برامج المحاسبة في أجهزة الكمبيوتر: الاستخدام ، مزايا وتفاصيل أخرى

اقرأ هذه المقالة للتعرف على استخدام برامج المحاسبة ومكوناتها ومراحلها ومزاياها وعيوبها في الكمبيوتر.

استخدام برامج المحاسبة:

يستخدم المحاسبة المحوسبة مفهوم قواعد البيانات. لهذا الغرض ، يتم استخدام برنامج محاسبة لتنفيذ نظام محاسبة محوسب. فإنه يلغي الحاجة إلى إنشاء والحفاظ على المجلات ، الدفاتر ، الخ. بعض من برامج المحاسبة المستخدمة عادة هو تالي ، مدير النقدية ، أفضل الكتب ، الخ.

برنامج المحاسبة هو برنامج أساسي ، والذي يسمح بالوصول إلى البيانات الموجودة في قاعدة البيانات. وهو نظام لإدارة مجموعة من البيانات المؤمنة في نفس الوقت الذي تبقى موثوقة وسرية.

تقدم برامج المحاسبة المحوسبة النموذجية عددًا من المرافق المختلفة ، على سبيل المثال:

1. إدخال على الشاشة وطباعة فواتير المبيعات

2. التحديث التلقائي لحسابات العملاء في دفتر الأستاذ المبيعات

3. تسجيل فاتورة الموردين

4. التحديث التلقائي لحسابات الموردين في دفتر الأستاذ الشراء

5. تسجيل إيصالات البنك

6. جعل المدفوعات للموردين والنفقات

7. التحديث التلقائي من دفتر الأستاذ العام

8. الضبط التلقائي لسجلات المخزون

9. دمج قاعدة البيانات مع برنامج المحاسبة

10. الحساب التلقائي لفات الأجر والإدخالات المرتبطة بها

11. يمكن أن تقدم برامج المحاسبة المحوسبة تقارير فورية للإدارة ، على سبيل المثال: ملخص المدينين المسنين - ملخص لحسابات العملاء يعرض المبالغ المتأخرة ، ميزان المراجعة ، التداول وحساب الربح والخسارة والميزانية العمومية ، تقييم الأسهم ، تحليل المبيعات ، تحليل الميزانية ، تحليل التباين وإرجاع ضريبة السلع والخدمات / ضريبة القيمة المضافة وتحليل تحليل الراتنجات.

عند استخدام نظام المحاسبة المحوسب على الكمبيوتر ، تم تصميم شاشات الإدخال لسهولة الاستخدام. الميزة الرئيسية هي أن كل معاملة تحتاج إلى إدخالها مرة واحدة فقط ، على عكس نظام الإدخال المزدوج اليدوي حيث يتطلب إدخالين أو ثلاثة.

عند اختيار برامج المحاسبة ، يجب مراعاة النقاط التالية:

يجب أن تتطابق متطلبات الأعمال المعينة مع الحلول المتاحة. يجب تحديد البرنامج الذي يستوفي الحد الأقصى من المتطلبات.

1. ينبغي النظر في تكاليف الحزم المختلفة قبل الاختيار النهائي.

2. يجب أن يكون بسيطًا وسهل الاستخدام.

3. وينبغي أيضا التحقق من صحة بيانات البائع. يجب أن يكون البائع هو على استعداد لتزويد التحديثات المفضل.

مكونات برامج المحاسبة المحوسبة:

إعداد المستندات المحاسبية:

يساعد الكمبيوتر في إعداد مستندات المحاسبة مثل "المذكرات النقدية" و "الفواتير" و "الفواتير" وما إلى ذلك ، وإعداد مستندات المحاسبة.

تسجيل المعاملات:

يتم تسجيل المعاملات التجارية كل يوم بمساعدة برامج الكمبيوتر. المخطط المنطقي هو ضمني لتدوين الحساب والمعاملات. يتم تعيين رمز فريد لكل حساب ومعاملات. يتم تجميع الحسابات من الصفحة الأولى. هذه العملية تبسط عمل تسجيل المعاملات.

إعداد ميزان المراجعة والبيانات المالية:

بعد تسجيل المعاملة ، يتم نقل البيانات تلقائيًا إلى حساب دفتر الأستاذ بواسطة الكمبيوتر. يقوم الكمبيوتر بإعداد ميزان المراجعة للتحقق من دقة السجلات. وبمساعدة ميزان التجربة ، يمكن برمجة الكمبيوتر لإعداد حساب التداول ، حساب الربح والخسارة ، والميزانية العمومية.

مراحل نظام المحاسبة المحوسب:

نظام معالجة المعاملات [TPS]:

إنها المرحلة الأولى من نظام المحاسبة المحوسب. الغرض منه هو تسجيل ومعالجة والتحقق من صحة وتخزين المعاملات التي تحدث في مجالات وظيفية مختلفة من الأعمال لاسترجاعها لاحقا واستخدامها.

يتم تضمين الخطوات التالية في معالجة معاملة: إدخال البيانات ، والتحقق من صحة البيانات ، ومعالجة ، وإعادة التحقق ، والتخزين ، والمعلومات وإعداد التقارير. TPS هي واحدة من أنظمة معالجة المعاملات ، التي تهتم بالمعاملات المالية فقط.

عندما يحتوي النظام على الموارد البشرية فقط ، يطلق عليه النظام اليدوي. عندما يستخدم موارد الكمبيوتر ، يطلق عليه نظام محوسب. عندما يتم استخدام كل من الكمبيوتر والموارد البشرية ، يطلق عليه النظام القائم على الكمبيوتر.

يمكن شرح هذه الخطوات من خلال استخدام نموذج لمرفق ماكينة الصراف الآلي [ATM] بواسطة البنك - العميل.

ادخال بيانات:

تجهيز يفترض إدخال البيانات. أحد عملاء البنك يشغل منشأة ATM لإجراء عملية سحب. وتشكل الإجراءات التي يتخذها العميل البيانات التي تتم معالجتها بعد التحقق من صحتها بواسطة النظام المصرفي الشخصي المحوسب.

تأكيد صحة البيانات:

ويضمن دقة وموثوقية بيانات الإدخال من خلال مقارنة نفسه مع بعض المعايير المحددة مسبقًا أو البيانات المعروفة. تقوم إجراءات "اكتشاف الأخطاء" أو "تصحيح الخطأ" بإجراء التحقق من الصحة.

تضمن آلية التحكم في اكتشاف الأخطاء اكتشاف الأخطاء من خلال مقارنة البيانات الفعلية مع القاعدة المحددة سلفًا. وتقوم آلية تصحيح الخطأ بتقديم اقتراحات لإدخال إدخال البيانات الصحيح.

يتم التحقق من صحة رقم التعريف الشخصي [PIN] الخاص بالعميل مع البيانات المعروفة. إذا كان رقم التعريف الشخصي غير صحيح ، فسيتم تقديم اقتراح للإشارة إلى أن رقم التعريف الشخصي غير صالح. بمجرد التحقق من صحة رقم التعريف الشخصي ، يتم أيضًا التحقق من مبلغ السحب للتأكد من أنه لا يتجاوز حد السحب المحدد مسبقًا.

المعالجة والصلاحية:

تتم معالجة البيانات بشكل فوري تقريبًا في حالة معالجة المعاملات عبر الإنترنت [OLTP] بشرط تقديم بيانات صالحة للنظام. وهذا ما يسمى التحقق من صلاحية الإدخال.

تحدث عملية إعادة التحقق للتأكد من أن المعاملة فيما يتعلق بتسليم النقود من خلال أجهزة الصراف الآلي قد استكملت على النحو الواجب. وهذا ما يسمى التحقق من صحة الانتاج.

تخزين:

الإجراءات المجهزة ، كما هو موضح أعلاه ، ينتج عنها بيانات المعاملات المالية. هذا هو ، يتم تخزين الأموال الانسحاب من قبل عميل معين في قاعدة بيانات المعاملات من النظام المصرفي الشخصي المحوسبة.

يضمن هذا أنه يتم تخزين المعاملات الصالحة فقط في قاعدة البيانات. تتم معالجة البيانات المخزنة باستخدام ميزة الاستعلام لإنتاج المعلومات المطلوبة.

التقارير:

يمكن إعداد التقارير على أساس محتوى المعلومات المطلوبة وفقا لقرار قرار فائدة.

برامج المحاسبة المخصصة:

البرمجيات المخصصة هي واحدة ، والتي يتم تطويرها على أساس مواصفات المتطلبات المقدمة من وحدة الأعمال. يتم إجراء دراسة جدوى للتأكد من متطلبات الوحدة.

بناءً على هذه المتطلبات ، يتم إعداد تقرير مواصفات المتطلبات لتقديمه إلى الإدارة العليا للموافقة عليه. بعد الموافقة ، تبدأ عملية التصميم. بعد الاختبار ، يتم تنفيذه.

مزايا:

(أ) يغطي جميع المجالات الوظيفية حسب الاحتياجات ،

[b] لسهولة إدخال البيانات ، ستكون شاشات الإدخال مصممة خصيصًا لمطابقة مستندات الإدخال ،

[ج] ستكون التقارير وفقًا لمواصفات وحدة العمل ،

[d] يمكن استخدام برامج مسح الرموز الشريطية كأجهزة إدخال مناسبة لاحتياجاتها الخاصة.

سلبيات:

[a] إذا كانت مواصفات أو وثائق المتطلبات غير كاملة أو كانت إجراءات المراقبة غير كافية ، فقد يعمل النظام بشكل معيب ،

[b] قد ينتج عن عدم كفاية الاختبار أخطاء في البرنامج ،

[c] قد لا يقدم البائع الدعم الكامل لتشغيل البرنامج.