صياغة رسالة: 3 إجراءات رئيسية

هذه المقالة يلقي الضوء على الإجراءات الرئيسية الثلاثة التي يجب اتباعها أثناء صياغة خطاب. الإجراءات هي: 1. التخطيط 2. الصياغة والتصحيح 3. المبادئ الواجب مراعاتها.

صياغة رسالة: الإجراء # 1. التخطيط:

يجب أن يكون خطاب مخططا جيدا. التخطيط يعني التفكير المسبق. كل النقاط يجب التفكير بها أولا. في حالة الرد على الرسالة ، يجب قراءة الرسالة الأصلية بعناية ، كما يفضل تحديد النقاط الرئيسية. الرسالة لها غرض ، إنها تحمل إحساساً ولها نبرة. كل هذه الخصائص الثلاثة للرسالة يجب أن تبقى في الذهن.

صياغة رسالة: الإجراء # 2. الصياغة والتصحيح:

يتم صياغة الرسالة أولاً ، نظرًا لقراءة التصحيح والتصحيح ، ثم يتم كتابتها أخيرًا.

صياغة رسالة: الإجراء # 3. المبادئ الواجب مراعاتها:

يجب مراعاة المبادئ التالية أثناء إعداد الأجزاء المختلفة من الخطاب:

(أ) رد: العنوان:

تتم طباعة جزء رأس الرسالة بشكل عام على ورقة ترويسة باستثناء التاريخ والرقم المرجعي. (لا تكتب كلمة "السادة" قبل اسم المرسل ، بينما تكتب رسالة في قاعة الفحص لأن الورق المطبوع لا يحتوي عليها). هناك طرق مختلفة لكتابة التاريخ.

أفضل طريقة هي ذكر الشهر الأول ، ثم التاريخ (بفاصلة) وأخيرًا في السنة. على سبيل المثال 13 أبريل 1988. يمكن كتابتها في 13 أبريل 1988. ولكن لا ينبغي أن تكون مكتوبة في 13/4/88 ويفضل أن لا تكون 13.4.88. الرقم المرجعي يخرج من رقم الملف.

(ب) إعادة: العنوان الداخلي:

من الجيد دائمًا مخاطبة فرد من خلال تعيينه الرسمي ، على سبيل المثال: المدير ، المدير العام ، السكرتير ، مدير التسويق ، إلخ.

في حين يجب وضع اسم الشخص النقاط التالية في الاعتبار:

(ط) لا يجوز استخدام كلمة "السادة" قبل اسم الشركة لأن الشركة هي شخص في عين القانون ولكن Messers هو جمع السيد. يمكن استخدام "السادة" فقط قبل اسم شركة الشراكة.

(2) أثناء كتابة السيد أو السيدة ليس هناك أي مبرر لوضع "توقف تام" بعدها مثل السيد أو السيدة ، لأن الحرف الأول "M" والحرف الأخير "r" أو "s" يوجدان. نفس الشيء ينطبق على دكتور (دكتور). ولكن يجب أن يكون هناك "توقف تام" أثناء كتابة البروفيسور ، لأنه يتم حذف الجزء الأخير من كلمة "essor". التوقف الكامل ضروري بعد 'Co.' ولكن ليس بعد "المحدودة". في الوقت الحاضر السيدة مكتوبة بدلاً من Miss. عنوان داخلي غير ضروري أثناء كتابة رسالة معممة.

(ج) رد: فتح التحية أو التحية:

عندما يتم التعامل مع فرد واحد (ذكر) ، يجب استخدام "سيدي العزيز". عندما يتم التعامل مع شركة شراكة (مع السادة قبل اسمها) ، يجب أن يكون "أيها السادة" النموذج الصحيح. عندما يتم التعامل مع فرد واحد (أنثى) ، يجب أن تكون "سيدتي" ، وليس "سيدتي العزيزة". أثناء معالجة شركة "أيها السادة" ، لا يمكن استخدامها لأن الشركة هي شخص. وبما أنه شخص اصطناعي ، فإنه لا يمكن معالجته بشكل مباشر.

الخطوة الصحيحة هي معالجة مسؤول الشركة. في حالة الرسالة المعممة ، يجب أن يكون التحية "أعزائي" أو "السادة". استخدام كلمة "سيدي" ليس مرغوبا فيه إلا إذا كان الخطاب موجها لشخص محترم جدا ، على سبيل المثال رئيس الهند ، وقاض ، ومحرر ، الخ. يمكن للمرؤوس استخدام "سيدي العزيز" بأمان ، لرئيسه.

(د) رد: جسد الرسالة:

تتمثل أصعب مهمة في كتابة الجملة الأولى خاصة عندما تكون الرسالة رسالة أولية وليست رداً. عموما هناك مقدمة قصيرة ضرورية. على سبيل المثال ، نكتب إليك فيما يتعلق بـ .................. نحن نتعامل مع ... (اسم سلعة) لبعض الوقت وترغب في .................... دعونا نقدم أنفسنا كتجار في / الشركات المصنعة من .................. يرجى (رجاء) الرجوع إلى رسالتنا المعممة رقم ................... من ........... (ضع التاريخ) ....... ، يرجى (يرجى) الرجوع إلى المناقشة التي أجريتها مع ممثلنا الذي دعاك إلى ما إلى ذلك. عند كتابة رسالة الرد ، يجب الإشارة إلى الرسالة الأولية. أفضل أسلوب لجعل المرجع هو .......... يرجى (يرجى) الرجوع إلى رسالتك لا ..................... من ....... (ضع التاريخ). أو ، رسالتك لا ................. من .......... (ضع التاريخ). من الأفضل كتابة "من ........." بدلاً من "مؤرخة ...........".

هناك عادة شائعة لإنهاء رسالة "شكلك أنت" ، أو "توجيه الشكر إليك" ، أو "التأكيد على أفضل الخدمات" ، إلخ. هذه كلها تعابير خاطئة وخاطئة. هذه لا ينبغي أن تكون مكتوبة. التعبيرات الصحيحة هي: "شكرًا لك". مع الشكر'. "مع التحيات". 'مع أطيب التحيات'. "مع أطيب التحيات". إذا كان "شكرتك" أو "شكرك تحسبًا" أو "تأكيدك على أفضل الخدمات" ، يتم كتابته بعد ذلك "أنا" أو "سأبقى" أو "نحن" أو "نبقى" ، يجب أن تكون مكتوبة قبل "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" ، أو "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" ، أو "تفضلوا بقبول فائق الاحترام".

(ه) إعادة: الإغلاق المجاني:

"تفضلوا بقبول فائق الاحترام" أو "تفضلوا بقبول فائق الاحترام" ، يجب أن يكون أفضل شكل. "باخلاص" ، يجب أن تكون جيدة عندما يكتب المرؤوس لرئيسه. الكتابة - "أنت طائع" ، هو شكل سيء.

(و) إعادة: علامات الترقيم:

يجب تجنب جميع علامات الترقيم غير الضرورية أثناء كتابة الاسم أو العنوان. على سبيل المثال ، بدلاً من كتابة 18 ، طريق Chowringhee ، Calcutta-700 013. من الأفضل أن تكتب 18 طريق Chowringhee ، Calcutta 700 013. تكون الفاصلة بعد 18 غير ضرورية ، ولكن الفاصلة بعد الطريق ضرورية. واصلة غير مجدية.

(ز) إعادة:

التاريخ والتوقيع - لا يوجد أي معنى لرسالة العمل بدون تاريخ أو بدون توقيع مناسب (توقيع مع تسمية).