أعلى 5 خطوات المشاركة في عملية تحليل الوظيفة

يتم اتباع الخطوات التالية لعملية تحليل الوظيفة:

1. وقت إجراء تحليل الوظيفة:

"هل الوقت مناسب لإجراء تحليل الوظيفة؟" هو السؤال الذي يجب على مدير الموارد البشرية أن يسأل نفسه. عليه أن يقرر هذه القضية الحيوية. إنها مسألة استراتيجية. في الأزمنة الحديثة تتغير الأمور بسرعة كبيرة. المنافسين الجدد يدخلون الساحة التجارية والصناعية. في ظل الظروف المتغيرة ، يتعين على المنظمات إعادة هيكلة الهيكل التنظيمي كجزء من الاستراتيجية لمواجهة التحديات من جديد. هذا يؤدي إلى تحليل العمل. قد يتم إنشاء بعض الوظائف الجديدة أو التخلص منها أو قد يتم دمج بعضها مع الآخرين.

قد تتغير أيضًا مؤهلات ومهارات ومعرفة أجهزة الكمبيوتر وغيرها من الإمكانات اللازمة لأداء هيكل الوظيفة والراتب. قد يتم إنشاء وظائف إضافية بسبب التوسع ، وعمليات الدمج والاستحواذ التي تتطلب تحليل الوظائف.

قد يشعر الموظفون والمديرون بأن وضعهم الحالي يتطلب المزيد من العمل الشاق ويحتاجون إلى مستوى أعلى من الأجور. هذا يؤدي أيضا إلى تحليل الوظائف التي يتعين الاضطلاع بها مرة أخرى لتحديد الواجبات والمسؤوليات والمحاسبية مع المعرفة والمهارة والموهبة والإمكانيات والقدرات اللازمة لأداء العمل ويتم إصلاح هيكل المرتبات وفقا لذلك. يجب إجراء التحليل الوظيفي عادة بعد فترة زمنية منتظمة من سنتين أو ثلاث أو خمس سنوات أو في أي وقت إذا دعت الحاجة إلى ذلك.

2. جمع المعلومات المتعلقة بالوظائف:

بعد أن تقرر إجراء تحليل وظيفي ، فإن الخطوة الأولى هي جمع كل المعلومات ذات الصلة المتعلقة بالوظائف المختلفة في المنظمة. فيما يلي طرق جمع المعلومات لغرض تحليل الوظيفة.

(أ) الاستبيانات:

إنها طريقة تستخدم على نطاق واسع لجمع البيانات. إنها طريقة أقل تكلفة لجمع المعلومات حول الوظيفة من الموظفين. تم إعداد استبيان مفصل بحيث لا يتم تفويت المعلومات الحيوية. كان يتم توزيع الاستبيانات على الموظفين الذين تجمع منهم المعلومات المتعلقة بالوظائف.

(ب) الملاحظة:

في هذه الطريقة يتم ملاحظة أداء الفنانين أثناء عملهم. قد تكون المراقبة مستمرة أو في عينات. هذه الطريقة ليست خدعة. من المفيد للوظائف التي تنطوي على الأنشطة البدنية. ويوفر مراقب الألفة العامة حول العمل.

(ج) المقابلات:

تتم مقابلة الموظفين ذوي الخبرة الذين لديهم معرفة كاملة حول الوظائف ويتم جمع المعلومات ذات الصلة حول الوظيفة وأنشطتها المحددة. تعتبر المقابلة المنظمة مفيدة للغاية لجمع المعلومات الحيوية المتعلقة بالوظيفة وأدائها. مقابلة تستغرق وقتا طويلا. مقابلة قد تكون متحيزة. لتجنب هذا المزيد من الموظفين ليتم مقابلتهم.

يجب أن تتضمن المعلومات التي يتم جمعها من خلال الطرق المذكورة أعلاه المعلومات المتعلقة بالبيئة المادية أثناء أداء المهام مثل درجة الحرارة أو الضوضاء أو الأوساخ أو احتمال وقوع حادث أو وسائل الراحة أو المضايقات ؛ البيئة الاجتماعية السائدة أثناء أداء الوظيفة ؛ المنافع المالية المرسومة مثل جداول الأجور والحوافز الأخرى ؛ الصفات المطلوبة في الشخص لأداء الوظيفة مثل المهارات والقدرات والموهبة والمعرفة والإمكانيات والفكر إلخ.

3. إعداد نماذج وصف الوظيفة:

يجب الآن استخدام المعلومات التي تم جمعها بالطرق أعلاه لإعداد نموذج وصف الوظيفة. وهي عبارة عن وثيقة توضح المعلومات الكاملة التي تصف الأنشطة المختلفة التي ينطوي عليها العمل. فهو يصف كيف ومتى يتم القيام بالعمل وكيف سيقوم حامل الوظيفة بذلك. يتم إعداد نماذج الوصف الوظيفي المنفصلة لمختلف المهام المخزنة كمرجع.

4. إعداد مواصفات الوظيفة:

الخطوة التالية في عملية تحليل الوظيفة هي إعداد مواصفات الوظيفة على أساس المعلومات المجمعة. مواصفات الوظيفة هي البيان الذي يعلن عن الحد الأدنى من المؤهلات المقبولة المطلوبة لشخص لإنجاز المهمة بنجاح.

5. إعداد التقرير:

يتم تعيين محللي الوظيفة من قبل المنظمة للقيام بتحليل الوظائف. وتتمثل الخطوة التالية في عملية تحليل الوظائف في إعداد التقرير عن تحليل الوظيفة من قبل المحلل وتقديمه إلى مدير الموارد البشرية. يحتوي التقرير على الأنشطة المختلفة لمختلف الوظائف والحد الأدنى من المؤهلات التعليمية والخبرة والتدريب والمهارات اللازمة لأداءها والتوصيات.

ثم يتم مناقشة التقرير المقدم من المحلل في الإدارة العليا أو مدير الموارد البشرية قد يكون لديه السلطة لقبوله في أو إجراء بعض التعديلات في الوصف الوظيفي ومواصفات الوظيفة بعد أخذ ثقة نقابة الموظفين وغيرهم من المديرين الآخرين من الإدارات المختلفة من المنظمة.