العناصر الأساسية لتشغيل نظام التحكم في المنظمة

العناصر التالية ضرورية لتشغيل نظام التحكم:

1. التخطيط:

يرتبط التخطيط والمراقبة ارتباطًا وثيقًا ببعضهما البعض. التخطيط بلا تحكم لا معنى له والتحكم بدون تخطيط أعمى. يوفر التخطيط أساسًا للتحكم. السيطرة على تسليط الضوء على جميع الاختناقات لأداء العمل وتعمل كمؤشر مستقيم لاحتياجات الموقف.

هو ، وبالتالي يرتبط ارتباطا وثيقا بوظيفة التخطيط للمدير. التحكم هو نتيجة لخطط أو أهداف أو سياسات معينة. وبالتالي ، عروض التخطيط وتؤثر على السيطرة. تصبح الخطط المتصورة بشكل صحيح عناصر مهمة في تحقيق السيطرة الفعالة.

2. العمل:

يشير التحكم إلى الإجراءات التي يمكن اتخاذها لتصحيح التباين الذي قد يحدث بين المعايير والنتائج الفعلية. بالتأكيد ، يجب أن تضطلع بدور لواء إطفاء يتحرك إلى العمل فقط عندما تندلع النار بالفعل.

ولكن قد تحدث الانحرافات بالرغم من أفضل توجيهات المدير. في مثل هذه الحالة ، يجب أن يكون المدير سريعًا في التصرف. يجب أن يكون سريعا ليس فقط في تحديد الانحرافات ، ولكن أيضا في تصحيحها. وبالتالي ، فإن التحكم يعني العمل لتصحيح الاختلافات أو الإجراءات لمنع مثل هذه الانحرافات في المستقبل.

3. تفويض السلطة:

تفويض السلطة يعني مجرد منح السلطة / السلطة إلى المرؤوسين للعمل ضمن حدود محددة. السيطرة تعني ضمنا السلطة للحصول على الأداء والكشف عن الانحرافات وأيضا لاتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.

لا يستطيع المدير ممارسة الرقابة دون سلطة كافية. عليه أن يسيطر على العمليات التي تمارس عن طريق اتخاذ إجراء ، ويمكن اتخاذ إجراء في حدود السلطة. أفضل سياسة التفويض هي مطابقة المسؤولية والسلطة. يقترح أن المدير يجب أن يكون له سلطة مماثلة مقارنة بمسؤوليته.

4. المعلومات:

للتحكم الفعال ، يجب أن يكون هناك تدفق سريع للمعلومات إلى المدير. يجب أن يكون لدى كل مدير في المؤسسة معلومات كافية عن أدائه ومعاييره وكيف يساهم في تحقيق الأهداف التنظيمية. يُطلق على نظام الاتصال بالمدير "التعليقات".

تساعد الملاحظات الفعالة المدير على معرفة مكان ووقت حدوث أي انحراف عن أي خطة. يمكنه بعد ذلك الشروع في اتخاذ إجراءات تصحيحية فورية. السرعة في الإبلاغ أمر حيوي لإجراءات علاجية سريعة.

أهداف أو أغراض السيطرة:

وتناقش الأغراض المختلفة للسيطرة أدناه:

1. لمعرفة ما يحدث أو ما حدث بالفعل في المشروع ؛

2. لضمان أن يتم تنفيذ العمل وفقا للمعايير المحددة سلفا ، ويتم تحقيق النتائج المرجوة ؛

3. زيادة كفاءة العمليات عن طريق تقليل الإجراءات غير ذات الصلة والإهمال ؛

4 - تقرير الإجراءات التصحيحية ، إن وجدت ، اللازمة لتحقيق الأهداف بأقل قدر من الوقت والجهد والمصروفات ؛ و

5. لتنسيق مختلف الأنشطة والجهد.