تخطيط الأداء: المعنى والحاجة والعملية
بعد قراءة هذا المقال سوف تتعرف على: - 1. معنى تخطيط الأداء 2. الحاجة إلى تخطيط الأداء 3. لمن يتم التخطيط للأداء؟ 4. تخطيط الأداء الفردي 5. KPAs وتخطيط الأداء.
معنى تخطيط الأداء:
تخطيط الأداء هو الخطوة الأولى في إدارة الأداء. تخطيط الأداء هو عملية تحديد ما وكيفية القيام بعمل ما بطريقة تجعل الموظف وفريقه يفهمون ما هو متوقع من الموظف وكيف يتم تحديد النجاح وقياسه.
يتدرج تخطيط الأداء للموظف من الأهداف التنظيمية أو الوحدة ويقوم به بشكل مشترك الموظف ورئيسه.
تستمر عملية تخطيط الأداء بالطريقة التالية:
1. بالتشاور مع الرئيس ، يقوم الموظف بصياغة أهداف وظيفته مع مراعاة أهداف المؤسسة / الوحدة. الهدف هو بيان النية وتحديد ما يتوقعه الرئيس من الموظف لتحقيقه ، ومدى نجاحه ومتى.
الأهداف هي الأدوات لمساعدة الموظف على فهم النتيجة الرئيسية المتوقعة منه خلال فترة ، بصفة عامة على أساس سنوي. ولكي تكون الأهداف عملية ، ينبغي أن تكون موجهة نحو النتائج ، ومحددة ، وقابلة للقياس ، ومحددة زمنيا.
2. خلال دورة تخطيط الأداء ، تتم مناقشة كل هدف ومساهمته في الأهداف التنظيمية ، كما يتم تحديد كيفية قياس إنجاز كل هدف.
3. في ضوء الأهداف المذكورة ، يتم وضع أي نشاط تطوير مطلوب من قبل الموظف. الأنشطة التنموية هي الأنشطة ذات الصلة لتحسين المهارات الحالية للموظف أو إعداده لمسؤوليات جديدة.
4. بمجرد وضع خطة الأداء ، تقع على عاتق الموظف مسؤولية تنفيذ الأهداف والمسؤوليات الأخرى المحددة في الخطة. يعمل الرئيس مع الموظف طوال فترة الخطة لمساعدة الموظف على النجاح عن طريق التدريب وتقديم المشورة له حول أدائه.
الحاجة إلى تخطيط الأداء:
تخطيط الأداء هو الخطوة الأولى في إدارة الأداء. تخطيط الأداء هو عملية تحديد ما وكيفية القيام بعمل ما بطريقة تجعل الموظف وفريقه يفهمون ما هو متوقع من الموظف وكيف يتم تحديد النجاح وقياسه. يتدرج تخطيط الأداء للموظف من الأهداف التنظيمية أو الوحدة ويقوم به بشكل مشترك الموظف ورئيسه.
تخطيط الأداء هو طريقة بسيطة لضمان أن الموظف يعطي مدخلات الجودة التي تضمن الإخراج المتوقع منه. التخطيط يعطي الشعور بالاتجاه ويضمن اقتصاد جيد للشركة. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يزيد من مساهمة الفرد ويعزز قيمته الذاتية.
من الذي يجب أن يكون مخططًا له؟
يقال عادةً أنه لا يمكن التخطيط لأداء الفرد ، وهو أداء القسم أو المؤسسة الذي يمكن تخطيطه. لكنني أعتقد أنه من السهل التخطيط للفرد وليس للمنظمة. يخضع الأداء الفردي لعدد قليل من أوجه عدم اليقين من تلك المنظمة.
الشكوك التنظيمية هي مزيج من أوجه عدم اليقين التي يواجهها كل موظف. تنشأ حالات عدم اليقين هذه من البيئة الخارجية وكذلك البيئة الداخلية.
الأهداف التنظيمية وخطط الشركات وبيانات المهام وخطط التشغيل السنوية وبيانات الميزانية ومبادئ الأداء الصادرة من مكتب المدير التنفيذي من وقت لآخر توفر المنظور وإطار العمل اللازمين لتحديد أهداف الإدارة وبالتالي توفير السياق حيث إنه من المتوقع حدوث تغييرات هامشية فقط من سنة إلى أخرى مع بعض الاستثناءات. لا يلزم مراجعة الخطط الفردية كل ثلاثة أشهر أو سنة ولكن يمكن إدخال تغييرات هامشية فقط.
في حالة عدم وجود إرشادات ، يمكن للمديرين الجلوس معًا وتحديد أهداف جديدة لقسمهم.
لهذا يحتاجون لطرح بعض الأسئلة مثل:
1. ما أثر على أدائنا؟
2. كيف يمكننا تحسين؟
3. ما التحديات الجديدة التي يمكننا القيام بها؟
4. كيف سيكون الوضع مختلفًا هذا العام؟
5. كيف يمكننا تحسين جودة الانتاج؟
6. ما هي العملية الجديدة والتكنولوجيا والأنظمة التي نريد أن نقدمها هذا العام؟
تخطيط الأداء الفردي:
يوفر تمرين تقييم الأداء السنوي فرصًا جيدة لتخطيط الأداء.
قد يوفر ذلك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها تخطيط الأداء الفردي ، ويشمل بعضها ما يلي:
1. تحليل المهمة.
2. مجالات الأداء الرئيسية (KFA's).
3. مجالات النتائج الرئيسية.
4. تحديد المهمة والهدف.
5. خطط النشاط / خطط العمل.
6. ممارسة تحديد الأهداف.
تؤكد جميع هذه الأساليب على المهام الرئيسية التي يتوقع من الفرد القيام بها كجزء من دوره خلال العام. يركز البعض على التحليل التفصيلي وإدراج جميع الأنشطة (تحليل المهام). هناك عدد قليل من التركيز على جزء التخطيط من العمل (خطط النشاط) ويؤكد البعض الآخر على الأداء أو ما يتوقع من الفرد القيام به (KPAs).
KPAs وتخطيط الأداء:
تحديد KPAs وتحديد أهداف قابلة للقياس الكمي ، حيثما كان ذلك ممكنا ، هو الطريقة الوحيدة للتخطيط لأداء المرء. تشدد بعض المنظمات على زيادة الموضوعية في التقييمات من خلال KPAs. تساعد KPAs في تقليل الذاتية ولكن في بعض الأحيان ليس بطرق واضحة.
من الصعب تحقيق الموضوعية في التقييم ، وستكون للتقييمات دائمًا قيود كما هو موضح في الفصول اللاحقة. لذلك ، بالنسبة للمنظمات ، فإن المخرج الوحيد هو غرس التوجيه التخطيطي ودور الدور من خلال KPAs من تحسين الموضوعية. لا توجد تقنية تم اختبارها بشكل جيد لتحديد مجالات الأداء الرئيسية.
تستمر عملية تخطيط الأداء بالطريقة التالية:
1. بالتشاور مع الرئيس ، يقوم الموظف بصياغة أهداف وظيفته مع مراعاة أهداف المؤسسة / الوحدة. الهدف هو بيان النية وتحديد ما يتوقعه الرئيس من الموظف لتحقيقه ، ومدى نجاحه ومتى.
الأهداف هي الأدوات لمساعدة الموظف على فهم النتيجة الرئيسية المتوقعة منه خلال فترة ، بصفة عامة على أساس سنوي. ولكي تكون الأهداف عاملة ، ينبغي أن تكون موجهة نحو النتائج ومحددة وقابلة للقياس ومحددة زمنيا.
2. خلال دورة تخطيط الأداء ، تتم مناقشة كل هدف ومساهمته في الأهداف التنظيمية ، كما يتم تحديد كيفية قياس إنجاز كل هدف.
3. في ضوء الأهداف المذكورة ، يتم وضع أي أنشطة تطويرية مطلوبة من قبل الموظف. الأنشطة التنموية هي الأنشطة ذات الصلة لتحسين المهارات الحالية للموظف أو إعداده لمسؤوليات جديدة.
بمجرد إنشاء خطة الأداء ، تقع على عاتق الموظف مسؤولية تنفيذ الأهداف والمسؤوليات الأخرى المحددة في الخطة. يعمل الرئيس مع الموظف طوال فترة الخطة لمساعدة الموظف على النجاح عن طريق التدريب وتقديم المشورة له حول أدائه.
