحياة. يجب توقع التغيير في التكنولوجيا والأساليب وتكييفها من أجل البقاء والنمو. هو فقط الإدارة التي يمكن أن تفعل ذلك وقوالب المؤسسة في مثل هذه البيئة المتغيرة.

(السابع) يوفر الابتكار:

الابتكار هو إيجاد طريقة جديدة ومختلفة وأفضل لأداء العمل الحالي. لتخطيط وإدارة الابتكار ، يجب أن تلعب الإدارة دورًا مهمًا. تقدم الاقتراحات من العملاء ، والمعلومات من الباعة ، والمراقبة عن كثب لأنشطة المنافسين مصدرًا للابتكار.

(ثامنا) يساعد في الحفاظ على المواهب وغرس الشعور بالولاء في موظفي المكتب:

تساعد الإدارة الفعالة في الحفاظ على الموظفين الموهوبين والعاملين بجد من خلال توفير بيئة عمل مريحة لهم. يجب على المدير تحفيز موظفيه من خلال التعرف على مواهبهم وتقديرها.

(التاسع) يوفر القيادة:

توفر الإدارة القيادة عن طريق التأثير وتوجيه موظفي المكتب. المدراء التأثير على مرؤوسيه للعمل عن طيب خاطر لتحقيق الأهداف التنظيمية.

(خ) إدارة التغيير:

أهمية إدارة المكتب هو أنه يساعد في التخطيط للتغيير وإدخاله في الوقت المناسب وبالطريقة الصحيحة. بسبب التغيير في أساليب التكنولوجيا ، يجب تغيير إجراءات العمل وما إلى ذلك من أجل الكفاءة والاقتصاد. الناس يقاومون التغيير بسبب عدم فهم أسباب التغيير ونقص التدريب في الأساليب الجديدة. تساعد الإدارة في التقليل من مقاومة الأشخاص وتعمل كعامل تغيير.

(11) الحفاظ على العلاقات العامة:

تساعد إدارة المكتب في تحسين العلاقات العامة وزيادة حسن نية المؤسسة من خلال التعامل مع شكاوى المستهلكين والجمهور العام.

(12) الفوائد الاجتماعية:

الإدارة مفيدة ليس فقط للشركات التجارية ولكن أيضا لشرائح المجتمع المختلفة. وهو يوفر ويحافظ على الارتباط مع أنواع مختلفة من الموردين ، والمصارف ، وشركات التأمين ، والدوائر الحكومية ، والجمهور العام. يفيد المجتمع ككل من خلال تقديم خدماته.