4 خطوات مختلفة مطلوبة في تنظيم عملية الإدارة

لاستكمال وظيفة التنظيم في الإدارة ، يتم اتباع الخطوات التالية:

(1) تحديد وتقسيم العمل (2) تقسيم العمل (3) تعيين الواجبات (4) إقامة علاقات تقديم التقارير

Image Courtesy: web.mit.edu/bcs/nklab/media/photos/nklab20111213.jpg

(1) تحديد وتقسيم العمل:

الخطوة الأولى في التنظيم هي تحديد وتقسيم العمل. في هذه الخطوة ، ينقسم العمل الإجمالي إلى أنشطة مختلفة.

على سبيل المثال ، يمكن أن تكون الأنشطة المختلفة لشركة تصنيع الهواتف المحمولة كما يلي (1) شراء المواد الخام ، (2) شراء الأجزاء المصنعة ، (3) الإنتاج ، (4) تخزين البضائع ، (5) البحث ، ( (6) الإعلان ، (7) المبيعات ، (8) الترتيب المالي ، (9) الحفاظ على الحسابات ، (10) المراسلات ، (11) ترتيب الموظفين ، إلخ.

(2) الإدارات:

تبدأ عملية توزيع النشاطات بمجرد أن يتم تصميم الأنشطة المختلفة لتحقيق أهداف الشركة. يتم تجميع الأنشطة من نفس النوع معًا وتعيينها إلى قسم معين (يُعرف باسم التجميع). على سبيل المثال ، يتم شراء المواد الخام وشراء الأجزاء المصنعة وما إلى ذلك إلى قسم المشتريات.

والإنتاج ، وتخزين البضائع ، وتعطى أنشطة البحوث لقسم الإنتاج. وبالمثل ، يمكن إعطاء الإعلانات والمبيعات لقسم التسويق والترتيبات المالية ، وصيانة الحسابات والمراسلات التي يمكن وضعها في قسم الشؤون المالية.

تم توضيح تجميع الأنشطة والإدراة في الرسم البياني التالي حيث يتمثل هدف الشركة في إنتاج الهواتف المحمولة.

(ط) إذا كانت الشركة المنتجة للهاتف المحمول المذكورة لها أعمالها الخاصة في مجال النسيج أيضا ، سيتم إنشاء أول قسمين في الشركة ، على سبيل المثال ، قسم الهاتف المحمول وقسم المنسوجات. ثم في كل شعبة سيتم تحديد الأنشطة وبعد ذلك على عمل أنشطة التجميع وسيتم الانتهاء من الأقسام.

(2) العملية المذكورة أعلاه فيما يتعلق بالتصنيع لمنتج واحد تسمى وظيفية وللمزيد من المنتجات يطلق عليها تقسيم الأقسام.

(3) التنازل عن الواجبات:

في هذه المرحلة ، يتم تحديد مسؤولية كل فرد أو وظيفة ، على سبيل المثال ، سيتم إعطاء مدير المشتريات مهمة شراء السلع ، سيتم إعطاء مدير المبيعات عمل بيع البضائع ، سيتم إعطاء مدير الإعلانات أعمال الإعلان وبنفس الطريقة سيتم منح المدير المالي مسؤولية وضع الترتيبات المالية.

أثناء تخصيص هذه الواجبات ، من المهم مطابقة طبيعة العمل وقدرات الشخص الذي منح العمل له.

(4) إقامة علاقات التقارير:

عندما يعمل شخصان أو أكثر من أجل تحقيق الأهداف المشتركة ، يجب تعريف علاقتهما بشكل واضح. يجب على الجميع أن يعرف من هو رئيسه والمرؤوس له؟

على سبيل المثال ، سيكون مدير المشتريات هو الأفضل لجميع موظفي قسم المشتريات ؛ سوف يتلقون أوامر منه وسوف يكون مسؤولا أيضا أمامه.