اجتماعات الشركة: المعنى والأهمية والمكونات

اقرأ هذه المقالة لمعرفة المزيد عن الاجتماع. بعد قراءة هذه المقالة سوف تتعلم عن: 1. معنى الاجتماع 2. أهمية الاجتماع 3. مكونات.

معنى الاجتماع:

يعني مصطلح "الاجتماع" تجميع أو جمع أو جمع شخصين أو أكثر في تاريخ محدد وفي وقت ومكان محددين لمناقشة بعض الأمور المحددة مسبقاً لاتخاذ بعض القرارات أم لا.

من هذا التعريف ، يمكن التأكد من الخصائص التالية لاجتماع:

(أ) يجب أن يكون هناك شخصان أو أكثر. قد يكون العدد الإجمالي صغيرًا (كما في حالة اجتماع اللجنة) أو كبيرًا (كما في حالة الاجتماع العام السنوي لشركة عامة أو جمعية) أو كبير جدًا (كما في حالة الاجتماع العام).

(ب) يجب أن يكون هناك مكان محدد للاجتماع. في حالة وجود اجتماع رسمي ، قد يكون المكتب نفسه هو المكان المناسب. يمكن عقد اجتماع رسمي كبير ، مثل الاجتماع العام السنوي لشركة عامة ، في قاعة عامة. يجوز عقد اجتماع عام في قاعة عامة أو في ساحة مفتوحة أو على الطريق.

(ج) يجب أن يكون هناك تاريخ ووقت محددان. في حالة الاجتماع الرسمي يكون التاريخ يوم عمل عمومًا ويكون الوقت ضمن ساعات العمل الرسمية. أحيانا هناك قيود فيما يتعلق بالتاريخ والوقت كما نجد في حالة وجود شركة بموجب قانون الشركات.

(د) سيكون هناك بعض النقاش. ويعني ذلك أن الأشخاص الحاضرين يجب أن يقدموا وجهات نظرهم وآرائهم حول الموضوعات التي تم استدعاء الاجتماع من أجلها.

(هـ) إن المواضيع أو الأمور التي ستناقش في الاجتماع محددة سلفا أو معروفة للمشاركين في وقت سابق ، حتى يتمكنوا من الاستعداد بأفكارهم.

(و) تُتخذ القرارات عادة في الاجتماعات. اتخاذ القرارات بشأن بعض الأمور هو الهدف الرئيسي للاجتماع. تعد القرارات المتخذة في أي اجتماع ملزمة لأعضاء المنظمة سواء كانوا موجودين في الاجتماع أم لا ، سواءً وافقوا على القرارات أم لا.

يتم اتخاذ القرارات بالتصويت وفي أشكال القرارات. هناك طرق مختلفة للتصويت. عموما لا يتم اتخاذ القرارات في الاجتماعات العامة وإذا لم يتم اتخاذها فهي غير ملزمة بأي شكل من الأشكال.

(ز) يمكن أن تكون الاجتماعات ذات أنواع مختلفة - خاصة أو عامة أو دولية (مثل مكتب الأمم المتحدة).

تجدر الإشارة إلى أن الاجتماع لا يحدث تلقائيا. يجب عقد اجتماع يسمى أو عقد. ويعني ذلك أنه يجب إرسال إشعار إلى كل شخص على حدة يحق له حضور الاجتماع. مطلوب دعاية عامة في حالة اجتماع عام. هناك قواعد وإجراءات لتقديم إشعارات لأنواع مختلفة من الاجتماعات.

لا يشكل الاجتماع العرضي لشخصين أو أكثر اجتماعًا حقيقيًا.

تقع على عاتق الوزير مسؤوليات كبيرة فيما يتعلق بالدعوة لعقد الاجتماعات وإجراءات المتابعة وعقدها.

أهمية الاجتماع:

أهمية الاجتماعات كبيرة جدا في حياتنا الاجتماعية. عقد الاجتماعات هو عملية ديمقراطية. الاجتماعات ضرورية في جميع مراحل صنع القرار ، سواء كانت لناد أو جمعية أو شركة أو لإدارة الحكومة.

إن اجتماع الجمعيات التشريعية للدول المختلفة واجتماع البرلمان ضروريان لإدارة الحكومة. حتى بالنسبة إلى حل أي مشكلة عائلية ، يجلس أفراد العائلة معًا أو يجتمعون. التجمعات الاجتماعية والتجمعات الدينية وما إلى ذلك هي جزء لا يتجزأ من حياتنا.

الاجتماعات هي أشكال فعالة من الدعاية في وقت الانتخابات. يتم جمع الرأي العام من خلال الاجتماعات. يتم تسليم الأحكام عندما تجتمع المحاكم. تعتبر مناقشات المجموعة وسيلة فعالة لإدخال التغيير التنظيمي واتخاذ القرار وكذلك لتحسين العلاقات بين صاحب العمل والموظف. تختلف أغراض وإجراءات عقد أنواع مختلفة من الاجتماعات.

مكونات الاجتماع:

يتكون الاجتماع مما يلي:

(أ) المشاركون:

في حالة وجود اجتماع خاص لا يحق إلا للأشخاص الذين يحق لهم حضور الاجتماع المشاركة فيه. يحق لأعضاء المنظمة أو اللجنة أو اللجنة الفرعية وما إلى ذلك بالإضافة إلى المدعوين المشاركة. أحيانًا يحق للشخص الذي يحق له حضور اجتماع أن يرسل ممثله أو وكيله لحضور الاجتماع. في حالة الاجتماع العام ، يمكن للأعضاء العامين المشاركة فيه.

(ب) الرئيس:

يجب أن يكون هناك رئيس في كل اجتماع لديه الصلاحيات والواجبات من أجل عقد اجتماع.

(ج) السكرتير:

يتعين على سكرتير المنظمة أو اللجنة أو اللجنة الفرعية وما إلى ذلك من واجبات كثيرة قبل اجتماع ما وبعده أن يلعب دوراً هاماً يلعبه.

(د) المدعوين:

وبصرف النظر عن أولئك الذين يحق لهم حضور الاجتماع ، يتم دعوة بعض الناس ، على سبيل المثال. للصحفيين الصحافيين.

(هـ) العناصر المادية:

ترتيبات الجلوس والمواد للكتابة وما إلى ذلك ضرورية.