8 عوامل توجيهية لجعل التفويض أكثر فعالية

العوامل التوجيهية لجعل التفويض أكثر فعالية هي: 1. تحديد الأهداف ، 2. توضيح المسؤولية والسلطة ، 3. تحفيز المرؤوسين ، 4. توفير التدريب ، 5. إنشاء المراقبة الكافية ، 6. يتطلب العمل المنجز ، 7. الاتصال في اتجاهين ، 8. التمسك بمبدأ التفويض!

التفويض هو فن وليس علم. لذلك ، لا يوجد مبدأ محدد لمتابعة تحسين مهارة التفويض. سيكون على المدير تحسينه فقط من خلال التجربة.

توفر خبرة العديد من المدراء التنفيذيين الأساس لهذه العوامل التوجيهية الموضحة أدناه:

1. تحديد الأهداف:

ينبغي تحديد المهام بوضوح من حيث الأهداف أو النتائج المتوقعة. إذا كان على الشخص قبول الوفد بحماس ، فيجب تزويده بمعلومات مفصلة مع التأكيد على أن عمله ضروري ومهم. لذا ، فقط بعد توضيح جميع هذه الأهداف ، فإن الأشخاص الذين يتلقون السلطة سوف ينصفون الوظائف الموكلة إليهم.

2. توضيح المسؤولية والسلطة:

إذا كان المدير سيقوم بأداء وظيفته بكفاءة ، فإنه يحتاج إلى معرفة وظيفته ومقدار السلطة ، فعليه أن يقوم بها. علاوة على ذلك ، فإن المشرف الذي لا يتأكد من سلطته سيتجنب القضايا أو يأخذ كل سؤال إلى رئيسه لاتخاذ قرار بشأنها.

جوهر المشكلة برمتها هو كتابة علاقة السلطة والمسؤولية لكل مدير وكذلك القيود على سلطة كل منصب.

3. تحفيز المرؤوسين:

هذه هي القوة المتحركة في التفويض. للحصول على أفضل النتائج ، من واجب كل مدير أن يرى أن المرؤوسين لديهم الدافع للقيام بعملهم عن طيب خاطر وبحرص. وما لم يتم منحهم ضمانات محددة وبدافع أجور أفضل ، وظروف عمل محسنة ، والترقية المبكرة ، وما إلى ذلك ، فإن أي محاولة لتفويض السلطة والمسؤولية لن تكون فعالة.

4. توفير التدريب:

التفويض هو عملية صعبة ولا يمكن تحقيقه إلا بالحصول على التدريب اللازم. يجب على المدير إعطاء التدريب المناسب لمرؤوسيه لقبول التفويض.

ومع ذلك ، فإن التدريب في التفويض يتضمن الخطوات التالية حتى يمكن قبوله بشكل فعال:

(أ) تقييم الأداء الحالي في التفويض.

(ب) تقديم المشورة للتحسين.

(ج) التدريب على الوظيفة.

5. إنشاء الرقابة الكافية:

يجب أن يكون نظام التحكم في التفويض الفعال هو الذي يمكن أن يحرر المدراء التنفيذيين من عمليات التفتيش الروتينية ومع ذلك تمكنه من الحفاظ على مسؤوليته. في هذا ينبغي تشجيع الأتباع على اتباع وسائل ضبط النفس. يجب أن تعطى فكرة عن المعايير المحددة سلفا المتوقعة منهم.

الشروط المسبقة للتحكم في النفس:

(أ) يجب أن يشارك المرؤوسون في وضع المعايير.

(ب) ينبغي أن يفهم المرؤوسون المعايير المقبولة بهذا القبول ويقبلونها.

(ج) ينبغي تزويد المرؤوس من حين إلى آخر بمعلومات موثوقة وينبغي أن يكون لديهم أيضا إمكانية الوصول إلى تلك المعلومات.

(د) ينبغي أن يعرف المرؤوسون التكلفة اليومية لأداء أعمالهم لتمكينهم من اتخاذ قرارات سليمة للسيطرة على تكاليفهم.

(هـ) وأخيرا ، ينبغي توفير التدريب الشامل للمرؤوسين لقياس الأداء والإبلاغ عن الأسباب في حالة الفروق.

6. يتطلب العمل المنجز:

وبموجب هذه العقيدة ، يتوقع المرؤوسون من رئيسه أن يقوم بتفويض واضح ، بحيث لا يحتاجون إلى استشارة رئيسهم في كل خطوة في عملية العمل ، وبالتالي تأخير المسألة برمتها. في الوقت نفسه ، خطط المدير للتوجيه والتدريب والتواصل

سيكون مبدأ العمل المنجز فعالا وذات مغزى شريطة أن يقوم المدير بتفويض العمل:

(أ) يجعل مهمة واضحة

(ب) يفوض تفاصيل التنسيق

(ج) يحدد المعلومات المناسبة المطلوبة

(د) يوفر المشورة والتوجيه

(ه) يتطلب حزمة الانتهاء

7. الاتصال في اتجاهين:

يجب أن يكون هناك اتصال ثنائي الاتجاه بين الرئيس والمرؤوس. يجب على الرئيس أن يعطي التعليمات في كلمات واضحة لا لبس فيها ويجب أن يسمح للمرؤوس بالحصول على التوضيح والإرشاد عندما يشعر الأخير ببعض الصعوبة.

8- الالتزام بمبدأ التفويض:

فالالتزام الصارم بمبادئ التفويض (مثل المساواة بين السلطة والمسؤولية ، ووحدة القيادة وإطلاق المسؤولية) ، هو أمر أساسي لتحقيق النجاح في التفويض.