ما هي الخطوات التي يجب اتخاذها من قبل أي منظمة أعمال أثناء عملية التخطيط؟

عندما ننظر إلى التخطيط في سياق عملية الإدارة ، يطلق عليه النشاط ، كونه جزءًا من الإدارة. ولكن من ناحية أخرى ، عندما تدرس بشكل منفصل ، يطلق عليها عملية لأن إكمال هذا واحد يجب أن يزيل العديد من الخطوات واحدة تلو الأخرى.

Image Courtesy: mccarthywealthmanagement.com/files/48777/2.GIF

بقدر ما يتعلق الأمر عدد الخطوات المدرجة في عملية التخطيط فإنه يعتمد على حجم المنظمة. يمكن أن يكون لدى المنظمات المختلفة عمليات تخطيط مختلفة.

التخطيط مطلوب لحل مشكلة أو الاستفادة من بعض الأوضاع المربحة. في هذا السياق ، يقوم المدير بتحليل نقاط القوة والضعف في المؤسسات. هذا التحليل يأخذ في الاعتبار البيئة الداخلية والخارجية للمؤسسة.

على سبيل المثال ، إذا كانت الحكومة تفكر في إنشاء مصنع لتنمية بعض المناطق الريفية ، فإن أحد المديرين الأذكياء يرغب بالتأكيد في الاستفادة من هذا الوضع. يبدأ التخطيط من هذه النقطة بالذات. عادة ما يتم اتخاذ الخطوات التالية في منظمات الأعمال أثناء عملية التخطيط.

(1) تحديد الأهداف:

الأهداف هي تلك النقاط النهائية التي يتم تحقيقها لجميع الأنشطة. في عملية التخطيط يتم تحديد الأهداف وتعريفها أولاً بحيث يمكن إبلاغ جميع الموظفين المعنيين عنها للحصول على تعاونهم الكامل.

الأهداف لها تسلسل هرمي خاص بها ، على سبيل المثال ، الأهداف التنظيمية والأهداف الإدارية والأهداف الفردية. يتم تحديدها وتعريفها في نفس الترتيب الهرمي.

على سبيل المثال ، تريد الشركة زيادة مبيعاتها إلى 2،000 كرور روبية. (هذا هو الهدف التنظيمي). يمكن تعريف هذا الهدف بهذه الطريقة. لنفترض أن الشركة لديها أربعة منتجات رئيسية ومبيعاتها المتوقعة هي 1000 كرور روبية و 500 كرور روبية و 300 كرور روبية و 200 كرور روبية على التوالي. في هذا السياق سيتم تحديد أهداف مختلف الإدارات.

على سبيل المثال ، سيعرف قسم الإنتاج كمية الإنتاج لكل منتج. في النهاية ، سيتم إخبار جميع العاملين في الإدارات المختلفة عنها وما هو متوقع منها.

(2) تطوير أماكن العمل:

وأسس التخطيط هي تلك العوامل / الافتراضات التي تؤثر على النتائج المحتملة للبدائل المختلفة. قبل اتخاذ قرار نهائي بشأن أي بديل يتم إجراء توقعات لهذه الافتراضات. سيكون معدل نجاح التخطيط في نسبة مباشرة إلى نسبة نجاح التنبؤ. الافتراضات / مباني التخطيط من نوعين:

(1) المباني الداخلية:

رأس المال ، العمالة ، المواد الخام ، الآلات ، إلخ.

(2) المباني الخارجية:

السياسات الحكومية ، والمنافسة في مجال الأعمال ، ومذاق العملاء ، ومعدل الفائدة ، ومعدل الضرائب ، إلخ. على سبيل المثال ، ترغب الشركة في توسيع أعمالها. لديها بديل لإنشاء مصنع في المناطق الريفية. في هذه الحالة ، يمكن أن يكون مقره الداخلي هو رأس المال والمواد الخام ومدى توفر العمالة ويمكن أن تكون المباني الخارجية هي السياسة الصناعية للحكومة.

يجب على المدير إجراء توقعات لجميع هذه الافتراضات. وبعبارة أخرى ، يجب أن يُنظر إلى أن رأس المال الضروري والمواد الخام والعمل سيصبح متاحاً. كما سيكون من الضروري معرفة ما إذا كانت سياسة الحكومة لن تعارض إنشاء مثل هذا المصنع.

(3) تحديد مسارات العمل البديلة:

بشكل عام ، لا يوجد عمل ليس لديه طريقة بديلة للقيام به. على أساس أهداف المنظمة وقيود التخطيط ، يمكن اكتشاف دورات بديلة للقيام بعمل معين.

على سبيل المثال ، إذا كان للمؤسسة هدف توسيع نشاطها ، فيمكن أن يتم ذلك بعدة طرق مثل: (1) عن طريق توسيع نطاق الأعمال الحالية ، على سبيل المثال ، إذا كانت الشركة تعمل في إنتاج حجم معين من أجهزة التلفزيون ، فيمكنها البدء في إنتاج مجموعات تلفزيونية بأحجام مختلفة ؛ (2) عن طريق الدخول إلى منطقة إنتاج أخرى ، على سبيل المثال ، يمكن لشركة تلفزيونية أن تبدأ في إنتاج الثلاجات ؛ (3) عن طريق الدخول في بعض التعاون مع بعض المنظمات الأخرى وبدء عمل جديد ؛ (4) عن طريق الاستيلاء على بعض المشاريع التجارية الأخرى ، إلخ.

(4) تقييم الدورات البديلة:

يتم اختيار كل تلك الدورات البديلة التي تصل إلى توقعات الحد الأدنى للمعايير الأولية للدراسة المكثفة. وسوف ينظر إلى أي مدى يمكن لدورة بديلة معينة أن تساعد في تحقيق أهداف المنظمة.

ومع ذلك ، هناك مشكلة واحدة تواجهنا أثناء تحليل هذه الدورات البديلة. كل مسار بديل له مزاياه وعيوبه. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون دورة بديلة معينة مربحة للغاية ولكنها تتطلب استثمار المزيد من رأس المال ولديها فترة طويلة من الحمل لتحقيق الأرباح.

وبالمثل ، هناك مسار بديل آخر يحتاج إلى استثمار رأسمالي أقل ، ولديه فترة قصيرة من فترة الحمل لتحقيق الأرباح ، ولكن الأرباح ليست كافية. في مثل هذه الحالة ، يجب على المخططين تطوير مسار بديل جديد من خلال مزيج من الدورات البديلة المختلفة.

(5) اختيار البديل:

بعد تحليل دقيق للبدائل المختلفة يتم اختيار أفضل واحد. في بعض الأحيان ، ينتج التحليل أكثر من مسار بديل بمزايا مماثلة. مع الأخذ في الاعتبار عدم اليقين في المستقبل فإنه من المبرر اختيار أكثر من مسار بديل جيد.

واحد من هذه البدائل هو اعتماد والآخر يتم الاحتفاظ بها في الاحتياط. في حالة ثبوت التوقع المستقبلي ويخفق المسار البديل الأول ، يمكن تشغيل الاحتياطي فوراً ويمكن تجنب الفشل.

(6) تنفيذ الخطة:

بعد أن تقرر الخطة الرئيسية والخطط الفرعية ، سيتم تنفيذها. بعد تنفيذ الخطط ، يجب تحديد تسلسل الأنشطة المختلفة. وبعبارة أخرى ، تقرر من الذي سيقوم بعمل معين وفي أي وقت.

(7) متابعة العمل:

لا تنتهي عملية التخطيط بتنفيذ الخطط. يتم صياغة الخطط للمستقبل وهو أمر غير مؤكد. من الأهمية بمكان أن يكون هناك مراجعة مستمرة للخطط لضمان النجاح في المستقبل غير المؤكد.

اللحظة التي يبدو أن هناك تغييرات في الافتراضات التي تستند إليها الخطط ؛ يجب أن يكون هناك تغييرات مماثلة في الخطط أيضا. وبهذه الطريقة يمكننا أن نقول أن التخطيط عملية تتحرك باستمرار.