كيفية تنظيم اجتماع خاص؟

تلقي هذه المقالة الضوء على الخطوات العشرة الرئيسية التي يجب اتباعها لتنظيم اجتماع خاص.

1. يجب تحديد موعد ووقت ومكان الاجتماع من قبله بالتشاور مع رئيس وأعضاء آخرين كبار في المنظمة. بشكل عام ، يتم ترتيب الاجتماع في المكتب إذا كان عدد المشاركين المتوقعين صغيرًا أو قد يلزم تعيين قاعة عامة. ما لم يتم الانتهاء من الإقامة لا يمكن إصدار إشعار.

2. يقوم السكرتير بإصدار الإشعار مع الأخذ في الاعتبار الفترة الزمنية التي يجب أن يتم خلالها إصدار الإشعار. يجب أن يكون الإشعار متضمناً جميع العناصر التي يجب تضمينها. يجب إرسال الإشعارات مع المرفقات ، إن وجدت ، إلى جميع الأعضاء بشكل فردي.

ويمكن أيضا نشر الإشعارات في الصحف. يجب الامتثال لجميع القواعد المتعلقة بإصدار الإشعار ، سواء من المنظمة نفسها أو القانونية. هذه واحدة من الخطوات الحيوية في الأعمال التحضيرية لعقد اجتماع.

3. على السكرتير إعداد جميع الوثائق التي يجب توزيعها على الأعضاء. على سبيل المثال ، يعد مشروع التقارير التي يقدمها مجلس الإدارة أو اللجنة التنفيذية حسب الحالة. سوف يرى أن الحسابات النهائية قد تم إعدادها وتدقيقها بالفعل.

يجب طباعة التقارير والحسابات أو نسخها للتوزيع. من واجب السكرتارية أن ترى أن طباعة أو نسخ المستندات يتم في الوقت المناسب بحيث تكون جاهزة للتوزيع مع الإشعار.

4. في بعض الأحيان ، قبل إصدار الإشعار ، يجب على السكرتير تدقيق قائمة الأعضاء. قد لا يحق لعضو المتخلف الاشتراك في الاجتماع العام السنوي والتصويت. في حالة الشركة ، يتم تعليق سجل الأعضاء لبعض الفترة التي لا يتم خلالها الاعتراف بأي نقل للأسهم حتى تكون القائمة النهائية للأعضاء جاهزة لتسديد توزيعات الأرباح.

5. علاوة على ذلك ، يتعين على السكرتير إبقاء قائمة الاقتراع جاهزة في حالة إجراء التصويت عن طريق الاقتراع.

6. في حالة عقد اجتماع للجنة (مثل اجتماع مجلس الإدارة) ، يجب على سكرتير الشركة الاحتفاظ بجميع الملفات والأوراق الجاهزة التي سيتم عرضها كمرجع في الاجتماع. يتم إرفاق الأعلام أو المؤشرات الأخرى بالأوراق ذات الصلة داخل الملفات لموقعها الجاهز.

7. يقوم السكرتير بالترتيب لمقاعد المشاركين. في حالة وجود لجنة أو اجتماع مجلس الإدارة عندما يجلس الأعضاء حول طاولة ، يجب إبقاء منصات الخربشة ، والملاحظات التفصيلية لجدول الأعمال ، وأقلام الرصاص ، وما إلى ذلك ، على الطاولة.

8. على السكرتير أن يرى أن سجل الحضور أو السجل جاهز والذي سيوقعه الأعضاء قبل الدخول إلى مكان الاجتماع. الحضور مهم جدا لاجتماعات المجلس حيث يجب احتساب الرسوم المستحقة الدفع للمديرين على ذلك.

9- من ممارسات الشركات الكبرى أن تنشر خطاب الرئيس في الاجتماع السنوي العام في الصحف. يرتب سكرتير نشر خطاب الرئيس في الصحف (على الرغم من أن التكلفة لا يمكن خصمها لحساب الشركة).

10- وفي غضون ذلك ، يجب على الوزير أن يعد محضر الاجتماع السابق الذي سيصادق عليه في الاجتماع الحالي.