تطوير نظم إدارة المعلومات المناسبة لمنظمات الأعمال (7 خطوات)

يتم تضمين الخطوات التالية في تطوير نظام معلومات الإدارة المناسب لمنظمة أعمال:

1. تحديد وتحليل أنواع مختلفة من القرارات التي تتخذ في المنظمة:

يجب أن يقوم مصممو MIS بتحليل شامل لنظام اتخاذ القرارات في المنظمة. وهذا يتطلب دراسة مستويات مختلفة من صناع القرار وأولويات صناع القرار هؤلاء. الغرض من هذه الدراسة هو ضمان جمع وتحليل ونشر المعلومات الصحيحة لمختلف صانعي القرار في المنظمة.

2. مقارنة تكاليف وفوائد النظام:

وينبغي تصميم نظام المعلومات الإدارية للمنظمات بطريقة تجعل من شأن الفوائد أن تثقل تكلفة جمع المعلومات وتحليلها وعرضها. اعتمادا على حجم المنظمة ، ينبغي دراسة وتقييم الوسائل البديلة لتوفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات الإدارية من حيث التكاليف والفوائد.

لا يقوم نظام المعلومات الإدارية الفعال بتقييم المعلومات للعرض فحسب ، بل يزيل أيضًا البيانات غير الضرورية. يجب على نظام المعلومات الإدارية تلخيص وتكثيف المعلومات بحيث يمكن استيعابها واستخدامها في صنع القرار.

3. الاختبار المسبق للأنظمة وتدريب المشغلين:

يجب اختبار نظام إدارة المعلومات قبل استخدامه. إذا لم يتم اختبار النظام ، فمن المرجح أن تنشأ مشاكل وقد يتبين أن التغييرات في النظام في ذلك الوقت مكلفة للغاية. كما ينبغي نقل التدريب المناسب إلى المديرين لفهم النظام حتى يتمكنوا من الاستخدام السليم للنظام.

4. التخطيط السليم لتخزين المعلومات:

يجب اتخاذ الترتيبات المناسبة لتخزين المعلومات. يجب تخزين معلومات Ail في ملفات مفصلة. يجب إضافة بيانات جديدة إلى البيانات الموجودة في فئة معينة عند استلامها.

وينبغي تحديد مختلف صانعي القرار الذين لديهم احتياجات مماثلة من المعلومات بحيث يمكن تجميعهم معاً لنشر المعلومات. هذا من شأنه تجنب الازدواجية والنفايات.

5. آلية لجمع ومعالجة البيانات :

يجب اختيار الطرق المناسبة لمعالجة المعلومات. وهذا يتطلب تحديد الخطوات لغرض جمع وتخزين وفرز وتقييم وإرسال واسترجاع المعلومات. يجب أيضًا تطوير نظام للتحكم في تحديد وتصحيح أي نقص قد يحدث في النظام.

6. الترتيب السليم لنشر المعلومات:

وينبغي اتخاذ الترتيبات المناسبة لنشر المعلومات في الوقت المناسب لمختلف صانعي القرار. المعلومات المتأخرة هي المعلومات المرفوضة. يجب أن تصمم الأشكال المناسبة لنشر المعلومات لمختلف صانعي القرار مع مراعاة احتياجاتهم من المعلومات.

7. مراجعة نظم المعلومات الإدارية على فترات دورية:

يجب مراجعة وظائف نظام المعلومات الإدارية على فترات دورية. تساعد هذه المراجعة في تحديد أوجه القصور في نظام المعلومات الإدارية الحالي وإجراء التغييرات المناسبة للتغلب على أوجه القصور هذه.