توحيد المقاييس: الكائنات ، المناطق ، والمزايا

اقرأ هذه المقالة للتعرف على الأشياء والمساحات والمزايا والتأثير والخطوات الخاصة بتوحيد المقاييس.

كائنات توحيد المقاييس في Office:

يمكن أن يكون هناك العديد من عناصر التوحيد القياسي في المكتب - نقطة النهاية التي يمكن أن تكون الكفاءة والاقتصاد.

يمكن تلخيص الأهداف الرئيسية للتقييس في المكتب على النحو التالي:

1. صيانة المعدات والآلات:

يضمن التوحيد القياسي الاستخدام الاقتصادي للمعدات والآلات المكلفة. وبالتالي ، ستكون تكلفة الصيانة أقل لأن صيانة آلات من نفس النوع وقطع الغيار وعقد الخدمات يمكن أن يكون أرخص.

2. انخفاض تكلفة التدريب:

لا بد أن تكون التكلفة الإجمالية للتدريب منخفضة لأن المواد والمعدات والتجهيزات والآلات موحدة. هذا يضمن أيضًا قابلية الموظفين للوفاء بمتطلبات تحميل الذروة.

3. الاقتصاد في المشتريات:

هدف آخر للتوحيد هو أن يكون هناك اقتصاد في شراء الموردين ، والأثاث ، والمعدات والآلات. يمكن أن يؤدي الشراء بكميات كبيرة إلى انخفاض سعر الشراء.

4. تثبيت معايير الأداء:

توحيد ضروري لإصلاح معيار الأداء.

مجالات التقييس في المكتب:

فيما يلي المنطقة التي يمكن أن يكون فيها توحيد أساليب المكتب مفيدًا بشكل خاص:

(أ) الأنشطة البشرية

(ب) الاتصالات

(ج) النماذج والسجلات

(د) المعدات والآلات

(ه) الأثاث

(و) اللوازم

(ز) تخصيص الفضاء

(ح) بيئة العمل

سنناقش ما يلي باختصار:

(أ) الأنشطة البشرية:

يمكن توحيد الأنشطة البشرية في المكتب. يمكن تحديد أفضل طريقة لمثال. يمكن أن يتبع هذا الموظفون الآخرون في المكتب ، بالطبع ، التغيير الضروري اللازم لتلائم وظيفة فردية أو موظف فردي.

(ب) الاتصال :

يمكن توحيد وسائل الاتصال والطريقة لتقليل التكلفة. وهذا أمر مهم للغاية في حالة المنظمات التي يوجد بها مكاتب واسعة.

(ج) النماذج والسجلات:

سيؤدي توحيد النماذج إلى أشكال أقل وأشكال أقل طولًا. ثم يمكن أن يكون هناك توحيد زمني للفترة التي يجب خلالها الاحتفاظ بالسجلات ثم إتلافها.

(د) المعدات والآلات:

يعني التوحيد استخدام معدات وآلات مماثلة.

(هـ) الأثاث:

يتم توحيد جدول العمل ، والكراسي وما إلى ذلك لضمان الاقتصاد وقابلية التبادلية.

(و) اللوازم:

إنه يعني ضمناً وجود توحيد في الإمدادات المختلفة مثل الورق ، والكربون ، والحبر ، والدبابيس ، والمطاط ، إلخ.

(ز) تعيين الفضاء:

تخصيص الفضاء هو أيضا موحدة. يعتمد هذا على أنواع الوظائف ومستوى الوظيفة.

(ح) بيئة العمل :

يجب أن تكون بيئة العمل موحدة - كمية الضوء اللازمة للوظائف المختلفة ، ومستوى الضوضاء المسموح به ، والرطوبة إلخ. للحصول على أداء أفضل.

مزايا التوحيد القياسي:

1. الاقتصاد:

يعني التوحيد اقتصادًا أكبر في جميع الأنشطة تقريبًا. يمكن جلب الإمدادات والمعدات والآلات القياسية بكميات أكبر وبأسعار أقل. إلى جانب ذلك ، فإن قابلية التبادل للمعدات والآلات تنتج المزيد من الاستخدام الاقتصادي وانخفاض تكلفة رأس المال والإصلاح.

2. أكبر ملاءمة للمهمة:

يعني التوحيد الأنواع الصحيحة من الإمدادات ، والمعدات ، والآلات ، والنماذج ، والاتصالات ، والأثاث ، وبيئة العمل لمهمة معينة.

3. سهولة في الإدارة:

يعتني التوحيد بالعمل الروتيني ، بينما تعالج الإدارة المهام الأكثر أهمية.

4. ملاءمة الأساليب:

استخدام أكبر لأجهزة الكمبيوتر وأجهزة الكمبيوتر المصغرة يجعل التوحيد القياسي إلزاميًا. هكذا توحيد هو ضرورة في المكتب الحديث.

5. تحكم أفضل:

لا يمكن إصلاح معيار الأداء دون توحيد المعايير. هم مترابطة. يجب أن تكون معايير الأداء ثابتة للتحكم في نشاط المكتب.

6. المساعدة في إعداد الميزانية:

وحيثما تطورت أساليب العمل المعيارية ، يمكن تحديد تكلفة المكتب بدقة أكبر. وبالتالي يمكن إعداد ميزانية المكتب بكل سهولة ودقة أكبر لأن تكلفة الأنشطة المختلفة معروفة. هذه المزايا تؤدي بالتالي الإدارة إلى اختيار التوحيد القياسي.

تأثير التوحيد القياسي على الموظفين:

على الرغم من أن التوحيد أصبح سمة ضرورية لجميع المكاتب الحديثة ، إلا أن تأثيره على الموظفين لا يمكن تجاهله. يتم التعامل مع الموظفين في الغالب كآلة ، وكانت إدارة تايلور العلمية التي تم فيها توحيد أدوات العمل وأساليب العمل.

وهذا يعني أن عمله أكثر مملة وبالتالي يتسبب في مزيد من التعب والملل. لذلك من الضروري أن تعتني الإدارة بهذا الجانب بينما يتم تطبيق التوحيد القياسي.

خطوات التوحيد القياسي في Office:

يجب أن يكون لدى كل منظمة تقدمية قسم نظام مسئول عن التوحيد القياسي. لكن من الناحية العملية ، تختلف عمليات المكتب وطرقه بحيث يكون من المفيد وجود لجنة قياسية في المنظمة ، وهي لجنة دائمة.

مهما كان الترتيب ، يتم اقتراح الخطوات التالية لتحقيق توحيد طريقة:

(أ) تحديد الغرض من العملية

(ب) تحديد الاحتياجات الواجب تلبيتها

(ج) تحديد الطرق البديلة المختلفة لأداء العمليات

(د) مقارنة الطرق البديلة التي تخدم الغرض نفسه مقابل عامل التكلفة

(هـ) ينبغي اختيار أفضل طريقة على أساس البدائل المختلفة

(و) لإعطاء شكل ملموس للتفكير ، سيكون من الضروري توحيد المواصفات الكتابية وإعدادها.

تبسيط:

التبسيط يشير إلى عملية تبسيط أو جعل أي شيء يبدو سهلاً للغاية.

على سبيل المثال ، قم فقط بحل هذا الحساب:

لقد وصلنا إلى الحل الذي هو 23/73. الآن بالنظر إلى هذه المشكلة ، ما نراه هو أن هناك الكثير من الأقواس ، أي الانقطاعات ، وقد توصلنا إلى حل عن طريق إزالة الأقواس أو الانقطاعات واحدة تلو الأخرى قبل أن نخرج بالحل.

بنفس الطريقة ، في المنظمة ، قد يكون هناك العديد من الشرائح ، أو المشكلات التي ينطوي عليها الأمر ويجب على المرء إيجاد حل لها. على المرء أن يحل المشاكل في كل خطوة بين الأوساط الطبية قبل التوصل إلى حل.

في المكتب أو المؤسسة ، لا يمكن لرئيس الإدارة أو مدير المكتب التعامل مع كل شيء.

هو فقط بمفرده لا يستطيع إدارة كل شيء. عليه أن يجد حلاً في كل خطوة لتقليل أعباءه ، وعمله ، بحيث يركز ويركز على القضايا الحيوية والحرجة والكبرى لاتخاذ إجراء مناسب في كل خطوة ، وترك مشاكل الوسطاء للناس على كل المستويات ، تحت قيادته لحل المشاكل.

بطبيعة الحال ، يجب تقديم التقارير إلى السلطات العليا دائمًا. هذا مثال على عملية التبسيط. التبسيط يقلل من عبء السلطة المختصة ويجعل مهمته أسهل لتسريع وظيفته لاتخاذ قرار جيد على أساس الحلول المقدمة له.

كما أنه يوفر مسؤوليات الواجب اتخاذها من قبل الموظفين الوسيطة في كل مستوى لمعالجة الوضع وتقديم أفضل الحلول للرؤساء.