5 العوائق الرئيسية أمام الاتصال (مع تدابيره)

تلقي هذه المقالة الضوء على الحواجز التي تحول دون الاتصال بتدابير للتغلب عليها.

حاجز الاتصالات # 1. الحواجز التنظيمية:

بعض العوائق التنظيمية التي تحول دون الاتصال هي:

(ط) السلسلة العددية المطولة:

عندما تكون السلسلة القياسية ، وهي الطريق الأساسي للسفر لجميع الاتصالات الرسمية طويلة للغاية ؛ الاتصال يتأخر دون مبرر.

(2) أوسع نطاقًا من الإدارة:

في أي مكان ، يكون نطاق الإدارة واسعًا جدًا في المؤسسة ؛ قد لا يتمكن الرئيس من التواصل بفعالية مع عدد كبير من المرؤوسين. (R) يجب تقليل نطاق الإدارة إلى المستوى الأمثل من قبل الإدارة العليا ؛ في ضوء متطلبات التواصل بين الرئيس والمرؤوسين له.

(3) نظام الاتصالات أحادي الاتجاه:

عندما يكون نظام الاتصالات في مؤسسة ما هو مسار أحادي الاتجاه فقط ، أي فقط من الإدارة العليا إلى الأسفل عند المستويات الأدنى ؛ تتطور المظالم من جانب المرؤوسين بسبب نقص التغذية المرتدة للتواصل.

(ص) تصميم وصيانة شبكة اتصالات ثنائية الاتجاه ؛ بحيث تسمح بالاتصال الصاعد أي من المستويات الأدنى للإدارة إلى المستويات العليا ، للحصول على التغذية الراجعة اللازمة للاتصال الهابط ، وتخطيط رد الفعل المناسب لمثل هذه التعليقات.

(4) الاتصالات غير ذات الصلة والناحية خارج السياق:

تظهر الحالة التي تكون غير ملائمة أو خارج السياق ، عادةً. عندما لا تكون الأهداف التنظيمية محددة بوضوح والسياسات التنظيمية غير كاملة.

(R) يجب تحديد أهداف المنظمة بشكل صحيح وواضح ؛ ربما من الناحية العددية. علاوة على ذلك ، يجب أن تتقن السلطة العليا المعنية بالسياسات التنظيمية ؛ حتى لا يسمح للمرؤوسين بممارسة سلطة غير ضرورية أثناء تنفيذ تلك السياسات.

(5) عدم وجود مرافق اتصالات كافية:

في بعض الأحيان ، في العديد من المنظمات ، لا تتوفر مرافق اتصال كافية ، مثل الهاتف ، أو الاتصال الداخلي ، أو بيونس ، أو الرسل ، أو Photostat ، أو مرافق الطباعة وغيرها. ونتيجة لذلك ، تنشأ حالات تأخير في الاتصال أو اختناقات ، مما يؤدي إلى إضعاف التدفق الحر للتواصل.

(ص) يجب أن تتأكد الإدارة من أن التسهيلات اللازمة للاتصال تقدم إلى الموظفين المحتاجين في المنظمة ؛ الذين يحتاجون إلى هذه المرافق وإيقافها.

حاجز الاتصالات # 2. الحواجز اللغوية:

فيما يلي بعض العوائق اللغوية (أي المتعلقة بلغة الاتصال):

(1) لغة ضعيفة أو قاسية:

عندما يتم التعبير عن الاتصال الشفوي أو المكتوب بلغة فقيرة أو قاسية ؛ وتتأثر مشاعر المتلقي عاطفيا وتدعو المقاومة (أو رد فعل) لهذا الاتصال من جانبه.

(R) يجب على المرسل استخدام لغة مهذبة وكريمة ؛ حتى لا تلمس مشاعر المتلقي.

(2) اللغة الغامضة:

عندما تكون اللغة المستخدمة في صياغة رسالة ، غامضة (أي نفس الكلمة التي تعني مختلفًا للأفراد المختلفين) ؛ الاتصالات يفسح المجال لتفسيرات متعددة ؛ خلق الارتباك في عقول المتلقين فيما يتعلق بالمعنى الحقيقي المقترح نقله المرسل.

(R) ينبغي صياغة الرسائل من خلال الاختيار الدقيق للكلمات. أفضل من ذلك هو توضيح معنى الكلمات التي قد تصبح مصدرا للالتباس بالنسبة للمتلقين.

(iii) اللغة الفنية:

في بعض الأحيان ، قد يستخدم مرسل الاتصال لغة فنية ، على سبيل المثال فيما يتعلق بالإنتاج أو الهندسة أو الإدارة المالية ، إلخ ؛ أثناء صياغة بيانه من أجل خلق مشكلة للمتلقي العادي للحصول على معنى مثل هذا البلاغ. في مثل هذه الحالات ، يكون هدف الاتصال محبطًا.

(R) يجب تجنب استخدام اللغة الفنية ، قدر الإمكان. ومع ذلك ، حيث يكون استخدام اللغة التقنية أمرًا لا مفر منه ؛ يجب تفسير المصطلحات التقنية أو ترجمتها إلى لغة المواطن العادي. '

حاجز الاتصالات # 3. الحواجز على جزء من مرسل الاتصال:

فيما يلي بعض العوائق التي تعترض الاتصال ، والتي تنشأ من جانب مرسل الاتصال:

(ط) الاتصالات غير المخطط لها:

في بعض الأحيان ، لا يهتم الرئيس ، أي مرسل الاتصال ، بالتخطيط للتواصل إما بسبب الكسل أو بسبب ضغط العمل ؛ ويجعل أو يصدر اتصالاً إلى المرؤوسين ، بطريقة تقريبية وعادية.

ونتيجة لذلك ، فإن المرؤوسين ، أي المستلمين ، لا يحصلون إلا على فكرة نصف فاترة وحارسة عما يعتزم الرئيس فعلاً نقله إليهم ؛ الأمر الذي يؤدي إلى العديد من المشاكل التنظيمية والتشغيلية.

(R) يجب على المرسل أن يستعد للتواصل ؛ وجعلها نقطة لتخطيط الاتصال ، قبل وضعه في مسار انتقال إلى المتلقين.

(2) الرسائل المعطوبة بشكل سيء:

في بعض الأحيان ، لا يكون الرئيس ، حتى من خلال الاستعداد للتواصل ، في وضع يتيح له إجراء اتصال فعال ، بسبب وجود ثغرة أو أكثر من الثغرات التالية - مما يجعل ما يسمى بـ "الرسائل المعبر عنها بشكل سيئ":

1. ضعف تنظيم الأفكار

2. نقص التنسيق

3. المفردات غير كافية

4. التكرار

5. الجمل محرجا

6. الإهمال الإهمال إلخ.

(R) يجب على المرسل العناية بالجوانب السابقة أثناء صياغة الرسائل ؛ خاصةً ، البحث عن تنسيق الأفكار - باستخدام مفردات مناسبة وتجنب استخدام الجمل المربكة. باختصار ، يجب أن يكون المرسل ماهرًا في الصياغة.

في حالة خلاف ذلك ، يجب عليه البحث عن الخدمات والتشاور مع الخبراء ، في فن الصياغة دون تردد. في أي حال ، يجب أن تبدو الرسالة المسودة كقطعة اتصال مدمجة ومدمجة.

(3) افتراضات غير واضحة أو الكثير من الافتراضات:

هذا الحاجز لديه الكثير لتفعله مع حالة ذهنية المرسل. أثناء إجراء الاتصالات. في بعض الأحيان يكون هناك افتراضات غير واضحة في الرسالة مما يؤدي إلى حدوث ارتباك للمستلمين أو أن هناك الكثير من الافتراضات التي يفترضها المرسل ، والتي تحاكي المستلمين.

(R) يجب على الرؤساء توضيح الافتراضات ، بإدخال حواشي إلى الاتصال ، وشرح أو توضيح الافتراضات. علاوة على ذلك ، يجب تجنب الكثير من الافتراضات ؛ والافتراضات ذات الصلة فقط يجب القيام بها ، والتي يجب ، في وقت لاحق ، توضيحها.

(4) الاتصالات الأنانية:

بعض الرؤساء جعل الاتصالات الأنانية إلى المرؤوسين ؛ فقط لإشباع الأنا الكاذبة وإبراز المرؤوسين بقوتهم ومكانتهم وسلطتهم ، في القيام بذلك. مثل هذه الاتصالات تضيع وقت كل من المرسل والمتلقي. ولا تقدم أي مساهمة ذات معنى للأهداف التنظيمية.

(ص) يجب على الرؤساء أن يكفوا عن عمل الاتصالات الأنانية ؛ مع الأخذ في الاعتبار القول المأثور القديم أن "الفخر لديه (سقوط)." يجب أن ينظروا إلى نفسهم بأنهم مجرد تابع للمنظمة وأهدافها الأساسية.

(5) الخوف من تحدي السلطة:

قد يكون بعض الرؤساء مترددين (أو مترددين) في إجراء اتصالات مهمة للمرؤوسين ؛ خوفا من أن أي ردود فعل أو رد فعل على اتصالاتهم قد تتحدى سلطتهم. في ظل هذه الحالات النفسية ، يفضلون بشكل أفضل تجنب إجراء أي اتصالات ، على الإطلاق. هذا مرة أخرى تدعو المشاكل التنظيمية.

(R) يجب أن يكون الرؤساء جريئين بما فيه الكفاية لتحمل انتقاد اتصالاتهم ، من جانب المرؤوسين. يجب أن يحصلوا تدريجيا على "الثقة بالنفس" وأن يجروا اتصالات أفضل في المستقبل.

حاجز الاتصالات # 4. الحواجز على جزء من المتلقي للاتصال:

فيما يلي بعض العوائق التي تحول دون الاتصال ، والتي تنشأ من جانب المتلقي:

(ط) لا يوجد اهتمام:

الكثير من المستفيدين من الاتصالات لا يلتفتون إليه ؛ إما بسبب التوتر الناجم عن المشاكل الشخصية والعائلية ، أو بسبب إثقال كاهلها بمشاكل طارئة أخرى. في مثل هذه الحالات ، يكون هدف المرسل ذاته ، عند إجراء اتصال ، محبطًا.

(ص) يجب أن تكون الاتصالات قصيرة وبسيطة وجذابة ؛ للحصول على الاهتمام الفوري من المتلقين. علاوة على ذلك ، يجب على المستفيدين أن يعتبروا واجبهم الأخلاقي الشريف هو الانتباه إلى الاتصالات ، لصالح المنظمة التي يكون دافعهم شرطًا مسبقًا لها.

(2) التقييم المبكر:

العديد من المتلقين ، وخاصة المرؤوسين ، يدخلون لتقييم ما قبل النضج للاتصال ؛ حتى قبل التواصل الكامل لهم. في مثل هذه الحالات ، يحدث سوء تفاهم وتظلمات بين المرسل ومتلقي الاتصال.

(R) يجب على المتلقين جعلها نقطة لعدم الدخول في تقييم سابق لأوانه للاتصال. يجب عليهم الانتظار حتى يقوم المرسل بإكمال الاتصال. هذا يتطلب فقط الصبر من جانب المتلقين.

حاجز الاتصالات # 5. الحواجز المتنوعة:

فيما يلي بعض العوائق المتنوعة في الاتصال:

(1) الحواجز الميكانيكية:

في بعض الحالات ، الأجهزة الميكانيكية ، المستخدمة في عملية الاتصال ، قد تعاني من عيوب ميكانيكية تؤدي إلى تشويه الرسائل على سبيل المثال بسبب أخطاء تقنية في خطوط الهاتف أو الانفصال المفاجئ لارتباط الهاتف مما يجعل الاتصال غير مكتمل وما إلى ذلك مما يخلق مشاكل اتصال خطيرة. في بعض الحالات الأخرى ، قد لا تنقل بيون أو مراسلين أو غيرهم ممن يستخدمون لنقل الرسائل ، اتصالات دقيقة ، كما هو محدد من قبل المرسل.

(R) بالنسبة للأجهزة الميكانيكية المستخدمة في عملية الاتصال ، يجب على الإدارة الاهتمام بصيانتها والإصلاحات الواجبة. في أي حال ، يجب أن تبقى الأجهزة الميكانيكية ، مثل نظام الهاتف وما إلى ذلك مستكملة.

ومع ذلك ، في بعض الحالات ، قد لا يكون هناك أي حل للعيوب الميكانيكية - بسبب عوامل خارجة عن سيطرة الإدارة ؛ في أي الحالات ، يجب اللجوء إلى وسائل الإعلام البديلة أو وسائل الاتصال من قبل المرسل.

حيث يتم اقتراح الرسائل التي يتم نقلها من قبل الزملاء والسادة ، إلخ. يجب أن يكون التركيز على إرسال رسائل مكتوبة من خلالهم. في حالة انتقاله عن طريق الفم ، يجب توظيف أخصائيين مهرة أو مدربين ، إلخ ، لغرض نقل الرسائل.

(2) فقدان الإرسال والاحتفاظ الضعيف:

عادة ما يكون هناك فقدان محتويات الرسالة ؛ عندما يكون في مسار انتقال عبر روابط مختلفة في السلسلة القياسية خاصة عندما يتم الاتصال شفهيًا. أيضا هناك يرتبط معها ظاهرة ضعف الاحتفاظ بالرسائل من قبل المتلقين ، باعتبارها مسألة ضعف قوة التحفيظ ، مع معظم الأفراد.

(R) يجب أن يكون التأكيد على المرسل على إجراء اتصالات خطية ، متكررة بشكل معقول بشكل متكرر ؛ للتغلب على هذه الحواجز.