التفويض هو مفتاح التحكم الفعال
التفويض هو مفتاح التحكم الفعال!
على الرغم من أن السيطرة يجب أن تمارس عن طريق اتخاذ إجراءات علاجية عاجلة ، قد لا يكون المديرون قادرين على القيام بوظيفة المراقبة بنفسهم عن طريق حضور تفاصيل الدقيقة. يكفي إذا تم اتخاذ الإجراء داخل السلطة المفوضة.
لا يمكن للسلطة التنفيذية أن تؤدي وظيفة المراقبة على الفور إلا عندما يُمنح لها سلطة اتخاذ إجراءات تصحيحية كما أنها تخضع للمساءلة عن النتائج ؛ على سبيل المثال ، المسؤول التنفيذي الذي تم تكليفه بمسؤولية الحفاظ على مستوى الإنتاج في رقم معين لفترة محددة (مثلاً ، 3 أشهر أو 6 أشهر) ، يمكن للإدارة العليا مساءلته عن تحقيق هذا الهدف فقط إذا لديه السلطة لشراء المواد والحصول على المعدات المطلوبة ، وما إلى ذلك ، واتخاذ الإجراءات اللازمة ضد الموظفين المخطئين أو مكافأة أولئك الذين يثبتون أكثر كفاءة ، وهلم جرا.
وفي هذا السياق ، فإن حاجة تفويض السلطة بشكل سليم من الرؤساء إلى مرؤوسيهم تشعر باهتمام شديد أثناء أداء الوظيفة الإدارية للتحكم. يجب على كبار المديرين تفويض جزء من سلطتهم المسيطرة إلى المرؤوس المعني.
ويمكنهم تفويض مهمة تنظيم خطط العمل التنفيذية للمديرين من المستوى المتوسط بالإضافة إلى المدراء التنفيذيين الأولين وطلب منهم الإبلاغ عن مسائل استثنائية فقط لهم (الإدارة العليا). ومن ثم ، فإن الملاحظة - "الوفد هو مفتاح السيطرة الفعالة".
المعلومات هي دليل للتحكم:
إن دقة المعلومات سيكون لها رأي عظيم في فعالية التخطيط والتحكم. وذلك لأن التحكم يمارسه المدير فقط على أساس المعلومات والتقارير من أولئك الذين يقومون بالفعل بالمهمة التي تسمى "الملاحظات" من العمليات.
تمكن التغذية الراجعة المدير من تحديد مدى تقدم العمليات بما يتماشى مع الخطط والمعايير وحيث يتم استدعاء الإجراء التصحيحي. من الضروري أن تكون المعلومات والتقارير المتعلقة بالعمليات في الوقت المناسب. بعد كل شيء ، لن يخدم أي غرض مفيد عن طريق استدعاء لواء النار بعد أن تم تخفيض المبنى بأكمله إلى رماد في النيران.
"تفضل الإدارة الحصول على معلومات تقريبية أسرع من المعلومات الدقيقة للغاية بعد أن يكون قد فات الأوان ليكون ذا قيمة في صنع القرار". وبالمثل ، من المهم بنفس القدر أن تكون المعلومات كافية. الكثير من المعلومات يكاد يكون سيئًا بقدر ما هو قليل جدًا.
يجب أن يكون المدراء التابعون مدربين تدريبا كافيا لتوفير معلومات كافية من النوع الصحيح للإدارة العليا لاتخاذ خطوات تصحيحية في الوقت المناسب. إذا فشلت آلية التحكم في نقل المعلومات الهامة إلى الإدارة ، فقد لا تستمر الآلية طويلاً. ومن ثم ، ينبغي الحرص على ضمان توفير ما يكفي من المخصصات للتغذية الراجعة الفعالة في أي نظام جيد للمراقبة.
