أعلى 8 خطوات تشارك في شراء دورة من المواد
تلقي هذه المقالة الضوء على أهم ثماني خطوات متضمنة في دورة شراء المواد.
الخطوة # 1. استلام وتحليل طلب الشراء:
تبدأ طلبات الشراء من القسم أو الشخص الذي سيكون المستخدم النهائي. في بيئة تخطيط متطلبات المواد ، يقوم المخطط بإصدار أمر مخطط يخول قسم المشتريات بالمضي قدمًا ومعالجة أمر الشراء.
يحتوي طلب الشراء ، على الأقل ، على المعلومات التالية:
ا. هوية المنشئ والموافقة الموقعة والحساب الذي يتم تعيين التكلفة له.
ب. مواصفات المواد.
ج. الكمية ووحدة القياس.
د. تاريخ ومكان التسليم المطلوب.
ه. أي معلومات تكميلية أخرى مطلوبة.
الخطوة # 2. اختيار الموردين:
يعد تحديد واختيار الموردين مسؤوليات مهمة لقسم المشتريات. بالنسبة للبنود الروتينية أو تلك التي لم يتم شراؤها في الماضي ، يتم الاحتفاظ بقائمة الموردين المعتمدين. إذا لم يتم شراء السلعة من قبل أو لا يوجد مورد مقبول في الملف ، يجب إجراء بحث.
إذا كان الطلب ذو قيمة صغيرة أو للعناصر القياسية ، فيمكن العثور على مورد في كتالوج أو مجلة تجارية أو دليل.
الخطوة # 3. طلب الاقتباسات:
بالنسبة للعناصر الرئيسية ، عادة ما يكون من المرغوب فيه إصدار طلب لعرض الأسعار. هذا هو استفسار مكتوب يتم إرساله إلى العديد من الموردين لضمان الحصول على عروض أسعار تنافسية وموثوق بها. إنه ليس أمر مبيعات. بعد إتمام الموردين لعروض الأسعار وإعادتها إلى المشتري ، يتم تحليل عروض الأسعار للسعر ، والتوافق مع المواصفات ، وشروط وشروط البيع ، والتسليم ، وشروط الدفع.
بالنسبة للعناصر التي يمكن كتابة المواصفات فيها بدقة ، قد يتم الاختيار على السعر والتسليم وشروط البيع. بالنسبة للعناصر التي لا يمكن فيها كتابة المواصفات بدقة ، تختلف العناصر المعروضة. يجب تقييم الاقتباسات للعوامل الفنية والسعر. عادة يتم إشراك كل من إدارات الإصدار والشراء في القرار.
الخطوة # 4. تحديد السعر المناسب:
هذه هي مسؤولية قسم المشتريات وترتبط ارتباطًا وثيقًا باختيار الموردين. قسم المشتريات مسؤول أيضًا عن التفاوض بشأن الأسعار وسيحاول الحصول على أفضل سعر من المورد.
الخطوة # 5. إصدار أمر شراء:
أمر الشراء هو عرض قانوني للشراء. بمجرد قبول المورد ، يصبح عقدًا قانونيًا لتسليم البضائع وفقًا للبنود والشروط المحددة في اتفاقية الشراء. يتم إعداد أمر الشراء من طلب الشراء أو عروض الأسعار ومن أي معلومات إضافية أخرى مطلوبة.
يتم إرسال نسخة إلى المورد ؛ يتم الاحتفاظ بالنسخ عن طريق الشراء ، ويتم إرسالها أيضًا إلى الأقسام الأخرى مثل المحاسبة ، والقسم الأصلي ، والاستلام.
الخطوة # 6. المتابعة والتسليم:
المورد مسؤول عن تسليم العناصر المطلوبة في الوقت المحدد. قسم المشتريات مسؤول عن ضمان قيام الموردين بتسليمه في الوقت المحدد. إذا كان هناك شك في أنه يمكن الوفاء بمواعيد التسليم ، يجب أن يكتشف الشراء المشكلة في الوقت المناسب واتخاذ إجراءات تصحيحية.
وقد ينطوي ذلك على تعجيل النقل ، أو توفير مصادر بديلة للإمداد ، أو العمل مع المورد لحل مشاكله ، أو إعادة جدولة الإنتاج.
يتحمل قسم المشتريات أيضًا مسؤولية التعامل مع المورد بشأن أي تغييرات في متطلبات التسليم. يتغير الطلب على العناصر بمرور الوقت ، وقد يكون من الضروري التعجيل بعناصر معينة أو إعادة تسليم بعض العناصر الأخرى. يجب على المشتري إبقاء المورد على علم بالمتطلبات الحقيقية حتى يتمكن المورد من تقديم ما هو مطلوب ومتى.
الخطوة # 7. استلام و قبول البضائع:
عند استلام البضاعة ، تتفحص الإدارة المستقبلة البضائع للتأكد من إرسالها الصحيحة ، وبالكمية المناسبة ، وبوليصة الشحن التي يقدمها الناقل. ثم تقبل الإدارة المستلمة البضائع وتكتب تقريراً مستقبلاً مع ملاحظة أي تباين. إذا تطلب الأمر مزيدًا من التفتيش ، مثل مراقبة الجودة ، يتم إرسال البضائع إلى مراقبة الجودة أو يتم الاحتفاظ بها للتفتيش.
إذا تم استلام البضاعة تالفة ، ستقوم الإدارة المستلمة بإخطار قسم المشتريات واحتجاز البضائع لإجراء مزيد من الإجراءات. بشرط أن تكون السلع في نصابها ولا تتطلب أي فحص إضافي ، سيتم إرسالها إلى الإدارة الأصلية أو المخزون.
بعد ذلك يتم إرسال نسخة من تقرير الاستلام إلى قسم المشتريات مع ملاحظة أي اختلاف أو تناقض من أمر الشراء. إذا كان الطلب يعتبر مكتملاً من جميع النواحي ، تقوم الإدارة المستلمة بإغلاق نسختها من أمر الشراء وتنصح قسم المشتريات وفقًا لذلك.
إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيظل أمر الشراء مفتوحًا في انتظار الانتهاء. إذا تم تفتيش البضاعة من قبل قسم مراقبة الجودة ، فإنها أيضا ستقوم بإخطار قسم المشتريات فيما إذا كانت البضاعة قد تم قبولها أم لا.
8. الموافقة على فاتورة المورد للدفع:
عندما يتم استلام فاتورة المورد ، هناك ثلاثة أجزاء من المعلومات التي يجب أن توافق - أمر الشراء ، وتقرير الاستلام ، والفاتورة. يجب أن تكون العناصر والكميات هي نفسها على الإطلاق ؛ يجب أن تكون الأسعار وتوسيع الأسعار هي نفسها في أمر الشراء والفاتورة.
يجب التحقق من جميع الخصومات والشروط الخاصة بأمر الشراء الأصلي مقابل الفاتورة. وتتمثل مهمة قسم المشتريات في التحقق من ذلك وحل أي اختلاف. بمجرد الموافقة عليها ، يتم إرسال الفاتورة إلى الحسابات المستحقة الدفع.
