شراء الأعمال: دور وحدة صنع القرار في شراء الأعمال وعمليات شراء الأعمال

اقرأ هذه المقالة لمعرفة المزيد عن شراء الأعمال: دور وحدة صنع القرار في شراء الأعمال وعمليات شراء الأعمال!

مؤسسة تشتري أنواعًا مختلفة من المنتجات. البعض منهم مثل الآلات والمعدات يمكن أن يكلف الكثير ، والأهم من ذلك ، أنها تؤثر على الإنتاجية والقدرة التنافسية للشركة لفترة طويلة. لا تؤثر بنود أخرى ، مثل عناصر القرطاسية ، على عمليات الشركة بشكل كبير ولكن الشراء يصبح كبيرا بسبب الحجم.

Image Courtesy: blog.rocketlawyer.com/wp-content/uploads/2011/01/Business_haandslag_sh_lille.jpg

هناك منتجات أخرى مثل المواد الخام والمكونات ، والتي هي مطلوبة على أساس منتظم ، ويجب على الشركة ضمان استمرارية الإمدادات.

بالإضافة إلى الطبيعة المختلفة للمنتجات التي يتم شراؤها ، يتفاقم سلوك الشراء التجاري بمشاركة واهتمام العديد من الأشخاص في عملية الشراء ، والذين قد يكون لديهم متطلبات متضاربة. من المهم أن يفهم المسوقون الذين يبيعون إلى المؤسسات المضاعفات التي ينطوي عليها البيع للمشترين التجاريين.

من يقوم بشراء الأعمال التجارية: وحدة صنع القرار (DMU)؟

تقريبا كل شركة لديها إما قسم شراء أو شخص معين يقوم بالشراء للشركة ، ولكنها ليست الوحيدة التي تؤثر على قرار الشراء ، أو من يملك بالفعل سلطة الشراء.

يقع القرار النهائي للشراء على عاتق وحدة صنع القرار (DMU) أو مركز الشراء. لا يظهر DMU على المخطط الهيكلي للشركة ، وهذا ليس بالضرورة كيانًا ثابتًا. ينضم أعضاء DMU ويغادرون اعتمادًا على نوع المنتج الذي يتم شراؤه ومرحلة عملية الشراء.

بالنسبة للمعدات المعقدة ، قد يكون المهندسين هم المؤثرون الرئيسيون في الجزء الأولي من عملية الشراء ، ولكن بمجرد تحديد مواصفات الماكينة والمورد ، سيغادر المهندسون وحدة DMU.

في الجزء الأخير من عملية الشراء ، والتي قد تشمل تتبع التقدم المحرز في إنتاج المعدات ، والتسليم والتركيب ، يمكن للمشترين وموظفي قسم الهندسة النباتية القيام بدور قيادي في عمل DMU.

لا بد من بيع ناجح أن يتم تحديد أعضاء DMU من قبل بائع من الموردين. هذا لا يمكن أن يتم إلا إذا كان مندوب المبيعات على بينة من الموظفين من وظائف مختلفة ويحافظ على مسار المشتريات المحتملة للشركة في المستقبل ، والأشخاص الذين سيكونون مهتمين بها.

سيكون من المميت للبائعين المورد لتركيز نشاط المبيعات فقط للأشخاص في قسم الشراء. مرة واحدة في زيارة ، يجب أن يجتمع مندوب مبيعات أكبر عدد ممكن من الناس من شركة المشتري. ومن المهم أيضًا أن يقوم الباعة بزيارة شركات المشترين فيما بين المشتريات حتى يصبحوا على دراية بأي عمليات شراء وشيكة.

ومن المهم أيضًا أن يحافظ الباعة على العلاقات مع مختلف الخبراء العاملين في شركة الشراء لأنهم قد يلعبون أدوارًا مهمة في عمليات الشراء المستقبلية من شركة البائع.

في الأسواق التجارية ، قد يكون ما يحدث بين المشتريات أكثر أهمية مما يحدث أثناء عمليات الشراء. يتعين على مسوقي الأعمال أن يكونوا على رأس العمل طوال العام. لا يتم إغلاق أي بيع لهم.

الأدوار في DMU:

يلعب أشخاص مختلفون أدوارًا مختلفة في عملية الشراء في المؤسسة. تختلف الأدوار بسبب انتمائها إلى مجالات وظيفية مختلفة في المنظمة.

المبادر:

هم أولئك الذين يبدأون عملية الشراء.

بالنسبة للمشتريات من المعدات الرأسمالية ، قد تأتي المبادرة من قسم الهندسة إذا تم استخدام الجهاز لصنع مكون جديد أو منتج جديد. في حالة استخدام الجهاز بالفعل ، يمكن أن يطلب قسم الإنتاج طلبًا جديدًا ، إذا لم تكن المعدات الموجودة تنتج بكميات كافية أو بجودة مناسبة.

في حالة المكونات التي تصبح جزءًا من المنتج النهائي ، ستأتي مبادرة شراء عقود جديدة من قسم التحكم في الإنتاج والتخطيط. لقطع غيار المعدات ، قد تأتي المبادرة من قسم الصيانة أو موظفي المتجر.

بالنسبة للمعدات المكتبية ، يمكن اتخاذ المبادرة من قِبل الإدارة الإدارية إذا كانت عملية الشراء ذات طبيعة روتينية ، ولكن إذا كانت المعدات مختلفة عن تلك المستخدمة حاليًا ، فقد يضطر المستخدمون إلى اتخاذ المبادرة.

في حالة التوسع ، قد يأتي البدء من الإدارة العليا. من المهم جدًا أن يفهم مندوبو المبيعات مسؤوليات كل قسم في شركة المشتري. يعتمد دور الإدارة كمبادر في عملية شراء منتج ما على نوع المسؤوليات التي تقع على عاتق المؤسسة.

مؤثر:

هم الأشخاص الذين يقدمون المعلومات ويضيفون معايير القرار طوال عملية الشراء. في مجال شراء الأعمال ، تختلف التأثيرات في الطبيعة. بالنسبة للمعدات الرأسمالية والمشتريات المكونة ، قد تكون الاعتبارات المهمة هي الجودة والإنتاج والكمية وتكلفة الإنتاج لكل وحدة والتوقيت المناسب للتسليم والصيانة.

وستحاول مختلف الإدارات المسؤولة عن هذه التدابير التأثير على عملية الشراء والتأكد من أن المعدات التي يتم شراؤها في نهاية المطاف تفي بمعاييرها الخاصة. في بعض الأحيان قد تتعارض متطلبات الأقسام المختلفة مع بعضها البعض. على سبيل المثال ، لن تتمكن نفس المعدات من تلبية متطلبات الجودة العالية والتكلفة المنخفضة للإنتاج في وقت واحد.

يصبح من المهم للغاية بالنسبة لأصحاب المصلحة المختلفين في عملية الشراء أن يكون لديهم فهم واضح لمتطلبات بعضهم البعض وأن يكونوا مستعدين لتقديم تنازلات وعدم الضغط بشكل صعب فقط لمجرد تلبية متطلباتهم الفردية.

قد يكون لقسم المؤثر القوي طريقه الخاص على حساب فعالية المعدات بشكل عام. قد تضطر الإدارة العليا إلى التدخل والتأكد من أن معدات الاختيار التي يتم شراؤها لا تتأثر على نحو غير ملائم من قِبل قسم معين مما يتسبب في إلحاق الضرر بأهداف الأعمال العامة.

من المهم أن يفهم مندوبو المبيعات رهان الأقسام المعنية في عملية الشراء. يستطيع القسم إيقاف عملية الشراء إذا لم يتم استيفاء متطلباته.

ينبغي أن يكون متخصصو الشركة الموردة على استعداد للتحدث مع الإدارات الفردية لتهدئة مخاوفهم الخاصة. البائعين يعتقدون خطأ أن أعضاء شركة المشتري يمكن أن تدار كفريق واحد وأنه من غير المناسب التعامل مع أعضاء فرديين من DMU.

لكن الأعضاء المتعنتين في بلدية دبي لديهم شكوك حقيقية حول منتج المورد الذي يجب تطهيره. يجب أن يتحمل مسؤول السوق التجاري مسؤولية التوفيق بين الاختلافات في المتطلبات بين الأقسام المختلفة في شركة الشراء.

لن يفعل ذلك بشكل جيد إذا كان يعتقد أن هذه الاختلافات هي الشؤون الداخلية لشركة الشراء. يجب أن يدرك أن منتجه لن يتم بيعه إلا إذا استطاعت جميع الإدارات المهتمة تسوية خلافاتهم وتسوية منتجه.

في مختلف الشركات قد يتم ترتيب معايير الاختيار بشكل مختلف. في شركة معينة ، قد تكون الجودة هي المعايير المهيمنة ويجب على مندوبي المبيعات إظهار جوانب الجودة للمنتج ، بينما في بعض الشركات الأخرى ، قد تكون الطاقة الإنتاجية هي الاعتبار الرئيسي.

لذلك ، يجب على مندوب مبيعات أي منتج تجاري التأكيد على الاعتبارات المختلفة للمنتج لمختلف المشترين. إذا لم يفهم مندوب المبيعات معايير الاختيار المهيمنة للمشتري ، فقد يحاول أن يصعّب منتجه وفقًا للمعايير الخاطئة.

في بعض الأحيان ، قد يضطر البائع إلى إقناع المشتري بالتضحية بمعايير الاختيار المهيمنة لديه ، من خلال تقديم قيمة فائقة لمعايير الاختيار الأقل أهمية للمشتري. سيحتاج البائع إلى بروز القيم التي يقدمها بالمقارنة مع القيمة المهيمنة للمشتري التي يسعى إليها.

على سبيل المثال ، إذا جادل أحد المشترين بأن منافس البائع يقدم مكونات بسعر أقل ، فقد يجادل مندوب المبيعات للحصول على قيمة أفضل للمشتري ، من حيث الجودة العالية ، وشروط التسليم الأفضل (مثل التوقيت) ، أو زيادة القيمة مشتري المشتري. إذا كان للبائع علاقة قوية مع المشتري وموثوق به من قبل المشتري ، فقد يقترح أن المشتري يستخدم في الواقع معايير الاختيار الخاطئ.

فاصلة:

هم أولئك الذين لديهم سلطة لاختيار المورد. بالنسبة لبعض المشتريات ، قد تحدد الجهات المؤثرة الرئيسية البائع بشكل جماعي. قد تجلس الجهات المؤثرة الرئيسية في الواقع كمجموعة ، وتقوم بفرز الفروق والاتفاق على مورد بشكل مشترك. ولكن في حالات أخرى ، قد يكون المؤثرين الرئيسيين يعملون لصالح صانع القرار الحقيقي الذي سيكون في الإدارة العليا ، وإن كان رسميًا قد يتم تصنيف مجموعة المؤثرين الرئيسيين كمتخذين للقرارات.

حتى عندما تصدر DMU القرار النهائي ، فإن المجموعة عادة ما تسمح لنفسها بالتأثير على الشخص الذي سيتأثر قسمه بشكل بارز من قبل المنتج الذي سيتم شراؤه. بالنسبة للمشتريات الكبيرة مثل المعدات ، قد يتم اتخاذ القرار النهائي من قبل الإدارة العليا.

المستعمل:

المستخدمون هم أفراد أو مجموعات تستخدم المنتج. بالنسبة للمعدات ، يكون المستخدم هو قسم الإنتاج ؛ للمكونات ، المستخدم هو قسم التجميع. لمستلزمات التشغيل ، قد يكون المستخدم قسم الصيانة.

تعد التعليقات الواردة من قسم المستخدمين مهمة للمورد الذي يتعامل مع الشركة في المستقبل أيضًا. يجب أن تحتفظ شركة البائع بخط اتصال مع إدارة المستخدمين وتقدم المساعدة في جميع الطرق الممكنة مع استخدام المنتج.

من الممكن تطوير علاقات طويلة المدى مع المستخدمين لأن معظم المعدات تعمل منذ وقت طويل. يمكن للمستخدم تقديم معلومات حول المشتريات المنتظرة والمؤثرين المهمين. تساعد هذه المعلومات المورّد في تأسيس منافسة على المنافسين في عملية الشراء لأنه يستطيع الاقتراب من الشركة مبكراً مع مقترح يتماشى مع معايير اختيار المؤثرين الذين تم تحديدهم.

مشترين:

قد تسمح بعض الشركات للمستخدمين بشراء سلع بأسعار منخفضة من مجموعة منتقاة من الموردين بأنفسهم. لكن معظم الشركات تتطلب أن يتم توجيه جميع المشتريات من خلال قسم المشتريات. لذلك ، على الرغم من أن قسم الشراء قد يكون له دور هامشي في اختيار مورّد ما ، إلا أن قسم الشراء سيضع الطلب.

هذه الممارسة مفيدة لأن قسم المشتريات قادر على تتبع تقدم إنجاز العنصر في فرضية البائع وضمان تسليمه في الوقت المناسب. في بعض الأحيان ، قد يركز المؤثرون على معاييرهم الفردية لدرجة أنه قد يتم تجاهل سعر الجهاز. لا تزعج معظم المؤثرين والمستخدمين حقا من السعر.

فهي تركز على القيمة التي يرغبون في الحصول عليها من المنتج. سيأخذ المسوقون التجاريون الأذكياء موافقة المستخدمين وأصحاب النفوذ في تبرير ارتفاع أسعار منتجاتهم. يتمثل الشاغل الرئيسي لدى أصحاب النفوذ والمستخدمين في تلبية متطلباتهم من قبل المنتج ويتعين على المشترين تذكيرهم باستمرار بشأن السعر الذي يجب دفعه إذا كان يجب تلبية جميع متطلباتهم. يضمن قسم الشراء شراء المعدات بالسعر المناسب حسب الأصول حسب جميع معايير المؤثرين.

هناك منتجات قد تمت الموافقة على موردين متعددين. يلعب قسم المشتريات دوراً هاماً في تحديد حصة مختلف الموردين. بالنسبة للمنتجات القياسية التي يمكن شراؤها من على الرف ، يكون المشترون هم صانعو القرار الحقيقيون. يجب على مندوبي المبيعات محاولة التأثير على أقسام الشراء لمثل هذه المنتجات.

حراس:

يتحكم برنامج حماية البوابة في تدفق المعلومات ، أو يسمح أو يمنع الوصول إلى عضو DMU. قد يكون هو المشتري الذي يجب الحصول على إذن قبل أن يتمكن المورد من الاتصال بأعضاء آخرين في DMU. قد يصر قسم المشتريات على أن يتم توجيه جميع المناقشات بين المورد ومختلف صانعي القرار في الشركة من خلاله.

قد يكون هذا بحسن نية حيث أن قسم الشراء هو المسؤول في النهاية عن شراء جيد ، لذا يجب أن يعرف ما يتم الاتفاق عليه بين المورد وصانعي القرار ، وتنفيذها من قبل المورد. لكن هذا المطلب يعطي الكثير من القوة لقسم الشراء. أيضا ، يتم اختيار عدد قليل من الموردين الذين يقدمون منتجاتهم بواسطة قسم المشتريات.

بالنسبة للقرارات الهامة للغاية ، فإن وحدة صنع القرار معقدة ، حيث تشمل عددًا كبيرًا من المدراء التنفيذيين داخل منظمة الشراء. يجب على مندوب المبيعات تحديد أعضاء DMU والوصول إليهم ، وإقناعهم بأن منتجه يلبي معايير الاختيار الخاصة بهم.

ولن يكون الاتصال فقط بمدير المشتريات كافياً ، لأنه قد يكون واحداً من بين المؤثرين العديدين على اختيار الموردين. عندما تكون المشكلة التي يتعين حلها تقنية للغاية ، قد يضطر الموردون للعمل مع المهندسين في الشركة المشترية لحل المشاكل وتأمين الطلب.

في حالة عدم إمكانية وصول أعضاء وحدة صنع القرار إلى مندوبي المبيعات ، يمكن استخدام الإعلانات أو البريد المباشر للوصول إليهم. وحيثما يكون المستخدمون مؤثرين مهمين ويكون المنتج رخيصًا وغير قابل للاستهلاك نسبياً ، قد تكون العينات المجانية فعالة في توليد الأفضلية.

عملية شراء الأعمال:

في معظم حالات الشراء ، ستتبع الشركة العملية التالية ، أحيانًا دون وعي. يمتلك المورد فرصة التأثير على المشتري في جميع هذه المراحل.

في بعض الحالات ، سيتم حذف بعض المراحل كما في حالة إعادة الشراء الروتينية. يعيد المشتري بشكل روتيني (القرطاسية) من مورد حالي. كلما كان القرار أكثر تعقيدًا ، وكلما كان العنصر أكثر تكلفة ، زادت احتمالية مرور كل مرحلة ، وستستغرق العملية مزيدًا من الوقت.

الاعتراف بمشكلة أو حاجة:

قد يتم التعرف على الاحتياجات والمشاكل من خلال الإشارات الداخلية أو الخارجية. سيكون العامل الداخلي هو تحقيق عدم وجود قدرة كافية ، مما يؤدي إلى اتخاذ قرار بشراء المعدات أو قد يكون عائدات المنتج من العملاء مما يعني أن أجهزتها لا تنتج منتجات عالية الجودة.

يؤدي التعرف الداخلي على الحاجة إلى سلوك نشط مثل مدير الإنتاج الذي يرسل طلبًا للمعدات الجديدة. قد لا يتم التعامل مع بعض المشكلات المعترف بها داخليًا بسبب مشكلات أكثر إلحاحًا.

عندما يكتشف أحد مندوبي المبيعات أن إدارة أو فردًا يتطلب بعض المعدات ولكن لا يضغط على الشراء ، فقد يقدم مندوب المبيعات بعض الحوافز أو يرسل له على الأقل اقتراحًا. قد لا يتم التعرف على بعض المشاكل المحتملة داخليًا وتصبح مشاكل فقط بسبب الإشارات الخارجية. يمكن لموظفي المبيعات تقديم الإشارات اللازمة.

قد يكون مديرو الإنتاج راضين عن عملية الإنتاج حتى يتم إعلامهم بطريقة أخرى أكثر فاعلية ، وكذلك أن المنافسين يستخدمونها بالفعل. ولكن قد لا يُطلب من الشركة التصرف لأن المنتج قد يظل يبيع. هذه المستويات المختلفة للاعتراف بالحاجة لها آثار هامة على مندوبي المبيعات من الموردين.

وتنطوي الحالة السلبية للمشتري على أنه يتعين على مندوب المبيعات إبراز المشكلة عن طريق التحليل المتأني لأوجه عدم الكفاءة في التكلفة والأعراض الأخرى ، حتى يُنظر إلى هذه المشكلة على أنها أكثر إلحاحًا وتحتاج إلى حل.

يجب على مندوب المبيعات التأكيد على أن كل شيء ليس على ما يرام مع عمليات المشتري ، وأنه يمكن تحسينه. بمجرد أن يعترف المشترى بوجود مشكلة ، فإنه يريد حلها ، والآن يتعين على المورد أن يبرهن على ميزة تفاضلية لمنتجاته على المنافسة.

تحديد المواصفات وكمية العناصر المطلوبة:

تضع وحدة صنع القرار وصفاً لما هو مطلوب. يمكن أن تعطي قدرة مندوبي المبيعات للتأثير على المواصفات ميزة لشركتهم في المراحل اللاحقة من عملية الشراء. من خلال إقناع الشركة المشترية بتحديد الميزات التي يمتلكها منتجها فقط ، قد يتم إغلاق عملية البيع فعليًا في هذه المرحلة.

لذلك ، من المهم أن يعمل فريق المبيعات مع المشتري في وقت مبكر جدًا من عملية الشراء ، وأن لديه علاقات قوية بما يكفي مع المديرين التنفيذيين للمشتري للسماح له بالتأثير على مواصفاته.

البحث عن المصادر المحتملة وتأهيلها:

كلما كان العنصر أرخص وأقل أهمية ، وكلما زادت المعلومات التي يمتلكها المشتري ، كلما كان البحث أقل. يحتفظ قسم المشتريات بمعلومات حول الموردين المحتملين. من المهم أن يتصل الموردون بقسم الشراء. يجب على المورد إرسال كتيباته إلى الشركات ، بحيث يمكن للشركات الاتصال بالمورد عند طلب المنتج.

اقتناء وتحليل المقترحات:

من خلال خبرتهم التقنية وسمعتهم العامة ، يتم اختيار الشركات المؤهلة لتزويد المنتج.

ولذلك ، من المهم أن يكون المورِّد معروفًا للمشتري ، ويمكنه القيام بذلك عن طريق الحفاظ على العلاقات مع المشتري حتى عندما لا يشتري هذا الأخير ، ومن خلال رؤيته في وسائل الإعلام ذات الصلة. يتم استدعاء المقترحات من الموردين المختارين ومن ثم تحليلها.

تقييم المقترحات واختيار الموردين:

يتم تقييم مقترحات الموردين في ضوء معايير الاختيار التي تعتبر مهمة لكل عضو في وحدة صنع القرار. من المهم إدراك أنه يمكن للأعضاء المختلفين استخدام معايير مختلفة عند تقييم المقترحات.

على سبيل المثال ، سيقوم مدير مراقبة الجودة بتقييم قطعة من المعدات على قدرته على إنتاج منتجات عالية الجودة ، في حين يقوم مدير الإنتاج بتقييم نفس المعدات على قدرته على الإنتاج بكميات أكبر.

المهمة الرئيسية لمندوب المبيعات في هذه المرحلة هو تحديد أعضاء DMU والتأثير عليهم. وهنا تصبح العلاقات التي أقامها مندوب المبيعات مع المديرين التنفيذيين في شركة المشتري مفيدة للغاية. فهي تساعده على تحديد المؤثرين وصناع القرار ومساعدته في العثور على معايير الاختيار التي سيقوم كل واحد منهم بتقييم اقتراحه.

اختيار روتين أمر:

تفاصيل الدفع والتسليم مهمة. يتم ذلك عن طريق قسم المشتريات.

تقييم الأداء والتقييم:

يعطي قسم المستخدم التعليقات حول المنتج. يجب على المورد العمل مع إدارة المستخدمين للتأكد من أن المنتج يعمل بما يرضي المستخدم. تعد تعليقات إدارة المستخدمين مهمة بالنسبة للمورّد ، لأن التغذية الراجعة الجيدة ستمكنه من شراء طلبات من الشركة في المستقبل.

وبما أن المعدات لا تزال قيد الاستخدام منذ فترة طويلة مع المشتري ، فإن المعدات التي تعمل بشكل جيد هي إعلان مباشر للمورد. يمكن للمورد أن يذكر المشتري بالمعدات الجيدة التي زوده بها عندما يبحث عن أوامر أخرى من الشركة.

على العكس من ذلك ، فإن المعدات السيئة سوف تذكر المشتري بالشراء الخاطئ الذي قام به من المورد وقد تظهر عدم رغبته في التعامل معه في المستقبل. عندما يكون المشتري مقتنعاً بأنه قام بعملية شراء خاطئة من أحد الموردين ، يجب أن يحاول المورد استرداد الوضع بالنسبة للمشتري.

ولا ينبغي استبعاد إعادة شراء المعدات أو توريد معدات جديدة لأنه من غير المحتمل أن يشتري المشتري أي شيء من مورد تعانى منه معداته.

يمكن لمندوب المبيعات مساعدة المشتري في التعرف على احتياجاته من خلال إبراز كيفية استفادة شركة أخرى من خلال استخدام منتجها. على سبيل المثال ، يمكن أن تظهر البيانات لتوضيح كيف تمكنت الشركة الأخرى من تحسين جودة منتجها باستخدام معدات مندوب المبيعات.

يجلب مهندسينا لدراسة عمليات المشتري واقتراح التحسينات. يوضح كيف أن منتجه أفضل بشكل حاسم من منتجات المنافسين. كما أنه يجلب مهندسينا لمساعدة المشتري في تصميم المنتج الذي سيقدمه في النهاية.

من خلال المشاركة المبكرة ، يستفيد المورد من عملية الالتزام الزاحف ، حيث يصبح المشتري ملتزمًا بشكل متزايد بمورد واحد من خلال مشاركته في عملية التصميم والمساعدة الفنية التي يقدمها.