نظم المعلومات التجارية: نظم المعلومات الشخصية والمشتركة
نظم المعلومات التجارية لديها مكونان أساسيان ، وهما نظم المعلومات التجارية المشتركة وأنظمة معلومات الأعمال الشخصية!
1. نظم المعلومات التجارية المشتركة:
تشتمل هذه الفئة من نظم المعلومات التجارية على أنظمة معلومات كبيرة ومعقدة ومكلفة. يجب أن تسبق عملية التخطيط التفصيلية بناء البنية التحتية لأنظمة المعلومات المشتركة.
تكمن ميزة تطوير واستخدام أنظمة معلومات الأعمال هذه في قابلية المعلومات في هذه الأنظمة. تمارس الضوابط الإدارية والتنظيمية والموارد لمنع إساءة استخدام المعلومات.
تعد قابلية الشكلي شاملة في أنظمة المعلومات هذه ، وتشمل مجموعة كاملة من الموارد مثل المعلومات وعناصر الخدمة مثل الأجهزة والبرمجيات وخطوط الاتصالات.
على سبيل المثال ، يجب أن يسمح نظام المعلومات المشترك بمشاركة طابعات الليزر والماسحات الضوئية والبريد الإلكتروني والإنترنت الباهظ الثمن ، بالإضافة إلى المعلومات المخزنة في ملفات نصية وجداول بيانات متنوعة. وبما أن عددًا كبيرًا من المستخدمين مشتركين في هذه الموارد ، فإن تكلفة المستخدم الواحد منخفضة بما يكفي لتبرير الاستثمار الضخم في أنظمة المعلومات الضخمة هذه.
تعمل الأنظمة المشتركة على تحسين الاتصال الشخصي وتعزيز التدفق السلس للمعلومات عبر مختلف الوظائف ومستويات التسلسل الهرمي الإداري. تضمن أنظمة المعلومات التجارية المشتركة أيضًا توحيد المعلومات وتقليل التكرار في المعلومات والموارد الأخرى.
تستطيع هذه الأنظمة توفير مشورة الخبراء من الخبراء الفنيين في أنظمة المعلومات. تتطلب الأنظمة المشتركة استثمارًا ضخمًا مسبقًا في البنية التحتية لتقنية المعلومات. بسبب قابلية التأقلم ، هم أكثر عرضة لمخاطر الأمان والخصوصية. لذلك ، تعتبر الإجراءات عناصر مهمة جدًا لنظم المعلومات المشتركة هذه.
أنواع أنظمة المعلومات التجارية المشتركة:
يتم استخدام مجموعة متنوعة من نظم المعلومات التجارية لتلبية احتياجات المعلومات من المديرين في مختلف مستويات الإدارة. تصنف هذه الأنظمة في الفئات التالية:
(أ) نظم معالجة المعاملات ،
(ب) نظم المعلومات الإدارية ،
(ج) نظم دعم القرار ،
(د) نظم المعلومات التنفيذية ،
(هـ) النظم الخبيرة ،
(و) نظم المعلومات المكتبية.
(أ) نظم معالجة المعاملات:
أنظمة معالجة المعاملات (TPS) مبنية على أنواع المعاملات في المؤسسة. يتعاملون مع معظم المعلومات الداخلية. وهدفهم هو توليد معلومات تشغيلية لموظفي التشغيل والمديرين من المستوى الأدنى. بالإضافة إلى ذلك ، تشكل هذه الأنظمة جوهر توفير المدخلات اللازمة لنظم المعلومات الإدارية.
(ب) نظم المعلومات الإدارية:
تستخدم نظم المعلومات الإدارية (MIS) المعلومات الواردة في TPS ومعالجتها عن طريق توليد تقارير موجزة عن المعلومات للمديرين لتخطيط العمليات ومراقبتها. هذه هي أساسا نظم الإبلاغ عن المعلومات. تركز هذه الأنظمة في المقام الأول على الاحتياجات من المعلومات للمديرين من المستوى الأدنى إلى المستوى المتوسط.
(ج) نظم دعم القرار:
يتم استخدام نظم دعم القرار (DSS) من قبل المديرين على المستوى المتوسط لتوليد المعلومات التكتيكية. أنظمة دعم اتخاذ القرار لا تأخذ فقط مدخلات من TPS ولكن أيضا من مصادر خارجية. كما أنها توفر أدوات لتحليل المعلومات بشكل أكثر دقة وتساعد في توليد المعلومات التكتيكية وتنفيذ "ماذا - إذا كان التحليل" للمديرين.
(د) نظم المعلومات التنفيذية:
نظم المعلومات التنفيذية (EIS) هي أنظمة معلومات سهلة الاستخدام تركز بشكل أكبر على تقديم المعلومات الموجزة ، وتكامل المعلومات الداخلية والخارجية ، وتقنيات الإبلاغ عن الاستثناءات ، وإنشاء صلة مع العمليات الأساسية للمؤسسة. تولد أنظمة المعلومات هذه معلومات إستراتيجية ويستخدمها كبار المديرين. فهي تساعد في تحديد الخيارات وتقييم السيناريوهات البديلة واتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بخيارات العمل.
(هـ) النظم الخبيرة:
تهدف الأنظمة الخبيرة إلى إضفاء الطابع الرسمي على الخبرة وإتاحتها للنوع المتكرر من القرارات التجارية. يستخدمون أدوات الذكاء الاصطناعي لتوليد المعرفة من المعلومات والنظريات الحالية والمعتقدات وتجارب المديرين في مختلف الأنشطة التجارية.
فهي ليست بدائل لخبراء المجال البشري ، بل إنها تساعد الخبراء البشريين على أداء وظيفتهم بشكل أكثر فعالية وتكرار الخبرة في مواقع مختلفة في المؤسسة التجارية.
(و) أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب:
تهدف أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب إلى تحسين الاتصال وإنتاجية الأشخاص في المؤسسة. يحاولون أتمتة إجراءات المكتب وإزالة الاختناقات في أعمال سكرتارية المكتب.
يتم استخدام هذه الأنظمة من قبل الأشخاص على جميع مستويات الإدارة. وتشمل العناصر الهامة لهذه الأنظمة البريد الإلكتروني ، وأنظمة النشر المكتبي ، ومعالجات النصوص ، والرسومات ، والمؤتمرات الإلكترونية عن بعد.
كما يمكن ملاحظته ، فإن أنواع مختلفة من أنظمة معلومات الأعمال لديها تطبيقات على مستويات مختلفة من الإدارة. يتم وصف أنواع أنظمة المعلومات التجارية والمستويات الإدارية التي يتم استخدامها فيها. قد تكون الأنظمة الخبيرة وأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب مفيدة على جميع مستويات الإدارة.
ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن فائدة نوع معين من نظام المعلومات التجارية سيعتمد أيضا على الطريقة التي يتم بها تنظيم الأنشطة في الهيكل التنظيمي للشركة. على سبيل المثال ، إذا كانت الأنشطة في مؤسسة منظمة بطريقة بحيث أن هناك الكثير من التداخل بين مسؤوليات المديرين من المستوى الأدنى والأوسط ، فيمكن استخدام TPS أيضًا في المستوى المتوسط.
يمكن تطوير أنظمة معلومات الأعمال هذه بشكل خاص لكل وظيفة من وظائف الأعمال مثل التسويق ، التمويل ، الإنتاج ، تنمية الموارد البشرية ، إلخ ، أو قد يكون هناك بنية مشتركة مفيدة لكل وظيفة.
نظم المعلومات التجارية التي تدمج وظائف مختلفة تسمى أنظمة متكاملة. وتعتبر نظم المعلومات المتكاملة هذه أكثر شيوعًا في حالة المؤسسات التجارية التي تواجه مشكلة الاختناقات في الاتصال بين الوظائف نظرًا لحجمها الأكبر ، وتغطيتها الجغرافية الواسعة ، وقاعدة منتجاتها المتنوعة وما إلى ذلك. وتسمى هذه الأنظمة بشكل مختلف من قبل مختلف شركات البرمجيات. ولكن ، المصطلح الأكثر استخدامًا لنظام المعلومات المتكامل للغاية هو نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
2. أنظمة معلومات الأعمال الشخصية:
يتم استخدام أنظمة معلومات الأعمال الشخصية من قِبل المديرين لتحسين إنتاجيتهم في العمل. فهم يساعدون المديرين في أداء وظائفهم بشكل أكثر كفاءة. تتضمن أنظمة المعلومات الشخصية استخدام الحواسيب الصغيرة إلى جانب برامج معالجة النصوص ، وجداول البيانات الإلكترونية ، ونظم إدارة قواعد البيانات الشخصية ، والرسومات ، وعرض الأعمال ، وتنظيم سطح المكتب.
أنظمة المعلومات الشخصية أقل تكلفة من حيث التركيب وبسيطة الاستخدام مقارنة بأنظمة معلومات الأعمال المشتركة. فهي أكثر مرونة وحمايتها لأنها أنظمة أحادية الاستخدام.
يقتصر الإجراء ، في حالة مثل هذه الأنظمة بشكل رئيسي على النسخ الاحتياطية ، لرعاية احتمال فشل الأجهزة. نظرًا لأنها شخصية ، يمكن للمدير استخدامها بالطريقة التي يجدها أكثر إنتاجية له.
وبالتالي ، يتم بناؤها واستخدامها مع التركيز على احتياجات محددة من المعلومات. السمة الرئيسية لأنظمة المعلومات الشخصية هي حقيقة أن شخصًا واحدًا يتحمل مسؤولية تحديد المتطلبات ، وتصميم إطار النظام واستخدامه. وبالتالي ، فإنها تخدم أغراض محددة فقط لمديري الأعمال.
في المقام الأول ، يهدفون إلى توفير بيئة عمل أفضل للمدير حتى يتمكن من تحسين إنتاجيته من خلال الحصول على المساعدة في مشاكل بسيطة لمعالجة البيانات ، ومشكلات الإبلاغ ومشاكل الاتصال. كما أنها بمثابة بدائل لبعض معدات التشغيل الآلي للمكاتب. جعلت توافر أجهزة الكمبيوتر المذكرة كتاب رؤية كاملة لتطبيقات الحواسيب الصغيرة مختلفة تماما. الآن ينظر إليها أيضا كأجهزة اتصال.
وعلى الرغم من أنها ، في معظم الحالات ، مرتبطة بأنظمة معلومات الأعمال المشتركة ، إلا أنها تفتقر إلى القدرة على التعامل مع المشكلات المعقدة المتعلقة بقضايا الأعمال التجارية الكبيرة بشكل فعال. فهي تعاني من محدودية توافر المعرفة والخبرة المحدودة في الاحتياجات المحددة وتصميم نظم المعلومات.
غالباً ما تكون الأجهزة المستخدمة في أنظمة المعلومات الشخصية هدفاً لأعمال السطو ، وبالتالي فإن الأمن يمثل مشكلة في أجهزة الكمبيوتر الشخصية أيضاً ، ولكن طبيعة التعرض ودرجة الخطر يختلفان عن ذلك في حالة أنظمة المعلومات المشتركة.
