لماذا يعتبر التخطيط كوظيفة إدارية حيوية؟ (أسباب)

في حين أن التخطيط لا يضمن النجاح في الأهداف التنظيمية ، فهناك دليل على أن الشركات التي تشارك في التخطيط الرسمي كانت تحقق أداءً أفضل من تلك التي لا تملك تخطيطًا رسميًا محدودًا أو حسّنت أداءها الخاص خلال فترة زمنية. من النادر جدًا أن تنجح منظمة ما فقط بالحظ أو الظروف.

الصورة مجاملة: trailnet.org/Media/Default/images/CommunityPlanning.jpg

بعض الأسباب التي تفسر لماذا يعتبر التخطيط وظيفة إدارية حيوية ترد أدناه:

1. التخطيط ضروري في الأعمال الحديثة:

إن التعقيد المتزايد في الأعمال الحديثة مع التغيرات التكنولوجية السريعة والتغيرات الديناميكية في تفضيلات المستهلك والتنافس الشديد المتنامي يتطلب عمليات منظمة ، ليس فقط في البيئة الحالية ولكن أيضًا في البيئة المستقبلية. بما أن التخطيط يأخذ نظرة مستقبلية ، فإنه يأخذ بعين الاعتبار التطورات المستقبلية المحتملة.

2. التخطيط يؤثر على الأداء:

يقدم عدد من الدراسات التجريبية دليلاً على النجاح التنظيمي كونه وظيفة للتخطيط الرسمي ، وهو النجاح الذي يتم قياسه من خلال عوامل مثل عوائد الاستثمار وحجم المبيعات والنمو في ربحية السهم وما إلى ذلك.

كشفت دراسة أجرتها ست وثلاثون شركة في مختلف المنتجات الصناعية مثل الآلات والصلب والنفط والكيماويات والأدوية أن الشركات التي تشارك في التخطيط الرسمي تحقق أداءً أفضل من الشركات التي ليس لديها تخطيط رسمي.

3. يضع التخطيط التركيز على الأهداف:

تعتمد فعالية التخطيط الرسمي في المقام الأول على وضوح وخصوصية الأهداف. الأهداف توفر الاتجاه وتوجه جميع قرارات التخطيط نحو تحقيق هذه الأهداف. تعزز الخطط بشكل مستمر أهمية هذه الأهداف بالتركيز عليها. هذا يضمن أقصى فائدة من الوقت والجهود الإدارية.

4. التخطيط يتوقع المشاكل والشكوك:

يتمثل جانب هام من أي عملية تخطيط رسمية في جمع المعلومات ذات الصلة بغرض التنبؤ بالمستقبل بأكبر قدر ممكن من الدقة. هذا من شأنه أن يقلل من فرص اتخاذ قرارات عشوائية.

وبما أن الاحتياجات المستقبلية للمنظمة متوقعة سلفاً ، يمكن التخطيط لاقتناء الموارد وتخصيصها بالشكل الملائم ، وبالتالي تقليل الفاقد وضمان الاستخدام الأمثل لهذه الموارد.

5. التخطيط ضروري لتسهيل السيطرة:

تنطوي السيطرة على التحليل المستمر وقياس العمليات الفعلية ضد المعايير المعمول بها. يتم وضع هذه المعايير في ضوء الأهداف لتحقيقها. يمكن للمراجعات الدورية للعمليات تحديد ما إذا كانت الخطط قيد التنفيذ بشكل صحيح أم لا. يمكن للخطط المتطورة أن تساعد في عملية التحكم بطريقتين.

أولاً ، تحدد عملية التخطيط نظامًا للتحذير المسبق من الانحرافات المحتملة عن الأداء المتوقع. قد تظهر الإنحرافات في الإنتاج والمبيعات والأرباح وما إلى ذلك خلال التحقيقات الدورية ، ومن ثم يمكن اتخاذ الإجراءات العلاجية قبل حدوث أي ضرر.

المساهمة الثانية للتخطيط لعملية الرقابة هي أنه يوفر بيانات كمية من شأنها أن تسهل مقارنة الأداء الفعلي من الناحية الكمية ، ليس فقط مع توقعات المنظمة ولكن أيضا مع إحصاءات الصناعة أو توقعات السوق.

6. يساعد التخطيط في عملية صنع القرار:

بما أن التخطيط يحدد الإجراءات والخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق الأهداف التنظيمية ، فإنه يعمل كأساس لاتخاذ القرارات بشأن الأنشطة المستقبلية. كما أنه يساعد المديرين على اتخاذ قرارات روتينية حول الأنشطة الحالية منذ الأهداف والخطط والسياسات. يتم وضع جداول واضحة وهلم جرا.