نظام مثالي للتحكم في الإدارة (12 مبدأًا)
نظام التحكم المثالي هو ما يجعل وظيفة التحكم سهلة وفعالة وسلسة.
1. ملاءمة:
يجب أن يكون نظام التحكم ملائمًا لاحتياجات المؤسسة ونوع نشاطها وظروفها. يتم تنفيذ التحكم من خلال الموقف الإداري.
يجب أن يتوافق تدفق المعلومات المتعلقة بالأداء الحالي مع الهيكل التنظيمي المستخدم. بحيث يمكن الإبلاغ عن الانحرافات وفقًا لمواقع العمل على مستويات مختلفة من المؤسسة.
2. البساطة:
ولكي تكون فعالة ، يجب أن يكون نظام التحكم واضحا وسهل الفهم والتشغيل. ما لم يتم فهم نظام التحكم بشكل صحيح من قبل المسؤولين عن تنفيذه فإنه لا يمكن أن ينجح. لن يخلق نظام معقد عقبات في أداء الأنشطة فحسب ، بل لن يؤدي أيضًا إلى تحقيق النتائج المتوقعة منه.
3. الموضوعية:
يجب أن يكون تثبيت المعايير وقياس الأداء والإجراءات التصحيحية موضوعيًا وغير شخصي. الرقابة الذاتية والتعسفية لا يمكن أن تكون فعالة. من الضروري أن تكون معايير الحكم على الأداء الفعلي واضحة ومحددة ومبينة بعبارات رقمية.
4. اقتصادية:
يجب أن تكون أنظمة التحكم تستحق تكاليفها. يجب عليهم تبرير النفقات المعنية. يجب ألا تتجاوز تكلفة نظام التحكم الوفورات المحتملة من استخدامه. يجب تجنب نظام التحكم المعقد للحفاظ على التحقق من تكاليف السيطرة.
ولذلك ، يصبح من الضروري تركيز نظام التحكم على العوامل المهمة للحفاظ على انخفاض التكاليف وجعل النظام اقتصاديًا.
5. المرونة:
يجب أن يكون نظام التحكم مرنًا ، أي أنه قابل للتطبيق حتى لو كانت هناك حاجة لتغيير الخطط. يجب أن يواكب نظام التحكم الجيد النمط المتغير باستمرار لعالم الأعمال الديناميكي. يجب أن تكون مستجيبة للظروف المتغيرة. يجب أن يكون نظام التحكم مرنًا بحيث يمكن تعديله لأي تعديل أو تعديل في الخطة.
6. التقارير السريعة:
الوقت هو عنصر مهم في فرض نظام التحكم. يجب على المرؤوسين إبلاغ رؤسائهم بسرعة بالنتائج الفعلية وجميع الانحرافات عن المعايير. التأخير في الإبلاغ عن المعلومات سيجعل السيطرة غير فعالة. هناك حاجة أيضا إلى سرعة في الشروع في اتخاذ الإجراءات التصحيحية. يساعد الإبلاغ السريع في التخلص من الانحرافات في الوقت المناسب.
7. موحية:
يجب ألا يقوم نظام التحكم فقط بقياس الأداء واكتشاف الانحرافات ؛ يجب أن يقترح تدابير علاجية كذلك. بمعنى آخر ، يجب أن يكون نظام التحكم الجيد ذاتي التصحيح. في الواقع ، لا يمكن لنظام التحكم أن يكون فعّالًا إلا عندما يُعتبر جزءًا من العمل الداخلي وليس كآلية ، يعمل من الخارج.
8. نظرة إلى الأمام:
ينبغي توجيه نظام التحكم نحو المستقبل. في الواقع ، يمكن في بعض الأحيان أن يتم تصميم نظام التحكم بحيث يستبق الانحرافات أو المشاكل المحتملة.
يجب أن تكون وقائية وليست مجرد تصحيحية. تعتبر التوقعات النقدية والتحكم في النقد مثالاً يمكن فيه للمدير المالي التنبؤ بالاحتياجات النقدية المستقبلية والتوفير المسبق.
9. المسؤولية الفردية:
يمكن أن تكون السيطرة فعالة عندما تركز على الأفراد وليس على الوظائف أو الأعمال.
10. نقطة التحكم الاستراتيجي:
جميع الانحرافات عن المعايير ليست على نفس القدر من الأهمية. وبالتالي ، للسيطرة على جميع الانحرافات غير مرغوب فيه. ولذلك ، ينبغي أن يركز نظام التحكم على النقاط الأساسية أو الحرجة أو الاستراتيجية التي تتطلب اهتمام الإدارة. التحكم الفعال والفعال هو التحكم عن طريق الاستثناء. لا ينبغي إعطاء انحرافات لا يمكن السيطرة عليها الكثير من الرعاية والتفكير.
11. التحكم الذاتي:
قد يطلب من الإدارات المختلفة للسيطرة على أنفسهم. إذا كان بالإمكان أن يكون لدى قسم نظام التحكم الخاص به ، يمكن التعامل مع الكثير من الضوابط التفصيلية داخل القسم. ويمكن بعد ذلك ربط هذه الأنظمة الفرعية للتحكم الذاتي في نظام تحكم شامل.
12. ملاحظات:
وهذا يعني معلومات عن الأداء السابق. للتحكم الفعال ، من الضروري تدفق المعلومات بانتظام فيما يتعلق بالأداء الفعلي. يمكن تقديم الملاحظات من خلال الاتصال الشخصي أو الملاحظة أو التقارير. تساعد الملاحظات التلقائية في اتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت المناسب أو في ضبط العمليات المستقبلية.
